Lean Management w firmach rodzinnych, czyli jak możesz zadbać o stałe i zyskowne usprawnienia w Twoim biznesie

Firmy rodzinne to ten niezwykły rodzaj biznesu, który zatrzymuje swoich pracowników na lata. Dlaczego niezwykły? Ponieważ żyjemy w czasach, w których wiele osób pnie się po szczeblach kariery, przechodząc z jednej korporacji do drugiej. Bez więzi, bez głębszych relacji. Inaczej jest w przypadku firm rodzinnych, które stawiają na człowieka, potrafią rozwijać jego potencjał przez wiele lat i czerpać z niego pełnymi garściami – z obopólną korzyścią. To wielka zaleta, a często także wyzwanie, gdy pada pomysł wprowadzenia zmian w sposobie funkcjonowania firmy. Jak to zrobić, by wilk był syty i owca cała? Z pomocą przychodzi Lean Management. Co to takiego i jak może rozwinąć Twój biznes?

Lean – co to takiego?

Znasz Petera Druckera? Ten wybitny myśliciel i teoretyk zarządzania XX wieku podarował światu ogrom wartości i wskazówek, pomocnych w prowadzeniu biznesu. W tym miejscu warto przytoczyć jedną z nich: 

Najcięższym grzechem organizacji jest próba bycia bardziej efektywnym w działaniach, które nie powinny być w ogóle podejmowane.

Ta sentencja to doskonała wskazówka dla każdego przedsiębiorcy, ale także, w pewnym sensie, definicja Lean. Dlaczego? Ponieważ Lean Management to strategia zarządzania biznesem, która mówi o tym, aby nie robić rzeczy bezsensownych, zbędnych, nieprzynoszących żadnej wartości temu, czym się zajmujemy. To strategiczne spojrzenie na nasze działania i określenie, czy wciąż są aktualne, czy możemy coś usprawnić, by wynieść efektywność na wyższy poziom, a tym samym, wpłynąć pozytywnie na odbiór rynku i zadowolenie klientów. Innymi słowy, Lean to eliminowanie marnotrawstwa i skupienie się na wartościach dodanych, za sprawą odpowiedniego nastawienia, ciągłych obserwacji i otwartości na zmiany.

Każdy, kto prowadzi dzisiaj biznes, zdaje sobie sprawę z tego, jak szybko i często potrafią zmieniać się trendy, w zależności od tego, z jakim produktem lub usługą mamy do czynienia. Dlatego też warto nieustannie zastanawiać się, co i jak możemy produkować czy oferować oraz jak projektować procesy i usprawniać działania w perspektywie przyszłościowej. Tak też działa jeden z topowych producentów grzejników łazienkowych w Polsce, który zdecydował się na wprowadzenie Lean Management, przy pomocy firmy Lean to Win. Jak zauważa jeden z członków zarządu wspomnianej firmy, oprócz usprawniania bieżących procesów, warto też nieustannie zastanawiać się nad perspektywą przyszłościową, która może zrewolucjonizować sposób funkcjonowania niejednej branży, w tym produkcji grzejników. 

Tym właśnie jest Lean – nieustanną obserwacją pracy firmy, pytaniem o to, co można zrobić, by jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Lean to także odpowiednie podejście do pracowników – okazywanie wsparcia, doskonalenie ich umiejętności, wydobywanie mocnych stron. Efektem takich działań jest współpraca z zespołem profesjonalistów, wychodzących z inicjatywą i mających znaczny wpływ na rozwój firmy.

Dwie kluczowe definicje w kontekście Lean Management

Dla dobrego zrozumienia Lean Management, warto przytoczyć i wyjaśnić wspomniane wyżej, dwa kluczowe dla tej strategii pojęcia. Po pierwsze – wartość dodana, czyli wszystkie działania, które zmieniają dany produkt lub są składowymi konkretnej usługi, z których klient jest zadowolony i chce za nie zapłacić; wartość dodaną możemy rozumieć jako meritum działalności, inne dla każdej branży. 

Kolejna sprawa to marnotrawstwo. Za marnotrawstwo uznajemy te działania, które nie dodają żadnej wartości, a Klient nie chce za nie płacić. Należą do nich np. czekanie, bezsensowny ruch czy zbędne zapasy. Inaczej rzecz ujmując, marnotrawstwo to zbędne czynności, które wykonujemy każdego dnia i które sprawiają, że nie skupiamy się na wartości dodanej – zabierają naszą energię, czas, zasoby, pieniądze. W efekcie mają negatywny wpływ na efektywność naszego biznesu. 

