Produkcja rośnie, ale organizacja nie. Jak przygotować firmę do skalowania?

Wielu przedsiębiorców dochodzi do momentu, w którym musi podjąć decyzję: pozostać przy obecnej skali działalności czy dążyć do dalszego rozwoju firmy. Jednym wystarcza to, co już osiągnęli, inni chcą, aby ich firma rosła i zdobywała kolejnych klientów. Obie decyzje wiążą się jednak z ryzykiem. Stagnacja może oznaczać stopniowe cofanie się firmy, mniejsze przychody i utratę klientów. Z kolei skalowanie działalności może uwidocznić i zwielokrotnić problemy, które już dziś pojawiają się w organizacji. Dlatego zanim zdecydujesz, że Twoje przedsiębiorstwo powinno się rozwijać, warto zastanowić się, czy jest ono przygotowane na wzrost. W tym artykule pokazujemy kilka obszarów, na które warto zwrócić uwagę, zanim zwiększysz skalę swojej działalności.

7 obszarów, które trzeba uporządkować przed skalowaniem

Skalowanie firmy nie polega tylko na tym, że zaczynamy produkować więcej. Więcej zamówień oznacza więcej pracy, ale też więcej materiałów, ludzi, decyzji, informacji i zależności między poszczególnymi procesami. To, co przy 20 pracownikach można było załatwić jednym telefonem, przy 100 osobach może już wymagać jasno określonego procesu.

Dlatego zanim zaczniemy dokładać kolejne maszyny, zatrudniać ludzi czy szukać większej hali, warto przyjrzeć się temu, jak działa organizacja. Jest kilka obszarów, które szczególnie często decydują o tym, czy firma poradzi sobie ze wzrostem.

1. Procesy. Czy wiemy, jak naprawdę działa firma?

Pierwszy krok to przyjrzenie się procesom. I nie chodzi o to, jak powinny wyglądać według procedury, tylko jak wyglądają naprawdę. Gdzie zaczyna się realizacja zamówienia? Ile czasu czeka ono na kolejne etapy? Gdzie powstają przestoje? Gdzie materiał jest niepotrzebnie przemieszczany? W którym miejscu pracownicy muszą czekać na decyzję, informację albo dokument? Pomocne może być tutaj VSM, czyli Value Stream Mapping. Pozwala spojrzeć na proces z szerszej perspektywy i zobaczyć nie tylko to, co dzieje się na poszczególnych stanowiskach, ale również przepływ materiału i informacji przez całą organizację. Bo trudno skalować proces, którego dokładnie nie znamy. 

2. Standaryzacja. Czy każdy wykonuje pracę w ten sam sposób?

W małej firmie wiele rzeczy działa dzięki doświadczeniu konkretnych osób. „Zapytaj Marka, on będzie wiedział”. Problem pojawia się wtedy, gdy firma rośnie, a wiedza nadal pozostaje w głowach kilku pracowników. Standaryzacja pozwala przenieść tę wiedzę do organizacji. Dobrze opisany standard pracy ułatwia wdrażanie nowych osób, ogranicza liczbę błędów i sprawia, że nie trzeba za każdym razem wymyślać procesu od nowa. I nie chodzi o tworzenie segregatorów pełnych procedur, których nikt później nie czyta. Standard ma przede wszystkim pomagać w codziennej pracy. Powinien być prosty, zrozumiały i dostępny tam, gdzie jest potrzebny.

3. Zarządzanie. Czy właściciel nie jest wąskim gardłem?

To jeden z częstszych problemów rozwijających się firm. Im większa organizacja, tym więcej decyzji trzeba podjąć. Jeżeli jednak większość z nich nadal trafia do właściciela, szybko okazuje się, że to on staje się wąskim gardłem.

„Szefie, co robimy z tym zamówieniem?”

„Szefie, którego klienta obsłużyć najpierw?”

Jeżeli takich pytań pojawiają się dziesiątki każdego dnia, trudno mówić o skalowalnej organizacji.

Rozwój firmy wymaga więc nie tylko większej liczby pracowników, ale również jasnego podziału odpowiedzialności i możliwości podejmowania decyzji na odpowiednim poziomie. Właściciel powinien stopniowo przestać być osobą, przez którą przechodzi każda decyzja, a zacząć budować organizację, która potrafi działać bez jego ciągłej ingerencji.

