FAQ — Najczęściej Zadawane Pytania

Czym dokładnie jest Lean Management? 

Lean Management to japońska filozofia zarządzania, której celem jest eliminacja strat powstających w firmie, zwiększenie efektywności procesów, podniesienie elastyczności produkcji, poprawa jakości produktów i usług oraz zaangażowanie i rozwój pracowników. Wszystko po to, aby dostarczyć klientowi jak największą wartość dodaną.

W swoim repertuarze Lean ma wiele narzędzi, takich jak TPM, SMED, Kanban, PDCA i inne. Jednak to, co najważniejsze — dzięki wdrożeniu zasad Lean osiąga się mierzalne efekty. Jakie? Oto kilka przykładów:

• • Odzyskanie 4200 godzin z procesu produkcyjnego w skali roku w firmie Amber Glass,

• • Ograniczenie o 40% materiałów nierotujących w Jago-Pro,

• • Poprawa terminowości z 60% do 95% w Luxon LED.

Szczegóły i więcej przykładów znajdziesz na stronie z Case Study.

Choć Lean wywodzi się z produkcji, z powodzeniem można stosować tę filozofię również w usługach. W jaki sposób? Na przykład:

• • zdobycie 118 dodatkowych leadów w Grupie Aureus,

• • odzyskanie 300 godzin pracy w firmie KF LEX dzięki usprawnieniom i automatyzacji w obszarach fakturowania oraz komunikacji z klientem.

https://leantowin.pl/case-study/

Jakie są kluczowe korzyści wdrożenia Lean w mojej firmie?

Do najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia Lean należą mierzalne oszczędności, redukcja strat, lepsza jakość, szybsza realizacja zamówień, lepsza wydajność.Ale to nie wszystko. Bardzo często transformacja Lean prowadzi również do lepszego funkcjonowania całej organizacji, większego zaangażowania pracowników oraz odciążenia kadry zarządzającej – prezesów, nestorów i sukcesorów, którzy dzięki usprawnionym procesom mogą skupić się na działaniach strategicznych i rozwoju firmy.

Przykładowe rezultaty osiągnięte przez naszych Klientów:

• • Amber Glass – ponad dwukrotne zwiększenie wykorzystania jednej z obrabiarek CNC oraz przyrost o 20% na drugiej,

• • Amber Glass – odzyskanie ok. 4 200 godzin z procesu produkcyjnego w skali roku,

• • Jago-Pro – odzyskane 72 godziny rocznie w obszarze BHP,

• • Luxon LED – podniesienie wydajności produkcji z 60% do 80% oraz poprawa terminowości z 60% do 95%,

• • (branża e-commerce) – skrócenie czasu wdrożenia nowych pracowników na stanowiskach Picker i Packer z 3–4 tygodni do 2 tygodni,

• • Grupa Aureus S.A. – wygenerowanie 118 dodatkowych leadów sprzedażowych w ciągu 6 miesięcy,

• • Kunert Mobilehaime – skrócenie czasu wykonania wielu operacji nawet o 30% oraz zmniejszenie zużycia materiałów produkcyjnych.

Więcej przykładów znajdziesz na stronie: https://leantowin.pl/case-study/

Czy Lean sprawdzi się w naszej branży?

Sama filozofia Lean jest niezwykle uniwersalna i może być z powodzeniem zastosowana w każdej branży. Choć najczęściej kojarzona jest z produkcją, w ostatnich dekadach z sukcesem wdrażana była również w sektorach usługowych — medycznych, prawniczych, księgowych, a także w centrach logistycznych i biznesowych.

Rozumiemy specyfikę każdej firmy dzięki naszemu sprawdzonemu procesowi wdrażania. Zakłada on dokładne przyjrzenie się przedsiębiorstwu poprzez rozmowy z kierownictwem i zespołem pracowników. Przeprowadzamy również badania i analizy sposobu pracy w danej organizacji — dzięki temu potrafimy trafnie zidentyfikować obszary wymagające usprawnień.

W Lean To Win współpracowaliśmy już z ponad 200 klientami z różnych branż.

Oto niektóre z firm, z którymi mieliśmy przyjemność pracować.

Jakie są podstawowe narzędzia i metody Lean, które stosujecie?

Zawsze dobieramy metodę do konkretnego wyzwania. Korzystamy oczywiście z narzędzi Lean, takich jak:

• • SMED – do usprawniania przezbrojeń,

• • VSM (Value Stream Mapping) – do budowania lepszych i bardziej wydajnych procesów,

• • TPM (Total Productive Maintenance) – do zmniejszania liczby awarii i poprawy funkcjonowania działu utrzymania ruchu.

