Kilka miesięcy temu zaproponowaliśmy firmom darmowe narzędzie – Kompas Efektywnego Zarządzania. Jest to badanie, które pozwala ocenić osobie odpowiadającej na pytania, jaki jest jej poziom zaawansowania i efektywności zarządzania. Świetnie nadaje się do sprawdzenia, czy Ty, jako menedżer, masz możliwość patrzenia na firmę z lotu ptaka, skupiając się na działaniach strategicznych, czy raczej tkwisz w zadaniach operacyjnych i nie masz całościowego obrazu kondycji Twojego biznesu. 

Odkąd udostępniliśmy ten zestaw pytań, otrzymaliśmy mnóstwo pozytywnych informacji zwrotnych od osób, które zainwestowały chwilę, aby z niego skorzystać. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na temat tego, czym jest kompas, jak powstał, do czego służy oraz jak może Ci pomóc, to zapraszamy do przeczytania poniższego artykułu.

Krótka historia Kompasu Efektywnego Zarządzania

Przez ostatnie lata pracowaliśmy i wdrażaliśmy lean management w kilkudziesięciu firmach w całej Polsce. Zazwyczaj podczas swojej pracy zwracamy szczególną uwagę na wskaźniki i zarządzanie wizualne, które pozwalają na szybsze podejmowanie trafnych decyzji. Często spotykaliśmy się z wątpliwościami właścicieli firm i menadżerów dotyczącymi tego obszaru. Pytali nas, jak sprawdzić, czy moja firma idzie w dobry mierunku? Czy mierzę odpowiednie wskaźniki? Bądź, czy dobrze podchodzę do tego tematu? Czy mogę ufać tym liczbom? Czy idę w dobrą stronę? Na jednym ze spotkań, razem ze współpracownikami stwierdziliśmy, że trzeba w jakiś sposób pomóc klientom w oszacowaniu skuteczności ich poziomu zarządzania. Jednym z pomysłów było stworzenie narzędzia, które później nazwaliśmy Kompasem Efektywnego Zarządzania. Jest to badanie, składające się w sumie z 41 pytań, które dotyczą sześciu obszarów. Pytania są zamknięte – można udzielić odpowiedzi „tak” lub „nie”. Naszym celem było, aby narzędzie było proste i możliwie szybkie do wypełnienia. Tak, by błyskawicznie uzyskać odpowiednią informację zwrotną, bo wynik pojawi się od razu po wypełnieniu.

Jakie elementy bada Kompas Efektywnego Zarządzania

Kompas sprawdza sześć obszarów działalności firmy. Są to: wskaźniki, wizualizacja, komunikacja, raportowanie, decyzyjność i strategia. W założeniu, osiągnięcie wysokich wyników w każdej części pozwala na skuteczne zarządzanie firmą bez nadmiernego zaangażowania właściciela czy menedżera zarządzającego. Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym elementom Kokpitu.

Wskaźniki

W tej części Kompasu znajduje się 8 pytań. Odnoszą się do tego, czy osoba zarządzająca, regularnie korzysta ze wskaźników pomagających lepiej ocenić produktywność, wydajność, poziom jakości oraz terminowość realizacji. A także, czy w swoich bieżących działaniach analizuje ważny wskaźnik – zysk operacyjny. Pytania dotyczą również tego, czy mierniki są przeglądane regularnie. Tzn. przynajmniej raz w tygodniu – czy są dostatecznie często aktualizowane oraz czy ich generowanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Jedno z pytań odnosi się do tego, czy w firma korzysta z konkretnego zestawu mierników, na przykład takich jak Zrównoważona Karta Wyników.

Dobrze dobrane wskaźniki pozwalają na rzetelną ocenę sytuacji w firmie, a także na łatwiejsze podejmowanie decyzji biznesowych. Ważne jest jednak, aby kwestia wskaźników nie zdominowała czasu pracy. Monitorowanie tego, jak działa firma powinno odbywać się stosunkowo szybko. Dobry system powinien sam wskazywać ważne trendy, potencjalne momenty załamania wyników lub wyraźnie je zaznaczać, tak aby zwracać naszą uwagę tylko wtedy, kiedy to konieczne. 

Więcej o tym, jakie wskaźniki wybrać do swojego biznesu piszemy w artykule: Zanim przejmiesz stery, ustaw swój kokpit. Zarządzanie wizualne i wskaźniki.

Wizualizacja

Okazuje się, że zbieranie i analiza danych często nie wystarczy do szybkiej oraz celnej oceny kondycji przedsiębiorstwa. Ważny jest również sposób wizualizowania danych i wyników. Właśnie dlatego kolejne kilka pytań dotyczy tego, czy wskaźniki są łatwo dostępne (czy w przedsiębiorstwie jest dostępny tzw. dashboard), czy do wizualizacji danych używane są wykresy i grafy, które pozwalają np. na monitorowanie zmian w czasie. Pytamy również o to, czy można porównywać dane z dowolnie wybranego okresu. Pozwala to m.in. na analizę wpływu czynników zewnętrznych. Na przykład, czy mniejszy zysk jest spowodowany kolejnym lockdownem w pandemii koronawirusa, czy to spadek sezonowy, który pojawia się systematycznie od kilku lat.

