Dlaczego codziennie brakuje czasu? Częste źródła chaosu na produkcji

Częste awarie

Problem: Maszyna nagle, niespodziewanie staje, a produkcja czeka na ekipę utrzymania ruchu, która naprawi problem. Oczywiście w tym czasie zaangażowanych jest wiele osób. Operatorzy wołają pomoc, informują przełożonych i kolegów o awarii. Ekipa naprawcza spieszy się, aby rozwiązać sytuację jak najszybciej. Jednak w tym czasie fabryka nie produkuje.

Co zabiera czas: Oczekiwanie na diagnozę awarii, dokonanie naprawy oraz ponowne ustawienie maszyny po przestoju.

Dlaczego powstaje: Przyczyną jest często brak odpowiedniej prewencji, koncentracja na naprawianiu zamiast na zapobieganiu awariom oraz brak analizy tego, dlaczego dana awaria powstała i jak można zapobiec jej ponownemu wystąpieniu.

Co można z tym zrobić: Wprowadzić regularne przeglądy prewencyjne oraz zastosować tzw. autonomiczne utrzymanie ruchu, czyli przekazać operatorom część podstawowych czynności kontrolnych i konserwacyjnych. Konieczna jest też dokładna analiza przyczyn awarii. W Lean Management o takim podejściu mówimy TPM, czyli Total Productive Maintenance.

Efekt: Mniej nieplanowanych przestojów, większa dostępność maszyn, bardziej przewidywalna produkcja i większy zysk.

Za dużo zleceń jednocześnie i brak priorytetów

Problem: Dużo projektów, wiele zleceń i wszystko „na już”. To powoduje, że zbyt wiele dzieje się jednocześnie, a mimo dużego zaangażowania nie zawsze udaje się zrealizować zadania na czas. Do tego dochodzą częste zmiany priorytetów, które powodują chaos informacyjny i produkcyjny.

Co zabiera czas: Przełączanie się pomiędzy zadaniami, przezbrojenia, oczekiwanie, przemieszczanie się, przekazywanie informacji i ponowne organizowanie pracy po każdej zmianie priorytetów.

Dlaczego powstaje: Brak odpowiedniej kontroli może powodować, że na produkcję „wchodzą” niepotrzebne lub przedwcześnie przekazane informacje. Ponadto proces często nastawiony jest bardziej na rozpoczynanie kolejnych zadań niż na ich kończenie. Dodatkowo organizacja pracy może premiować robienie wszystkiego jednocześnie, zamiast skupienia się na realizacji konkretnych zleceń. Problemem może być również brak jasnych zasad ustalania priorytetów.

Co można zrobić: W pierwszej kolejności warto uporządkować priorytety i ograniczyć liczbę zadań realizowanych jednocześnie. Następnie należy przyjrzeć się przepływowi produkcji i temu, gdzie powstają kolejki oraz przestoje.

Lean Management proponuje również rozważenie zastosowania Heijunka, czyli wyrównywania produkcji. W dużym uproszczeniu chodzi o to, aby zamiast produkować bardzo duże partie jednego produktu, a następnie przechodzić do kolejnego, równomierniej rozłożyć produkcję w czasie. Pozwala to ograniczyć gwałtowne skoki obciążenia, zmniejszyć liczbę nagłych zmian i utrzymać bardziej stabilny rytm pracy.

Heijunka nie oznacza więc po prostu „robienia mniejszych partii”. Chodzi przede wszystkim o wyrównanie obciążenia produkcji i stworzenie bardziej przewidywalnego przepływu pracy, dostosowanego do rzeczywistego zapotrzebowania.

Efekt: Mniej rozpoczętych, ale niedokończonych zadań, mniej zmian priorytetów, mniejsze obciążenie produkcji, krótszy czas realizacji zleceń i większa przewidywalność.

