7 klasycznych i 2 współczesne marnotrawstwa w firmach produkcyjnych

Straty czy inaczej marnotrawstwa można spotkać w każdej firmie bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Szczególnie dobrze widać je w firmach produkcyjnych. Również tam wyeliminowanie ich ma największe przełożenie na osiąganie celów i wyniki finansowe przedsiębiorstwa. W artykule opiszę 7 podstawowych marnotrawstw opisanych jeszcze w XX wieku. Ponadto podpowiem, jakie techniki czy metody zastosować, aby zminimalizować straty. Dodatkowo wspomnę o dwóch bardziej współczesnych marnotrawstwach polegających na niewykorzystaniu potencjału zatrudnianych pracowników oraz gromadzonych danych. Zapraszam do lektury.

Co to są marnotrawstwa?

Punktem wyjścia do zdefiniowania tego, czym są marnotrawstwa w filozofii lean, powinno być poznanie tzw. wartości dodanej. Aby ją zrozumieć, najlepiej zadać sobie pytanie, czy dana czynność wpływa na to, że sam produkt się zmienia? Czy jedynie towarzyszy procesowi produkcji. Inaczej mówiąc, czy z punktu widzenia klienta, dana procedura ma wartość, czy sprawi, że produkt będzie lepszy, wydajniejszy. A zatem, czy jest w stanie zapłacić za tę pracę. Prostym przykładem może być klient, który chce kupić butelkę wody mineralnej. Z jego punktu widzenia jedynym procesem, za który jest gotowy zapłacić jest fakt nalania wody do butelki i jej zakręcenie.

Natomiast wszystkie inne czynności, takie jak kupienie i magazynowanie pustych butelek, przewiezienie ich i włożenie do maszyny, która napełnia butelkę, a także przechowywanie gotowych produktów w magazynie, aby czekały na dystrybucję, to czynności nie dające wartości klientowi. Wszystkie te dodatkowe czynności nie przynoszą wartości dodanej, nie wpływają na jakość efektu końcowego. Można zatem stwierdzić, że są one zbędne i można dążyć do ich eliminacji. Taiichi Ohno nazwał takie czynności marnotrawstwami lub stratami (z jap. muda). Wyróżnił siedem takich strat, które omówię, po kolei, poniżej.

1. Oczekiwanie

Oczekiwanie jest łatwe do zdefiniowania i zauważenia. Mamy z nim do czynienia wtedy, kiedy pracownik pozostaje bezczynny, nie wykonuje żadnej pracy, chociaż teoretycznie w tym czasie mógłby coś robić. Co może być tego przyczyną? Na przykład oczekiwanie na materiał. Gdyż osoba odpowiedzialna za dostarczenie niezbędnych składników czy części, nie wywiązała się ze swoich obowiązków. Bądź sama oczekuje na załadunek w innym miejscu. Podobna sytuacja to oczekiwanie na półprodukt z wcześniejszego stanowiska pracy. Oczekiwanie to również czas, w którym pracownik, czeka aż maszyna wykona konkretną czynność – wkręci śruby, nagrzeje materiał itp.

Z oczekiwaniem mamy do czynienie również podczas przezbrojenia maszyn oraz  kiedy w maszynie przeprowadzane są prace serwisowe. Zawsze wtedy, kiedy pracownik ma możliwość coś zrobić, ale nie może ponieważ maszyna jest wyłączona z użytku.

Z pomocą w poradzeniu sobie z oczekiwaniem może przyjść kilka technik lean management. Jedną z nich jest na przykład dbanie o park maszynowy i serwisowanie urządzeń zanim się ulegną awarii. Przydatne może okazać się mapowanie strumienia wartości pomoże zaplanować usprawnienia i optymalizacje, które sprawią, że produkcja będzie bardziej płynna.

