Być może już kiedyś słyszałeś lub słyszałaś o metodzie SMART, ale nie do końca wiesz, na czym polega ani jak wykorzystać ją w swojej organizacji. A może spotykasz się z nią po raz pierwszy i chcesz poznać skuteczny sposób na ustalanie celów oraz delegowanie zadań? Świetnie, że tu jesteś.

W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest metoda SMART, w jakich obszarach firmy sprawdza się najlepiej i kiedy daje najlepsze efekty. Pokażemy jej zalety, ale też ograniczenia. Poznasz też przykłady celów wyznaczonych tą metodą. Zapraszamy do naszego kompendium wiedzy o metodzie SMART!

Dlaczego warto stawiać cele? 

Wielu autorów posługuje się metaforą statku, który dzień po dniu, mila po mili zbliża się do swojego portu. To obrazowe porównanie – bez wyznaczonego celu i trasy dotarcie do miejsca przeznaczenia zajęłoby mu znacznie więcej czasu, a być może w ogóle nie zakończyłoby się sukcesem. Jest w tym sporo prawdy, choć trzeba pamiętać, że statek sam nie decyduje o swoim kierunku. Jest jedynie narzędziem realizacji czyjegoś planu.

Człowiek ma w tym względzie przewagę – może świadomie podejmować decyzje i kierować swoim zachowaniem. Posiadanie dobrze określonego celu znacznie to ułatwia. Dlaczego? Zajrzyjmy na chwilę do psychologii.

Jak psychologia wyjaśnia skuteczność stawiania celów

Badania pokazują, że jasno postawione cele sprawiają, iż człowiek wie, czego się od niego oczekuje (albo czego sam od siebie oczekuje). Ukierunkowują one nasze procesy poznawcze – uwagę, spostrzeganie, pamięć, myślenie czy podejmowanie decyzji. Gdy wszystkie te procesy zostają zaangażowane w realizację celu, prawdopodobieństwo sukcesu zdecydowanie rośnie.

Co więcej, psychologowie podkreślają, że wiele procesów myślowych przebiega poza tzw. strumieniem świadomości. Oznacza to, że nie musimy stale „rozważać w głowie” problemu, by nasz mózg nad nim pracował. Działa on nieustannie – nawet w trakcie snu. To tzw. myślenie równoległe, które wiąże się z efektem „Aha!”. To ten moment, gdy nagle wpada nam do głowy genialne rozwiązanie. W rzeczywistości nasz umysł pracował nad nim znacznie dłużej – tylko poza naszą świadomą kontrolą.

Najłatwiej realizować właśnie te cele, które są jasno określone. A dokładnie takie daje nam metoda SMART.

Czym są cele SMART? Na czym polega ich wyznaczanie?

Skoro już wiemy, że samo wyznaczanie celów ma ogromne znaczenie, to co można zrobić, aby jeszcze bardziej zwiększyć szansę na sukces?

Od wielu lat jedną z najpopularniejszych odpowiedzi jest metoda SMART, opisana po raz pierwszy w 1981 roku przez George’a Dorana. Dlaczego tak wiele osób i firm z niej korzysta? Ponieważ jest prosta, łatwa do zapamiętania i – co najważniejsze – skuteczna (jak pokażemy niżej).

Słowo SMART to akronim pięciu angielskich określeń, które definiują, jaki powinien być dobrze sformułowany cel:

• Specific (konkretny) – cel powinien być jasno określony i dotyczyć konkretnego problemu, wyzwania czy usprawnienia.
• Measurable (mierzalny) – musi istnieć sposób sprawdzenia, czy cel został osiągnięty; najlepiej, gdy metoda pomiaru jest wpisana w sam cel.
• Achievable (osiągalny, realistyczny) – cel powinien być realny do wykonania w danych warunkach, z dostępnymi zasobami.
• Relevant (istotny) – musi odnosić się do ważnej kwestii dla organizacji lub osoby, która go realizuje.
• Time-bound (określony w czasie) – każdy cel powinien mieć jasno wskazany termin realizacji.

