Jesteśmy beneficjentami projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zobacz szczegóły

Standaryzacja pracy – co to jest, czy jest potrzebna, kiedy i jak ją wykonać

Lean management to filozofia, system narzędzi i technik, którego celem jest wyeliminowanie marnotrawstw i poprawa efektywności przedsiębiorstwa. Wdrażając poszczególne metody szczupłego zarządzania z pewnością zobaczymy lepszą wydajność pracowników i maszyn. Jednak może się zdarzyć, że kiedy proces wdrażania lean nie jest właściwie przeprowadzony, to zmiany, które dały wartość mogą zostać zapomniane, wracają stare nawyki, a nowi pracownicy nie są odpowiednio uczeni wykonywania czynności. Z pewnością nie chcemy do tego dopuścić. Dlatego w pewnym momencie transformacji lean, należy wprowadzić standaryzację pracy. Czym ona jest? Dlaczego warto ją przeprowadzić i jak to zrobić? Oto niektóre pytania, na które znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule. Zaczniemy od zastanowienia się, czy idea ciągłego doskonalenia nie jest sprzeczna z tworzeniem standardów. 

standaryzacja pracy, standardy pracy

Ciągłe doskonalenie a standaryzacja

Filozofia lean management zakłada ciągłe doskonalenie tego, co dzieje się w firmie – od produkcji po prace w biurze. Może to brzmieć tak, że każdy element procesu nieustannie jest zmieniany, więc trudno znaleźć tam stałość. Jednak takie rozumienie jest dalekie od prawdy. W lean optymalizacje wprowadzane są najczęściej zgodnie z zasadą małych kroków. To małe usprawnienia sprawiają, że w ogólnym rozrachunku firma zaczyna lepiej prosperować. Ponieważ zmiany są niewielkie, można stworzyć standardy i instrukcji, które najlepiej opisują, jak wykonać daną czynność w danym momencie. A w przypadku wprowadzenia usprawnienia, szybką taki standard uaktualnić. Właśnie tak rozumiana jest standaryzacja przez Masaaki Imai., autora pierwszej książki o kaizen

„stosowanie najbezpieczniejszych i najłatwiejszych procesów dla pracowników, które są najbardziej efektywne z punktu widzenia kosztów i produktywności oraz pozwalają firmie zapewnić najlepszą jakość dla klienta” [Imai, za: Kosieradzka i in. [1])

Pascal Dennis proponuje podobną definicję (za:[1]):

„Praca standardowa jest najbezpiecziejszy, najłatwiejszym i najbardziej efektywnym sposobem wykonywania danej pracy, jaki obecnie znamy”. 

Propozycja Dennisa podkreśla pewną chwilowość standardów. Może się okazać, że w przyszłości zostanie opracowany inny najbezpieczniejszy, najłatwiejszych i najbardziej efektywny sposób robienia danej czynności. 

Jedynie słuszny standard? 

Przez wiele lat wśród praktyków zarządzania pojęcie standardu było rozumiane niewłaściwie. Odgórnie tworzono standardy, które miały być realizowane na danym stanowisku. Zajmowali się tym menedżerowie, którzy wykorzystywali do tego swoją wiedzę i umiejętności, nie zwracając przy tym uwagi na sugestie pracowników. Taka instrukcja pracy musiała być bezwzględnie przestrzegana i nawet jeśli ktoś uznał, że są szybsze i efektywniejsze sposoby na wykonanie danej czynności, był zbywany przez zarządzających. 

Wielu zarządzających w dalszym ciągu w ten sposób postrzega standardy. Jednak jak pokazują liczne badania i obserwacje, taki system nie motywuje i nie angażuje pracowników. [1]. Jak zatem tworzyć standardy, aby były one przestrzegane i budowały wśród pracowników poczucie przynależności i chęci do pracy? Może tak, jak robi to szczupłe zarządzanie? 

Standardy pracy według lean management

Lean management proponuje inne podejście do procesu tworzenia standardów pracy. Po pierwsze stawia na ludzi. Wielokrotnie pisaliśmy, że “lean to ludzie” i również w tym przypadku również się to sprawdza. Standardy pracy tworzy się we współpracy z osobami, które na co dzień wykonują daną czynność, z kierownikami, a nawet z członkami zarządu. Według filozofii szczupłego zarządzania wszelkie standardy i instrukcje mogą być (i są) zmieniane, jeśli tylko okaże się, że można coś zrobić szybciej i lepiej. [1]

Warto również wspomnieć, ze standardy pracy zgodne z lean mają sporo elementów wizualnych. Nie jest to lista sztywnych reguł postępowania, ale karta, na której są zdjęcia i grafiki przedstawiające jak wykonać daną czynność. To pozwala na szybszą naukę standardu oraz sprawniejsze wdrażanie nowych pracowników (więcej o zaletach standaryzacji w dalszej części artykułu). W jaki sposób pracownicy mają dostęp do tych spisanych reguł? 

zalety standaryzacji

Jakie dokumenty tworzymy? 

