Filozofia kaizen - więcej niż system sugestii pracowniczych

Chociaż kaizen to japońskie słowo oznaczające zmiany na lepsze, to od wielu lat funkcjonuje w słownikach innych języków, gdzie oznacza po prostu ciągłe doskonalenie. Wyraz ten znany jest również w Polsce, gdzie nierzadko kojarzony jest ze skrzynką na pomysły pracowników na usprawnienie firmy. Jednak kaizen to coś znacznie więcej niż system sugestii. A czym dokładnie jest? Skąd się wziął? Jak można go wykorzystać?  Gdzie go stosować? Jakie są rodzaje kaizen? Jakimi zasadami kierować się, aby szybko i skutecznie poprawić działanie firmy? O tym właśnie jest ten artykuł. Zaczniemy jednak od pewnej sportowej historii. 

O 1% lepiej

Kiedy w 2002 roku Sir Dave Brailsford przejął brytyjską drużynę kolarstwa torowego, nikt nie spodziewał się wielkich sukcesów, które miały nadejść. W dotychczasowej historii tej dyscypliny Wyspiarze nie należeli do światowej elity. Jednak w 2008 roku, na Olimpiadzie w Pekinie, Brytyjczycy zdobyli aż 8 złotych medali w konkurencjach rowerowych. Wynik ten został powtórzony 2012 roku w Londynie. W jaki sposób nowy trener doprowadził do tak spektakularnych rezultatów? Sir David Brailsford sam był kolarzem zawodowym, ale później zdobywał doświadczenie na studiach menedżerskich (MBA), gdzie poznał m. in. kaizen i ciągłe doskonalenie. Do prowadzenia drużyny podszedł opierając się na tych metodach. Zamiast wprowadzać radykalne zmiany, postawił na podejście polegające na dokonywaniu małych usprawnień. Zadawał pytania typu – co zrobić, aby sprzęt, z którego korzystają zawodnicy był o 1% lżejszy? Jak sprawić, aby stroje były odrobinę lepiej dopasowane i bardziej aerodynamiczne? Jak zminimalizować ryzyko zachorowania podczas zawodów, chociaż o ten 1% procent. Zmiany omawiał ze sportowcami, a także zatrudniał specjalistów, którzy mu w tym doradzali. 

Co zmieniono metodą małych kroków? 

Ulepszeń szukano we wszystkich aspektach, które wpływają na ostateczny wynik. I tak na przykład, rowery przechowywano w taki sposób, aby zminimalizować osiadanie kurzu, który (odrobinę) zwiększa tarcie w rowerowym mechanizmie. 

Każdy z reprezentantów miał własny materac, z którym jeździł na zawody, aby na pewno spać co noc, w tej samej wygodnej pozycji. Kadrowicze przeszli nawet szkolenia prowadzone przez chirurga dotyczące prawidłowego mycia rąk. Wszystko po to, aby unikać chorób, które pogarszają wyniki w kolarstwie. 

Suma małych zmian, podejście do ciągłego rozwoju oraz zaangażowanie drużyny sprawiło, że Brytyjczycy osiągnęli postawione cele z nawiązką.

Obecnie Dave pracuje w zawodowej grupie kolarskiej Ineos Grenadiers, gdzie nadal wdraża zasadę minimalnych zmian, metodę małych kroków i podejście kaizen. Jednak koncepcja ciągłego doskonalenia nie zostało wymyślone z myślą o sporcie, a produkcji i rozwoju przedsiębiorstw. 

Historia ciągłego doskonalenia

Chociaż słowo kaizen jest pochodzenia japońskiego, źródła tej filozofii można szukać w USA. Początki myślenia o ciągłym doskonaleniu małymi krokami sięgają drugiej wojny światowej. W wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych wprowadzono wtedy metodę TWI (Training Within Industry). Był to sposób na radzenie sobie z ograniczeniami czasowymi, zasobami materialnymi i ludzkimi. Program TWI zalecał, aby szukać pomysłów na usprawnienia i wprowadzać je najlepiej tego samego dnia. Następnie metoda ta została wprowadzona do Japonii przez Amerykanów, gdzie trafiła na dobry grunt. Inżynierowie z kraju kwitnącej wiśni podchwycili temat i zaczęli go rozwijać przy okazji korzystając z metod lean management. Niekwestionowanym ekspertem w dziedzinie kaizen jest Masaaki Imai, japoński teoretyk i konsultant zarządzania. To on napisał książkę pt: “Kaizen. Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii”, która została przetłumaczona na wiele języków i rozpromowała to podejście na całym świecie. Obecnie kojarzone jest jako część kultury japońskiej. 