4. Informacja. Czy wszyscy wiedzą, co jest najważniejsze?

Wraz ze wzrostem firmy rośnie również ilość informacji. Nowe zamówienia, zmiany terminów, reklamacje, braki materiałów, zmiany konstrukcyjne, priorytety produkcyjne…

I nagle okazuje się, że problemem nie jest brak informacji, ale jej nadmiar i brak odpowiedniego przepływu.Pracownik na produkcji nie zawsze potrzebuje wszystkich danych dotyczących zamówienia. Potrzebuje wiedzieć, co ma zrobić, kiedy i według jakiego standardu. Kierownik potrzebuje innych informacji, a właściciel jeszcze innych. Dlatego warto uporządkować sposób przekazywania informacji i wykorzystać proste narzędzia wizualnego zarządzania. Dobra informacja powinna trafiać do właściwej osoby, we właściwym czasie i w formie, która pozwala podjąć decyzję.

5. Wskaźniki. Czy wiemy, co naprawdę dzieje się w firmie?

Trudno dobrze zarządzać firmą, jeżeli opieramy się głównie na przeczuciach. Dlatego warto wdrożyć zarządzanie wizualne i takie, które jest oparte na wskaźnikach. Nie trzeba od razu mieć setek KPI. Lepiej zacząć od kilku wskaźników, które naprawdę pomagają zarządzać. Może to być terminowość realizacji, wydajność, poziom braków, czas realizacji zamówienia czy liczba przestojów. W niektórych firmach przydatne będzie również OEE.

Najważniejsze jest jednak nie samo mierzenie. Wskaźnik powinien prowadzić do działania. Jeżeli wiemy, że terminowość spada, powinniśmy również wiedzieć, dlaczego tak się dzieje i co możemy z tym zrobić.

6. Przepływ materiału i layout. Czy większa produkcja nie tworzy większego chaosu?

Firma rośnie, więc potrzebuje więcej materiałów. Pojawiają się kolejne regały, dodatkowe miejsca odkładcze, większe magazyny. Z czasem pracownik zaczyna pokonywać coraz więcej kilometrów, żeby dostarczyć materiał na stanowisko. Brzmi znajomo?

Zwiększenie powierzchni nie zawsze rozwiązuje problem. Czasami tylko pozwala go trochę dłużej ukrywać. Przed skalowaniem warto więc przyjrzeć się przepływowi materiałów i organizacji przestrzeni. Czy materiał trafia tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebny? Czy stanowiska są rozmieszczone w logicznej kolejności? Wreszcie czy pracownicy nie wykonują niepotrzebnych ruchów?

W Lean chodzi przecież nie o to, żeby pracownik był cały czas zajęty. Chodzi o to, żeby wartość dla klienta powstawała możliwie sprawnie, bez zbędnych strat.

7. Kultura ciągłego doskonalenia. Czy firma potrafi rozwiązywać problemy?

Na koniec obszar, którego nie da się zbudować za pomocą jednej procedury czy nowego programu. Jeżeli firma ma rosnąć, musi również nauczyć się rozwiązywać własne problemy. Nie tylko wtedy, gdy pojawi się poważna awaria, ale każdego dnia.

Pracownik zauważa problem → zgłasza go → zespół szuka przyczyny → testowane jest rozwiązanie → nowy sposób pracy staje się standardem. To właśnie jest praktyczny wymiar Kaizen. Jeżeli każdą przeszkodę musi zauważyć właściciel i każdą poprawkę musi wymyślić kierownik, firma wraz ze wzrostem będzie coraz bardziej zależna od kilku osób. Jeżeli natomiast pracownicy potrafią sami dostrzegać problemy i uczestniczyć w ich rozwiązywaniu, organizacja zaczyna rozwijać się razem z produkcją.

Czy Twoja firma jest gotowa na wzrost?

Rosnąca liczba zamówień to dobra wiadomość. Warto jednak upewnić się, że wraz z produkcją rośnie również organizacja. Jeżeli coraz częściej pojawiają się problemy z przepływem pracy, terminowością, komunikacją, zarządzaniem czy odpowiedzialnością, to może być dobry moment, żeby przyjrzeć się procesom. Nie musisz od razu wdrażać dużego programu Lean. Czasami wystarczy spojrzeć na firmę z innej perspektywy i znaleźć kilka obszarów, od których warto zacząć. 

Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Lean To Win. Porozmawiamy o tym, z jakimi wyzwaniami mierzy się Twoja firma i co możesz zrobić, aby przygotować ją na dalszy rozwój.

Nie skaluj problemów. Najpierw uporządkuj procesy, a potem zwiększaj produkcję.