Usprawnienie procesów biurowych. Jak automatyzacja rewolucjonizuje efektywność pracy

Skonstruowanie udoskonalonej maszyny parowej przez Jamesa Watta w XVIII wieku zapoczątkowało erę zwiększania efektywności pracy i doprowadziło do rewolucji, która ukształtowała kolejne stulecia. Dziś prawdopodobnie jesteśmy w trakcie kolejnego przewrotu. Tym razem dotyczącego pracy biurowej. Mowa oczywiście o usprawnianiu procesów biurowych za pomocą automatyzacji. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jakie są korzyści z robotyzacji pracy biurowej oraz poznamy jej możliwości, opisując przykładowe optymalizacje. Spróbujemy się również zastanowić, czy powinniśmy się bać nadchodzących zmian, czy raczej traktować je jako wybawienie od nudnej pracy i uwolnienie naszej kreatywności w rozwiązywaniu kolejnych problemów i stawianiu czoła wyzwaniom.

Czym jest automatyzacja procesów biurowych?

Praca w biurze potrafi być monotonna. Ciągłe tworzenie podobnych raportów, wklejanie danych do arkusza kalkulacyjnego z przesłanych maili czy plików PDF, liczenie wynagrodzeń i premii dla pracowników w zależności np. od danych, które znaleźć można w CRMie lub innym systemie. Wiele z czynności, które wykonują pracownicy w biurze — jest powtarzalnych. A skoro tak, to można je zautomatyzować, za pomocą specjalnego oprogramowania, które „uczymy” tych czynności. Po zaprojektowaniu odpowiedniej ścieżki i jej przetestowaniu aplikacja zaczyna wykonywać wszystkie standardowe czynności samodzielnie. Rolą pracownika jest wtedy jedynie wyrywkowe sprawdzanie działania oprogramowania (szczególnie w pierwszej fazie), a później radzenie sobie z wyjątkami, kiedy na przykład, ktoś nieprawidłowo wypełni raport, który automat zaczytuje do innego pliku.

Co można zautomatyzować w biurze? — przykłady

Poniżej kilka przykładów wdrożeń automatyzacji w biurze.

1. Asystent w dziale sprzedaży co tydzień, na mail, otrzymuje od handlowców zestawienie ich sprzedaży w pliku, aby stworzyć raport, który przedstawiany jest na spotkaniu zarządu. Dokument wysyłany przez sprzedawcę wygląda tak samo, zmieniają się jedynie wartości – liczba nowych klientów, suma sprzedaży, liczba odbytych wizyt handlowych itp. Przed automatyzacją, pracownik otwierał każdy plik, kopiował odpowiednie wartości i wstawiał do arkusza kalkulacyjnego, który tworzył tabelę z zestawieniem. Ponieważ czynność ta jest powtarzalna, można skorzystać z oprogramowania, które samo będzie zaciągać potrzebne dane i wklejać je do odpowiedniego pliku. Asystent zatem nie będzie musiał wykonać szeregu czynności, dzięki czemu zyska czas na szukanie kolejnych szans sprzedażowych czy odpowiadanie na nietypowe zapytania ofertowe.
2. Fakturowanie – na podobnej zasadzie można również zautomatyzować wprowadzanie danych z faktur do programu do księgowości. Ale można również automatycznie wystawiać takie dokumenty klientom. Rozliczasz się z nimi za godziny? A może masz ustalony konkretny cennik za usługi? Jeśli tak, możesz ustalić skąd aplikacja ma wziąć dane do wystawienia faktury, a następnie stworzyć ścieżkę, która automatycznie wyśle ją klientowi pod koniec miesiąca.
3. Można również zautomatyzować niektóre procesy marketingowe. Jednym z zadań tego działu — w firmach B2B — jest pozyskiwanie kontaktów (leadów), które przekazywane są do działu sprzedaży. Często wygląda to tak, że kiedy trwa kampania promocyjna, osoby zainteresowane usługami czy produktami zostawiają swoje dane na stronie internetowej, czy w formularzach z mediów społecznościowych. Osoba odpowiedzialna za kampanię otrzymuje powiadomienie o nowym kontakcie i wprowadza go do CRM. Ten cały proces można zautomatyzować, tak aby dane od razu były zaciągane do CRM i podpięte pod odpowiedniego handlowca.

Jakie są korzyści z robotyzacji?

Automatyzacja procesów biurowych przynosi szereg korzyści zarówno dla firm, jak i pracowników. Oto kilka kluczowych aspektów, które podkreślają, dlaczego jest ona coraz bardziej ceniona w środowisku biznesowym:

Oszczędność czasu — automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań, co skraca czas potrzebny do ich realizacji. Pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych aspektach swojej pracy.

Redukcja błędów – oprogramowanie automatyzacyjne wykonuje zadania z dużą precyzją i powtarzalnością, eliminując ryzyko ludzkich błędów. To przekłada się na poprawę jakości pracy i redukcję kosztów wynikających z korekt i napraw.
Zwiększenie efektywności — procesy biurowe są realizowane szybciej i sprawniej, co przekłada się na ogólną efektywność operacyjną firmy. Robotyzacja pozwala na szybkie dostosowywanie się do zmian w otoczeniu biznesowym.
Znaczne obniżenie kosztów – mimo pewnych nakładów na wdrożenie systemów automatyzacji, długoterminowe korzyści obejmują znaczne obniżenie kosztów operacyjnych i zasobów ludzkich.
Skoncentrowanie się na zadaniach wartościowych – pracownicy są zwolnieni z obowiązku wykonywania monotonnych zadań, co pozwala im skoncentrować się na bardziej wartościowych, strategicznych aspektach swojej pracy, takich jak rozwiązywanie problemów czy rozwijanie nowych inicjatyw.
Szybka analiza danych – automatyzacja ułatwia szybką analizę danych, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych informacjach.
Zwiększenie konkurencyjności – firmy, które efektywnie wykorzystują automatyzację, zyskują przewagę konkurencyjną poprzez zwiększenie reaktywności, poprawę jakości usług oraz szybsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych.
Badania przeprowadzone przez Lacurezeanu, Tiron-Tudor, Bresfelean (2020 za: Ćwiertnia 2021) wskazują, że efekty robotyzacji to także zmniejszenie poziomu konfliktów między pracownikami a klientami. Wskazują oni, że następuje to dzięki wyeliminowaniu emocjonalności w tych relacjach. Ponadto automatyzacja prowadzi do redukcji kosztów rekrutacji oraz do większej odporności procesu na pracę pod presją.

