Jak dwukrotnie zwiększyć produktywność? Czyli, case study z wdrożenia Lean Management w firmie rodzinnej
Każdy przedsiębiorca, który słyszał o Lean Management, z pewnością choć przez chwilę zastanawiał się, czy ten sposób zarządzania sprawdzi się w jego działalności. W końcu takie kwestie jak ciągłe doskonalenie procesów, eliminowanie marnotrawstw czy szacunek do zespołu wydają się być możliwe do wprowadzenia w każdej firmie. A jak wygląda proces wdrożenia Lean Management w firmach rodzinnych? Przekonajmy się na konkretnym przykładzie.
Lean Management w firmie rodzinnej
Czy Lean to sposób zarządzania, który pasuje do firm rodzinnych? Odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak! Warto jednak odwołać się tutaj do sytuacji z życia – a właściwie z praktyki Lean to Win – wziętej. Nasi eksperci od lat pomagają przedsiębiorcom w Polsce we wprowadzaniu leanowych usprawnień. W tym miejscu niech za przykład posłuży jeden z polskich producentów luster z północy kraju, który daje zatrudnienie blisko stu osobom i zdecydował się na wdrożenie Lean Management. Aby jeszcze lepiej nakreślić charakter działalności, dodajmy, że firma, oprócz standardowych luster, wypuszcza na rynek również produkty z podświetleniem LED. Praca odbywa się na dwie zmiany, a lwia część produktów sprzedawana jest poza granicami Polski.
Dlaczego przedsiębiorstwo, które dobrze radzi sobie na rynku polskim i zagranicznym, decyduje się na wdrożenie Lean Management? Po prostu – stawia na rozwój! I tak jednym z najważniejszych obszarów do wspomnianego rozwoju w tym przypadku było zwiększenie wydajności procesu. Ponadto firmie zależało na realizacji zleceń w określonych terminach, a także zaangażowaniu załogi i zwiększeniu jej świadomości o procesie.
Zmiany na lepsze
Jak powszechnie wiadomo, wprowadzanie zmian w sposobie funkcjonowania firmy może być trudne, a przynajmniej budzić niechęć. Dlaczego? Bo czujemy się bezpiecznie w rzeczywistości, którą oswoiliśmy i dobrze znamy. Taka ludzka natura, niezależnie czy mowa o sferze prywatnej, czy zawodowej. Dlatego nie dziwi fakt, że tego rodzaju postawę można spotkać wśród pracowników w przedsiębiorstwach, które rozpoczynają swoją drogę z Lean.
Takie obawy miał również nasz producent luster. W tym przypadku jedną z największych obiekcji przed rozpoczęciem wdrożenia Lean Management było to, czy zespół zaangażuje się w nowe działania. Dodatkowe obawy dotyczyły zrozumienia przez pracowników wagi projektu i planowanych zmian.
- Z doświadczenia wiemy, że takie obawy są bardzo powszechne w wielu branżach. Jest to zasadne, ponieważ jednym z najważniejszych zasobów w firmie są właśnie ludzie. Bez ich zaangażowania i świadomości firma nie będzie w stanie wprowadzić żadnej trwałej zmiany – mówi Kamil Radom, Członek Zarządu i Konsultant Strategiczny w Lean to Win.
Dlaczego firmy rodzinne wybierają Lean?
Mimo wspomnianych wątpliwości, opisana wyżej firma zdecydowała się na wprowadzenie strategii Lean. Co wpłynęło na tę decyzję? Jednym z kluczowych argumentów był fakt, że wdrożenie Lean Management jest prowadzone w ścisłej współpracy z pracownikami. W trakcie podejmowane są działania, które mają na celu zwiększenie ich świadomości na temat nowej strategii. Co najważniejsze, proces skoncentrowany jest na wzmocnieniu i dostarczeniu odpowiedniej wiedzy wszystkim pracownikom. Docelowo wiedza ta ma spowodować, że osoby uczestniczące w projekcie będą kontynuować działania nawet po oficjalnym jego zakończeniu. Bezsprzecznie jest to ogromna korzyść dla organizacji, ponieważ w ten sposób nie tylko rozwija ona kompetencje swoich pracowników, ale również kształtuje kulturę organizacyjną nastawioną na ciągły rozwój i działania systemowe. To niezwykle istotne, szczególnie w firmach rodzinnych, w których panują silne więzi, a pracownicy często spędzają w nich dziesięć, a nawet dwadzieścia i więcej lat kariery zawodowej. W takich okolicznościach nastawienie na rozwój jest niezwykle istotne dla całej organizacji.
Wprowadzanie Lean Management od kuchni
Projekt wdrożenia Lean Management w firmie rodzinnej zajmującej się produkcją luster łącznie objął dwa etapy prac, które zajęły dwanaście miesięcy. Samo zaangażowanie projektowe ze strony doradcy to jeden lub dwa dni konsultacji w miesiącu.
