Ile kosztuje jedna godzina przestoju? Jak to policzyć?

Ile kosztuje firmę godzina, w której maszyna nie pracuje? 500 zł? 5000 zł? A może znacznie więcej? Co prawda nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Kwota ta zależy między innymi od wydajności linii, liczby pracowników, wysokości marży, kosztów materiałów oraz wielu innych czynników. Można ją jednak dość dokładnie oszacować dla konkretnego procesu.

O tym właśnie przeczytasz w tym artykule. Dowiesz się z niego również, czym jest przestój, jakie są jego rodzaje oraz co można zrobić, aby ograniczyć ich liczbę. Zatem zaczynamy!

Czym właściwie jest przestój?

Dla jasności warto najpierw uporządkować to pojęcie. Z przestojem mamy do czynienia wtedy, gdy proces produkcyjny powinien być realizowany, ale z jakiegoś powodu zostaje zatrzymany lub nie może być kontynuowany.

Nie każda minuta, w której maszyna nie pracuje, musi jednak oznaczać przestój. Jeśli fabryka nie pracuje w nocy, w weekendy lub w święta, ponieważ produkcja nie została na ten czas zaplanowana, nie oznacza to automatycznie przestoju. Inaczej wygląda sytuacja, gdy maszyna powinna w tym czasie produkować, ale nie może tego zrobić na przykład z powodu awarii.

Warto również pamiętać, że przestoje mogą mieć różne przyczyny i charakter. Zasadniczo możemy podzielić je na dwa rodzaje: planowane i nieplanowane.

Przestój planowany i nieplanowany – czym się różnią?

Maszyny i urządzenia musimy czasem wyłączyć, aby przeprowadzić remont, konserwację, czyszczenie czy przegląd techniczny. Czasami konieczne jest również zatrzymanie produkcji, aby przezbroić maszynę i przygotować ją do wytwarzania innego produktu. Takie zatrzymania możemy zaliczyć do przestojów planowanych.

Planowany nie oznacza jednak bezkosztowy. W czasie przestoju maszyna nie produkuje, a część pracowników nadal wykonuje swoją pracę. Ponadto firma ponosi koszty utrzymania maszyn i infrastruktury. Zaletą planowanego przestoju jest jednak to, że możemy go wcześniej uwzględnić w harmonogramie produkcji i oszacować jego koszt.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku przestoju nieplanowanego. Może on być spowodowany między innymi awarią maszyny, brakiem operatora lub materiału, problemami z jakością, zablokowaniem linii czy oczekiwaniem na serwis.

To właśnie nieplanowane przestoje są szczególnie problematyczne. Pojawiają się niespodziewanie, mogą zakłócić harmonogram produkcji i często powodują dodatkowe koszty. Co więcej, jedna awaria nie zawsze oznacza stratę tylko na jednej maszynie. Jeżeli zatrzymany proces jest częścią większej linii produkcyjnej, problem może szybko wpłynąć na kolejne operacje.

Dlatego warto nie tylko mierzyć ile czasu trwa przestój, ale również wiedzieć, dlaczego do niego doszło i ile kosztował firmę. Dopiero takie dane pozwalają ocenić, które problemy rzeczywiście mają największy wpływ na wynik przedsiębiorstwa.

W praktyce sposób klasyfikowania przestojów może zależeć od przyjętej metodologii pomiaru. Przykładowo przezbrojenie może być traktowane jako planowany czas nieprodukcyjny, ale jednocześnie jest stratą, którą można ograniczać, np. za pomocą metody SMED. 

Ile kosztuje jedna godzina przestoju?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że koszt przestoju to przede wszystkim wartość niewyprodukowanych produktów. To jednak duże uproszczenie. Zatrzymanie maszyny może generować znacznie więcej kosztów, które nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka.

Poniżej pokazujemy najważniejsze elementy, które warto uwzględnić, obliczając rzeczywisty koszt przestoju.

Utracona produkcja

To najbardziej oczywisty element całego równania. Jeśli maszyna produkuje 100 sztuk na godzinę, a każda z nich przynosi firmie określoną marżę, godzina przestoju oznacza utratę możliwości wyprodukowania tych 100 sztuk.