Znamy i regularnie wdrażamy również: Heijunka, Hoshin Kanri, Jidoka, Kanban i wiele innych.

Pracujemy także z wykorzystaniem matrycy kompetencji i matrycy RACI. Standaryzujemy pracę i wprowadzamy do organizacji podejście ciągłego doskonalenia (Kaizen).

Nie ograniczamy się jednak wyłącznie do metod Lean Management — wiemy, że warto sięgać także po inne narzędzia i koncepcje, by jeszcze skuteczniej eliminować straty i zwiększać zyski naszych klientów.

Czym różni się Lean od innych metod optymalizacji procesów (np. Six Sigma, Kaizen)?

Lean to metoda, która wyrosła z systemu zarządzania Toyoty. Skupia się na eliminacji marnotrawstwa i ciągłym doskonaleniu procesów (więcej o Lean znajdziesz powyżej).

Six Sigma z kolei opiera się na podejściu statystycznym. Jej głównym celem jest eliminowanie wad i zmienności w procesach poprzez analizę danych, które pomagają identyfikować źródła problemów i błędów.

Z kolei Kaizen to filozofia małych, systematycznych usprawnień wprowadzanych każdego dnia przez wszystkich pracowników — od zarządu po operatorów na produkcji.

Ciekawe porównanie tych metod znajdziesz w tym artykule.

Jakie są najczęstsze rezultaty Lean w firmach podobnych do naszej? Jakich efektów mogę oczekiwać?

Wiele przykładów naszych sukcesów znajdziesz na stronie Case Study. Nie są to oczywiście wszystkie wdrożenia, które zrealizowaliśmy — pokazują jednak, jak różnorodne mogą być rezultaty.

Warto podkreślić, że na ostateczny efekt wdrożenia wpływa wiele czynników, m.in. wielkość firmy, dojrzałość procesowa, poziom zaangażowania zespołu czy zakres zmian, które chcesz wprowadzić.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Lean może zadziałać w Twojej branży, zachęcamy do umówienia się na bezpłatne konsultacje.

Podczas spotkania porozmawiamy o wyzwaniach w Twojej firmie, pokażemy przykłady z podobnych branż i wstępnie oszacujemy, co można usprawnić oraz ile czasu może zająć osiągnięcie pierwszych efektów – a te często są widoczne już po trzech miesiącach współpracy z Lean To Win.

Ile czasu zajmuje wdrożenie Lean? Kiedy zobaczę pierwsze efekty?

Wiele firm, z którymi współpracujemy, zauważa pierwsze rezultaty już po około trzech miesiącach współpracy. Choć nie jest to jeszcze pełne wdrożenie Lean, nasi eksperci potrafią szybko zidentyfikować zmiany, które można wprowadzić niemal od razu — i które przynoszą widoczne efekty w krótkim czasie.

Celem wdrożenia Lean Management jest stworzenie organizacji, która samodzielnie potrafi identyfikować możliwości usprawnień i skutecznie je wdrażać.
Czas trwania tego procesu zależy od wielu czynników — m.in. skali przedsiębiorstwa, złożoności procesów czy poziomu zaangażowania zespołu.

Nie zawsze jednak konieczne jest pełne wdrożenie całej filozofii Lean w całej firmie.
Często warto rozpocząć od pilotażu w jednym dziale, przetestować rozwiązania, a następnie rozszerzać je na kolejne obszary organizacji.

Czy Lean oznacza redukcję zatrudnienia?

Choć Lean udoskonala procesy, sprawiając, że stają się one szybsze i bardziej efektywne, nie oznacza to konieczności redukcji zatrudnienia.
Dlaczego? Bo ludzie są kluczowym elementem każdej zmiany.

Po wdrożeniu zasad Lean pracownicy potrafią lepiej zarządzać swoim czasem i skupiać się na zadaniach, które realnie rozwijają firmę. Często oznacza to możliwość rozpoczęcia nowych projektów, które wcześniej były odkładane, albo zaangażowanie się w działania strategiczne.

Wielu pracowników, którzy przeszli przez transformację Lean, aktywnie poszukuje kolejnych usprawnień – dzięki czemu firma może ograniczać straty i stale zwiększać efektywność.

Czy jak każda firma oferujecie wstępny audyt przed podpisaniem umowy?