(Więcej o dziejach lean w artykule Krótka historia lean management). 

Kaizen – podstawy koncepcji ciągłego doskonalenia 

Z jednej strony kaizen może być rozumiane jako filozofia, która zmienia kulturę organizacji. Pracownicy sami szukają i proponują małe zmiany, które mogą ułatwić im pracę, przyspieszyć produkcję, zwiększyć zyski czy poprawić jakość świadczonych usług. Wymaga to oczywiście stworzenia odpowiednich warunków, aby zespół chciał dzielić się swoimi przemyśleniami. Zazwyczaj nie dzieje się to z dnia na dzień. Do wprowadzenia kaizen potrzeba konsekwencji i zaangażowania kadry menedżerskiej. Po jakimś czasie można spodziewać się coraz lepszego rozumienia i przede wszystkim proaktywnych działań ze strony pracowników na każdym szczeblu. 

Z drugiej strony można potraktować kaizen jako plan działania, narzędzie, które można wdrożyć do rozwiązania konkretnego problemu. Wtedy warto skorzystać z tzw. kaizen event. Są to warsztaty, które trwają od 3 do 5 dni i skupiają się na konkretnym wyzwaniu. 

Co można ulepszać w firmach? 

Wszystko co ma wpływ na osiągnięcie końcowego celu firmy, czyli poprawę zysku. Jednak kaizen w przedsiębiorstwie może pomóc również pracownikom, by ich praca stała się lżejsza, mniej nudna czy bardziej różnorodna. 

Opłaca się także usprawniać przepływ informacji lub materiałów w organizacji. W takim przypadku mówimy o kaizen przepływu (flow). 

Częściej jednak stosuje się w firmach doskonalenie procesu. Do tego ostatniego zalicza się np. poprawę pojedynczego stanowiska pracy, by było bardziej ergonomiczne. Najlepsze ogólne efekty uzyskuje się, kiedy pracuje się zarówno nad procesem jak i przepływem.  Można wtedy oczekiwać np. skrócenia czasu realizacji procesu, zwiększenia produktywności, większego zaangażowania pracowników. 

10 zasad kaizen w przedsiębiorstwie

Aby lepiej zrozumieć, czym jest filozofia kaizen, warto zapoznać się z zasadami tej filozofii. Nie są one sztywnymi regułami i poszczególne “przykazania” mogą się od siebie różnić. Wszystkie jednak dają lepsze pojęcie dotyczące tej metody, a ich przestrzeganie, przybliża do realizacji celu. Oto 10 zasad kaizen 

1. Stale poprawiaj każdy proces

Inaczej mówiąc – nie spoczywaj na laurach. Jeżeli udało ci się osiągnąć cel i poprawić znacznie funkcjonowanie jakiegoś elementu procesu, nie znaczy to, że nie może on działać jeszcze lepiej. Szukaj kolejnych rozwiązań i poprawiaj wyniki, chociażby o 1%. 

2. Nie uznawaj wymówek i działaj

Zawsze istnieje wiele powodów, żeby nie wprowadzać jakiegoś rozwiązania. Często pojawia się wątpliwość, czy ono w ogóle zadziała. Innym razem ktoś powie, że wymaga ono za dużo czasu. Zamiast się zastanawiać, lepiej działać i sprawdzać, co jest skuteczne, a co nie. Czas i tak upłynie, więc lepiej wykorzystać go na usprawnienie niż myślenie o nim. 

3. Zaprzeczaj statusowi quo. Wdrażaj nowe metody z nadzieją na sukces 

“Od zawsze tak było i nie da się nic zmienić”. Takie słowa często padają z ust pracowników. Zmiany mogą być trudne do przyjęcia. Warto więc odpowiednio przygotować zespół na nowe wyzwania. 

Miej również otwarty umysł na nietradycyjne metody i rozwiązania – czytaj i szukaj informacji. Dobrym sposobem rozwiązywania problemów jest używanie analogii. Może przykład z innej dziedziny pomoże Ci uporać się z wyzwaniem?

4. Jeśli okaże się, że coś jest nie tak, popraw to (z pomocą kaizen)

Błędy i pomyłki oczywiście mogą się zdarzać, ale zawsze można je poprawiać. Rób to na bieżąco i nie rezygnuj z całego pomysłu tylko dlatego, że nie zadział jeden element. Zastanów się, jak go poprawić – również z pomocą działań kaizen. 