Pamiętajmy, że tożsame ze słowem Lean jest słowo rozwój – mówi Andrzej Krótki, Prezes w firmie Lean to Win oraz Konsultant Strategiczny Lean. – Celem Lean jest generowanie oszczędności – zarówno czasu, jak i zasobów, które są w stanie pomóc firmie w rozwoju właśnie. Szczególnie w tak wymagającej sytuacji, jakiej obecnie doświadczamy, czyli zarządzania
w kryzysie, właściwe operowanie zasobami może pomóc nam wyjść z niej obronną ręką. 

Lean a firmy rodzinne

Skoro wiemy już, czym jest Lean Management, zastanówmy się, jak ma się taka strategia zarządzania do firm rodzinnych. Jak można ją wykorzystać, biorąc pod uwagę ich specyfikę i charakter działalności? Na początku warto zaznaczyć, że firmy rodzinne cechują wspomniane już silne więzi i skupienie osób zarządzających na pracownikach. Ponadto istnieją trzy specyficzne aspekty takich działalności, istotne w kontekście Lean:

1. Wyzwania związane z sukcesją – mamy tu często do czynienia z pewnymi przyzwyczajeniami i metodami pracy, kształtowanymi przez lata działalności. Dlatego też niejednokrotnie niemałym wyzwaniem okazuje się być transformacja, która ma na celu rozwój i wzrost konkurencyjności na rynku. Lean jest niezwykle pomocny w transformacji, ponieważ opiera się na wskaźnikach, mierzeniu i wykonywaniu potrzebnych i ważnych czynności. Skutecznie eliminuje natomiast rzeczy zbędne. Bardzo często dopiero zobrazowanie poprzez liczby obszarów o niskiej wydajności, skłania założycieli do zmian proponowanych przez sukcesorów. 

2. Przywiązanie zespołu i długofalowa współpraca z pracownikami – niejednokrotnie jest tak, że osoby zatrudnione w firmach rodzinnych spędzają w nich dziesięć, dwadzieścia, a nawet trzydzieści lat swojej kariery zawodowej. Owocuje to silnymi więziami pomiędzy pracownikami, a także z samą firmą. Ten aspekt sprawia, że zespół jest w stanie bardzo wiele wspólnie zrobić, mając na uwadze dobro przedsiębiorstwa, a tym samym – swoje własne. Raczej nie uświadczymy takiego stanu rzeczy w korporacjach lub firmach z rozproszonym właścicielstwem czy zarządzaniem. Z drugiej jednak strony, siła przyzwyczajeń to wyzwanie w trakcie wprowadzania zmian. Choć oczywiście bywa z tym różnie. Jak zauważa jeden
z klientów Lean To Win, w trakcie wprowadzania działań optymalizacyjnych, to właśnie zespół praktycznie przejął za nie odpowiedzialność, odznaczając się niezwykłym zgraniem
i entuzjazmem.

3. Kierowanie się zasadą zachowania zatrudnienia, nawet w kryzysie – to wyraz długofalowego spojrzenia na biznes (np. przez pryzmat jednego pokolenia), praktykowanego w firmach rodzinnych. Niezwykle istotne są tutaj rozwój, a jednocześnie stabilizacja. Firmy rodzinne najczęściej mają świadomość, że odpowiedni zespół jest kluczem do osiągnięcia powyższych celów. Ten aspekt bardzo dobrze zazębia się z ideą Lean, według której nie należy ciąć kosztów poprzez redukcję etatów, ale szukać oszczędności za sprawą optymalizacji procesów. 

Wymienione aspekty to tak naprawdę obiecujące szanse na rozwój przedsiębiorstwa przy zastosowaniu Lean Management. Jakie są w takim razie zagrożenia? Po pierwsze należy mieć na uwadze niechęć do zmian, która niejednokrotnie tkwi w podświadomości ludzi, zarówno jeśli chodzi o obszary zawodowe, jak i prywatne. Zmiany mogą być szczególnie trudne dla osób, które od lat pracują na danym stanowisku, wypełniają swoje obowiązki w określony sposób i są przyzwyczajone do takiego systemu pracy. W takiej sytuacji bardzo istotny jest wybór odpowiednich specjalistów, którzy sprawią, że Twój zespół przejdzie przez cały proces bez stresu i poczuje wiatr w żaglach, motywujący do wprowadzania usprawnień. Być może zastanawiasz się teraz, jaki powinien być pierwszy skuteczny krok w budowaniu świadomości Lean, by wywołać w zespole zainteresowanie i chęć do działania. Andrzej Krótki z Lean to Win podpowiada, że najlepiej sprawdzają się warsztaty dla kilkunastu osób z różnych działów firmy. Dają one realny obraz tego, ile pieniędzy firma traci na różnego rodzaju zbędnych aktywnościach, i pozostawiają pole do rozważań.