Pytania w tym obszarze dotyczą również tego, czy wskaźniki dostępne są online i czy można je obserwować za pomocą smartfonu lub tabletu. Przecież zdarza się, że menedżer wyjeżdża w podróże służbowe – warto, aby również wtedy wiedział, co dzieje się z firmą. Jest to także przydatne dla właściciela biznesu, który z każdego miejsca może zobaczyć, jak działa firma i czy wszystkie procesy przebiegają sprawnie. 

Natomiast ostatnie pytanie w pewnym sensie dotyczy estetyki i wyglądu tablicy z danymi. Czy jest ona na tyle atrakcyjna i zrozumiała, że można ją pokazać każdej osobie – klientowi, a przede wszystkim współpracownikom? To z pewnością ułatwi komunikację, której dotyczą pytania w kolejnym obszarze.

Komunikacja

To obszar, który bada, czy jako szef, jesteś świadomy tego, że warto nie tylko dzielić się najważniejszymi wskaźnikami z podwładnymi. Ale przede wszystkim angażować ich do przyjmowania odpowiedzialności za te liczby. Dlatego pytamy o to, czy spotkania dotyczące kluczowych wskaźników odbywają się w firmie regularnie. I co ważne, czy są one efektywne i faktycznie opierają się na zebranych danych, czy na tzw. danych anegdotycznych – pojedynczych, ale zapadających w pamięć incydentach. Skuteczna komunikacja to też taka, która jest w pewien sposób ustandaryzowana. Oznacza to na przykład poruszanie tylko tematów zgłoszonych przed spotkaniem, co pozwala na oszczędzanie czasu jego uczestników.  

Dobra komunikacja w firmie, rozumienie wskaźników przez kadrę zarządzającą a nawet przez pracowników operacyjnych pozwala wyznaczyć cel, do którego dąży cała firma. Brak jasnych komunikatów odnośnie dążeń przedsiębiorstwa skutkuje tym, że każdy może mieć inną wizję, opierać się na innych założeniach i danych. A przez to kierować działania firmy trochę w inną stronę. Takie postępowanie może znacznie osłabiać firmę i opóźniać jej rozwój.

Raportowanie

Wybranie odpowiednich wskaźników to istotna kwestia, ale równie ważne jest to, w jaki sposób pozyskuje się dane z poszczególnych działów w firmie. Czy raportowanie wymaga dodatkowej pracy ludzkiej, czy jest zautomatyzowane? Wymaga dużego zaangażowania kierownictwa? Czy dane przesyłane są w czasie rzeczywistym? Dlaczego to takie ważne? Ponieważ rzetelne zbieranie danych gwarantuje otrzymanie wiarygodnych wyników. 

Ponieważ zgodnie z filozofią lean, proces raportowania nie dodaje tzw. wartości dodanej, powinno się go zautomatyzować. Pewnie nie wszystkie wskaźniki da się w ten sposób zorganizować. Przeszkodą mogą być na przykład maszyny starego typu, które nie są kompatybilne z nowszym oprogramowaniem. Jednak dążenie do bezobsługowego przekazywania danych powinno być priorytetem.

Decyzyjność

Ten obszar dotyczy tego, czy faktycznie posiadasz wszystkie niezbędne dane do podejmowania decyzji. Czy może jest tak, że często musisz dopytać o szczegółowe dane pracowników. Ponadto, pytania w tej części Kompasu dotyczą tego, czy ufasz raportowanym danym na tyle, aby nie musieć ich weryfikować. I swobodnie podejmujesz na ich podstawie decyzje biznesowe. 

To właśnie możliwość szybkiego podejmowania decyzji jest jedną z kluczowych wartości posiadania wdrożonego systemu wskaźników zarządczych. Warto więc mieć pewność, co do ich jakości.

Strategia

Ostatni obszar, o który pytamy w Kompasie Efektywnego Zarządzania to strategia. Tutaj pytania dotyczą tego, czy firma może działać bez Twojego zaangażowania w procesy operacyjne. Czy po pracy masz czas wolny, czy raczej Twoje myśli często dotyczą tego, co dzieje się w firmie, kiedy Ciebie nie ma. Czy w Twoim przedsiębiorstwie są wprowadzone standardy, dzięki którym pracownicy mogą podejmować niektóre decyzje bez Twojego zaangażowania. Takie standardy powinny pozwolić Ci również wyjechać na dwumiesięczny urlop bez dostępu do telefonu. Podczas którego nie będziesz się martwić o to, czy biznes działa prawidłowo bez Twojego udziału.

Kompas wskaże Ci drogę – sprawdź swój wynik

Kiedy odpowiesz na wszystkie pytania, będziesz mógł(a) zobaczyć swój wynik dotyczący każdego z powyższych obszarów. Dostaniesz od nas również kilka wskazówek dotyczących tego, w którą stronę masz pójść. Co poprawić, aby móc osiągnąć wyższe wyniki i przede wszystkim, co zrobić, aby firma mogła działać bez Twojego zaangażowania.

Pobierz kompas już dziś

Zachęcamy do pobrania Kompasu Efektywnego Zarządzania, sprawdzenia skuteczności zarządzania oraz poziomu samodzielności swojej firmy. Kompas możesz pobrać tutaj. Jeśli będziesz mieć dodatkowe pytania lub będziesz chciał(a) omówić wyniki, daj znać, chętnie poznamy Twoją historię. Pomogliśmy już ponad 200 firmom w usprawnianiu, zarabianiu i dopasowaniu wskaźników zarządczych, które faktycznie ułatwiają podejmowanie decyzji.