Lean management na co dzień, czyli co możesz zrobić, żeby zoptymalizować swoje życie?

Szczupłe zarządzanie, czyli właśnie lean management najczęściej kojarzy się z wprowadzaniem zmian w procesach w fabrykach i organizacjach. To skojarzenie jest oczywiście słuszne, jednak filozofię lean można z powodzeniem zastosować również do wielu elementów życia codziennego. Które metody optymalizacji wprowadzić? Jak to zrobić? I co możesz dzięki nim zyskać? Poniżej przedstawiamy kilka przykładów.

Zacznij od drobnych zmian

Pierwsza technika jaką polecamy, to stosowanie zasady małych kroków, która jest fundamentem filozofii kaizen. To jedna z kluczowych metod lean, która mówi o tym, żeby cały czas, małymi zmianami usprawniać procesy, a w naszym przypadku swoje życie i pracę. Na przykład, jeśli stwierdzisz, że zbyt dużo czasu przeznaczasz na zakupy, możesz przeanalizować, co się na to składa. 

Być może robisz zakupy, kiedy jest największy ruch w danym sklepie, idziesz do sklepu bez listy zakupów i zastanawiasz się na bieżąco, co kupić. A może, chodzisz często do różnych sklepów i nie znasz dobrze ich rozkładu przez co błądzisz w poszukiwaniu masła. Wprowadzenie techniki kaizen, to właśnie dokonanie kilku niewielkich zmian i sprawdzenie, czy zakupy zajmą nam mniej czasu. To, co jest ciekawe w tej metodzie, to fakt że zmiany wprowadza się nieśpiesznie, jedną za drugą. Dzięki temu nie są one męczące i powoli wchodzą w nawyk. Żeby zachęcać się do kolejnych zmian, warto zacząć od tej, która najlepiej rokuje pod kątem efektów jakie przyniesie. 

W przypadku zakupów może to być przejście na zamówienia online, które oszczędzają nasz czas na wyjazd do sklepu i energię na samych zakupach. Jeśli jednak lubisz wybrać się do tradycyjnego sklepu, to zachęcamy, aby zastanowić się nad zmianą godziny wizyty w sklepie. Czasem można spędzić w samej kolejce 20 minut, a w godzinach wieczornych, tuż przed zamknięciem, w 20 minut można znaleźć się ponownie na parkingu z pełnym koszem. Wprowadzając drobne korekty i optymalizacje w swoim działaniu, można zwiększyć swoją produktywność oraz znaleźć czas na inne zadania. Zamiast z dnia na dzień postanowić całkowicie zreorganizować swoją pracę (czy komuś przyszły teraz do głowy wielkie życiowe zmiany, planowane od każdego nowego roku? Ile z nich naprawdę się udało?), lepiej stosować ciągłe doskonalenie i wprowadzać zmiany systematycznie.

Dbaj o porządek z 5S

Co jeszcze warto zrobić? Zdecydowanie uporządkować i usystematyzować swoją przestrzeń życiową i biurową, czyli zastosować pewien wariant metody 5S (więcej o metodzie przeczytasz tutaj). Wszystko po to, aby nie tracić czasu na szukanie potrzebnych rzeczy czy plików na komputerze. Jak często zdarza Ci się szukać nożyczek, butów do biegania, czy swojej ulubionej bluzy, którą miałeś/łaś wczoraj na sobie? Jeżeli często zadajesz sobie lub innym domownikom pytanie zaczynające się od „Gdzie jest..?”, to znaczy, że powinieneś (powinnaś) zastosować metodę 5S. 

Prześledźmy wszystkie „S” na przykładzie szafy z ubraniami. Na początku najlepiej dokonać selekcji, czyli wybrać te rzeczy, które faktycznie nosimy. Jeżeli czegoś nie założyliśmy w ciągu ostatniego roku, to istnieje małe prawdopodobieństwo, że ponownie się w to ubierzemy. Z tych rzeczy najlepiej stworzyć paczkę, którą przekażemy do fundacji, która zrobi z ubrań dalszy pożytek. Następnie powinniśmy postawić na systematykę, czyli ustalić, gdzie trzymamy swetry, spodnie, a gdzie skarpetki i koszule. Możemy nawet zrobić etykiety i oznaczyć miejsce, w którym powinniśmy trzymać dany typ odzieży. Następnie w kolejności należy postawić na regularne sprzątanie – ustalamy, jak często powinniśmy czyścić szafę z kurzu, kiedy zrobić kolejny przegląd stanu garderoby. Czwarty punkt to standaryzacja, czyli opracowanie zestawu działań i czynności, które ustaliliśmy w pierwszych trzech krokach. Możemy zrobić na przykład schemat czy plan czystości szafy, który będziemy traktować jako checklistę i odznaczać, kiedy dana czynność została zrobiona. Ostatnim „s” jest samodoskonalenie, czyli wypracowanie zestawu nawyków, dzięki którym będziemy wykonywać wszystkie ustalone czynności związane z porządkowaniem szafy.. Ten punkt zakłada również czujność na możliwe kolejne zmiany i dalszą optymalizację.