Jeżeli to właśnie Ty jesteś osobą, która myśli o wprowadzeniu w firmie rodzinnej Lean Management, powinieneś mieć na uwadze jeszcze jeden aspekt, który może okazać się zagrożeniem. Co to takiego? Chodzi o pewną niechęć do pomiarów, którą da się zaobserwować w tego rodzaju przedsiębiorstwach. Oczywiście osiągnięcie miarodajnych wyników to często duże wyzwanie, jednak w tym miejscu posłużmy się raz jeszcze błyskotliwą (i jakże trafną) myślą Petera Druckera, która rozwieje wszelkie wątpliwości: 

Tylko to, co możemy zmierzyć, może zostać usprawnione.

Niby takie proste, a jednak, gdy dochodzi do rozmów o usprawnieniach różnego rodzaju procesów i działań, wiele firm zapomina o tym istotnym warunku. Miej go na względzie w trakcie rozmów z zarządem, gdyż, jak stwierdza Andrzej Krótki z Lean to Win, brak pomiarów to brak argumentów do rozmów o wprowadzeniu Lean Management w firmie. 

Tutaj czeka Twoja oszczędność – kilka podstawowych symptomów

Dużym uproszczeniem byłoby stwierdzenie, że Lean to tylko oszczędności i eliminowanie marnotrawstwa. Wiemy już, że to dużo bardziej złożona kwestia, jednak oszczędności są niezwykle istotne dla wielu firm, szczególnie dziś, kiedy mierzymy się z kryzysem gospodarczym. Przedsiębiorstwa robią wszystko, aby utrzymać się na powierzchni, nie wspominając już o powrocie do prosperity sprzed paru miesięcy. Jak wiadomo, nie jest to proste, tak więc oszczędności są często szansą na przetrwanie, a w dalszej perspektywie – na rozwój. 

W związku z tym osoby zarządzające firmami, które zastanawiają się nad wprowadzeniem Lean do działalności, niejednokrotnie pytają, jakie są podstawowe symptomy potencjalnych oszczędności. Okazuje się, że często to proste rzeczy, które mogą mieć znaczący wpływ na kondycję finansową firmy, a także wydajność pracowników. Należą do nich np. sterty dokumentów krążących po firmie. To częsty sygnał wysokiego stopnia formalizacji czy wielopoziomowego procesu akceptacji wydatków. Okazuje się, że koszt w postaci czasu, spędzonego przez kilka osób na akceptację jednej rzeczy, często wielokrotnie przewyższa sam wydatek.

Kolejny sygnał, że Twoja firma może oszczędzić pieniądze, to zapasy materiałów czy produktów w halach magazynowych i innych, podobnych miejscach. To nic innego, jak zamrożone środki, a więc strata, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę, że funkcjonujemy w czasach, w których większość zamówień realizowana jest w ciągu kilku dni. 

Jeżeli zarządzasz firmą wytwarzającą produkty, przeanalizuj także, ile czasu tracisz na przestoje w pracy ludzi i maszyn. Są one najczęściej związane z awariami, przezbrojeniami, oczekiwaniem pracowników na daną informację, potwierdzenie czy akceptację, niezbędne do dalszej pracy. Pomoże Ci w tym narzędzie, o którym więcej przeczytasz w dalszej części artykułu.

To tylko niektóre przykłady obszarów wskazujących na możliwą optymalizację. Powszechnie jednak wiadomo, że życie pisze najlepsze scenariusze. Dlatego niech za przykład posłuży w tym miejscu jedna z polskich firm handlowych sprzedających złączki, która zgłosiła się po doradztwo do Lean to Win. Dzięki tej współpracy przedsiębiorstwo zaoszczędziło dwa miesiące pracy. Jak to możliwe? Początkowe pomiary procesów pokazały, że równolegle działał nowy system informatyczny, w którym widniały artykuły znajdujące się w magazynie, a oprócz tego każdy pracownik zapisywał numery produktów w notesach. Poprzez zaprzestanie zapisów w notesach udało się zaoszczędzić trzydzieści dziewięć dni roboczych jednej osoby w ciągu roku. Ten przykład pokazuje, że w optymalizacji procesów kluczowe są małe kroki, które dają wielki efekt.

Lean Management – ile możesz zaoszczędzić?

Jak już zostało wspomniane, oszczędzanie to tylko jeden z aspektów strategii Lean. Jest ono jednak bardzo istotne dla przedsiębiorstw, szczególnie w tak wyjątkowym okresie, z jakim mamy obecnie do czynienia. Zatem ile można zaoszczędzić? To pytanie, które stawia sobie wiele firm podczas rozmów na temat wprowadzenia Lean Management. I słusznie. W końcu usprawnianie procesów powinno zaczynać się od pytań, pomiarów oraz doboru najlepszego doradztwa zewnętrznego. 