2. Transport

W gruncie rzeczy, klienta nie interesuje, jaką drogę muszą przemierzyć materiały, surowce lub części z magazynu do miejsca, w którym wytwarza się z nich produkt. Nie interesuje go również, ile czasu trwa przewożenie półproduktów między kolejnymi stanowiskami pracy. Żaden transport nie powoduje, że produkt końcowy staje się w jakiś sposób lepszy, więc sam w sobie jest marnotrawstwem. (Chociaż wiemy natomiast, że jakiegoś rodzaju transport musi na produkcji wystąpić). Częstą przyczyną nadmiernych strat,  w tym zakresie, jest nieoptymalny rozkład poszczególnych stanowisk, duża odległość od magazynu lub nieadekwatne czy zbyt powolne urządzenia transportujące takie jak wózki widłowe.

Dodatkowo podczas transportu może dojść do uszkodzenia części lub produktów, a nawet do ich zgubienia.

Zbędny transport można wyeliminować poprzez lepsze zorganizowanie przestrzeni produkcyjnej i magazynowej. Przydatne okaże się do tego wykonanie obecnego layoutu, czyli układu lub planu graficznego fabryki wraz z dokładnymi pomiarami dotyczącymi transportu. Pozwoli to na zaplanowanie go od nowa w sposób bardziej optymalny.

3. Ruch

Ten rodzaj straty dotyczy pracowników, którzy w swojej codziennej pracy muszą wykonywać zbyt dużo ruchów lub przechodzić z miejsca na miejsce, aby zrealizować zadanie. Przykładem może być zbyt duża odległość między dwoma maszynami, które obsługuje jeden pracownik lub niepotrzebne przejście po narzędzia. Zbędny ruch to również wielokrotna potrzeba schylania się czy obracania. Te niepotrzebne czynności zabierają czas i męczą dodatkowo pracownika. Sprawiają także, że zwiększa się prawdopodobieństwo urazów, a co za tym idzie zwolnień lekarskich i konieczności szukania osób na zastępstwo.

Dobrym pomysłem na zmniejszenie tej straty jest przekształcenie stanowisk pracy zgodnie z metodą 5S. Pozwoli to na zorganizowanie stanowisk w bardziej ergonomiczny sposób. Z pomocą przyjdzie też tutaj kanban transportowy, dzięki któremu pracownikowi nigdy nie zabraknie części czy półproduktów.  

4. Nadprocesowość

To zjawisko polega na tym, że czasami w zakładach produkcyjnych czy usługowych część procesów jest najzwyczajniej w świecie zbędna. Na przykład stworzenie raportu, którego nikt nie czyta i nikt nie wyciąga z niego żadnych wniosków jest czynnością zdecydowanie zbędną. W procesie produkcji zauważa się nadprocesowość w przeznaczaniu zasobów w nadmierną kontrolę jakości produktów. Sprawdzenie, czy wyroby są wykonane ze standardami jest ważne. Jednak raz sprawdzony produkt być może nie musi być poddawany kolejnym kontrolom? Ten rodzaj straty jest dość trudny do zauważenia. Dlaczego?

Ponieważ z punktu widzenia menadżera zespół pracuje, jest w ciągłym ruchu – firma funkcjonuje pełną parą. W przypadku omawianego wcześniej oczekiwania, dość łatwo możemy dostrzec, że pracownik czeka na materiał. W przypadku nadprocesowości (czy nadjakości) nie zauważymy problemu, jeżeli dobrze nie przeanalizujemy, jak wygląda cały proces. A w tym doskonale sprawdzi się jedno z narzędzi lean management – mapa strumienia wartości. Analizuje ona proces powstawania wyrobu od A do Z. Często po stworzeniu takiej mapy, jak na dłoni widać, które elementy są zbędne i które można wykluczyć, bez szkody dla produktu. Można też spytać pracowników, czy są jakieś elementy, które wydają im się niepotrzebne lub bezsensowne. Bardzo często wskazane przez nich informacje są trafne i mogą posłużyć do wyeliminowania tej straty. 

