Jak budować system wskaźników w firmie produkcyjnej. Wnioski z webinaru Lean To Win
9 grudnia 2025 roku odbył się webinar poświęcony budowaniu systemu wskaźników w firmach produkcyjnych. Spotkanie poprowadził Andrzej Krótki, prezes firmy Lean To Win, która od lat wspiera organizacje w usprawnianiu procesów i pracy na danych.
Podczas webinaru omówiono etapy gotowości firm do pracy na wskaźnikach, najczęstsze błędy w ich wdrażaniu oraz praktyczne przykłady zastosowania KPI w zarządzaniu. Jednym z kluczowych elementów spotkania było case study firmy JagoPRO, pokazujące, jak właściwie zaprojektowany system wskaźników może prowadzić do realnych oszczędności finansowych i uporządkowania raportowania.
W artykule podsumowujemy najważniejsze wnioski z webinaru i pokazujemy, jak podejść do budowy systemu KPI, aby wskaźniki realnie wspierały decyzje biznesowe.
Podsumowanie artykułu
Artykuł podsumowuje webinar dotyczący budowania systemu wskaźników w firmach produkcyjnych, który odbył się 9 grudnia 2025 roku. Spotkanie poprowadził Andrzej Krótki, prezes firmy Lean To Win.
W artykule opisano etapy gotowości firm do pracy na KPI, obejmujące mapowanie procesu głównego, dobór wskaźników adekwatnych do modelu biznesowego, wstępne raportowanie, wizualizację danych oraz bieżące wykorzystywanie wskaźników w podejmowaniu decyzji. Podkreślono, że skuteczne KPI muszą wynikać z procesów, mieć jasno przypisaną odpowiedzialność oraz prowadzić do konkretnych działań.
Przedstawiono skrócone case study firmy Jagopro, w którym dzięki uporządkowaniu pracy na wskaźnikach udało się odzyskać ponad 230 tysięcy złotych oraz skrócić czas raportowania. Artykuł wskazuje, że główną wartością KPI są oszczędności finansowe i czasowe oraz lepsze wykorzystanie zasobów organizacji.
Na końcu artykułu zaproszono czytelników do skorzystania z bezpłatnych konsultacji z zakresu Lean Management i KPI, których celem jest ocena gotowości organizacji do pracy na wskaźnikach i wskazanie obszarów dalszych usprawnień.
Etapy gotowości firm do pracy na wskaźnikach
Podczas webinaru podkreślono, że skuteczna praca na wskaźnikach nie zaczyna się od wyboru KPI ani od wdrożenia narzędzia do raportowania. Najpierw organizacja musi być gotowa na pracę na danych, tak aby wskaźniki odzwierciedlały realne procesy i wspierały decyzje biznesowe. Na podstawie doświadczeń z wdrożeń wyróżniono kilka etapów tej gotowości.
Zmapowanie procesu głównego
Pierwszym i kluczowym etapem jest zrozumienie rzeczywistego przebiegu procesu w firmie. Mapowanie pozwala zobaczyć zależności między działami, zidentyfikować wąskie gardła oraz miejsca, w których powstają straty czasu i zasobów.
Bez mapy procesu KPI często odnoszą się do pojedynczych obszarów, a nie do całego strumienia wartości. W efekcie wskaźniki nie pokazują, gdzie faktycznie powstaje problem, lecz jedynie opisują wybrane fragmenty organizacji.
Opracowanie wskaźników adekwatnych do modelu biznesowego
Kolejnym krokiem jest dobranie wskaźników w taki sposób, aby były spójne z modelem biznesowym firmy. Podczas webinaru podkreślono, że nie istnieje uniwersalny zestaw KPI dla wszystkich firm produkcyjnych.
Wskaźniki powinny odpowiadać na pytanie, na czym firma zarabia i co jest kluczowe z perspektywy klienta. W jednych organizacjach najważniejsza będzie jakość, w innych terminowość, dostępność maszyn lub elastyczność produkcji. Dopiero w tym kontekście KPI zaczynają mieć realną wartość zarządczą.