Wiemy, że wiele firm oferuje swoim klientom bezpłatne audyty przed rozpoczęciem współpracy.
Z naszego doświadczenia wynika jednak, że pracownicy często nie lubią być oceniani – nawet jeśli audyt dotyczy procesów, a nie ludzi. W efekcie mogą czuć się zagrożeni, co nie sprzyja otwartości i nie jest dobrym początkiem współpracy.

Nasza metoda pracy opiera się na tworzeniu zespołu Lean w firmie, który samodzielnie wprowadza rozwiązania optymalizacyjne – początkowo pod okiem konsultanta Lean To Win.

Oczywiście wykonujemy przegląd procesów, ich mapowanie i analizę, aby określić, co można usprawnić. Robimy to jednak we współpracy z zespołem Lean, co zwiększa rzetelność i akceptację rezultatów.

Zamiast tradycyjnego audytu na początku, proponujemy bezpłatne konsultacje Lean.
Podczas rozmowy z konsultantem Lean To Win opowiesz o swoich wyzwaniach i celach, a my podpowiemy konkretne rozwiązania, które możesz od razu przetestować w praktyce.

Jeśli uznasz, że to podejście Ci odpowiada – wtedy rozpoczniemy współpracę.

Czy mogę liczyć na ofertę dopasowaną do potrzeb mojej firmy?

Oczywiście! Przygotowanie ofert dopasowanych do potrzeb klienta jest dla nas kluczowe.

Jak to robimy?

Po pierwsze, zanim przygotujemy ofertę, chcemy poznać Twoją firmę i jej wyzwania. Dzięki temu możemy dobrać nie tylko odpowiednie metody działania i pokazać konkretne, branżowe przykłady, ale także zaproponować konsultanta najlepiej dopasowanego do specyfiki organizacji.

Po drugie, pytamy, na czym najbardziej Ci zależy – czy ma to być długofalowy projekt rozwojowy, czy raczej koncentracja na jednym, konkretnym wyzwaniu w wybranym dziale.

Po trzecie, dobieramy konsultanta tak, by najlepiej wspierał Twój zespół w realizacji celów i wprowadzaniu zmian.

Choć korzystamy z uznanych narzędzi zarządzania, dla każdego klienta tworzymy indywidualny zestaw rozwiązań, dopasowany do jego potrzeb i sytuacji.

Czy możemy zacząć od projektu pilotażowego?

To bardzo dobry pomysł!
Choć zasady Lean można stosować w każdej branży, nie każda firma jest od razu gotowa na pełne wdrożenie. Dlatego często proponujemy rozpoczęcie współpracy od projektu pilotażowego – skupionego na jednym problemie lub optymalizacji procesów w wybranym dziale.

Jeśli wspólna praca przyniesie oczekiwane rezultaty – działamy dalej i rozszerzamy wdrożenie na kolejne obszary organizacji.

Czy jesteście gotowi na rozliczanie się na zasadzie prowizji za osiągnięcie rezultatów (success fee)? Jak to wygląda w praktyce?

Tak. Uważamy, że najlepszym rozwiązaniem jest model hybrydowy, w którym część wynagrodzenia za nasze usługi może być rozliczana w formie premii za osiągnięcie uzgodnionych rezultatów (success fee). Takie podejście postrzegamy jako uczciwe, partnerskie i nastawione na realne efekty.

Jak to wygląda w praktyce?
Przed rozpoczęciem współpracy wspólnie z klientem określamy kluczowe wskaźniki, które będą służyły do oceny skuteczności naszych działań. Mogą to być m.in.:

• wskaźnik efektywności maszyn (OEE),

• poziom reklamacji,

• terminowość dostaw,

• wydajność produkcji,

• inne mierniki dopasowane do specyfiki danej organizacji.

Następnie wykonujemy pomiar wartości wyjściowych (stan przed rozpoczęciem optymalizacji), a po wdrożeniu rozwiązań ponownie mierzymy te same wskaźniki.
Jeżeli następuje ich poprawa, oznacza to, że nasze działania przyniosły wymierne i mierzalne rezultaty.

Wysokość premii za wyniki jest każdorazowo jasno określona w umowie i zależy bezpośrednio od osiągniętych efektów.

W modelu hybrydowym klient płaci niższą stawkę dzienną za pracę konsultanta, natomiast pozostała część wynagrodzenia ma charakter prowizji uzależnionej od osiągniętych rezultatów.

Czy wdrożenie Lean wymaga dużych inwestycji?

Niekoniecznie. Pierwsze konkretne i mierzalne rezultaty można uzyskać już po około 2–3 miesiącach współpracy z Lean To Win. Odpowiada to mniej więcej 10–12 dniom pracy konsultanta.