5. Wady/ braki/ defekty

Za towar z wadą lub defektem klient z pewnością nie chce płacić, więc powstawanie takich produktów, to zdecydowanie strata. I to ta, którą najłatwiej zobaczyć. To marnotrawstwo może powstać na każdym z etapów produkcji, ale także podczas transportu czy poprzez zakup wadliwych surowców lub półproduktów. Czasami okazuje się, że to pracownik wykonał jakąś czynność źle lub niedokładnie, co doprowadziło do powstania defektu. Wada wyrobu gotowego to strata wyjątkowo dotkliwa. Nie dość, że straciliśmy zasoby na stworzenie wadliwego, a tym samym niesprzedawalnego produktu, to jeszcze musimy poświęcić kolejne, żeby ponownie go wykonać.

Do tego w wyniku wad, może ucierpieć reputacja firmy. Szczególnie w przypadku, kiedy do klienta trafi zamówienie nie spełniające jego wymagań.

Przyczyn powstawania defektów jest sporo. W ich eliminacji może pomóc szkolenie pracowników lub stworzenie takiego stanowiska pracy, które wyeliminuje możliwość popełniania błędów. Ale defekty mogą powstawać również przez niesprawne maszyny czy źle zabezpieczony ładunek.  Znalezienie najczęstszych przyczyn tego zjawiska, to ważna część poradzenia sobie z tą stratą.

6. Zapasy

Posiadanie dużego poziomu zapasów części i surowców często wydaje się mądrym posunięciem. Robiąc zapasy mamy świadomość, że może przyjść taki moment, kiedy wykorzystamy je i zyskamy przewagę nad konkurencją. Może to być kontrahent, który szuka produkowanego przez naszą fabrykę produktu i zależy mu na czasie lub możliwość przedłużenia działalności zakładu w sytuacjach nadzwyczajnych (na przykład lockdown spowodowany pandemią COVID-19 w 2020 roku). Jednak takie wydarzenia są niezwykle rzadkie. Z konkurencją lepiej walczyć jakością i szybszą realizacją zamówień na co dzień, chociażby poprzez dobór dostawców mogących zrealizować szybkie dostawy.

Posiadanie nadmiernych zapasów jest w dłuższej perspektywie nieopłacalne. Po pierwsze zakupiony towar, to pieniądze, którymi nie można obracać. Co więcej, towar musi być gdzieś przechowywany. A to z kolei wiąże się z koniecznością budowy czy wynajmu kolejnych magazynów, które trzeba obsługiwać.

7. Nadprodukcja

Przed chwilą pisałem, że tworzenie zapasów surowców i części niekoniecznie jest dobrą praktyką. To teraz zwrócę uwagę na magazyn wyrobów gotowych, bo właśnie tego dotyczy nadprodukcja. Mamy z nią do czynienia wtedy, kiedy tworzone jest zbyt dużo dóbr lub półproduktów na poszczególnych stanowiskach. Przyczyn może być kilka. Od braku dobrych danych o potrzebach rynku, poprzez źle zbilansowane linie produkcyjne, nieadekwatne plany produkcyjne, aż pod różnice wydajności poszczególnych maszyn. Podobnie jak w przypadku nadmiernych zapasów, nadprodukcja powoduje konieczność zakładania nowych magazynów. To wiąże się z dodatkowym, niepotrzebnym transportem, co zwiększa prawdopodobieństwo na powstanie kolejnych strat – oczekiwania czy wad. Dlatego warto zadbać o to, aby w miarę możliwości nie doprowadzać do nadprodukcji. Szczególnie w branżach, w których wyroby tracą ważność lub którymi rządzi moda bo możemy zostać z wielką partią wyrobów, które trzeba będzie w całości uznać za stratę.