Powtarzające się błędy i problemy

Problem: Kiedy wchodzę na projekt, dość często pojawia się sytuacja, w której fabryka ciągle mierzy się z tymi samymi problemami. Pojawiają się one kolejny raz, mimo że wcześniej zostały już rozwiązane. Często jednak zapomina się, jakie rozwiązanie zastosowano wcześniej. Nie zawsze jest ono również wdrażane w całej organizacji. Zdarza się, że jeden dział ma już wypracowane procedury dotyczące trudnych sytuacji, a drugi, zamiast korzystać z tej wiedzy, tworzy własne rozwiązanie od początku.

Co zabiera czas: Szukanie przyczyn problemu, szukanie osób, które pamiętają, jak go wcześniej rozwiązano, tworzenie nowych rozwiązań zamiast korzystania ze sprawdzonych metod oraz ponowne testowanie tego, co w innym miejscu organizacji już działa.

Dlaczego powstają: Mamy tendencję do szukania rozwiązania, koncentrując się na skutkach problemu, zamiast docierać do jego rzeczywistej przyczyny. Często problemy wynikają również z braku standardów, niewystarczającej komunikacji w organizacji oraz braku systematycznego zapisywania i dzielenia się wiedzą.

Co zrobić? Warto szukać rzeczywistych przyczyn problemów za pomocą narzędzi takich jak 5 Why lub PDCA. Pierwsza metoda pozwala dotrzeć do źródła problemu poprzez wielokrotne zadawanie pytania „dlaczego?”. Nie chodzi przy tym o mechaniczne zadanie dokładnie pięciu pytań, ale o tak długo prowadzenie analizy, aż dotrzemy do przyczyny, którą rzeczywiście możemy wyeliminować.

PDCA to z kolei cykl systematycznego rozwiązywania problemów: zaplanuj rozwiązanie (Plan), wdroż je (Do), sprawdź rezultat (Check), a następnie wprowadź i ustandaryzuj skuteczne rozwiązanie (Act).

Dobrze jest również stworzyć w firmie dostępną bazę wiedzy, w której zapisywane będą rozwiązania najczęściej pojawiających się problemów. Dzięki temu pracownicy nie będą za każdym razem zaczynać od zera, a sprawdzone rozwiązania będzie można łatwiej wykorzystywać w innych działach.

Efekt: Mniej powtarzających się problemów i poprawek, wyższa jakość, stabilniejszy proces oraz lepiej poinformowani pracownicy, którzy nie tracą czasu na szukanie rozwiązania, ale mogą od razu skorzystać ze sprawdzonej wiedzy.

Produkcja zależna od kilku „niezastąpionych” osób

Problem: Również regularnie w firmach produkcyjnych widzę problem polegający na tym, że tylko konkretna osoba wie, jak obsługiwać daną maszynę lub poradzić sobie w określonej sytuacji. Często wychodzi to na jaw dopiero wtedy, gdy ktoś nie pojawi się w pracy. W takiej sytuacji cały proces może trwać dłużej, a wydajność produkcji spada.

Co zabiera czas: Szukanie osoby, która wie, jak wykonać dane zadanie, przekazywanie wiedzy oraz uczenie się obsługi nowych urządzeń i sposobów pracy. Czas tracony jest również na początku, gdy nowo przeszkolona osoba nie ma jeszcze odpowiedniej wprawy i wykonuje dane czynności wolniej.

Dlaczego powstaje: Przyczyną może być brak standardów pracy i dokumentowania wiedzy, brak informacji o tym, kto ma określone kompetencje, niewystarczające szkolenia oraz zbyt małe skupienie na systematycznym rozwoju kompetencji pracowników.

Co zrobić: Z pewnością przyda się wdrożenie i standaryzacja sposobu wykonywania pracy oraz dokumentowanie wiedzy. Warto również stworzyć bazę wiedzy oraz matrycę kompetencji, która pokaże, jakie umiejętności są dostępne w zespole i gdzie występują potrzeby szkoleniowe.