Wstępne raportowanie
Na kolejnym etapie pojawia się raportowanie w prostej formie, często przy wykorzystaniu arkuszy Excel lub współdzielonych dokumentów online. Jest to naturalny krok rozwoju i nie powinien być traktowany jako rozwiązanie tymczasowe lub błędne.
Celem tego etapu jest nauczenie się regularnej pracy na danych oraz sprawdzenie, które wskaźniki faktycznie są potrzebne do podejmowania decyzji, a które jedynie zwiększają liczbę raportów.
Wizualizacja danych i raportowanie online
Następny poziom to wizualizacja wskaźników i ich większa dostępność dla zespołów. Pojawiają się tablice wyników na hali produkcyjnej oraz dashboardy wykorzystywane podczas odpraw i spotkań operacyjnych.
Dzięki temu dane przestają być zamknięte w raportach, a zaczynają funkcjonować jako punkt odniesienia do rozmów o wynikach, jakości i efektywności pracy.
Wskaźniki wykorzystywane na bieżąco
Najwyższym etapem gotowości jest sytuacja, w której wskaźniki są wykorzystywane w możliwie krótkim cyklu decyzyjnym. Nie oznacza to pomiaru wszystkich danych w czasie rzeczywistym, lecz dopasowanie częstotliwości pomiaru do wpływu wskaźnika na proces i wynik finansowy.
Część KPI analizuje się codziennie lub co godzinę, inne tygodniowo lub miesięcznie. Kluczowe jest to, aby wskaźniki prowadziły do działań i usprawnień, a nie tylko do kolejnych zestawień.
Case study JagoPRO – gdy wskaźniki zaczęły wspierać decyzje
Jednym z przykładów omówionych podczas webinaru było case study firmy JagoPRO, działającej w branży aerozolowej, farmaceutycznej i chemicznej. Jest to firma rodzinna, w której wyzwaniem nie był brak zaangażowania ani brak danych, lecz sposób ich wykorzystania w codziennym zarządzaniu.
Punktem wyjścia do zmian było uporządkowanie podejścia do procesów i wskaźników. Zespół rozpoczął pracę od mapowania kluczowych obszarów działalności, a następnie od powiązania KPI z realnymi decyzjami operacyjnymi i finansowymi. Szczególną uwagę poświęcono zapasom, raportowaniu oraz obszarom, które generowały największe obciążenie czasowe dla zespołu i zarządu.
Efektem tej pracy było nie tylko uporządkowanie systemu wskaźników, lecz także odzyskanie ponad 230 tysięcy złotych zamrożonych w materiałach oraz znaczące skrócenie czasu poświęcanego na raportowanie i obsługę danych. Case JagoPRO pokazał, że nie chodzi o posiadanie większej liczby KPI, lecz o takie ich zaprojektowanie, aby jasno wskazywały obszary wymagające decyzji.
Szczegółowy opis tego wdrożenia, wraz z kontekstem organizacyjnym i przebiegiem zmian, omawiamy w osobnym artykule poświęconym wyłącznie case study JagoPRO. Zachęcamy do jego przeczytania, aby lepiej zrozumieć, jak w praktyce wygląda przejście od raportowania do zarządzania opartego na wskaźnikach.
Jak tworzyć wskaźniki i po co to robić
Podczas webinaru wielokrotnie podkreślano, że wskaźniki same w sobie nie poprawiają wyników firmy. Ich realna wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy są osadzone w procesach i wykorzystywane do podejmowania decyzji. Dlatego kluczowe jest nie tylko to, jakie KPI są mierzone, ale również w jaki sposób organizacja z nich korzysta.
Wskaźniki wynikające z procesu, a nie ze struktury
Pierwszym krokiem w tworzeniu skutecznych wskaźników jest powiązanie ich z przebiegiem procesu, a nie z podziałem organizacyjnym firmy. KPI powinny opisywać to, jak przebiega realizacja zamówień od początku do końca, zamiast skupiać się wyłącznie na celach poszczególnych działów.
Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której każdy obszar optymalizuje własne wyniki kosztem całego procesu. Wskaźniki przestają wtedy pełnić funkcję kontrolną, a zaczynają wspierać wspólne usprawnianie pracy w organizacji.
Odpowiedzialność i koncentracja na kluczowych KPI
Równie istotne jest jasne przypisanie odpowiedzialności za każdy wskaźnik. Każde KPI powinno mieć określoną osobę lub zespół odpowiedzialny za jego monitorowanie oraz reagowanie na odchylenia. Bez tej odpowiedzialności wskaźniki szybko stają się jedynie elementem raportu, który nie prowadzi do realnych działań.
Podczas webinaru zwrócono także uwagę na problem nadmiaru wskaźników. W wielu firmach liczba KPI rośnie z czasem, co prowadzi do przeciążenia informacyjnego i spadku skuteczności zarządzania. Zamiast tego rekomendowano ograniczenie liczby wskaźników do tych, które mają bezpośredni wpływ na wynik finansowy, jakość, terminowość lub bezpieczeństwo. Mniejsza liczba KPI ułatwia ich regularną analizę i szybsze podejmowanie decyzji.
Regularna praca na wskaźnikach
Ostatnim, często pomijanym elementem, jest częstotliwość pracy na wskaźnikach. KPI nie powinny być analizowane wyłącznie w cyklu miesięcznym lub kwartalnym. W zależności od charakteru danego wskaźnika część z nich powinna być omawiana codziennie lub tygodniowo. Wszystko po to, aby umożliwiać szybkie reagowanie na odchylenia od planu.
Dopiero regularna praca na wskaźnikach sprawia, że KPI zaczynają pełnić swoją podstawową funkcję. Jaką? Wspierać ciągłe doskonalenie procesów i świadome zarządzanie firmą.
Co dają wskaźniki: oszczędność pieniędzy i czasu
Podczas webinaru zwrócono uwagę, że jednym z głównych efektów pracy na wskaźnikach są realne oszczędności finansowe oraz odzyskanie czasu pracy zespołów. KPI pozwalają zobaczyć straty, które w codziennym funkcjonowaniu firmy pozostają niewidoczne. Należą do nich przestoje maszyn, nadmiar zapasów czy czas poświęcany na czynności bez wartości dodanej.
W prezentowanych przykładach pokazano, że nawet niewielkie usprawnienia, oparte na właściwie dobranych wskaźnikach, mogą przekładać się na setki godzin odzyskanego czasu w skali roku oraz znaczące kwoty pozostające w firmie. Kluczowe było przy tym nie samo mierzenie, lecz przeliczanie danych na konkretne decyzje i działania operacyjne.
Podkreślono również, że celem pracy na wskaźnikach nie jest redukcja zespołów, lecz lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów. Odzyskany czas może zostać przeznaczony na rozwój, poprawę jakości, działania sprzedażowe lub projekty usprawniające, które wzmacniają pozycję firmy w dłuższej perspektywie.
Bezpłatne konsultacje z zakresu Lean Management i KPI
Jeśli chcesz sprawdzić, jak wskaźniki i podejście Lean mogą realnie wesprzeć zarządzanie w Twojej firmie, zapraszamy na bezpłatne konsultacje. Podczas spotkania pomożemy ocenić gotowość organizacji do pracy na KPI, zidentyfikować kluczowe obszary usprawnień i wskazać możliwe kierunki dalszych działań.
Co zrobić teraz?
Pobierz bezpłatnie Kompas Zarządzania, dzięki któremu wykonasz autodiagnozę Twojej firmy. Dowiesz się nad jakimi elementami należy popracować i co zmienić, żeby biznes działał sprawniej.
Wystarczy, że podasz e-mail obok. Kompas otrzymasz w wiadomości zwrotnej.