Jak przeciwdziałać stratom – ogólne zasady

Przede wszystkim należy pamiętać, że nie da się wyeliminować wszystkich strat, które zidentyfikujemy w naszym przedsiębiorstwie. Ważne jest również zrozumienie, że redukcja strat to proces ciągły polegający na szukaniu i testowaniu wielu rozwiązań. Z tego założenia wychodzi między innymi, wspomniane wcześniej, szczupłe zarządzanie, czyli lean management. Jest to filozofia ciągłego doskonalenia linii produkcyjnej, poziomu świadczenia usług oraz firmy jako całości. Ważną jej częścią, która zapewniła jej międzynarodowy sukces, jest zestaw metod, które ułatwiają i przyspieszają dokonywanie zmian w organizacji. Aby zacząć walczyć ze stratami warto wykorzystać tzw. mapowanie strumienia wartości. Jest to metoda, która pomaga w przeanalizowaniu całego procesu produkcji i zidentyfikowaniu tzw. wąskich gardeł, czyli najsłabszych ogniw w danym procesie.

(Więcej o mapowaniu procesów można przeczytać w jednym z poprzednich artykułów: https://www.menedzer-produkcji.pl/artykul/planowanie-czyli-gra-warta-swieczki-case-study-poltra-sp-z-o-o).

Inne metody specjalizują się w poprawianiu konkretnych elementów procesów. SMED przyspiesza czasy przezbrojeń,  a balansowanie linii zmniejsza marnotrawstwo związane z oczekiwaniem na półprodukt z wcześniejszego etapu. 5S porządkuje stanowiska pracy i ułatwia jej organizację, a poke-yoke minimalizuje wady produktów. Zatem chcąc przeciwdziałać stratom, warto wykorzystać narzędzia proponowane przez lean management. Czasami, szczególnie kiedy mamy już wdrożone metody lean, wystarczy przyłożyć się do systemu szkoleń nowych pracowników i przypominać tym bardziej doświadczonym o zasadach panującym w przedsiębiorstwie.

Wspomniane marnotrawstwa, choć wciąż aktualne, nie wyczerpują jeszcze w puli strat, z którymi spotykamy się w przedsiębiorstwach. Wspomnę jeszcze o dwóch stratach, tym razem opartych na błędach zaniechania.

Nowe podejście do marnotrawstw

Spora część firm produkcyjnych identyfikuje powyższe straty w swoich firmach. Wprowadza i testuje, lepiej lub gorzej, metody, które mają za zadanie ich zniwelowanie. Dzięki czemu produkty wytwarzanie są z mniejszą stratą dla przedsiębiorstwa. Chociaż opisane w XX wieku marnotrawstwa są wciąż aktualne, to w XXI wieku zarządzający dużymi firmami zaczęli rozumieć je trochę szerzej. Dwa poniżej opisane marnotrawstwa dotyczą niewykorzystanego potencjału zasobów do stworzenia wartości dodanej dla klienta. Są więc rozumiane nieco inaczej i inne metody oraz techniki ich niwelowania trzeba zastosować.

Niewykorzystany potencjał pracownika

Wielu pracodawców w ogłoszeniach o pracę czy w wartościach swoich firm, które znaleźć można na stronach internetowych, podkreśla wagę pracownika dla przedsiębiorstwa. Dawno już minęły czasy, kiedy komunikowało się,  że zatrudniony jest kimś kogo można zastąpić inną osobą i że na jego miejsce są inni chętni. Dzieje się to po części z powodów ekonomiczno-społecznych – mamy tzw. rynek pracownika. Oznacza to, że siły roboczej jest zbyt mało, jak na potrzeby rynku pracy.

Z drugiej strony badania prowadzone przez psychologów pracy, ale także obserwacje samych przedsiębiorców pokazują, że zaangażowany pracownik to skarb. Mimo tych zapewnień i wyników eksperymentów, wielu pracodawców nadal nie potrafi w pełni wykorzystać potencjału jaki drzemie w pracownikach. Dlaczego? Bo pracodawcy często nie wiedzą, jakie umiejętności ma pracownik. Dlaczego tego nie wiedzą? Bo nie pytają go o to, czy widzi możliwości poprawienia swojego miejsca pracy. Pracodawcy też niechętnie szkolą swoich pracowników, bojąc się żądań o podwyżkę czy odejścia z pracy. Niewiedza i brak inwestowania w pracowników powoduje to, że potencjalnie korzystne zmiany w produktach czy poprawienie ich jakości, mogą zostać wprowadzone ze znacznym opóźnieniem. Podobnie z eliminowaniem marnotrawstw z pierwszej części artykułu. 