Najczęściej spotykanym dokumentem, który tworzy się jest karta standaryzacji pracy. Taka karta pokazuje, jakie działania należy wykonać po kolei na danym stanowisku pracy. Podaje się tam m.in. to ile, taka czynność powinna trwać (np. sekundy), z jaką częstotliwością wykonuje się dane działanie oraz zaznacza się, czy dany element procesu daje wartość dodaną czy nie. (Więcej o tym, czym jest wartość dodana znajdziesz tutaj). 

W takim dokumencie znajdują się również zdjęcia, może on zawierać również odnośnik do filmu, w którym pokazywana jest cała czynności wykonywana przez doświadczonego operatora. 

Poza kartami standaryzacji pracy można tworzyć również:

  • karty standaryzacji procesu
  • bilans operatorów, 
  • karty wykorzystywania zdolności produkcyjnej maszyn, 
  • arkusz FMEA  (czyli Analiza Potencjalnych Przyczyn Wad i ich Skutków). Dokument ten służy do systematycznego i całościowego wychwytywania potencjalnych błędów w projektowaniu i produkcji. [1],  [3] 

Zalety stosowania standardów pracy w lean management

Poniżej prezentujemy kilka zalet stosowania standardów pracy w przedsiębiorstwie. Nie jest to lista zamknięta, jednak już te kilka powodów powinny zachęcić wszystkich do wprowadzenia ich w życie w każdej firmie (nie tylko produkcyjnej). 

Powtarzalność i stabilność – fundament doskonalenia

Standardy pracy pozwalają na minimalizację zmienności w procesach, co jest kluczowe dla osiągania powtarzalnych, wysokiej jakości rezultatów. Gdy każdy etap pracy przebiega według ustalonych zasad, eliminujemy chaos i ograniczamy błędy wynikające z improwizacji. Stabilność procesów przekłada się na łatwiejszą identyfikację i eliminację problemów, ponieważ wiemy, co powinno się wydarzyć i możemy szybko wykryć wszelkie odchylenia.

Eliminacja marnotrawstwa i efektywność operacyjna

Lean koncentruje się na redukcji marnotrawstwa (muda) – niepotrzebnych ruchów, oczekiwania, nadprodukcji czy błędów. Standaryzacja pracy pozwala wyeliminować zbędne kroki i zminimalizować straty czasu oraz zasobów. Jeśli operator maszyny lub pracownik biurowy ma jasno określony sposób wykonania zadania, nie musi tracić energii na zastanawianie się, „co dalej” – wszystko jest zoptymalizowane pod kątem płynności i ergonomii.

Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników i rozwój zespołów

Jednym z największych wyzwań w firmach jest szybkie i skuteczne szkolenie nowych pracowników. Gdy standardy pracy są jasno określone i dobrze udokumentowane, onboarding staje się łatwiejszy i krótszy. Nowi członkowie zespołu uczą się od razu właściwego sposobu wykonywania zadań, co przekłada się na szybsze osiąganie pełnej wydajności i mniejszą ilość błędów na starcie. Co więcej, doświadczonym pracownikom standaryzacja pozwala skupić się na ciągłym doskonaleniu, zamiast gaszenia pożarów wynikających z braku spójności w działaniach. Jeśli nowy pracownik zapomni, jak wykonać daną czynność – ma dostęp do bazy wiedzy firmy, w której znajduje się dana instrukcja. 

zalety standaryzacji (3)

Lepsza jakość i większa satysfakcja klienta

Standardy pracy mają bezpośredni wpływ na jakość produktu lub usługi. Kiedy proces jest dobrze ułożony i przestrzegany przez wszystkich, znacznie zmniejsza się ryzyko defektów czy błędów, które mogłyby wpłynąć na niezadowolenie klienta. Przewidywalność i powtarzalność w realizacji zamówień sprawiają, że klienci otrzymują produkt zgodny z oczekiwaniami, co przekłada się na większe zaufanie do firmy i wzrost konkurencyjności na rynku.