Coraz więcej firm stawia również na to, aby pracownicy potrafili obsługiwać różne maszyny i uczestniczyć w różnych procesach. Takie podejście zmniejsza ryzyko sytuacji, w której na hali brakuje osoby z odpowiednimi kompetencjami. Jednocześnie wielozadaniowość może zapobiegać znużeniu pracowników, wspierać ich rozwój i pozwalać im wnosić większy wkład w funkcjonowanie organizacji.

Efekt: Większa elastyczność zespołu, mniejsza zależność od pojedynczych pracowników, krótszy czas wdrażania zastępstw, większa ciągłość produkcji oraz rozwój kompetencji pracowników.

Chaos na produkcji można ograniczyć

Brak czasu na produkcji rzadko wynika wyłącznie z tego, że pracownicy mają za dużo pracy. Często problem tkwi w samym sposobie organizacji procesów. Awarie, ciągłe zmiany priorytetów, powtarzające się problemy czy zależność od pojedynczych pracowników generują czas, który można odzyskać.

Lean pomaga nie tylko pracować szybciej, ale przede wszystkim eliminować przyczyny marnowania czasu.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej firmie powstają największe straty czasu i co można z nimi zrobić, umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Lean To Win. Wspólnie przyjrzymy się Twojej sytuacji i zastanowimy się, jakie działania mogą przynieść największą poprawę.

Źródła:

• Liker, J. K. (2022). Droga Toyoty: 14 zasad zarządzania wiodącej firmy produkcyjnej świata. MT Biznes.
• Womack, J. P., Jones, D. T., & Roos, D. (2008). Maszyna, która zmieniła świat. Wydawnictwo ProdPress.com
• Doświadczanie pracy konsultanta lean

FAQ

1. Dlaczego na produkcji ciągle brakuje czasu?
   Brak czasu na produkcji często nie wynika z niewystarczającego zaangażowania pracowników, ale z marnotrawstwa w procesach. Czas zabierają m.in. awarie, oczekiwanie, częste zmiany priorytetów, przełączanie się między zleceniami, powtarzające się problemy czy konieczność angażowania tych samych, doświadczonych pracowników.
2. Jak Lean Management może ograniczyć chaos na produkcji?
   Lean Management pozwala przede wszystkim identyfikować i ograniczać działania, które nie tworzą wartości. W zależności od źródła problemu można wykorzystać m.in. TPM, Heijunkę, 5 Why, PDCA, standaryzację pracy czy zarządzanie wizualne. Celem nie jest samo wdrożenie narzędzi, ale stworzenie bardziej stabilnego i przewidywalnego procesu.
3. Co zrobić, gdy na produkcji jest zbyt wiele zleceń jednocześnie?
   Warto przede wszystkim uporządkować priorytety i ograniczyć liczbę zadań realizowanych jednocześnie. Pomocne może być również ograniczenie WIP, czyli liczby rozpoczętych i niezakończonych zadań, oraz uporządkowanie przepływu produkcji. Dzięki temu pracownicy mogą koncentrować się na kończeniu zadań zamiast ciągłego przełączania się między nimi.
4. Jak zapobiegać powtarzającym się problemom na produkcji?
   Kluczowe jest znalezienie i usunięcie rzeczywistej przyczyny problemu, a nie tylko jego skutku. Pomocne są takie metody jak 5 Why i PDCA. Warto również dokumentować sprawdzone rozwiązania, standaryzować je i udostępniać innym działom, aby nie trzeba było za każdym razem rozwiązywać tego samego problemu od początku.
5. Jak zmniejszyć zależność produkcji od pojedynczych pracowników?
   Należy przede wszystkim przełożyć wiedzę pracowników na standardy i dostępne dla zespołu instrukcje. Pomocne są standaryzacja pracy, matryca kompetencji oraz cross-training, czyli szkolenie pracowników w zakresie kilku różnych zadań. Dzięki temu nieobecność jednej osoby nie musi powodować zatrzymania lub spowolnienia procesu.