A skoro mowa o konkretnych danych i wyliczeniach, warto sięgnąć po narzędzie przygotowane przez zespół Lean to Win. Chodzi o Kalkulator Oszczędności, dzięki któremu sprawdzisz, jaki będzie Twój potencjalny zysk, po wdrożeniu efektywnych usprawnień w firmie. Narzędzie możesz pobrać na stronie internetowej firmy. Co istotne, kalkulator jest łatwy w obsłudze i przy jego pomocy obliczysz potencjalne oszczędności związane z czasem i z maszynami w procesie produkcyjnym. 

Jak to działa? W zakładce „CZAS” należy uzupełnić kilka informacji, takich jak ilość pracowników w firmie, czas poświęcany na bezsensowne czynności czy średnia stawka za godzinę pracy oraz ilość dni pracujących w miesiącu. Natomiast w zakładce „MASZYNY” wpisujesz ilość maszyn w procesie produkcyjnym, ile średnio czasu ucieka na maszynach na przestoje w ciągu dnia, a także ile zmian w miesiącu pracują maszyny i jaki średni zysk wypracowuje jedna maszyna w ciągu dnia.  Po wpisaniu odpowiedzi, otrzymujesz wyliczenia obejmujące czas zmarnowany przez firmę na dzień oraz potencjalne oszczędności w skali miesiąca i roku. Ponadto z kalkulatora dowiesz się, ile mogą wynosić Twoje oszczędności
w skali roku, jeśli firma osiągnie usprawnienia na poziomie 20% i 30%. Brzmi zawile?

Aby lepiej zobrazować działanie Kalkulatora Oszczędności, posłużmy się przykładowymi wyliczeniami:

  • Wyliczenia dotyczące czasu:

– ilość pracowników: 100

– ile czasu ucieka na bezsensowne czynności w ciągu dnia (h/osobę): 2 h (to najczęściej podawany wynik; czas poświęcany na przekładanie dokumentów, dopytywanie, czekanie na akceptacje, szukanie itd.)

– ile jest dni roboczych w miesiącu: 20

– jaka jest średnia stawka za godzinę pracy (koszt pracodawcy brutto): 40 zł

  • Wyliczenia:

– suma czasu zmarnowanego przez firmę na dzień: 200 godzin

– potencjalna oszczędność w skali miesiąca: 160 000 zł

– potencjalna oszczędność w skali roku dzięki usprawnieniom: 1 920 000 zł

  • Ile możesz zaoszczędzić:

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 30%: 576 000 zł

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 20%: 384 000 zł 

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 10%: 192 000 zł

  • Wyliczenia dotyczące maszyn:

– ile maszyn jest w procesie produkcyjnym: 10

– ile czasu ucieka na przestojach maszyn w ciągu dnia: 1,5 h

– na ile zmian w miesiącu pracują maszyny: 40

– jaki średni zysk wypracowuje jedna maszyna w ciągu godziny: 500 zł

  • Wyliczenia

– zmarnowany czas przez firmę na dzień: 15 h

– możliwa oszczędność w skali miesiąca: 300 000 zł

– możliwa oszczędność w skali roku: 3 600 000 zł

  • Ile możesz zaoszczędzić (wynik z eliminacji przestojów maszyn):

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 30%: 1 080 000 zł

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 20%: 720 000 zł 

– oszczędność przy efektach usprawnień na poziomie 10%: 360 000 zł

W tym miejscu warto zaznaczyć, że powyższe wyliczenia dotyczące czasu pokazują tylko jego wartość, a nie to, co można w tym czasie zrobić w celu rozwoju i inwestycji firmy. Dodatkowo, jeśli chodzi o efekty usprawnień, firmy najczęściej osiągają poziom 20%, który pozwala na owocne działania rozwojowe przedsiębiorstw. 

Lean Management, czyli przyjaciel każdej firmy

Jak widzisz, Lean to doskonała strategia dla firm rodzinnych, a także dla każdego przedsiębiorstwa, które jest otwarte na zmiany i chce jak najlepiej sprostać potrzebom swoich klientów. Jeżeli w trakcie lektury tego artykułu przyszło Ci do głowy, że „to mogłoby zadziałać również w naszej firmie”, sięgnij po doradztwo ekspertów. Zespół Lean to Win podpowie Ci, jak zadbać o stałe i zyskowne usprawnienia w Twoim biznesie. 

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Menedżer Produkcji

Zobacz również:

Jak lean może pomóc Twojej firmie w czasach pandemii? Metoda 5S

Jak usprawnić pracę firmy, czyli lean management na przykładzie branży narzędziowej. Case study Poltra sp. z o.o.

<h5></h5><div ><script type="text/javascript" src="https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=Sg6C2&webforms_id=38595705&v=0"></script></div>