Trzy sposoby na odzyskanie czasu przez menedżera firmy

Zarządzanie firmą to duże wyzwanie. Niezapłacone faktury, rekrutacja nowych pracowników, opóźnione dostawy, brak procedur lub zbyt duża ich ilość. To tylko niektóre z częstych problemów, jakie pojawiają się w życiu każdego właściciela lub menedżera firmy. Dodatkowo każdorazowe ich rozwiązanie wiąże się z poświęceniem czasu, łączy się ze zwiększonym poziomem stresu i zaburza skrupulatnie ułożony plan. Co zrobić, by mieć więcej czasu w pracy, aby móc rozwijać firmę, a nie ciągle gasić pożary? Pewnie można przejść kurs „zarządzania sobą w czasie”, ale takie rozwiązanie nie zawsze przynosi spodziewane efekty i przede wszystkim trzeba mieć dużo czasu, aby taki kurs przejść. A może są inne sposoby? My wybraliśmy trzy, które naszym zdaniem przybliżą Cię do przejścia na strategiczny poziom zarządzania, który rozwinie Ciebie i przede wszystkim Twoją firmę. Zapraszamy do lektury.

Komunikacja wewnętrzna

Niewiele sytuacji tak wyprowadza z równowagi, jak konieczność wielokrotnego powtarzania komuś, co lub jak ma zrobić. Również nieustanne przypominanie o obowiązujących procedurach bywa irytujące. Jednym ze sposobów, aby temu zaradzić jest dobrze przemyślana, ustandaryzowana i spójna komunikacja wewnętrzna.

Jak komunikacja wewnętrzna pomaga oszczędzić czas?

Po pierwsze, dzięki dobrze zorganizowanej komunikacji wewnętrznej menedżer lub właściciel firmy przygotowuje jeden komunikat skierowany do całego zespół lub jego wybranej części. Dobrze skonstruowany komunikat, zawiera niezbędne dane i informacje. Taka wiadomość może być wysłana do pracowników na ich adres e-mail lub wywieszona na tablicy. Można również skorzystać z rozwiązań informatycznych, które sprawnie pomagają w porozumiewaniu się w firmie. Przykładem tego ostatniego może być Emplo.

Ponadto, jeden komunikat ogłoszony w odpowiednim miejscu skraca czas na dotarcie komunikatu do pracowników. Jeszcze dziś, w wielu firmach, informacje między zatrudnionymi rozchodzą się na zasadzie tzw. poczty pantoflowej. Przez co, komunikaty często nie docierają w odpowiednim czasie do wszystkich, a same informacje zostają zniekształcone niczym w głuchym telefonie. Powstają nieścisłości i dezinformacje, które trzeba prostować kolejnymi komunikatami, a to zabiera cenny czas menedżerów.

Deleguj zadania

Pewnie pomyślisz – łatwo powiedzieć. To prawda, dobre i skuteczne delegowanie zadań, to nie lada wyzwanie. Ważnymi aspektami odpowiedniego rozdzielania zadań są zaufanie do pracowników oraz adekwatna ocena umiejętności zespołu.

Zaufanie do pracowników

Jak zaufać pracownikom? Najłatwiej można to zrobić małymi krokami – dając kolejno do wykonania zadania o nieco większej trudności. Jeżeli pracownik wykona powierzone mu czynności na zadowalającym poziomie, to z czasem, zyskamy do niego zaufanie. Jednakże należy pamiętać, że zaufanie jest dwustronne – pracownik również musi nam ufać, żeby miał odpowiednią motywację do wykonywania zadań na wysokim poziomie. A o taką wzajemną relację może być trudno.

Generalnie Polacy są nieufnym narodem. W 2020 roku twierdząco na pytanie „ogólnie większości ludzi można ufać” odpowiedziało jedynie 22% ankietowanych w badaniu CBOS [1]. Również pracodawcom często trudno jest zaufać nowemu pracownikowi. Ale jak pokazują badania, wzajemna ufność powstaje wtedy, kiedy między menedżerem a pracownikiem pojawia się troska, kiedy poznają się lepiej. W jednej z analiz profesorowie Kurt Dirkis i Donald Ferrin [2] wykazali również, że ważne jest uczciwe traktowanie pracowników, angażowanie ich w procesy decyzyjne oraz stosowanie przejrzystych procedur oceny.

Adekwatna ocena umiejętności pracownika

To ważny aspekt, który pozwoli na dobranie odpowiedniego zadania do przygotowanej do niego osoby. Skąd wiedzieć, co potrafi dany pracownik? W przypadku nowych pracowników, wiemy, co potrafią na podstawie przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej i całego procesu rekrutacji. Nie zawsze jednak dowiemy się wszystkiego. W przypadku osób, które zatrudnione są w naszej firmie od jakiegoś czasu, wiemy co potrafią, bo wykonują dla nas codziennie zadania. Ale w obu przypadkach nie do końca jesteśmy świadomi, jakie dodatkowe umiejętności posiadają nasi współpracownicy.

