Firma rośnie, pojawia się więcej klientów, pracowników i zadań. Zamiast jednak zyskiwać czas na rozwój, właściciel i menedżerowie mają go coraz mniej. Kolejne raporty, rozliczenia, dokumenty i zadania operacyjne zajmują godziny, które mogłyby zostać przeznaczone na pracę nad firmą.

Czy rozwiązaniem jest zatrudnienie kolejnych osób albo zakup kolejnego systemu?

Niekoniecznie.

Podczas konferencji Wypoczęty Właściciel Firmy Produkcyjnej 2025 Mirosław Mytyk z Lean To Win pokazał, jak dzięki mapowaniu procesów, zaangażowaniu pracowników i automatyzacji można odzyskać setki godzin pracy. W jednym z przedstawionych przykładów czas potrzebny na realizację procesu zmniejszył się z 312 do 12 godzin rocznie.

Najpierw zobacz proces

Punktem wyjścia nie jest zakup systemu, ale dokładne poznanie tego, jak firma działa. W trakcie warsztatów zespół rozpisuje na tablicy kolejne czynności i pokazuje, co po sobie następuje. Dzięki temu można zobaczyć cały proces, a nie tylko jego pojedyncze elementy.

To ważne również dlatego, że pracownicy często bardzo dobrze znają swoje zadania, ale nie zawsze widzą cały proces. Dopiero jego wspólne rozpisanie pokazuje, w jaki sposób praca jednej osoby wpływa na kolejne osoby i kolejne etapy. Na podstawie takiej mapy można określić odpowiedzialności, zobaczyć przebieg procesu, a następnie zmierzyć czas poszczególnych czynności.

Dopiero wtedy pojawia się pytanie: co można uprościć, przyspieszyć albo zautomatyzować?

Wiedza o procesie jest w zespole

Każda firma ma swoją specyfikę. Może produkować jednostkowo, wieloseryjnie albo wielkoskalowo. Jednak nawet w bardzo różnych organizacjach można znaleźć powtarzalne procesy lub ich fragmenty. Dlatego ważne jest zaangażowanie zespołu.

To pracownicy wykonujący dane zadania na co dzień wiedzą, gdzie pojawiają się straty, co zajmuje dużo czasu i które czynności można byłoby wykonać inaczej. Właśnie dlatego podczas warsztatów procesy są rozpisywane wspólnie z zespołem. Dzięki temu powstaje nie tylko mapa procesu, ale także wiedza potrzebna do jego późniejszego usprawniania.

Nie zawsze warto zaczynać od największej straty

Jednym z ciekawszych przykładów przedstawionych podczas wystąpienia była kancelaria prawno-finansowa KF LEX. Po zmapowaniu procesów okazało się, że niektóre z nich dawały potencjał odzyskania ponad 900 godzin rocznie. Mimo to do pierwszego usprawnienia wybrano proces, który dawał mniejszy potencjał.

Dlaczego?

Jednym z powodów było pokazanie zespołowi szybkiego rezultatu. Jeżeli po warsztatach przez kilka miesięcy nic się nie zmienia, zaangażowanie pracowników może spadać. Jeżeli natomiast szybko pojawia się konkretny efekt, zespół widzi, że usprawnienia rzeczywiście pomagają w pracy.

Ważne jest również to, żeby usprawnienia nie służyły wyłącznie zarządzającym. Powinny pomagać także pracownikom wykonywać swoje zadania łatwiej i sprawniej.

312 godzin zamienione na 12

W KF LEX problem dotyczył procesu rozliczania usług prawnych. Jedna z pracownic co tydzień przygotowywała raport dla klienta oraz raport wewnętrzny dotyczący zrealizowanych usług. Na ich podstawie przygotowywała fakturę, gromadziła informacje i wysyłała odpowiednie dokumenty.

Przy kilku klientach nie byłoby to dużym problemem. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset klientach ręczne wykonywanie tych samych czynności zaczyna jednak pochłaniać bardzo dużo czasu. Proces został więc zmapowany i zautomatyzowany z wykorzystaniem narzędzi, na których kancelaria już pracowała.

Pracownik nadal sprawdza kompletność danych i uruchamia proces. Później przygotowanie raportów, dokumentów, fakturowanie oraz wysyłka faktur i raportów odbywają się automatycznie.

Efekt?

• 312 godzin pracy rocznie przed usprawnieniem.
• 12 godzin po wdrożeniu automatyzacji.

Oznacza to 96% mniej czasu potrzebnego na ten proces i odzyskanie 300 godzin rocznie.

Ten czas miał zostać wykorzystany na dalsze podnoszenie jakości usług dla klientów.

Na mapowaniu zidentyfikowano również kolejne możliwości usprawnień, obejmujące potencjalnie 1518 godzin.

Dodatkowym efektem było uniknięcie zakupu dedykowanego systemu. Początkowo właściciel kancelarii rozważał takie rozwiązanie. Po poznaniu kosztów okazało się, że trzeba byłoby liczyć się z wydatkiem rzędu ponad 100 tys. zł. Po wdrożeniu automatyzacji na wykorzystywanych już narzędziach uznano, że na tym etapie rozwoju firmy taki system nie jest potrzebny.

