Co zrobić, aby pracownicy czuli się zaangażowani i bardziej odpowiedzialni za sukces firmy? Jak może pomóc w tym lean management?
Spis treści
Osoba, czująca odpowiedzialność za firmę, w której pracuje, to skarb. Można jej zaufać i budować z nią śmiałe wizje przedsiębiorstwa. Kluczową i niezbędną kwestią, która wpływa na chęć brania tej odpowiedzialności, jest zaangażowanie. A z nim bywa różnie. Jak się okazuje, większość zatrudnionych, w Polsce i na świecie, nie jest zaangażowana w swoją pracę. Dobitnie pokazują to wyniki badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa w 2022 roku i opublikowanych w raporcie State of the Global Workplace 2023, który wskazuje, że na świecie jedynie 23% pracowników jest oddanych swojej pracy. W Polsce jest jeszcze gorzej — wskaźnik ten wynosi zaledwie 14%. Skąd takie niskie statystyki? Czy zjawisko cichej rezygnacji ma z tym coś wspólnego? Co zrobić, aby podnieść poziom zaangażowania w pracę i zwiększyć wśród pracowników poczucie odpowiedzialności za sukces firmy? O tym w poniższym artykule.
Niskie zaangażowanie pracowników = strata
Dlaczego w ogóle warto zastanawiać się nad zaangażowaniem pracowników? Czy ma to przełożenie na światowe finanse i bezpośredni wpływ na firmę? Okazuje się, że jak najbardziej! W raporcie State of the Global Workplace 2023 możemy przeczytać, że „niskie zaangażowanie kosztuje światową gospodarkę 8,8 biliona dolarów. To 9% globalnego PKB — wystarczająco dużo, aby stanowiło różnicę między sukcesem a porażką dla ludzkości”. Ale straty makroekonomiczne nie są jedynymi. Te dotyczą również kosztów w samym przedsiębiorstwie. Więcej pieniędzy trzeba przeznaczać na rekrutację, wdrożenie i szkolenie. To również liczne koszty niezrealizowanych projektów i niedokończonych zadań.
Warto więc dbać o wysoki poziom zaangażowania, o czym więcej w dalszej części artykułu. Trzeba też zrozumieć, kim są i co kieruje osobami, które dystansują się od swoich pracodawców.
Ciche i głośne rezygnacje
We wspomnianym już raporcie, poza informacją o zaangażowaniu, przedstawiono również wyniki badań pokazujące, jaki procent pracowników rezygnuje z pracy po cichu. Chodzi oczywiście o zjawisko quiet quitting, które polega na tym, że pracownicy wkładają możliwie najmniejszy wysiłek w pracę i są emocjonalnie niezwiązani z pracodawcą. Sami nie chcą się zwolnić ze względu na konieczność opłacenia rachunków, ale nie czują motywacji do lepszego, bardziej skutecznego działania. Ich motto to „robię minimum”. Jak się okazuje, są to osoby, które najsiniej narażone są na stres oraz wypalenie zawodowe. Dlaczego? Prawdopodobnie, ponieważ czują się zagubieni i odizolowani od miejsca pracy. Na świecie taką postawę deklaruje 59% zatrudnionych. W Europie to aż 72%!
Oprócz cicho rezygnujących w przedsiębiorstwach są też tacy, którzy rzucają pracę w sposób głośny, chociaż od nich też nie należy spodziewać się złożenia wypowiedzenia związanego z niezadowoleniem z pracy. Głośno rezygnujący (loud qutting) to osoby, które podejmują działania bezpośrednio szkodzące organizacji. Co więcej, podważają jej cele i sprzeciwiają się liderom. Są aktywnie niezaangażowani. Podejście to reprezentuje 18% pracowników na świecie i 15% w Europie.
Skąd birze się niskie zaangażowanie?
Raport Instytutu Gallupa wskazuje, że małe zaangażowanie można powiązać z wysokim poziomem stresu w pracy, który podniósł się od czasów pandemii i jak na razie wciąż jest na wysokim poziomie. Aż 44% osób na świecie odczuwa regularnie zdenerwowanie pracą. Jeszcze 10 lat temu było to 36%.