Może ktoś ukończył nadprogramowe szkolenie, o którym nie powiedział? W takim przypadku przydatne są różnego rodzaju narzędzia. Może nim być na przykład samoocena poziomu kompetencji. Może to być rodzaj ankiety, którą wypełnia pracownik i ocenia swój poziom umiejętności i kwalifikacji na podanej skali. Następnie wypełnioną ankietę otrzymuje i analizuje przełożony. Co więcej, takie narzędzie określi również obszary, które warto rozwijać w całym zespole. Przede wszystkim jednak wskaże, któremu pracownikowi zlecić konkretne zadanie.

Jak się okazuje, delegowanie zadań jest dużo łatwiejsze, kiedy pracownik wie, co się od niego dokładnie oczekuje i jakie wyniki ma osiągnąć. Wie kiedy są one na dobrym, a kiedy na słabym poziomie. W tym ostatnim zdecydowanie pomaga wprowadzenie do firmy Kluczowych Wskaźników Efektywności, a te można śledzić w kokpicie menedżerskim. 

heartly

Heartly – Twój Kokpit Zarządzania Biznesem

To czego często brakuje właścicielowi lub menedżerowi firmy, aby móc spojrzeć na firmę z góry, to nieumiejętność skupienia się na najważniejszych informacjach. W każdej firmie toczy się kilkadziesiąt a może i kilkaset procesów. Większość z nich jest potrzebnych, aby firma działała poprawnie. Jak zatem móc je wszystkie monitorować? Czy to w ogóle możliwe? Okazuje się, że nie wszystkie procesy i czynności są równie ważne. Dlatego dobrze jest zdecydować, na które trzeba zwrócić większą uwagę, a które pominąć.

Te faktycznie najważniejsze warto mierzyć za pomocą kluczowych wskaźników efektywności, czyli KPI (Key Performance Indicators). Z kolei te, najlepiej pokazać na kokpicie menedżerskim inaczej nazywanym Kokpitem Zarządzania Biznesem. Jest to narzędzie, które pokazuje najważniejsze mierniki używane w firmie. Jednym z jego celów jest możliwość porównania ze sobą wskaźników z różnych okresów, żeby wyciągać najlepsze możliwe wnioski. 

Sprawdź naszą aplikację Heartly, która pomaga w tworzeniu dashboardów.  

Więcej o KPI znajdziesz w artykule: Zanim przejmiesz stery, ustaw swój kokpit. Zarządzanie wizualne i wskaźniki dla sukcesorów

Dlaczego kokpit zarządzania biznesem może pomóc w odzyskaniu czasu?

Po pierwsze, aby stworzyć kokpit należy wybrać najważniejsze wskaźniki, które będą monitorowane. Jednocześnie procesy, które nie są strategiczne zostaną odsiane i właściciel lub menedżer firmy będzie mógł nie zwracać na nie aż tak dużej uwagi. To pozwoli skupić się na najistotniejszych aspektach biznesu, co już samo w sobie zaoszczędzi czas.

Po drugie, wyodrębnienie konkretnych KPI do obserwacji, umożliwia szybsze i lepsze podejmowanie decyzji. Zamiast zastanawiać się, który proces należy poprawić, użyte mierniki wskażą, gdzie tkwi problem i dadzą podstawę do podjęcia odpowiednich działań.

Stworzenie odpowiedniego zestawu wskaźników to ambitne zadanie. Wiąże się również ze znalezieniem odpowiedniego sposobu ich wizualizacji. Być może masz nawet oprogramowanie, które ma możliwość pokazania najważniejszych wskaźników w Twojej firmie. Korzystasz z nich? Wiele firm, z którymi się spotkaliśmy, faktycznie miało możliwość wdrożenia kokpitu u siebie w firmie, ale tego nie robili. Dlaczego?

Bo konfiguracja programu bywa skomplikowana, a wybór KPI nie zawsze jest łatwy i oczywisty. Jednym ze sposobów na to jest wdrożenie Kokpitu Zarządzania Biznesem. To narzędzie, które jest łatwe w obsłudze, a jednocześnie posiada wiele możliwości dostosowanie do potrzeb danej firmy. Zostało zaprojektowane wspólnie z właścicielami i menedżerami firm, którzy dzięki Kokpitowi zyskali czas i możliwość, aby przejść z zarządzania operacyjnego do strategicznego.

 

 Co zrobić teraz?

Pobierz bezpłatnie Kompas Zarządzania, dzięki któremu wykonasz autodiagnozę Twojej firmy. Dowiesz się nad jakimi elementami należy popracować i co zmienić, żeby biznes działał sprawniej.

Wystarczy, że podasz e-mail obok. Kompas otrzymasz w wiadomości zwrotnej. 

Źródło

 

[1] Zaufanie Społeczne, CBOS, 2020, ISSN 2353-5822

 

[2] Dirks, K. T., & Ferrin, D. L. (2002). Trust in leadership: Meta-analytic findings and implications for research and practice. Journal of applied psychology87(4), 611.

 

[3] Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in cognitive sciences, 7(3), 134-140.