Kiedy firma powinna zrobić przegląd procesów? Praktyczne sygnały, wskaźniki i efekty usprawnień
W tym odcinku pokazujemy, kiedy właściciele i menadżerowie powinni poważnie myśleć o przeglądzie procesów. Omawiamy sygnały, wskaźniki, typowe błędy oraz realne efekty projektów Lean.
Odcinek w skrócie
Najczęstszy sygnał, że firma potrzebuje usprawnień: spadek zysku, spadek marż lub przechodzenie na stratę.
Ważne wskaźniki operacyjne, które zapalają „czerwoną lampkę”:
terminowość realizacji,
efektywność głównych procesów,
poziom reklamacji i zwrotów,
sygnały od zespołu (rotacja, ankiety, frustracje).
Firmy, które nie mają wskaźników, dowiadują się o problemie za późno — zwykle dopiero przy problemach finansowych.
Usprawnienia wcale nie są tylko dla korporacji — najlepsze efekty osiągają firmy małe i średnie, zatrudniające 10–80 osób.
Przykładowe wyniki z projektów Lean:
+19% wydajności procesu,
skrócenie czasu raportowania o 88%,
skrócenie procesu nawet o 96%,
odzyskane 1000+ godzin pracy specjalistów.
Narzędzia wspierające diagnozę: kalkulator oszczędności, kompas zarządzania, analiza wskaźników i przegląd procesów.
Kiedy projekty się nie udają? Najczęściej z powodu:
złego wyboru obszaru do usprawnień,
rozbieżnych oczekiwań właścicieli (np. rodzinnych).
Dlatego kluczowe jest:
solidne mapowanie procesów,
uzgodnienie wspólnego celu,
edukacja zespołu,
szybkie wdrożenia i pierwsze efekty w 2–3 miesiącu.
Rozwiń transkrypcję z nagrania
[00:10] Andrzeju, w jakich sytuacjach właściciele firm lub menadżerowie powinni zacząć rozważać przegląd procesów i usprawnienia?
[00:20] Na pewno w sytuacjach, gdy już po wynikach finansowych widać, że coś nie gra. Zysk spada lub firma wchodzi na stratę. To sygnały oczywiste.
[00:29] Zdarza się też, że firma rośnie przychodowo, ale zysk stoi w miejscu albo maleje — to także sygnał, że procesy nie działają poprawnie.
[00:40] To są jasne, widoczne sygnały. Często jednak przedsiębiorcy mogą zauważyć problemy wcześniej — dzięki wskaźnikom.
[00:48] Mogą to być wskaźniki terminowości realizacji produkcji lub zleceń, efektywność procesów, reklamacje czy komunikaty od klientów.
[00:57] To wszystko pokazuje, że coś nie gra i warto sprawdzić, co można robić lepiej.
[01:08] Pracownicy także mogą sygnalizować problemy: ankiety, rosnąca rotacja, sygnały o przeciążeniu czy chaosie.
[01:30] Gdy firma nie ma wskaźników — to już samo w sobie jest sygnałem alarmowym.
[01:39] Firmy bez wskaźników najczęściej reagują za późno, dopiero gdy pojawia się zadyszka finansowa.
[01:51] Firmy mające wskaźniki widzą, że spada liczba zapytań, kontaktów czy ofert — i mogą działać dużo wcześniej.
[02:00] Firmy, które nie mierzą działań, widzą problemy dopiero w momencie kryzysu finansowego — co często prowadzi do trudnych decyzji, np. zwolnień.
[02:27] W jakich firmach usprawnienia mają największy sens? Mit mówi, że Lean jest tylko dla dużych firm, ale to nieprawda.
[02:36] Najlepsze efekty osiągamy w małych i średnich firmach — kilkanaście lub kilkadziesiąt osób.
[02:46] Przykłady wyników: poprawa efektywności o 96%, skrócenie raportowania o 88%, skrócenie procesu o 96%.
[03:06] W małych firmach procesy dają często największy potencjał, dlatego warto działać wcześnie, zanim firma zacznie się skalować chaotycznie.
[03:24] Jakie narzędzia polecamy? Kalkulator oszczędności oraz Kompas Zarządzania — świetne do szybkiej diagnozy.
[03:47] Kompas pokazuje m.in. samodzielność firmy, jakość wskaźników, raportowanie, wizualizację i efektywność pracy.
[04:06] Autodiagnoza trwa kilka minut i daje konkretne odpowiedzi, które obszary wymagają uwagi.
[04:24] Czego właściciel może się spodziewać po projekcie usprawnień? Przede wszystkim szybkich działań i konkretów.
[04:31] Edukacja zespołu, pomiary procesów, analiza danych — i pierwsze efekty w 2–3 miesiącu.
[04:39] Pracujemy też w modelu success fee — czyli premiujemy spektakularne efekty.
[05:05] Jak wygląda sytuacja, gdy projekty nie wychodzą? Zdarza się to raz na 2 lata.
[05:14] Najczęstszy powód: wybrano zły obszar do usprawnień — dlatego dziś zawsze robimy przegląd procesów przed projektem.
[05:47] Drugi powód: rozbieżne oczekiwania właścicieli — szczególnie w firmach rodzinnych.
[06:06] Każdy chce co innego — wtedy trudno osiągnąć wspólny cel.
[06:47] Dlatego wcześniej sprawdzamy spójność oczekiwań i upewniamy się, że wszyscy idą w jednym kierunku.
[09:03] Unikamy obu sytuacji: złego wyboru obszaru oraz rozjazdu oczekiwań.
[09:20] Dzięki temu projekty kończą się sukcesem, a zespół i właściciele są zadowoleni.
[09:30] Dziękuję za rozmowę — mamy nadzieję, że pomoże to polskim przedsiębiorcom.