5. Zaangażuj wszystkich do udziału w rozwiązywaniu problemów

Niech cały zespół myśli nad ciągłym doskonaleniem. Osoby, które pracują na danym stanowisku pracy wiedzą o nim najwięcej. Mogą mieć najlepsze pomysły, jak je poprawić powinny mieć więc dużą swobodę w ich zgłaszaniu w miejscu pracy. 

6. Pozyskuj informacje i akceptuj opinie wielu osób

Zachęć pracowników do dzielenia się swoimi opiniami, pomysłami na udoskonalenia. Słuchaj i rozważaj wszystkie przedstawione idee. To motywuje wszystkich do większego zaangażowania. 

7. Przed podjęciem decyzji zapytaj się pięć razy „dlaczego?”.

To świetna metoda, która pozwala dotrzeć do prawdziwej przyczyny problemu. Poniżej przykład, który pokaże, jak zadawać pytania narzędziem 5 why. 

Dlaczego była dziś awaria maszyny? 

Bo nowy pracownik, nie zmienił odpowiednio jej ustawień.

Dlaczego nie zmienił jej ustawień? 

Bo nie zapamiętał tej części szkolenia.

Dlaczego tego nie zapamiętał? 

Bo jest sporo materiału do opanowania i później ciężko wszystko sobie przypomnieć.

Dlaczego ciężko sobie przypomnieć?

Bo nie ma dostępu do materiałów po zakończonym szkoleniu.

Dlaczego nie ma dostępu do materiałów? 

Bo nikt nie kazał tego zrobić. 

8. Myśl ekonomicznie. Oszczędzaj pieniądze dzięki drobnym ulepszeniom i wydawaj pieniądze na dalsze ulepszenia

Lepiej użyć sprytu niż pieniędzy. Szukaj tanich i trwałych rozwiązań. Jeżeli coś ma wymagać dużych zasobów, spróbuj podejść do sprawy inaczej. Może da się przetestować tańsze rozwiązanie? Może ktoś inny będzie miał lepszy pomysł? 

9. Wybieraj proste rozwiązania

Tak jak tańsze rozwiązania są lepsze od droższych, tak prostsze są lepsze od bardziej skomplikowanych. Złożone pomysły zapisuj, ale zostaw je jako ostateczność – kiedy już nic innego nie pomoże. 

10. Zawsze pamiętaj, że doskonalenie nie ma granic

Może się wydawać, że poprawienie wydajności o 30% to już dużo. Jednak kaizen mówi- nie ma limitu. Spróbuj może coś jeszcze uda się przetestować i poprawić. Do każdego działania podchodź metodycznie i podejmuj decyzję o wprowadzeniu danego rozwiązania przez pryzmat wyników. 

System sugestii pracowniczych – koncepcja kaizen w praktyce 

W wielu firmach metoda kaizen kojarzona jest głównie z systemem sugestii pracowniczych. Jednak jeśli przyjrzymy się dokładnie powyższym zasadom zobaczymy, że to tylko niewielki fragment całej filozofii. Do procesu ciągłego doskonalenia warto podejść kompleksowo – poprawiać procesy i przepływy w firmie. Wdrożenie kaizen powinno być łączone z innymi metodami lean manufacturing i sposobami rozwiązywania problemów takich, jak PDCA, SMED, 5S czy standaryzacja (zobacz słownik lean). Przede wszystkim warto zaszczepić w sobie i wszystkich pracownikach jedno pytanie – jak poprawić działanie o 1%. Z takim podejściem firma, tak jak brytyjska drużyna kolarska, z pewnością będzie odnosić sukcesy i stanie się bardziej konkurencyjna. 

Kaizen to koncepcja, która pozwala na doskonalenie nie tylko w produkcji, usługach, sporcie, ale pozwala na dążenie do doskonałości w życiu osobistym. (Kilka przykładów znajdziesz w naszym artykule o lean management w życiu codziennym)

Wdrożenie kaizen z Lean To Win

Filozofia kaizen to jedna z metod lean, która skutecznie pomaga firmom poprawiać wyniki. Jeśli jesteś zainteresowany(a) jej wprowadzeniem u siebie, eliminacją marnotrawstw, redukcją kosztów i poprawą jakości,  napisz do nas i umów się na bezpłatną konsultację. 

Źródła: 

https://hbr.org/2015/10/how-1-performance-improvements-led-to-olympic-gold

Imai, M. (2006). Gemba kaizen: zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania. Wydawnictwo MT Biznes.

Przeczytaj również: 

Jak skrócić czas przezbrojenia, czyli czym jest SMED

Czym jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM)

7 klasycznych i 2 współczesne marnotrawstwa w firmach produkcyjnych