Ile czasu trawą Twoi pracownicy na szukanie informacji i instrukcji, przypominanie sobie procedur? Jak długo trwa wdrażanie nowego pracownika i jak często musi on pytać się innych o powtórzenie wykonania danej czynności? Czy w Twojej firmie korzysta się z gotowców i szablonów, chociażby do pisania najprostszych maili? Wszystkie powyższe w wielu przedsiębiorstwach trwają zbyt długo. Dlaczego? Bo pracownicy mają utrudniony dostęp do informacji. Co więcej, mogą zdarzyć się takie sytuacje, że pracownik, który znał odpowiedzi – zwalnia się lub z dnia na dzień ulega wypadkowi. Wtedy szukanie odpowiedniej procedury jest bardziej skomplikowane, a czasami niemożliwe.

Co zrobić, aby nie dopuścić do takich sytuacji?  Odpowiedź to baza wiedzy firmy. 

Dlaczego baza wiedzy jest ważna? 

Szybki dostęp do informacji 

To najważniejsza jej aspekt. Niektóre informacje są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Prędzej czy później każdy pracownik będzie potrzebował znaleźć jakąś informację, a dzięki bazie wiedzy będzie ona dostępna w komputerze. Pozwoli to też na uwolnienie innych pracowników od konieczności odpowiadania na pytania innych, co zdarza się czasami kilka razy dziennie. Śmiało będzie można pytających odsyłać do bazy wiedzy, gdzie znajdą pełną informację. 

Zabezpieczenie w nagłych sytuacjach

Czasami mają miejsca sytuacje, które znacząco zmieniają wpływają na funkcjonowanie organizacji. Wypadki, porzucenie pracy, nagłe choroby pracowników. Jeżeli spotkają one pracownika, który posiada sporą wiedzę (np. o recepturze,  procedurach lub kontaktach do odpowiednich osób), może okazać się, że produkcja czy dostarczenie usług może się znacznie wydłużyć, powodując opóźnienia i stres w załodze. Gdyby wszystkie te informacje były dostępne, ktoś mógłby szybko się wdrożyć. Najlepiej odpowiednio wcześniej mieć przygotowaną matrycę kompetencji, która m.in. ułatwia sprawę zarządzania zastępstwami. 

Skuteczna rekrutacja pracowników

Okazuje się, że baza wiedzy pomaga w osiąganiu lepszych wyników również w dziale zasobów ludzkich. Po pierwsze wszystkie procedury odnośnie rekrutacji mogą być spisane w dokumentach, łącznie z formatkami wiadomości, które informują kandydata o tym, że przeszedł (lub nie) do kolejnego etapu. Potencjalnemu kandydatowi można również pokazać, jak wygląda praca na danym stanowisku (np. operatora). Pomoże to w podjęciu decyzji o przyjęciu pracy lub odrzuceniu. Ile razy zdarzało się, tak że pracownik po 2-3 dniach rezygnuje z zatrudnienia, bo myślał, że praca będzie wyglądać inaczej? 

Wdrażanie pracowników

Baza wiedzy w firmie może znacząco poprawić proces wdrażania nowych pracowników, zapewniając im niezbędne zasoby i wsparcie od samego początku. Prezentujemy kilka elementów, które mogą w tym pomóc:

Podręcznik dla nowych pracowników, który zawiera wszystkie niezbędne informacje na temat firmy, jej misji, wizji, wartości, struktury organizacyjnej, kluczowych procedur oraz zasad. Dzięki temu nowi pracownicy mogą szybko zrozumieć, jak działa firma i jakie są jej oczekiwania wobec nich.

Baza wiedzy powinna zawierać również zasady i procedury wewnętrzne, aktualne wytyczne, politykę urlopową, informacje o tym, jak raportować, jakie są zasady pracy zdalnej czy korzystania z narzędzi IT. Warto również wyznaczyć w niej standardy komunikacji wewnętrznej

W bazie wiedzy mogą być również dostępne materiały szkoleniowe dla nowych pracowników. Materiały te powinny obejmować zarówno podstawowe szkolenia dotyczące narzędzi używanych w firmie, jak i bardziej zaawansowane, związane z konkretnymi obowiązkami.

Przydatną częścią są zawsze odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ).  Sekcja ta może pomóc w rozwianiu typowych wątpliwości, które mogą mieć nowi pracownicy. Czego mogą dotyczyć? Wszystkiego od zadań codziennych, przez politykę firmy czy korzystanie z systemów wewnętrznych. 