Dlaczego cele zgodne ze SMART są działają? 

Pisaliśmy wcześniej, że już samo ustalenie celu zwiększa szanse na to, że pójdziemy w dobrym kierunku i wykonamy zadanie lepiej. Jeśli jednak formułujemy cele w sposób konkretny, mierzalny, osiągalny i określony w czasie, to naszym procesom poznawczym – zwłaszcza uwadze i myśleniu – dajemy dużo łatwiejsze zadanie.

Przykład: ogólny cel „poprawić obsługę reklamacji” jest dość niejasny. Skieruje naszą uwagę na poszukiwanie rozwiązań, ale nie daje wyraźnych punktów odniesienia. Natomiast cel sformułowany jako „skrócić czas odpowiedzi na reklamację z 5 do 2 dni roboczych poprzez automatyzację wybranych elementów procesu do stycznia 2026 roku” jest dla naszego mózgu znacznie bardziej zrozumiały. A im lepiej coś rozumiemy, tym łatwiej przeznaczamy na to energię i faktycznie podejmujemy działanie.

Co więcej, cele SMART wspierają naszą motywację. Jasno określony miernik postępu sprawia, że chcemy go poprawić i możemy w prosty sposób udowodnić, że osiągnęliśmy sukces. Dodatkowo, jeśli realizacja celu zostanie powiązana z systemem nagród – np. premiami finansowymi – poziom zaangażowania pracowników może być jeszcze wyższy.

Jak mogą wyglądać cele wyznaczone w metodzie SMART?

Żeby zrozumieć, czym są cele SMART najlepiej przeczytać kilka przykładów. Osobno przedstawiliśmy je dla firm usługowych i dla produkcyjnych. W tabelach poniżej znajduje się też wytłumaczenie, każdego elementu metody. 

Przykłady celu SMART dla firm usługowych:

1. Obsługa klienta
   Zredukować średni czas odpowiedzi na zapytania mailowe klientów z 24 godzin do 8 godzin w ciągu najbliższych 3 miesięcy, monitorując postęp co tydzień.
   
2. Procesy biurowe
   Zwiększyć odsetek faktur księgowanych poprawnie za pierwszym razem z 85% do 97% w ciągu 6 miesięcy, poprzez standaryzację procesu i szkolenie zespołu.
   
3. Satysfakcja klienta
   Podnieść średnią ocenę w ankiecie satysfakcji (NPS) z 7,2 do 8,5 w skali 1–10 w ciągu najbliższego kwartału, dzięki wdrożeniu procedury „voice of customer” i cotygodniowym przeglądom opinii.

Przykłady SMART celów dla firm produkcyjnych:

1. Ograniczenie strat
   Zmniejszyć liczbę braków produkcyjnych z 5% do 2% w ciągu 4 miesięcy, dzięki wdrożeniu systemu kontroli jakości w czasie rzeczywistym.
   
2. Czas realizacji zleceń
   Skrócić średni czas przezbrojenia maszyn z 45 minut do 25 minut w ciągu 3 miesięcy, stosując metodę SMED i monitorując wyniki przy każdym przezbrojeniu.
   
3. Efektywność magazynu
   Zredukować poziom zapasów komponentów z 30 dni do 20 dni w ciągu 6 miesięcy, wdrażając system kanban i analizując wskaźnik rotacji zapasów co tydzień.

Mamy nadzieję, że powyższe przykłady wraz z dokładnym omówieniem i oznaczeniem poszczególnych elementów SMART pomogły Ci lepiej zrozumieć tę metodę.

Na ich podstawie warto spróbować przygotować własne cele – dostosowane do Twojej sytuacji i potrzeb. Nie masz pomysłu, od czego zacząć? Sprawdź, w jakich obszarach możesz zastosować to narzędzie.

Gdzie można stosować wyznaczanie celów?

Metoda SMART sprawdza się praktycznie w każdym dziale firmy – niezależnie od branży. Najczęściej stosuje się ją w takich obszarach jak: zarządzanie zespołem i projektami, rozwój kariery pracowników, sprzedaż i marketing, obsługa klienta, a także w planowaniu strategii i rozwoju całej organizacji.