To często właśnie pracownik może wskazać, które ruchy według niego są zbędne, że oczekiwanie trwa za długo, a wypełnianie trzech dokumentów tymi samymi danymi jest bez sensu. Dobrze jest więc dawać możliwość pracownikowi wdrożenia jego pomysłów i stworzyć program, dzięki któremu będzie mógł przekazać swoje uwagi do procesu produkcji. Wpłynie to pozytywnie nie tylko na morale załogi, ale również na szybsze osiągniecie celów przez organizację.

Niewykorzystany potencjał danych

Ostatnim, ale równie ważnym marnotrawstwem, jest nieumiejętność wykorzystania danych, które firma pozyskuje lub mogłaby pozyskać. Jakie dane mam na myśli? Przede wszystkim chodzi o wszystkie informacje, jakie mogą pochodzić z parku maszynowego. Nowoczesne urządzenia bardzo często zbierają mnóstwo danych liczbowych, które można wyeksportować do komputera i przeprowadzać szczegółowe analizy tego, co dzieje się na danym stanowisku pracy. Stwarza to niesamowity potencjał, również w eliminowaniu klasycznych marnotrawstw wspomnianych w pierwszej części artykułu. Takie dane można również zestawiać i analizować w kontekście informacji pochodzących z innych działów. Pomocne w tym są tak zwane kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Stworzenie odpowiedniego zestawu mierników pozwala doskonale ocenić, czy firma podąża w wybranym kierunku, czy konkretne działy osiągają swoje cele.

Niestety wiele średnich firmy w ogóle lub w bardzo małym stopniu korzysta z kluczowych wskaźników efektywności. Dzieje się to z różnych powodów – od braku dostatecznej wiedzy z tego zakresu po twierdzenie, że KPI są tylko dla międzynarodowych korporacji.

Wszystkie kluczowe wskaźniki można zebrać w jednym kokpicie zarządzania biznesem, dashboardzie, który pozwala menedżerowi szybko i łatwo mieć dostęp do wszystkich wskaźników, porównać je i analizować. Pozwala to na szybsze i bardziej trafne podejmowanie decyzji biznesowych.

Co w takim razie można zrobić, aby nie marnotrawić danych? Przede wszystkim wybrać odpowiednie wskaźniki. Najlepiej te zgodne z krótko- i długofalowymi celami firmy. Warto zapoznać z miernikami pracowników, którzy będą za nie odpowiedzialni lub zaprosić zespół do ich tworzenia. Po drugie wybrać narzędzie do wizualizowania tych danych. A następnie monitorować, wyciągać wnioski, pracować z nimi. Zestaw wskaźników nie musi być stały. Jeżeli dany cel został zrealizowany lub przestał być priorytetowy, śmiało można wyłączyć go z analizy lub zastąpić innym.

I chociaż sam proces agregowania i analizowania danych nie przynosi wartości dodanej dla klienta i może być rozumiany jako strata, to niewykorzystanie możliwości, które one stwarzają, sprawia, że są one jeszcze większą stratą. Dlaczego? Bo wnioski z nich płynące mogą często poprawiać jakość produktów i sprawiać, że klient jest w stanie za nie zapłacić.

Na koniec

Nigdy nie jest za późno, żeby zacząć eliminować marnotrawstwa z naszej firmy. Jeżeli pracujemy nad zredukowaniem zbędnego transportu czy zmniejszeniem liczby wadliwych produktów, to warto zastanowić się również, czy dobrze wykorzystujemy potencjał pracowników i danych w naszej firmie. Zarówno ludzie jak i liczby świetnie potrafią wskazać miejsca potrzebnych zmian i sprawić, że nasza firma i produkty będą coraz lepsze, a klienci coraz bardziej zadowoleni.