W bazie wiedzy mogą też być opisane case studies i przykłady sukcesów. Mogą one inspirować nowych pracowników i pokazywać, jakie działania są w firmie cenione i skuteczne.

Warto wpisać również harmonogram wydarzeń firmowych – kiedy odbywają się spotkania firmowe, integracyjne, spotkania działów. Pozwoli to lepiej planować pracę i urlopy nowym pracownikom.   

Dzięki bazie wiedzy nowi pracownicy mogą szybciej stać się w pełni produktywnymi członkami zespołu, lepiej zrozumieć specyfikę firmy i poczuć się pewniej w nowym środowisku pracy. To również zmniejsza potrzebę angażowania innych pracowników w proces szkolenia, co pozwala im skoncentrować się na swoich głównych zadaniach

Niższe koszty szkoleń

Baza wiedzy pozwala znacząco obniżyć koszty szkoleń dzięki udostępnieniu materiałów edukacyjnych, które pracownicy mogą samodzielnie przyswajać w dogodnym dla siebie czasie. Zamiast organizować kosztowne szkolenia stacjonarne czy angażować zewnętrznych trenerów, firmy mogą udostępniać zasoby w formie e-learningu, artykułów, filmów instruktażowych czy interaktywnych przewodników. Tego rodzaju materiały są łatwo dostępne i mogą być wielokrotnie wykorzystywane przez różnych pracowników, co eliminuje konieczność ciągłego odtwarzania szkoleń dla nowych pracowników lub wprowadzania nowych procedur.

Baza wiedzy umożliwia również szybkie aktualizowanie treści, co pozwala na bieżąco wprowadzać zmiany i dostosowywać materiały do potrzeb organizacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ponadto pracownicy mogą korzystać z tego narzędzia, aby wesprzeć swoje działania, co zmniejsza potrzebę dodatkowych szkoleń i wsparcia technicznego. Dzięki temu firmy mogą efektywnie zarządzać procesem rozwoju kompetencji pracowników, minimalizując jednocześnie wydatki na tradycyjne formy szkolenia.

Efektywniejsza obsługa

Obsługa klienta może być znacznie bardziej efektywna dzięki bazie wiedzy, ponieważ dostarcza pracownikom natychmiastowy dostęp do zaktualizowanych informacji, procedur i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Pracownicy obsługi klienta mogą szybko znaleźć potrzebne informacje, co skraca czas potrzebny na rozwiązanie problemu klienta i redukuje potrzebę eskalacji zgłoszeń do bardziej doświadczonych kolegów. Baza wiedzy umożliwia również standardyzację odpowiedzi i procedur, co zapewnia spójność w komunikacji z klientami oraz podnosi jakość obsługi. Dodatkowo, dobrze zorganizowana baza wiedzy umożliwia ciągłe aktualizowanie informacji, co pozwala pracownikom na bieżąco reagować na zmieniające się potrzeby klientów i nowe produkty lub usługi. Dzięki temu obsługa klienta jest bardziej responsywna, precyzyjna i efektywna, co prowadzi do zwiększenia zadowolenia klientów i optymalizacji czasu pracy zespołu obsługi.

Pracownicy nie tracą czasu 

Pracownicy często muszą tracić czas na szukanie np. niestandardowych procedur. Kiedy nie wiedzą, gdzie można je znaleźć pytają innych, zaglądają w wiele miejsc, aby znaleźć to właściwe. Zatrudnieni mogą też używać szablonów wiadomości, zamiast pisać każdą od początku.  Niech tylko na takie szukanie pracownik traci 30 minut tygodniowo, a jeśli w firmie zatrudnionych jest 80 osób to daje 2080 godzin oszczędności w ciągu roku. 

Jak powinna wyglądać baza wiedzy w firmie? 

Wiele firm tworzenie bazy wiedzy zaczyna od znalezienia odpowiedniego narzędzia. Oczywiście są one przydatne, jednak najważniejsze jest, aby z bazy wiedzy korzystać i na bieżąco ją aktualizować. Bez tego nawet najlepsze narzędzie nie pozwoli na uzyskaniu tak wielu korzyści. Dlatego należy dobrze przygotować się do stworzenia bazy, warto przetestować ją w mniejszych zespołach i używając tanich lub darmowych narzędzi. Jeżeli testy wyjdą pomyślnie – z pewnością warto zainwestować w specjalistyczne oprogramowanie. 