Sami badani, czyli pracownicy wskazują, że w zaangażowaniu przeszkadza im kultura organizacyjna. Mają tu na myśli m.in. niedocenianie przez kierowników ich pracy, za małą autonomię w podejmowaniu decyzji czy brak przejrzystych zasad awansu zawodowego. Poza tym, w zwiększaniu zaangażowania pomogłaby też lepsza płaca i ciekawsze benefity. Część osób zwraca również uwagę na kwestie związane z dobrym samopoczuciem w pracy.
Co zrobić, aby zwiększyć zaangażowanie — wnioski
Autorzy raportu Gallupa dają dwie rady. Pierwsza dotyczy poświęcenia więcej uwagi cicho rezygnującym. Ta grupa ludzi czeka na to, żeby zostać zmotywowana i zainspirowana przez liderów. Również zmienienie środowiska pracy na bardziej przyjazne i propracownicze może w łatwy sposób zmienić postawę na bardziej pożądaną przez zatrudniających. W analizie czytamy, że jest to stosunkowo łatwe zadanie, z którym można się zmierzyć.
Druga wskazówka dotyczy lepszego zarządzania. Jako przykład w dokumencie podaje się projekt Instytutu Gallupa, który przeszkolił 14 tysięcy kierowników z coachingu menedżerskiego. Okazało się, że w firmach tych zaangażowanie wzrosło z 8% do 18% w ciągu 18 miesięcy.
Co napędza zaangażowanie?
Jak wyglądają wnioski z raportu Gallupa w porównaniu z innymi badaniami? W dużej mierze podobnie. W jednym z artykułów, opublikowanych na łamach Employment Relations Today, autorzy Darryl R. Roberts oraz Thomas O. Davenport zaprezentowali wyniki swoich badań i rozważań na temat zaangażowania w pracy. Stwierdzili oni, że istnieje kilka czynników, które napędzają do zaangażowania. Podzielili je na trzy kategorie. Oto one:
Rozwój kariery
- Zapewnienie możliwości nauki i poszerzania własnych umiejętności.
- Postrzeganie szansy na awans.
- Pomoc w zarządzaniu karierą – identyfikacje umiejętności, które pomogą osiągnąć sukces oraz pomoc przełożonego w osiąganiu awansu zawodowego.
2. Identyfikacja z organizacją
- Poczucie, że jest się częścią sukcesu firmy.
- Poczucie udziału w decyzjach, które wpływają na pracę.
- Poczucie dumy z jakości wykonywanej pracy.
3. Środowisko pracy
- Pozytywne i przyjemne środowisko pracy.
- Uznanie (finansowe i niefinansowe) za wkład w działalność przedsiębiorstwa.
- Zachęcanie do poszukiwania lepszych sposobów na wykonywanie zadania.
- Możliwość podejmowania decyzji, które pozwalają lepiej wykonywać pracę.
Jaki można poprawić zaangażowanie?
Poniżej kilka wskazówek dla właścicieli firm i menedżerów odnośnie podnoszenia zaangażowania pracowników, które pomogą jednocześnie w braniu odpowiedzialności za firmę.
Wyznaczaj jasne cele
Okazuje się, ze całkiem pomocne w angażowaniu pracowników jest jasne i konkretne ustalanie celów. Dotyczy to zadań realizowanych przez całą firmę, jak i przez konkretną osobę.
2. Zapewnij klarowną komunikację
Nie wystarczy tylko wyznaczyć cele, warto je systematycznie komunikować. Dobrze jest regularnie przypominać zatrudnionym o celach firmy, informować o postępach i aktualnych wyzwaniach. Ważne jest, aby wszyscy mieli dostęp do tych danych, żeby mogli lepiej zrozumieć swoją rolę i wpływ na sukces organizacji.
3. Wykorzystaj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)
Wyznaczenie i monitorowanie wskaźników (KPI) to kolejny dobry sposób na zwiększenie efektywności i zaangażowania pracowników. Ważne jest przede wszystkim wytłumaczenie, jak mierniki są wyliczane. To pokaże zatrudnionym, że pełnią ważną rolę w organizacji, co z kolei może doprowadzić do zwiększenia poczucia odpowiedzialności.
