Czy znasz wszystkie umiejętności swoich pracowników? Czy wiesz, nad jakimi kluczowymi kompetencjami powinni popracować członkowie zespołu w twojej firmie? Te informacje często okazują się niezwykle ważne, kiedy szukamy zastępstwa lub chcemy sprawdzić, czy zatrudnione przez nas osoby będą w stanie pracować w nowym projekcie. Nie zawsze jednak znamy odpowiedzi na powyższe pytania. Ale na szczęście jest proste narzędzie zarządzania wizualnego — matryca kompetencji. W łatwy i przejrzysty sposób pozwala ona zaplanować rozwój poszczególnych osób i dobrać pracowników tak, aby wzajemnie się oni uzupełniali. Pomaga w zarządzaniu zespołem i w ciągłym doskonaleniu umiejętności. Jak zbudować matrycę kompetencji i czym właściwie ona jest? Przeczytaj poniższy tekst, poznaj odpowiedzi na powyższe pytania i wprowadź to narzędzie, z sukcesem, w swojej firmie. 

Co to jest matryca kompetencji

Jest to narzędzie stosowane w zarządzaniu zasobami ludzkimi, które służy do identyfikacji, oceny i rozwoju umiejętności pracowników w organizacji. Matryca kompetencji porządkuje i wizualizuje informacje o kompetencjach pracowników. Powinni z niego korzystać menedżerowie, liderzy i kierownicy, gdyż umożliwia łatwe, całościowe oraz szybkie motywowanie i zarządzanie pracownikami. Matrycę czy tabelę można narysować na tablicy, jednak obecnie znacznie częściej przyjmuje ona formę arkusza kalkulacyjnego (np. w Excelu). W takiej tabeli w pierwszej kolumnie wpisuje się imiona i nazwiska pracowników. W górnej kolumnie umieszcza się kolejne kompetencje, które są istotne na danym stanowisku pracy lub w danym projekcie. Dla każdej osoby określa się, za pomocą liczby lub symbolu, poziom konkretnej umiejętności. Można na przykład przyjąć, że: 

0 – nie dotyczy/pracownik nie ma tej umiejętności,

1 – pracownik pracuje przy pełnym wsparciu dozoru, 

2 – pracownik potrafi wykonać proste operacje i czynności, pracuje przy częściowym wsparciu dozoru, 

3 – pracownik samodzielnie pracuje w danym obszarze, 

4. – pracownik samodzielnie pracuje w danym obszarze i może szkolić innych. 

Wzór matrycy kompetencji

Chcesz wiedzieć, jak wygląda taka tabela w arkuszu kalkulacyjnym? Zapisz się do newslettera i otrzymaj wzór matrycy, który będziesz mógł(a) wykorzystać w swojej firmie jeszcze dzisiaj. Ponadto otrzymasz dostęp do czterech krótkich filmów, które wyjaśnią jak używać matrycy kompetencji, aby wspierać rozwój całego zespołu. 

Kto wypełnia matrycę kompetencji — pracownik czy manager?

Najpełniejszą wiedzę o swoich umiejętnościach ma z pewnością sam pracownik i to on powinien ocenić poszczególne obszary. Może to zrobić na papierze bądź w specjalnie przygotowanym pliku. Ważne, żeby pracował samodzielnie nad ustalaniem poziomu swojej kompetencji. Informację można też zebrać w trakcie spotkania przełożonego z pracownikiem. Ta druga opcja daje możliwość rozmowy i ewentualnego zaplanowania rozwoju poszczególnych umiejętności.

W późniejszym czasie sam lider może nanosić poprawki na samoocenę pracownika, jeżeli ten przeceni swoje umiejętności lub podszkoli którąś z nich. Rewizja może odbyć się również w trakcie dorocznej oceny pracowników. 

 Aktualizowanie matrycy jest ważną czynnością, którą warto robić kilka razy w roku. Tylko wtedy będzie ona pomocnym narzędziem, a nie kolejnym obowiązkiem. A kiedy matryca się przydaje?

W jakim celu tworzyć matrycę umiejętności pracownika? 

Istnieje kilka sytuacji, w których matryca pomoże rozwiązać problem czy zmierzyć się z wyzwaniem. Oto kilka z nich:

1. Znalezienie odpowiedniej osoby na daną pozycję

Dobrze prosperujące firmy często stają przed pewnym pytaniem – czy na nowe stanowisko zatrudnić osobę z zewnątrz, czy awansować kogoś z dotychczasowego zespołu. To drugie rozwiązanie często dobrze wpływa na morale. Pracownicy widzą, że firma potrafi doceniać  ich umiejętności. W takim przypadku bywa pomocna matryca kompetencji. To właśnie dzięki niej można sprawdzić, kto najlepiej nadaje się na nowe stanowisko. Jak? Dział HR wspólnie z kierownikiem powinien dostarczyć tzw. opis stanowiska, w którym opisuje kompetencje i kwalifikacje kandydata. Na ich podstawie można zaglądnąć do aktualnej matrycy i znaleźć osobę, która spełnia ich jak najwięcej. 