Co ciekawe, wyznaczanie celów tą metodą świetnie działa również poza biznesem. SMART z powodzeniem wykorzystuje się w edukacji, rozwoju osobistym, dbaniu o zdrowie, w sporcie, a nawet w finansach i życiu prywatnym.

Czy SMART jest skuteczne? 

W większości przypadków – tak! Oczywiście istnieją pewne warunki, których spełnienie zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu tej metody (o czym przeczytasz dalej w artykule).

Co na to nauka? Przyjrzyjmy się jednemu z badań przeprowadzonych wśród studentów [1]. W tygodniowym eksperymencie część uczestników otrzymała instrukcję tworzenia celów w modelu SMART, a część – nie. Rezultat był jednoznaczny: 73% osób z grupy SMART zrealizowało postawiony cel, podczas gdy w grupie bez instrukcji odsetek ten wyniósł 64%. Różnica okazała się istotna statystycznie.

Co więcej, uczestnicy, którzy uczyli się, jak wyznaczać cele, deklarowali także większą satysfakcję z ich osiągania. Ciekawym wynikiem było też to, że choć ogólny poziom dobrostanu nie wzrósł, zauważono poprawę w jednym z jego elementów – pozytywnym nastroju.

Wniosek? Cele SMART mogą nie tylko zwiększać skuteczność działania, ale również wspierać lepsze samopoczucie w codziennym funkcjonowaniu.

Czy SMART w firmach produkcyjnych jest skuteczny? 

Czy tylko studenci mogą szybciej realizować swoje cele i czuć się dzięki temu szczęśliwsi? A co z menedżerami i pracownikami firm produkcyjnych? W tym obszarze mamy w Lean To Win duże doświadczenie. W wielu przedsiębiorstwach udało nam się usprawnić funkcjonowanie właśnie dzięki wdrażaniu i dopracowywaniu celów SMART.

Przykładem może być case study z branży spożywczej, gdzie wypracowane cele przyniosły aż 70 dni roboczych oszczędności. (Przeczytaj: 70 dni roboczych oszczędności. Case study wdrożenia w firmie z branży spożywczej).

Więcej o skuteczności SMART — przykład z edukacji i medycyny

Inny eksperyment pokazał, że wyznaczanie celów metodą SMART jest skuteczne w realizowaniu celów edukacyjnych!  Wzięto pod uwagę lekarzy-rezydentów. W szkoleniach medycznych szczególne znaczenie ma debriefing, czyli szczegółowe omówienie tego, co działo się na zakończonej symulacji klinicznej. Badacze postanowili sprawdzić, czy włączenie do tego procesu tworzenia celów w modelu SMART przełoży się na lepsze efekty kształcenia.

W badaniu przeprowadzonym w trzech ośrodkach akademickich wzięło udział 80 rezydentów medycyny ratunkowej. Część z nich uczestniczyła w standardowym debriefingu, a część – w wersji rozszerzonej o krótkie szkolenie z formułowania celów SMART. Po dwóch tygodniach porównano liczbę i jakość zapamiętanych celów oraz działania edukacyjne faktycznie podjęte przez uczestników.

Wyniki pokazały, że sama liczba i jakość celów nie różniły się istotnie między grupami. Istotna różnica pojawiła się jednak w zakresie działań: rezydenci, którzy korzystali z debriefingu wzbogaconego o SMART, częściej przekuwali swoje cele w praktykę i realizowali więcej aktywności edukacyjnych.

Wniosek? Dodanie elementu SMART do debriefingu nie zwiększa liczby ani jakości formułowanych celów, ale sprzyja realnemu działaniu – a to właśnie ono jest ostatecznym celem każdej interwencji edukacyjnej.

Kiedy metoda SMART jest najbardziej skuteczna? 

Jak pokazaliśmy wcześniej, cele SMART znajdują zastosowanie w wielu dziedzinach – od pracy studentów po przemysł i usługi. Jednak skuteczność tej metody bywa różna. Z naszych doświadczeń z klientami, a także z badań naukowych wynika, że najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy wyznaczanie celów SMART idzie w parze z dobrym procesem zarządzania zespołem.