– Na początku pracy skoncentrowaliśmy się na tym, aby zunifikować wiedzę zespołu. W tym celu przeprowadziliśmy warsztaty, które ujednoliciły kierunek docelowych działań i zwiększyły świadomość pracowników odnośnie tego, co będzie realizowane w ich firmie. Oprócz tego ustaliliśmy z kim z firmy będziemy współpracować w zakresie wprowadzania zmian. Tutaj kluczowe było dobranie odpowiednich osób, które były zaangażowane we wszystkie działania, a także wyłonienie koordynatora prac wewnętrznych ze strony firmy – tłumaczy Kamil Radom z Lean to Win. – Ponadto prowadziliśmy jednolitą komunikację projektową. Jej celem było wyeliminowanie możliwości wystąpienia jakichkolwiek dezinformacji dotyczących projektu, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na prowadzone prace. Zależało nam bardzo na tym, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, co aktualnie dzieje się w projekcie, dokąd zmierzamy i jakie na dany moment osiągnęliśmy efekty – dodaje.
Metody wdrażania Lean w firmie rodzinnej
By móc usprawnić jakiekolwiek działania, najpierw należy skupić się na obserwacji dotychczasowego sposobu organizacji procesów w firmie. Tak właśnie było w przypadku opisanego Klienta. Pierwszym działaniem w trakcie wdrażania Lean było zweryfikowanie, co tak naprawdę dzieje się w całym procesie produkcyjnym. W tym celu doradcy z Lean to Win wskazali zespołowi, na jakie elementy należy zwracać uwagę, by jeszcze lepiej wykorzystywać zasoby i usprawniać pracę. Dzięki wspólnym obserwacjom możliwa była weryfikacja rzeczywistego wykorzystania posiadanych przez firmę zasobów. Dodatkowo pozwoliło to wyznaczyć konkretne kierunki działań i zmian, niezbędnych w całym procesie. Dzięki obserwacjom udało się również wskazać takie miejsca w obszarach produkcyjnych, których niewielka reorganizacja, bez dodatkowych nakładów finansowych, umożliwiła odzyskanie miejsca oraz poprawę ergonomii pracy. Co istotne, wpłynęło to również pozytywnie na kwestie przepływu materiałów między stanowiskami. Wprowadzono także szybkie zmiany procesowe, które znacznie poprawiły komfort i efektywność pracy.
Co dalej? Kolejnym krokiem było wybranie z całego procesu produkcyjnego obszaru dla niego kluczowego, mającego również ogromne znaczenie strategiczne dla firmy i produkowanych wyrobów. Następnie rozpoczęły się działania w dwóch obszarach – poprawy ergonomii pracy i standaryzacji pracy w danym zakresie. Ich celem było przede wszystkim usprawnienie prac i eliminacja marnotrawstw, co z kolei owocuje zadowoleniem pracowników i zyskami dla firmy.
– Same prace w obszarze przebiegały bardzo płynnie. Po przeprowadzonych analizach, rozpoczęliśmy od przygotowania odpowiedniego scenariusza wdrażania zmian. Zapoznaliśmy z tymi zmianami i ich kierunkiem zespół, tak aby każdy wiedział dokładnie, na czym będą one polegały i jaka jest jego nowa rola w procesie. Co istotne, na samym początku projektu nastawienie załogi było dość sceptyczne, ponieważ nie wiedzieli czego mogą się po nim spodziewać. Jak się jednak okazało, podczas prowadzenia prób nowego układu pracownicy, zainspirowani możliwością wpłynięcia na swoją pracę, zaczęli sami zgłaszać kolejne pomysły modyfikacji testowanego układu. Umożliwiło to nie tylko osiągnięcie zadowalających wyników, ale także zaktywizowało i zaangażowało ludzi do dalszych działań, mających na celu usprawnienie ich pracy – stwierdza Kamil Radom.
Korzyści z wprowadzenia strategii Lean
Współpraca z ekspertami Lean to Win przyniosła firmie konkretne korzyści, zauważalne w różnych obszarach działalności. Przede wszystkim w efekcie podjętych przedsięwzięć zauważono możliwość zmiany układu kluczowego dla producenta procesu – z gniazdowego na liniowy. Dodatkowo podczas przeprowadzonego balansowania procesu pracy okazało się, że może on być zdecydowanie bardziej wydajny niż we wcześniejszym układzie. W rezultacie, oprócz przeprowadzonej zmiany, udokumentowanej różnicą pod kątem wydajności procesu, firma stworzyła także instrukcje stanowiskowe dotyczące pracy na poszczególnych etapach procesu produkcyjnego, które mają zapewnić powtarzalność osiągniętych rezultatów pod kątem wydajności i ergonomii.
Bezsprzecznie jedną z najważniejszych korzyści wynikających z balansowania i standaryzacji pracy było dwukrotne zwiększenie produktywności dla kluczowych produktów. To wielki sukces i niezwykła szansa dla przedsiębiorstwa na zwiększenie możliwości produkcyjnych przy wykorzystaniu dokładnie tych samych zasobów, co przed wdrożeniem strategii Lean. Czyż nie jest to sytuacja, której życzyłaby sobie każda firma?
Zainteresował Cię Lean? Zastanawiasz się, czy to dobra strategia dla Twojej firmy? Skontaktuj się z Lean to Win i porozmawiaj z doświadczonymi praktykami, którzy pomogą Ci wynieść biznes na nowy poziom efektywności.