Podstawa do kaizen – ciągłego doskonalenia

W lean management standardy pracy nie są sztywnymi regułami, które „betonują” procesy, ale punktami odniesienia do ich dalszej optymalizacji. Jeśli coś jest mierzalne i powtarzalne, łatwiej to poprawić. Pracownicy, zamiast zgadywać, co można ulepszyć, opierają się na konkretnych danych i rzeczywistych obserwacjach. Właśnie prekursorzy lean – mówią, że  „bez standardów nie ma kaizen”.

Kiedy najlepiej stworzyć standardy pracy? 

Czytając powyższą listę zalet możesz pomyśleć, że standardy trzeba stworzyć natychmiast. To oczywiście dobre rozwiązanie, jeśli obecny sposób wykonywania pracy jest na bardzo wysokim poziomie, był wcześniej wypracowany wspólnie z operatorami i kadrą zarządzającą, a jedynie osoba odpowiedzialna za udoskonalenie, zapomniała o tym ważnym kroku transformacji lean. Jednak robienie instrukcji na siłę, bez udziału operatorów, kiedy procesy trwają zbyt długo i nie były optymalizowane – nie ma sensu. 

Kiedy ma to sens? 

  1. W przypadku nowych procesów w firmie.

Jeśli wdrażasz nową linię produkcyjną czy system obsługi klienta możesz również opracować standard pracy. Weź jednak pod uwagę i pogódź się z faktem, że z pewnością będziesz go jeszcze wielokrotnie ulepszać. 

  1. Podczas wdrażania usprawnień

Jeśli optymalizujesz produkcje lub usługę, pracujesz z konsultantem ds. lean i dzięki temu osiągasz już zadowalające wyniki, również nie zapomnij o spisaniu wszystkiego w karach prac i procesów. Również pamiętaj, że lean management standardy pracy nie są sztywną instrukcją, lecz punktem wyjścia do ulepszeń. Jeśli firma chce wdrożyć np.  kulturę kaizen, musi najpierw ustalić, jaka jest „najlepsza znana metoda pracy” w danym momencie. Bez tego pracownicy nie mają jasnego punktu odniesienia, a ich usprawnienia mogą być przypadkowe zamiast systematyczne. Standardy powinny powstać, zanim zaczniemy szukać ulepszeń, bo bez nich nie wiemy, co tak naprawdę zmieniamy.

  1. Kiedy pojawiają się różnice w sposobie wykonywania pracy 

Jeśli jeden proces realizowany jest na kilka różnych sposobów przez różnych pracowników, to również miejsce na opracowanie standardów. Taki brak spójności może prowadzić do większej liczby błędów, problemów z jakością i niezadowoleniem klienta (jeśli otrzymuje trochę różne produkty za każdym razem). Najlepiej ujednolicić najlepsze praktyki i przekształcić je we właściwe instrukcje. Nie zapomnij o konsultacji z pracownikami z każdej zmiany, tak żeby wszyscy mieli jednakowe szanse na wypowiedzenie się w danej kwestii . 

  1. Podczas wprowadzania automatyzacji lub nowych technologii

Nowe technologie mogą przyspieszyć procesy, ale same w sobie nie rozwiążą problemów wynikających z nieuporządkowanej pracy. Jeśli organizacja wdraża automatyzację, robotyzację lub nowe oprogramowanie, standardy pracy powinny być ustalone równolegle. Bez nich nowa technologia może jedynie powielać wcześniejsze błędy, zamiast poprawiać efektywność. Dobrze przygotowane standardy zapewniają, że ludzie i maszyny współpracują w optymalny sposób, a cały proces działa płynnie.

  1. Gdy pojawiają się błędy, problemy z jakością i nieefektywność

Jeśli firma zmaga się z rosnącą liczbą błędów, reklamacjami klientów lub stratami czasu wynikającymi z nieefektywności, to znak, że brakuje standardów lub obecne są niewystarczające. Przejrzyste i dobrze opracowane standardy pozwalają wyeliminować niepotrzebne kroki, skrócić czas cyklu i poprawić jakość, co bezpośrednio przekłada się na zadowolenie klientów i rentowność firmy.

zalety standaryzacji

Jak wdrożyć standardy – od czego zacząć? 

Tutaj warto zastanowić się nad tym, od czego zacząć proces wdrażania standardów. Może to oczywiście zależeć od tego, kiedy i dlaczego chcesz to zrobić. 

Przyjrzyjmy się, jak to wygląda podczas wdrażania lean management w firmie, bo z takim procesem mamy często do czynienia. Nawet firmy, które zgłaszają się do nas ponieważ chcą poprawić wyniki finansowe, zmienić layout czy wprowadzić metodę SMED w końcu również przechodząc proces standaryzacji wypracowanych rozwiązań. 