Warto jednak zwrócić uwagę na jedną rzecz. Nie zawsze można po prostu pomnożyć liczbę niewyprodukowanych produktów przez ich cenę sprzedaży. Nie każda utracona sprzedaż oznacza taką samą stratę dla firmy. Dlatego przy kalkulowaniu kosztu przestoju warto uwzględnić przede wszystkim utraconą marżę lub marżę pokrycia, a nie sam przychód ze sprzedaży.

Koszty pracy

Kiedy maszyna nie pracuje, pracownicy nadal otrzymują wynagrodzenie. Oczywiście w czasie przestoju mogą próbować naprawić maszynę, usunąć problem albo w inny sposób pomóc w przywróceniu produkcji. Ich zaangażowanie może znacząco skrócić czas przestoju i tym samym zmniejszyć straty.

Gdyby jednak przestoju nie było, pracownicy mogliby w tym czasie wykonywać swoje podstawowe zadania. Dlatego w niektórych przypadkach warto uwzględnić również koszt pracy osób, które przez przestój nie mogą realizować zaplanowanych zadań.

Koszty ponownego uruchomienia produkcji

Usunięcie awarii nie zawsze oznacza, że produkcja od razu może ruszyć pełną parą. Po naprawie może być konieczne ponowne ustawienie maszyny, regulacja parametrów lub przeprowadzenie rozruchu.

Czasami trzeba również wykonać próbne partie produkcyjne i sprawdzić ich jakość, zanim maszyna wróci do normalnej pracy. Wszystko to może wydłużyć rzeczywisty czas powrotu do pełnej produkcji i wygenerować dodatkowe koszty.

Koszty stałe

Nawet gdy produkcja stoi, część kosztów nadal jest ponoszona. Dotyczy to między innymi amortyzacji maszyn, kosztów powierzchni produkcyjnej, leasingu czy części kosztów energii i utrzymania infrastruktury.

W przypadku pojedynczej godziny przestoju nie zawsze będą one miały duże znaczenie w całym równaniu. Warto jednak o nich pamiętać, szczególnie gdy analizujemy przestoje, które powtarzają się przez wiele godzin lub dni.

Koszty pośrednie

Przestój może również powodować koszty, które pojawiają się poza samym procesem produkcyjnym. Jeśli zatrzymanie maszyny opóźni realizację zamówienia, firma może być zmuszona do zorganizowania dodatkowego, priorytetowego transportu albo zapłacenia kary umownej.

Czasem konieczne będzie również uruchomienie nadgodzin, aby nadrobić zaległości i zrealizować zamówienie w terminie. W przypadku poważniejszych awarii mogą pojawić się także dodatkowe koszty związane z pracą serwisu, zakupem części czy zleceniem produkcji na zewnątrz.

Jeszcze trudniejsze do policzenia są konsekwencje związane z klientami. Opóźniona dostawa może wpłynąć na ich zadowolenie i zaufanie do firmy. Jeśli podobne sytuacje powtarzają się regularnie, mogą w dłuższej perspektywie przełożyć się na utratę zamówień.

Jak widać, przestój to nie tylko czas, w którym maszyna nie produkuje. To przede wszystkim utracona możliwość wytworzenia wartości oraz dodatkowe koszty, które pojawiają się w związku z zatrzymaniem procesu.

Dlatego odpowiedź na pytanie „ile kosztuje jedna godzina przestoju?” powinna uwzględniać znacznie więcej niż tylko liczbę niewyprodukowanych produktów.

Jak obliczyć koszt godziny przestoju?

Powyżej opisaliśmy poszczególne elementy, które wpływają na ostateczny koszt przestoju. Możemy więc zaproponować podstawowy wzór:

Koszt godziny przestoju = utracona marża + koszty pracy + koszty ponownego uruchomienia produkcji + przypadająca na ten czas część kosztów stałych i pośrednich

Jest to oczywiście dość ogólny wzór. W zależności od rodzaju produkcji i przyczyny przestoju nie wszystkie elementy będą występować, a niektóre mogą mieć zupełnie inne znaczenie. Koszt awarii maszyny będzie wyglądał inaczej niż koszt planowanego przezbrojenia.