2. Poprawianie kompetencji

Można uznać, że matryca to pewnego rodzaju badanie potrzeb szkoleniowych przedsiębiorstwa. Jeżeli jakaś umiejętność rzadko występuje w zespole, warto przeszkolić z niej inne osoby. Dostarczenie konkretnych kompetencji bywa również pomocne, kiedy chce się otworzyć nową linię produkcyjną czy rozszerzyć ofertę usług. Tabela wskaże, ile osób wymaga doszkolenia, aby obsadzić wszystkie stanowiska związane z nowym projektem. 

3. Zarządzanie zastępstwami

Kto powinien zastąpić pracownika, który idzie na urlop lub przebywa na chorobowym? Wystarczy rzut oka na matrycę kompetencji i od razu widzimy, które osoby mają wymagane umiejętności i kwalifikacje. To jedna z najczęściej wskazywanych zalet tego narzędzia, bo każdy pracodawca mierzy się z takim problemem dosyć często. Matryca kompetencji rozwiązuje go szybko lub pokazuje, że trzeba dokształcić innych, żeby zastępstwa nie stanowiły wyzwania i aby firma mogła dobrze funkcjonować. 

4. Planowanie rozwoju kariery

Z punktu widzenia pracownika matryca pozwala też na realizowanie celów związanych z awansem. Jeżeli zatrudniony wie, że aby awansować na dane stanowisko musi posiadać dane kompetencje, to będzie mógł je uzupełnić. To pozwoli na tworzenie przejrzystych zasad awansu zawodowego w przedsiębiorstwie, a pracownikom na tworzenie własnych celów związanych z karierą. Dbając o rozwój pracowników zapewniasz im większą motywację i stabilność, co wpływa na wydajność i jakość pracy. 

5. Monitorowanie luk kompetencyjnych

Matryca pozwala też na śledzenie, których kompetencji i umiejętności brakuje w firmie. To pozwala działowi zarządzania zasobami ludzkimi na poszukiwanie nowych pracowników, którzy mają określone kompetencje lub organizowanie konkretnych szkoleń wewnętrznych. Matryca kompetencji pozwala uzupełniać i doskonalić potrzebne umiejętności w przypadku zwolnienia się pracowników. 

6. Pomaga w decyzji o outsourcingu

Czasami matryca kompetencji pomaga podjąć decyzję o zatrudnieniu zewnętrznej firmy, która będzie pomagała w realizacji celów biznesowych. Na przykład kiedy firma się rozrasta i zaczyna potrzebować kogoś, kto będzie promował usługi czy produkty. Osoba na tym stanowisku powinna znać się na marketingu internetowymi i tradycyjnym. Jednak, jak się okazuje, sama reklama online to złożona i skomplikowana materia – kilka platform, dziesiątki rodzajów spotów i banerów. To sprawia, że w marketingu istnieje szereg specjalizacji. Są eksperci od Google Ads i od promocji na Facebooku. Aby zespół był pełny z pewnością trzeba byłoby zatrudnić sporo osób z wieloma różnymi kompetencjami. W takim wypadku czasem lepiej rozważyć outsourcing tych usług, a po swojej stronie zatrudnić jedną osobę, która będzie koordynowała prace agencji. Pozwoli to mieć dostęp do szerokiej wiedzy i kwalifikacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów rekrutacji czy szkolenia pracowników. 

Sprawne zarządzanie z matrycą kompetencji pracownika 

Można stwierdzić, że matryca kompetencji jest cennym narzędziem dla organizacji, pozwalającym na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki niej można dokładnie określić wymagane kompetencje dla danej roli, identyfikować luki kompetencyjne i opracowywać plany rozwoju. Przyczynia się ona do zwiększenia efektywności pracy, rozwijania potencjału pracowników oraz osiągania strategicznych celów organizacji.

Rozwój firmy i zespołów z Lean To Win

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu matrycy kompetencji? A może chcesz poznać i wdrożyć inne metody lean management? Jesteśmy po to, żeby Ci pomóc. Wypełnij formularz i umów się na bezpłatną konsultację, w trakcie której omówimy Twoje problemy i zaproponujemy skuteczne rozwiązania. 

Źródła:

Materiały wewnętrzne Lean To Win

Mahesh Kuruba. (2019). Role Competency Matrix : A Step-By-Step Guide to an Objective Competency Management System. Springer.

Zobacz także: 

3 pomysły na usprawnienie produkcji