Kanban w spiżarni

Zgodnie ze słownikiem lean, kanban to system sygnałów, który umożliwia sprawne sterowanie zapasami. Samo słowo oznacza tabliczkę lub kartę z napisem. Jak możemy wykorzystać tę technikę w życiu codziennym? Można dzięki niej zarządzać zapasami na przykład żywności czy środków higienicznych. Pozwoli to na większą dostępność produktów – już nigdy nie zaskoczy Cię ostatnia torebka ulubionej herbaty czy rolka papieru toaletowego. Wystarczy w odpowiednim miejscu umieścić kartkę z napisem „przy najbliższych zakupach kup herbatę”, a kiedy znajdziemy taką kartkę, od razu wpisać pozycję na listę zakupów. Jak wyznaczyć odpowiednie miejsce dla umieszczenia takiej kartki? To oczywiście zależy od tego, jak często Ty i inni domownicy pijecie herbatę i jak często robisz zakupy. W przypadku herbaty możemy wskazać miejsce dla karteczki, kiedy zostanie w niej tyle herbat, ile zostanie wypitych w ciągu tygodnia.

W tym punkcie warto również przypomnieć pewną zasadę magazynowania tzw. FIFO (czyli First-In First-Out). Polega ona na tym, że powinniśmy w pierwszej kolejności zużyć produkty, które kupiliśmy wcześniej. W przypadku produktów spożywczych należy jednak wziąć pod uwagę przede wszystkim datę przydatności do spożycia. Czyli wkładając na przykład nowe jogurty do lodówki, ustawmy je w odpowiedniej kolejności. Bliżej tyłu lodówki stawiamy te opakowania z nabiałem, które przeterminują się najpóźniej, a z przodu, te których termin kończy się najszybciej. Dzięki temu zmarnujemy mniej żywności i zaoszczędzimy nawet kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Zoptymalizuj swoją pracę

Lean można zastosować również w pracy na przykład na stanowiskach specjalistycznych i menedżerskich, gdzie wymaga się od pracownika wykonywania różnorodnych zadań w ciągu dnia. Jedna z metod lean mówi o tym, aby w mądry sposób dokonywać przezbrojeń maszyn w fabrykach. Okres, w którym maszyny nie pracują, to strata. Właśnie dlatego metoda SMED (Single Minute Exchange of Die) dąży do skrócenia tego czasu. Można tutaj znaleźć analogię do ludzkiego umysłu. 

Badania z zakresu neuronauki mówią, że mózg potrzebuje na zmianę zadania, po pierwsze większej ilość glukozy, a po drugie właśnie czasu, aby zaktywizować odpowiednie struktury mózgowe, które będą w stanie poradzić sobie z nowym wyzwaniem. [1] Takie przestawienie się z jednego zadania na drugie, jest niewątpliwie stratą, którą można spróbować wyeliminować, szczególnie jeżeli mamy tendencję do wielozadaniowości. Zatem znacznie lepiej jest wykonywać zadania po kolei – zacząć kolejne dopiero, kiedy skończymy pracę nad pierwszym. Po drugie warto zaplanować dokładnie, jakie zadania będziemy wykonywać w ciągu dnia. Pozwoli to nam na szybsze przestawienie się na kolejną czynność. Taka agenda dnia pozwoli naszemu mózgowi na przygotowanie się do kolejnych projektów. W rozkładzie takim warto też uwzględnić przerwy – niekoniecznie trzeba je robić przed każdą zmianą zadania.

Lean management w Twojej firmie

Tak jak wspomnieliśmy, na początku metody lean zostały opracowane dla fabryk i organizacji. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby odzyskiwać także czas i energię w naszym życiu prywatnym. Być może jest to nawet ważniejszy obszar niż ten biznesowy. Dlaczego tak sądzimy? Bo czasu spędzonego z najbliższymi nie da się wycenić. A odzyskując go ze żmudnych i zbędnych czynności możemy otrzymać coś najcenniejszego: uśmiech i wdzięcznych tych, których kochamy.

W Lean To Win specjalizujemy się we wdrażaniu szczupłego zarządzania przede wszystkim w firmach. Wielu managerów korzysta z nich także u siebie w domu. To co nas wyróżnia, to mocne nastawienie na ciągłe mierzenie rezultatów wprowadzanych zmian i kluczowych wskaźników Twojej firmy. Właśnie dlatego stworzyliśmy Kokpit Zarządzania Biznesem, który pozwoli na szybkie zbieranie i analizę KPI. Wypełnij brief i sprawdź czy lean jest dla Ciebie.  

Źródła:

[1] Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in cognitive sciences, 7(3), 134-140.