Czy należy bać się automatyzacji?

Automatyzacja rodzi pewne obawy, co jest naturalne i zrozumiałe. Najczęściej podnoszone kwestie i wyzwania dotyczą utraty miejsc pracy oraz konieczności nabycia nowych kwalifikacji przez pracowników. Z drugiej strony obecnie problem jest ze znalezieniem odpowiednich osób do pracy, a przyszłość nie jawi się w różowych barwach. Z każdym kolejnym rokiem coraz więcej osób odchodzić z rynku pracy przechodząc na emeryturę, a coraz mniej młodych ludzi będzie podejmować pierwsze zatrudnienie. W tym kontekście automatyzacja to wybawienie. Ponadto rośnie ogólna świadomość konieczności ciągłego uczenia się nowych rzeczy oraz podnoszenia swoich kwalifikacji, co pozwoli ludziom na wykonywanie ciekawszej i lepiej płatnej pracy.

Chociaż istnieją pewne przesłanki, że robotyzacja może zaszkodzić rynkowi pracy, z dużym prawdopodobieństwem to się jednak nie stanie. Wierzymy, że uzyskane godziny pracy będą napędzały kreatywność do tworzenia nowych, lepszych produktów i usług, które będą lepiej dopasowane do potrzeb klientów.

Jak wdrożyć robotyzację w biurze – etapy

Wdrożenie robotyzacji w biurze to proces, który wymaga zaplanowania i precyzyjnej realizacji. Popełnienie błędu na tym etapie może doprowadzić do powtarzania go przez kilka cykli procesowych. Warto zatem uwzględnić kilka kroków, aby automatyzacja była skuteczna i przynosiła zadowalające wyniki.

Analiza

Pierwszym etapem jest analiza procesów. Przed rozpoczęciem robotyzacji należy dokładnie zrozumieć i opisać obecnie istniejący proces biurowy. Można na przykład przeprowadzić audyt lub obserwację. To pozwoli na zidentyfikowanie zadań, które są powtarzalne, czasochłonne i podatne na ludzkie błędy.

Wybór narzędzia

Następnym krokiem powinno być dobranie odpowiedniego oprogramowania. Na rynku istnieje sporo aplikacji do wyboru. Nie każda nadaje się do automatyzowania wszystkich czynności.

Wdrożenie i testy

Następnie przystępujemy do wdrożenia i testowania. Należy ustawić odpowiednią ścieżkę, zwizualizować proces, a następnie przenieść go do aplikacji, która będzie wykonywać prace za pracownika. Automatyzacja nie powinna być wdrażana natychmiast we wszystkich obszarach. Lepiej jest rozpocząć od jednego lub kilku procesów, aby umożliwić dostosowanie się zespołu do nowej rzeczywistości. Po wdrożeniu następuje etap testów, w trakcie którego monitoruje się działanie automatyzacji i dokonuje ewentualnych poprawek.

Szkolenia

Integracja zespołu i szkolenia stanowią kolejny kluczowy element. Pracownicy muszą być świadomi zmian i dostosować się do nowej rzeczywistości. Dlatego ważne jest przeprowadzenie szkoleń, które pozwolą zespołowi efektywnie współpracować z nowymi narzędziami.

Optymalizacja i monitorowanie

Ostatnim, lecz nie mniej ważnym, etapem jest monitorowanie i optymalizacja. Po wdrożeniu robotyzacji niezbędne jest regularne monitorowanie jej efektywności. To pozwala na identyfikację obszarów do optymalizacji oraz dostosowywanie strategii automatyzacji do zmieniających się potrzeb i warunków biznesowych.

Wdrożenie robotyzacji w biurze to złożony proces, jednak skrupulatne podejście do każdego z etapów może przynieść wymierne korzyści w postaci efektywniejszych procesów i poprawy jakości pracy. Warto postawić również na doświadczonych ekspertów, którzy doradzą, w zakresie użycia technologii, dobrze zaprojektują proces oraz będą dbać o jego optymalizację.

Automatyzacja procesów biurowych z Lean To Win

Chcesz wprowadzić usprawnienia w swoim biurze? Widzisz miejsce na robotyzacje niektórych czynności, które wykonują Twoi pracownicy? Chcesz oszczędzić kilkaset godzin ich pracy? A może potrzebujesz doradcy w tym zakresie, który przyjrzy się procesom w Twojej firmie i doradzi, które z nich można zautomatyzować? Jeśli tak, nie wahaj się i napisz do nas! Poznaj nasze doświadczenie w tym zakresie, porozmawiaj z ekspertami i dowiedz się więcej.

Źródła:

Ćwiertnia, R. (2021). Robotyzacja pracy biurowej jako narzędzie zarządzania procesowego. Społeczeństwo i Polityka, (4 (69)), 45-62.