Koszt jednego dnia pracy konsultanta wynosi od 3,6 do 5 tys. zł. Do tego mogą dojść koszty logistyczne (nocleg oraz dojazd konsultanta). Biorąc pod uwagę powyższe, program pilotażowy to wydatek rzędu 40–50 tys. zł.

W tym czasie możliwe jest m.in.:

• poprawienie terminowości dostaw nawet do 95%,

• zwiększenie efektywności pracy o 10–20%.

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi case study, aby zobaczyć konkretne przykłady osiągniętych rezultatów.

Współpracę z nami możesz rozpocząć od bezpłatnej konsultacji, podczas której przyjrzymy się Twojemu wyzwaniu i zaproponujemy możliwe kierunki działań. Dopiero po niej decydujesz, czy chcesz rozpocząć dalszą współpracę.

Ile trwa współpraca – czy to projekt jednorazowy, czy długofalowy?

To zależy od Twoich potrzeb oraz dostępności pracowników i kadry zarządzającej. Wdrożenie Lean jest z założenia procesem długofalowym, jednak nie oznacza to konieczności stałej współpracy z konsultantem przez cały czas trwania transformacji.

W początkowym etapie doradcy i eksperci Lean są szczególnie potrzebni – wspierają organizację w budowie zespołu Lean, transferze wiedzy oraz „zaszczepieniu” kultury ciągłego doskonalenia.

Po tym etapie zespół wewnętrzny może prowadzić działania samodzielnie, korzystając z naszego wsparcia okresowo, np. przy bardziej złożonych projektach lub audytach postępów.

Część firm decyduje się również na zatrudnienie specjalisty ds. Lean na etat. W takim przypadku także możemy pomóc – zarówno w określeniu profilu stanowiska, jak i w procesie rekrutacji lub czasowym wsparciu interim.

Kto będzie naszym konsultantem – czy mogę poznać jego doświadczenie?

Zawsze staramy się dobrać konsultanta tak, aby miał doświadczenie w Twojej branży lub w bardzo zbliżonych procesach. Oczywiście przed startem współpracy możesz poznać jego/jej doświadczenie oraz zakres kompetencji. Już teraz możesz też zajrzeć na naszą stronę i poznać zespół Lean To Win.

Jak często konsultanci będą obecni w mojej firmie?

To zależy od zakresu współpracy i ustaleń w umowie. Na początku zwykle rekomendujemy obecność konsultanta 3–4 razy w miesiącu, aby szybko zbudować tempo wdrożenia i doprowadzić do pierwszych mierzalnych efektów. W kolejnych etapach częstotliwość spotkań można dostosować do potrzeb (np. rzadziej, w trybie wsparcia okresowego).

Jakie formy kontaktu i raportowania są stosowane?

Po podpisaniu umowy masz możliwość kontaktu z konsultantem telefonicznie i mailowo. Po każdym spotkaniu otrzymujesz krótki raport z podjętych działań i ustaleń. Dodatkowo, na koniec programu usprawnień przygotowujemy podsumowanie wyników, w którym pokazujemy postępy, osiągnięte efekty oraz rekomendacje dotyczące dalszej optymalizacji i budowania kultury ciągłego doskonalenia.

W jaki sposób monitorujecie postępy i efekty wdrożenia?

Zaczynamy od przeglądu procesu oraz pomiaru wartości bazowych wskaźników związanych z obszarem współpracy. Przykładowo: jeśli pracujemy nad ograniczeniem przestojów, mierzymy ich poziom i analizujemy przyczyny. W trakcie wdrożenia wykonujemy pomiary kontrolne, żeby sprawdzić, czy zmiany idą w dobrym kierunku. Najważniejszy jest jednak pomiar po ustabilizowaniu nowego sposobu pracy — gdy zespół pracuje już według standardu. Wtedy wyniki są najbardziej miarodajne.

Jak radzicie sobie z zarządzaniem zmianą wśród pracowników?

Rozumiemy, że zmiany mogą budzić obawy — to naturalne. Dlatego od początku stawiamy na komunikację, włączenie pracowników i pokazanie sensu usprawnień. Podczas warsztatów wyjaśniamy, czym jest Lean i po co wprowadzamy zmiany, podkreślając, że celem jest rozwój firmy i ułatwienie pracy, a nie redukcja etatów. Dbamy też o to, aby zespół usprawnień widział realny wpływ swoich pomysłów — dzięki temu rośnie zaangażowanie, motywacja i poczucie dumy z osiąganych rezultatów.