Mity i obawy właścicieli firm przed współpracą z konsultantami efektywności

[00:00] Cześć. Z tego filmu dowiesz się, jakie są mity i obawy właścicieli firm, przedsiębiorców, dotyczące współpracy z konsultantami efektywności.

[00:16] Ja nazywam się Andrzej Krótki. Jestem współwłaścicielem firmy Lean To Win i aplikacji Heartly. Na co dzień pomagamy firmom rodzinnym i ambitnym startupom w usprawnianiu i zarabianiu.

[00:25] Moi drodzy, pierwszy mit, o jakim myślą sobie właściciele firm, przedsiębiorcy, to najczęściej to, że chcą efektów „na już”, tu i teraz. Co jest zrozumiałe, bo inwestując we współpracę z firmą czy zewnętrznym konsultantem efektywności, chcemy zobaczyć ten efekt w procesach, w efektywności, jak najszybciej.

[00:40] Praktyka nasza, nasze doświadczenia są takie, że dostarczamy te efekty najczęściej w drugim czy trzecim miesiącu współpracy.

[00:50] Dlaczego tak jest? A no dlatego, że najpierw trzeba przeprowadzić warsztaty z zespołem, poznać ten zespół. Trzeba zrobić przegląd procesów, poznać te procesy i wtedy – w nawiązaniu do tego, co już zrobiliśmy – możemy punktowo, w różnych obszarach firmy, te wyniki dowozić.

[01:07] A jakie wyniki? Na przykład poprawę efektywności o ponad 30%, tak jak w firmie Poltra, czy też poprawę terminowości o jedną trzecią, tak jak w firmie Luxon. Wiele innych case’ów znajdziesz w linku pod tym filmem – zachęcam Cię, żeby tam zajrzeć.

[01:27] Drugi mit, taka obawa właściciela firmy, jest taka, że chciałby, żeby konsultant zrobił za niego wszystko i jeszcze utrzymał tę zmianę, która wydarza się w firmie.

[01:35] Z tym się często spotykamy i my rozumiemy oczywiście to oczekiwanie. Natomiast praktyka jest taka – i musimy mieć tego świadomość – że to pozytywne zaangażowanie właściciela firmy i kluczowych menedżerów jest konieczne do tego, żebyśmy wspólnie te procesy w różnych obszarach poprawili.

[01:55] I żebyśmy byli w stanie wspólnie też zadbać o to, żeby ta zmiana była długofalowa; żeby ta zmiana powodowała, że będziemy i dzisiaj pracowali efektywnie, ale też za miesiąc, za pół roku i za rok.

[02:14] Więc to wspólne zaangażowanie jest tutaj konieczne, żebyśmy te wyniki dowieźli i upewnili się, że one już takie będą praktycznie zawsze.

[02:30] Trzeci mit, pewna obawa właściciela firmy, jest najczęściej taka, że nie wie, kiedy zobaczy efekty współpracy z konsultantem. Przynajmniej tak myśli sobie na początku, kiedy zaczyna się rozglądać za jakąś pomocą na zewnątrz.

[02:39] W naszym przypadku działa sprawdzony system raportowania postępów projektu. Raportowania w odniesieniu do wskaźników, na które się umawiamy, i raportowania dotyczącego tego, ile w danym projekcie już tego budżetu czasowego czy finansowego zużyliśmy.

[02:58] To jest bardzo ważne, żeby te postępy w każdym z tych obszarów mierzyć sobie praktycznie z tygodnia na tydzień, bo wtedy i właściciel firmy, i menedżerowie dokładnie wiedzą, w którym jesteśmy miejscu.

[03:11] No i też nasi konsultanci upewniają się, że kroki, które podejmujemy, są takimi, o jakie chodzi w tym projekcie, żeby dojść do tego fantastycznego wyniku na końcu.

[03:22] Więc ten system raportowania jest tutaj konieczny i my o nim mówimy często na samym początku, żeby właśnie właściciel firmy czy kluczowy menedżer wiedział, jak zobaczy efekty i jak będzie informowany o tym, jakie mamy postępy czy ewentualnie wyzwania w projekcie.

[03:44] Czwarty mit jest taki, że przedsiębiorcy często uważają, że konsultant – i w ogóle podejście usprawnień „leanowe” – jest tylko dla dużych czy nawet bardzo dużych firm.

[03:55] A nasza praktyka z projektów w firmach mniejszych, startupach i średnich jest taka, że jesteśmy w stanie wypracować ROI nawet na poziomie sześciu miesięcy.

[04:03] Co to znaczy? Znaczy to, że na przykład w firmie KFLEX, w której wprowadzaliśmy automatyzację w procesie obiegu dokumentów, raportowania i fakturowania, ROI z tego wdrożenia wynosi około sześciu miesięcy – czyli już po sześciu miesiącach zwróciła się ta inwestycja.

[04:16] A później już „po wielokroć” korzystamy z tego, co udało się wypracować.

[04:20] I to jest sytuacja bardzo częsta w firmach mniejszych, kilkunastoosobowych startupach czy firmach rodzinnych, które mają po 50, 100 czy 200 osób. Bo w tych procesach i w tych zespołach drzemie bardzo duży potencjał poprawy efektywności.