Co to oznacza w praktyce?

• Kluczowe jest regularne przekazywanie informacji zwrotnych oraz bieżące monitorowanie postępów, szczególnie w przypadku długotrwałych projektów.
• Duże znaczenie ma także wsparcie trenera, konsultanta czy menedżera, który pomoże rozwiązać problemy pojawiające się w trakcie realizacji celu. Nawet najlepiej sformułowany cel SMART nie chroni przecież przed nieoczekiwanymi trudnościami. Dlatego pracownik nie powinien pozostawać z nim sam, lecz wiedzieć, gdzie i do kogo zwrócić się po pomoc.
• Równie istotna jest kultura organizacyjna – jeśli firma promuje współpracę, otwartość i ciągłe doskonalenie (np. w duchu lean management), metoda SMART zyskuje dodatkową siłę.

Drugim filarem skuteczności są mierniki. Cele SMART wymagają wskaźników, które pozwalają ocenić postępy i efekty pracy. Jeśli w firmie takich narzędzi brakuje albo pracownicy ich nie rozumieją, to trudno mówić o prawdziwej „mierzalności”.

Dlaczego lean management potrzebuje SMART celów?  

Lean management to z jednej strony eliminowanie marnotrawstwa, a z drugiej – filozofia ciągłego doskonalenia. Takie podejście, wsparte odpowiednimi narzędziami, pozwala tworzyć kulturę organizacyjną gotową na wyznaczanie celów metodą SMART.

Co ważne, lean od samego początku podkreśla rolę mierników i wskaźników. W wielu firmach tworzymy je wspólnie z klientami od podstaw, a w innych – aktualizujemy i dopasowujemy istniejące zestawy KPI. Dzięki temu SMART zyskuje solidne fundamenty do działania.

Widać więc, że lean ułatwia wdrażanie celów SMART. Ale działa to także w drugą stronę: dobrze postawione cele SMART wspierają implementację lean management. Jasne i mierzalne wskaźniki mogą dotyczyć np. usprawnienia konkretnego procesu, skrócenia czasu wykonania zadania czy ograniczenia strat w magazynie.

Dlatego właśnie metoda SMART tak dobrze wpisuje się w praktykę lean – i dlatego często uczymy jej podczas warsztatów prowadzonych na początku współpracy z naszymi klientami.

Jak wdrożyć metodę w organizacji z Lean To Win

Zastanawiasz się nad wdrożeniem metody SMART w swojej firmie? A może chcesz usprawnić zarządzanie, procesy produkcyjne lub obsługę usług? Świetnym pierwszym krokiem będzie skorzystanie z naszych bezpłatnych konsultacji lean management. W ich trakcie ekspert Lean To Win dokładnie przyjrzy się Twojemu wyzwaniu i podpowie praktyczne rozwiązania, które pomogą Ci osiągać cele skuteczniej.

Nie odkładaj tego na później – umów się już dziś i zacznij działać w duchu SMART.

Źródła:

[1] Bahrami, Z., Heidari, A., & Cranney, J. (2022). Applying SMART goal intervention leads to greater goal attainment, need satisfaction and positive affect. International Journal of Mental Health Promotion, 24(6), 869–882. https://doi.org/10.32604/ijmhp.2022.018954 

[2] Aghera, A., Emery, M., Bounds, R., Bush, C., Stansfield, R. B., Gillett, B., & Santen, S. A. (2018). A randomized trial of SMART goal enhanced debriefing after simulation to promote educational actions. Western Journal of Emergency Medicine, 19(1), 112–120. https://doi.org/10.5811/westjem.2017.11.36524 

Zobacz również: 

Czym są pojęcia: Lean Manufacturing, Lean Management oraz Six Sigma? Poznaj podobieństwa i różnice

TPM – Total Productive Maintenance

70 dni roboczych oszczędności. Case study wdrożenia w firmie z branży spożywczej