Automatyzacja nie musi oznaczać rewolucji

Ten przykład pokazuje jeszcze jedną rzecz. Usprawnienie nie musi zaczynać się od wdrożenia nowego, dużego systemu. W KF LEX automatyzację przygotowano na narzędziach, z których zespół już korzystał. Chodziło o usprawnienie istniejącego sposobu pracy, a nie o całkowitą rewolucję. To podejście ma również znaczenie dla pracowników. Zespół nie musi od razu uczyć się całkowicie nowego systemu. Usprawniane są czynności, które już wykonuje, a część z nich przejmuje automatyzacja.

342 godziny odzyskanego czasu w Aureus

Drugi przykład dotyczył grupy Aureus działającej w obszarze ubezpieczeń, finansowania przedsiębiorstw i księgowości. W tym przypadku zidentyfikowano między innymi czasochłonne rozliczanie handlowców oraz niewykorzystany potencjał rekomendacji między działami. W pierwszym obszarze handlowcy nadal uzupełniali swoje dane, ale informacje były automatycznie gromadzone w jednym panelu. Dzięki temu na koniec miesiąca menedżer nie musiał dodatkowo wyszukiwać i zestawiać danych potrzebnych do rozliczenia prowizji.

Efekt?

• 192 godziny rocznie przed usprawnieniem.
• 24 godziny po usprawnieniu.

To oznacza 88% redukcji czasu tego procesu.

Drugi element dotyczył rekomendacji pomiędzy działami. Wprowadzono konkretny proces, który miał zwiększyć liczbę i jakość takich rekomendacji. W ciągu pół roku przyniosło to 118 leadów sprzedażowych.

Łącznie w Aureusie odzyskano 342 godziny pracy.

339 arkuszy zamienionych na 11

Kolejny przykład dotyczył firmy CartonPlast. Firma zajmuje się między innymi pozyskiwaniem używanych przekładek transportowych, ich myciem i ponownym kierowaniem do klientów. Podczas analizy procesu zwrócono uwagę na bardzo dużą liczbę dokumentów, zestawień i raportów. W firmie funkcjonowało 339 różnego rodzaju arkuszy, zestawień i raportów rocznie. Po usprawnieniach zostało ich 11.

To oznacza 97% redukcji liczby arkuszy. Jednocześnie czas raportowania zmniejszył się o 88%, a liczba umytych przekładek wzrosła o 19%.

Jak podkreślił Mirosław Mytyk, nie chodzi więc o ilość informacji, ale o jej jakość. Nadmiar informacji może utrudniać pracę i powodować chaos.

Po co właściwie odzyskiwać czas?

Oszczędność czasu ma znaczenie nie tylko dlatego, że firma mniej płaci za wykonywanie określonych czynności. Jeżeli pracownik w opłaconym czasie wykonuje pracę, która nie tworzy wartości, firma ponosi koszt bez wykorzystania pełnego potencjału tego czasu.

Jeżeli natomiast dzięki usprawnieniu pracownik odzyskuje czas i może przeznaczyć go na działania przynoszące firmie wartość, efekt jest większy. Dotyczy to również menedżerów.

Menedżer, który zamiast zajmować się zadaniami wymagającymi jego kompetencji kolejny raz przygotowuje arkusz Excela, nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału. Podobnie jest z właścicielem firmy. Jeżeli jego czas jest zajęty zadaniami operacyjnymi i gaszeniem pożarów, fizycznie nie ma go na pracę nad rozwojem firmy.

Dwie drogi

W nagraniu przedstawiono dwa możliwe scenariusze. Pierwszy zaczyna się od usprawniania procesów i odzyskiwania czasu. Odzyskany czas można następnie przeznaczyć na rozwój firmy, budowanie zespołu i delegowanie odpowiedzialności.

Drugi to ciągłe gaszenie pożarów.

Jeżeli procesy pozostają nieuporządkowane, problemy zajmują coraz więcej czasu. Pojawia się stres, trudniej obsłużyć większą liczbę klientów, a właściciel i menedżerowie coraz bardziej angażują się w bieżące zadania. W ten sposób powstaje zamknięte koło. Usprawnianie procesów ma prowadzić w przeciwnym kierunku: odzyskiwać czas, który można następnie wykorzystać na działania związane z rozwojem firmy i zespołu.

Od czego zacząć?

Nie od zakupu systemu. Pierwszym krokiem może być wybranie konkretnego procesu i wspólne rozpisanie go z zespołem.

Następnie warto zobaczyć:

• jakie czynności składają się na proces,
• kto jest za nie odpowiedzialny,
• ile czasu zajmuje każda z nich,
• jak często się powtarzają,
• gdzie pojawiają się straty,
• które czynności można usprawnić lub zautomatyzować.

Dopiero wtedy można zdecydować, jakie rozwiązanie będzie najlepsze. Bo czas na rozwój firmy nie zawsze trzeba znaleźć. Czasami trzeba go po prostu odzyskać.

Sprawdź, ile czasu możesz odzyskać

Nie musisz od razu przebudowywać całej firmy. Warto zacząć od jednego procesu, który dziś angażuje zbyt dużo czasu.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej firmie powstają straty i które procesy można uprościć lub zautomatyzować, umów się z nami na bezpłatną rozmowę.

Podczas krótkiego calla porozmawiamy o tym, co dziś najbardziej angażuje Twój zespół i zastanowimy się, gdzie warto zacząć szukać usprawnień.

Być może czas na rozwój Twojej firmy już jest. Trzeba go tylko odzyskać.