Najważniejsze jest jednak to, aby nie ograniczać się tylko do wartości niewyprodukowanych produktów. Rzeczywisty koszt przestoju może obejmować zarówno utraconą marżę, jak i dodatkowe koszty poniesione w związku z zatrzymaniem procesu.

Sprawdźmy więc, jak można to policzyć na konkretnym przykładzie.

Przykład: ile kosztuje zatrzymanie linii produkcyjnej?

Załóżmy, że na jednej z linii produkcyjnych wytwarzany jest stosunkowo niedrogi produkt. Linia pracuje z wydajnością 300 sztuk na godzinę, a średnia marża na jednym produkcie wynosi 10 zł.

Jeżeli linia zostanie zatrzymana na godzinę, firma nie wyprodukuje:

300 szt. × 1 godz. = 300 szt.

Utracona marża wyniesie więc:

300 szt. × 10 zł = 3000 zł

To jednak nie jest jeszcze pełny koszt przestoju.

W czasie zatrzymania linii nadal pracują na niej 3 osoby, których koszt pracy wynosi średnio 40 zł za godzinę. Daje to:

3 × 40 zł = 120 zł

Po usunięciu przyczyny przestoju konieczne jest ponowne uruchomienie linii. Przyjmijmy, że rozruch, ustawienie parametrów i wykonanie próbnych produktów zajmują dodatkowe 20 minut. W tym czasie linia nadal nie pracuje z pełną wydajnością. Załóżmy, że odpowiada to kolejnym 500 zł utraconej marży.

Do tego dochodzą inne koszty związane z przestojem np. część kosztów utrzymania infrastruktury czy dodatkowe działania techniczne, które w tym przypadku oszacujemy na 100 zł.

W uproszczeniu otrzymujemy więc:

Jedna godzina zatrzymania linii kosztuje więc w tym przypadku około 3720 zł.

To przykład pokazujący jedną ważną rzecz: koszt przestoju nie musi być szczególnie wysoki ze względu na cenę produktu. Nawet jeśli marża na jednej sztuce wynosi tylko 10 zł, duża wydajność linii sprawia, że godzina zatrzymania oznacza utratę kilku tysięcy złotych.

A jeżeli podobna sytuacja powtarza się na przykład 10 razy w miesiącu, koszt samych takich zdarzeń wynosi już około 37 200 zł miesięcznie, czyli ponad 446 tys. zł w ciągu roku.

Jak zmniejszyć liczbę przestojów metodami Lean Management?

Samo policzenie kosztu przestojów to dopiero pierwszy krok. Kolejnym jest znalezienie ich przyczyn i ograniczenie tych, które generują największe straty. W tym właśnie pomaga Lean Management.

W zależności od przyczyny przestoju można wykorzystać różne metody i narzędzia:

• TPM (Total Productive Maintenance) – pomaga ograniczać awarie i zwiększać dostępność maszyn poprzez systematyczne utrzymanie ruchu i zaangażowanie operatorów.
• SMED – pozwala skrócić czas przezbrojeń, a tym samym ograniczyć planowane zatrzymania maszyn.
• 5S – uporządkowane i dobrze zorganizowane stanowisko pracy ułatwia wykonywanie zadań i szybsze reagowanie na problemy.
• Standaryzacja pracy – pomaga ograniczyć błędy i zapewnić powtarzalny sposób wykonywania najważniejszych czynności.
• 5 Why i analiza przyczyn źródłowych – pozwalają szukać przyczyny problemu, a nie tylko usuwać jego skutki.
• OEE – umożliwia monitorowanie dostępności, wydajności i jakości oraz wskazanie, gdzie powstają największe straty.

Nie ma jednej metody, która rozwiąże wszystkie problemy z przestojami. Najlepiej zacząć od zebrania danych: kiedy maszyny się zatrzymują, na jak długo, z jakiego powodu i ile kosztuje to firmę. Dopiero na tej podstawie można dobrać odpowiednie działania.

Chcesz zmniejszyć koszty przestojów w swojej firmie?

Nie wiesz, które przestoje generują największe straty albo od czego zacząć ich ograniczanie? Porozmawiaj z ekspertem LeanToWin.

Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, gdzie w Twoim procesie mogą powstawać straty oraz jakie działania warto podjąć w pierwszej kolejności.