[04:39] Trzeba tylko ten zespół na początek przygotować – praktycznie i merytorycznie – wspólnie zobaczyć te procesy, a potem już usprawniać je, żeby dochodzić do wyników typu: poprawa efektywności o ponad 30% tak jak w firmie Poltra czy firmie Radial, czy też poprawa terminowości nawet o jedną trzecią, tak jak w firmie Luxon.

[05:06] Piąty mit dotyczy tego, że usprawnienia Lean to jednorazowy projekt, który się robi, wydarza i możemy o nim zapomnieć.

[05:11] Praktyka jest taka, że firmy, które długofalowo osiągają najlepsze efekty, jeśli chodzi o poprawę wyników i skoki efektywności, to te, którym udaje się wpleść podejście usprawnień do DNA firmy i do jej kultury.

[05:21] Dlaczego to jest takie ważne? Bo kiedy nauczymy się na przykładowym projekcie, jak poprawiać efektywność, to potem – z zespołem wewnętrznym – możemy to podejście kopiować na inne obszary.

[05:36] Dla przykładu, usprawniając obszar produkcji w firmie, uczymy liderów z tego obszaru, ale też z obszarów dookoła, takich jak logistyka, magazyn czy utrzymanie ruchu, jak takie projekty prowadzić, jak tę efektywność szybko poprawiać.

[05:54] To jest podwójnie ważne dla firmy, dla naszego klienta, ponieważ wtedy my możemy „zniknąć”, a zespół może kopiować to podejście na inne obszary.

[06:04] I to jest takie nasze podejście, które powoduje, że tych case’ów mamy coraz więcej, bo zespoły same później usprawniają wewnętrznie prace w firmach.

[06:17] Zachęcamy więc do tego, żeby o usprawnieniach myśleć w taki sposób, żeby wpleść je do kultury organizacyjnej firmy i do stałego podejścia – bo wtedy te efekty długofalowo są zdecydowanie najlepsze.

[06:32] Szósty mit dotyczy tego, że praca z konsultantem efektywności i Lean oznacza bezapelacyjne i pewne zwolnienia w firmie.

[06:39] Prawda jest taka, że usprawnienia doprowadzają do sytuacji, w której tymi samymi zasobami jesteśmy w stanie robić więcej. Tymi samymi zasobami jesteśmy w stanie pracować po prostu efektywniej.

[06:54] Praktyka jest taka, że kiedy pomagamy firmom w poprawie efektywności, uczymy liderów, kierowników, menedżerów, a przede wszystkim przedsiębiorców, jak to robić, to ci wszyscy ludzie są w stanie zidentyfikować ogromne talenty w swojej firmie.

[07:10] Są w stanie zobaczyć ludzi, którzy do tej pory się jakoś specjalnie nie ujawniali, ale okazuje się, że pracując nad poprawą efektywności mają swoje fantastyczne pomysły, bardziej się angażują i są w stanie wspólnie z nami wypracować świetne wyniki w niektórych obszarach firmy.

[07:28] Pamiętajmy więc: usprawnienia prowadzą nas do tego, żeby zobaczyć talenty w organizacji i pomagają nam tymi samymi zasobami robić zdecydowanie więcej.

[07:38] Dlatego bardzo często mówimy też, że pomagamy przedsiębiorcom w skalowaniu firm. No bo jak lepiej się skalować? Wiecznie dotrudniając, czy po prostu poprawiając efektywność procesów, które mamy w organizacji? Myślę, że odpowiedź na to pytanie jest dosyć jasna.

[07:58] Siódmy mit, który mają w głowie przedsiębiorcy i właściciele firm, mówi: „Myślę, że zrobię to samo moim własnym, wewnętrznym zespołem w firmie”.

[08:11] Powiem tak: w praktyce często w firmach udaje się poprawić efektywność wewnętrznym zespołem. Jednak kosztuje to zdecydowanie więcej czasu i energii niż wtedy, kiedy robi się to z konsultantami zewnętrznymi, z firm, które się w tym specjalizują.

[08:26] Dlaczego tak jest? Prosta matematyka mówi, że nasz zespół konsultantów – i my wszyscy, którzy jesteśmy w firmie – mamy doświadczenia z ponad 400 firm. W każdej z tych firm dotykaliśmy różnych procesów.

[08:36] Jeśli to sobie przemnożymy, to mamy doświadczenia z kilku tysięcy procesów w różnych firmach. I to jest coś, co powoduje, że po prostu widzimy to, czego inni nie widzą.

[08:47] Jesteśmy w stanie dostrzec to, co w organizacji się dzieje, i bardzo często jesteśmy w stanie skopiować pewne rozwiązania z innych firm, z innych branż, żeby procesy poprawić bardzo szybko – zdecydowanie szybciej niż jest w stanie robić to zespół wewnętrzny.

[09:05] Mam nadzieję, że zestawienie tych siedmiu mitów z rzeczywistością pomoże Ci podjąć odpowiednie decyzje na temat usprawnień w Twojej konkretnej firmie.

[09:13] Zachęcam Cię, zerknij do linku pod filmem – tam poznasz case studies z firm, które przeszły drogę poprawy efektywności do spektakularnych wyników.

[09:23] A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak efektywni wygrywają, możesz zawsze zerknąć do innych filmów, które mamy na naszym kanale.

[09:31] Dzięki, do zobaczenia.