  1. Pomysł na usprawnienie – w ramach warsztatów lean management, które prowadzimy dla pracowników w danej firmie bardzo często powstają pierwsze pomysły na optymalizację. 
  2. Pomiar – warto oczywiście przed wdrożeniem nowego rozwiązania zmierzyć w odpowiedni sposób, ile trwa dany proces przed wprowadzeniem zmiany. Warto wybrać odpowiednie wskaźniki. Później taki pomiar powtarzamy, kiedy zmiana jest już opanowana przez zespół. Jeśli wyniki się poprawiły, można przejść do kolejnego punktu:
  3. Stworzenie standardu – opisanie nowego sposobu produkcji czy świadczenia usług na karcie standaryzacji pracy. Następnie można umieścić w standard w bazie wiedzy firmy (Zobacz → Czym jest baza wiedzy w firmie i czy warto ją stworzyć). 
  4. Ciągłe monitorowanie – jak już pisaliśmy, zgodnie z lean management nie polega na napisaniu instrukcji i zmuszeniu pracowników do ich przestrzegania. To proces oparty na współpracy, obserwacji i ciągłym doskonaleniu, który wymaga zaangażowania całego zespołu. Standardy powinny być tworzone przez pracowników i dla pracowników, a nie narzucane „z góry”

Czego unikać przy wdrażaniu standardów?

Po pierwsze zbyt skomplikowanych instrukcji, które zamiast ułatwić pracę, mogą ją wydłużyć. Nie można również zapominać o ciągłym monitorowaniu standardów i dokonywaniu zmian, jeśli w międzyczasie okaże się, że sposób wykonywania danej czynności został zmieniony. Można oddelegować pracownika, który będzie miał za zadanie wprowadzania usprawnień również w standardach lub zadbać o to, żeby co jakiś czas systematycznie przeglądnąć wszystkie karty i instrukcje. 

Dużym problemem, o którym już jednak pisaliśmy, jednak dla porządku wspomina to stworzenie standardów odgórnie, a nie z pomocą i przy udziale załogi. 

Standaryzacja pracy z Lean To Win

W 2017 roku przeprowadzono badanie, które wykazało, że w województwie łódzkim 38% analizowanych firm miało wdrożone standardy, a kolejnych 13 % było w procesie implementacji. Dane te dotyczą procesów wytwórczych w tych firmach. Autorzy badania nie pytali również o to, o jakie standardy chodzi. Takie narzucone przez zarząd czy wypracowane z całym zespołem. Co prawda badanie było przeprowadzone już dość dawno, to wciąż w wielu firmach, do których przyjeżdżamy na konsultacje nie widzimy, aby takie rozwiązanie było wdrożone. Czasami wynika to z błędnego przekonania, że w danym przedsiębiorstwie nie da się wprowadzić instrukcji i kart pracy. Postawy takie mają najczęściej producenci, którzy wytwarzają dobra na specjalne zamówienie, gdzie każdy element może być dostosowany przez kupującego. Jednakże nawet w takim przypadku możliwe jest stworzenie standardów pracy, poprawa efektywności i osiąganie większych zysków.  

Jeżeli chcesz poprawić wydajność swojej produkcji, przejść na wyższy poziom zarządzania – zapraszamy na bezpłatne konsultacje lean management

 

Zobacz także:

Gemba Walk — obserwacja na hali produkcyjnej. Czy właściwie jest. Jakie rodzaje wyróżniamy? 

Firma konsultingowa czy pracownik na etacie? Które rozwiązanie jest korzystniejsze przy wdrażaniu lean management? 

Metoda Just In Time (JIT).  Rewolucja w zarządzaniu produkcją

Źródła: 

[1] Kosieradzka, A., & Smagowicz, J. (2015). Ciągłe doskonalenie procesów produkcyjnych z wykorzystaniem standaryzacji pracy

[2] Jałmużna, I. (2017). Standaryzacja pracy–czy należy wciąż zwracać na nią uwagę?. Zeszyty Naukowe. Organizacja i Zarządzanie, 67(1214), 73-86. 

[3] Janisz, K., & Mikulec, A. (2017). Analiza FMEA wybranego procesu logistycznego. Autobusy: technika, eksploatacja, systemy transportowe, 18(6). 

 

 

Dowiesz się, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić w Twojej firmie? Policz to Kalkulatorem Oszczędności. 

Call Now Button