Dobra organizacja bazy

Baza wiedzy w firmie powinna być dobrze zorganizowana, łatwa w nawigacji i dostępna dla wszystkich pracowników, a jej struktura powinna wspierać szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. Oto kluczowe elementy, które powinna zawierać:

Intuicyjna nawigacja.Baza wiedzy powinna mieć logicznie zorganizowane sekcje, z wyraźnymi kategoriami i podkategoriami, które odzwierciedlają różne obszary działalności firmy (np. zasoby HR, procedury operacyjne, IT, marketing, sprzedaż).

Jeżeli to możliwe warto umieścić w niej wyszukiwarkę umożliwiającą szybkie znalezienie odpowiednich artykułów, dokumentów czy instrukcji na podstawie słów kluczowych.

Treści powinny być aktualne i rzetelne informacje. Warto używać różnorodne formaty – artykuły, instrukcje, filmy, inforgrafiki, diagtamu itp. 

Baza wiedzy powinna być dostępna online, z możliwością dostępu zarówno z komputerów, jak i urządzeń mobilnych, co umożliwia pracownikom korzystanie z niej w dowolnym miejscu i czasie. W fabrykach polecamy umieścić komputer z dostępem do bazy na hali produkcyjnej,  aby pracownicy zawsze mogli z niej skorzystać, kiedy mają taką potrzebę. 

Warto zadbać o dwustronną komunikację i interaktywną formę. Można pozwolić pracownikom na wstawianie komentarzy lub dodatkowych pytań. Dać możliwość zgłaszania sugestii ogólnych i tych dotyczących samej bazy wiedzy. 

Ciekawym pomysłem, chociaż niekoniecznym do wprowadzenia od pierwszego dnia, jest zbieranie statystyk i monitorowanie systemu. Pozwoli to na sprawdzanie, które artykuły są popularne, czy ludzie korzystają w ogóle z bazy wiedzy, a może potrzebują innych treści. 

Dzięki takiej strukturze baza wiedzy staje się nie tylko narzędziem do przechowywania informacji, ale także aktywnym elementem wspierającym codzienną pracę, szkolenie i rozwój pracowników, co przekłada się na wzrost wydajności i efektywności całej organizacji.

Baza musi żyć

Baza wiedzy musi być ciągle aktualizowana, ponieważ zapewnienie jej aktualności jest kluczowe dla efektywności i wiarygodności informacji, które zawiera. W przeciwnym razie pracownicy mogą korzystać z przestarzałych informacji, co prowadzi do błędów i nieefektywności. Aktualizacja bazy wiedzy zapewnia, że pracownicy zawsze mają dostęp do najnowszych wytycznych i najlepszych praktyk, co podnosi jakość ich pracy oraz zwiększa szybkość i trafność podejmowanych decyzji. Ponadto regularne aktualizacje wzmacniają zaufanie pracowników do bazy wiedzy jako wiarygodnego źródła informacji, co sprzyja jej częstszemu i skuteczniejszemu wykorzystaniu w codziennej pracy. W dłuższej perspektywie ciągłe aktualizowanie bazy wiedzy wspiera również adaptacyjność firmy do nowych wyzwań i zmian rynkowych, co jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności.

Warto również zadbać o to, kto ma pracować nad taką bazą? Ustalić odpowiedzialne osoby za dany temat lub zatrudnić specjalistę ds. komunikacji wewnętrznej, który usprawni cały proces i będzie czuwać nad zmianami. 

Więcej informacji – sprawdź nasz webinar

Chcesz wiedzieć więcej o bazie wiedzy? Poznać kosmiczny przykład firmy, która takiej bazy nie stworzyła? Zobaczyć, jak wyglądają przykładowe bazy u naszych klientów? Koniecznie sprawdź nasz webinar, który dostępny jest na naszym kanale na YouTube – kliknij tutaj, aby przejść do filmu. 

Załóż bazę wiedzy z Lean To Win

Jeśli po przeczytaniu artykułu, wiesz już, że chcesz stworzyć bazę wiedzy w swojej firmie, ale potrzebujesz pomocy, to napisz do nas! 

Razem stworzymy bazę, która będzie pomocna dla wszystkich osób w organizacji. Umów się na bezpłatną konsultację. 

Zobacz również: 

Komunikacja wewnętrzna. Klucz do zwiększenia zaangażowania pracowników, poprawy efektywności i lepszego zarządzania

Jak firma KF LEX odzyskała 300 godzin pracy dzięki automatyzacji w obsłudze klienta i fakturowaniu?

Jak wygląda współpraca z firmą doradczą Lean To Win — pytania i odpowiedzi