4. Daj pracownikom swobodę i autonomię
Dobrym pomysłem jest również pozwolenie pracownikom podejmować decyzje na swoim poziomie, gdy tylko jest to możliwe. To zwiększa poczucie odpowiedzialności i zaangażowania, dając im większe poczucie kontroli nad swoją pracą.
5. Wspieraj rozwój pracowników
Wielu pracowników potrzebuje wyzwań, chcą być na bieżąco z nowymi technologiami i sposobami rozwiązywania problemów. Dlatego warto inwestować w rozwój zawodowy oferując im (dopasowane do potrzeb) szkolenia, warsztaty i możliwości awansu. To pokaże, że jesteś zainteresowany ich rozwojem i zachęci do angażowania się w sukces firmy. Jak sprawdzić, jakich szkoleń potrzebują pracownicy? Najlepiej się ich zapytać lub dać budżet, który będą sami mogli wykorzystać na rozwój. Innym sposobem jest sprawdzanie, jakich umiejętności brakuje w firmie. Do tego świetnie nadaje się matryca kompetencji (więcej znajdziesz w artykule Matryca kompetencji (skills matrix) — czym jest, po co ją tworzyć i jak pomaga pracownikom i zespołom w zarządzaniu?).
6. Uznawaj osiągnięcia i nagradzaj wysiłek
Chyba każdy lubi być chwalony i nagradzany. Dlatego nie można zapominać o docenianiu wysiłków i osiągnięć pracowników, nawet jeżeli wynikają one z obowiązków zapisanych w umowie. Najlepszym pracownikom warto dawać również, od czasu do czasu, nagrody. Jednak bardzo ważne jest, aby były one właściwie uzasadnione lub ich przyznawanie opierało się na przejrzystych zasadach.
7. Wspieraj współpracę i zaangażowanie
Twórz środowisko pracy, które promuje współpracę, komunikację i zaangażowanie. Organizuj spotkania zespołowe, projekty grupowe i możliwości do dzielenia się pomysłami i sugestiami.
8. Bądź przykładem jako lider
Bądź wzorem dla swoich pracowników poprzez wykazywanie odpowiedzialności, zaangażowania i profesjonalizmu. Rolą lidera jest właśnie inspirowanie i motywowanie.
Jak lean management może pomóc zwiększyć zaangażowanie i sprawić, że pracownicy będą odpowiedzialni za jej sukces?
Powyższe rady powinny przyczynić się do zwiększenia zaangażowania w pracę. Jednak my chcemy zaproponować jeszcze inny pogląd – wprowadzenie filozofii lean management również może wpłynąć pozytywnie na zatrudnionych. Jak? Poniżej kilka przykładów, chociaż repertuar lean w tym zakresie jest znacznie szerszy.
Lean jako projekt
Przede wszystkim zapoznawanie pracowników z zasadami szczupłego zarządzania daje okazję do pracy nad nowym, ciekawym projektem. Podczas warsztatów lean tworzą się zespoły, które zaczynają usprawniać działanie firmy. Wyzwanie to jest całkiem przyjemne, bo efekty wprowadzonych zmian widać szybko. To wzmaga motywację i zwiększa poczucie satysfakcji pracowników. Jako konsultanci lean widzimy ten proces za każdym razem, kiedy zaczynamy pracę z nowymi ludźmi. Chociaż początkowo niektórzy są niechętni, to ostatecznie osiągane wyniki przekonują ich do nowego sposobu myślenia o firmie. Wiąże się to oczywiście z tym, że często to sami pracownicy wymyślają rozwiązania problemów, które istniały przez lata.
Projekt lean daje też możliwość wykazania się pracownikowi. Pokazania umiejętności i kwalifikacji, z których nie korzysta w trakcie pełnienia codziennych obowiązków. Osoby takie mogą zostać dostrzeżone przez pracodawców, co może wiązać się z awansem zawodowym.
2. Lean słucha pracownika
Zasady lean management pomagają dojść do głosu pracownikom firmy. Mogą oni za pomocą systemu sugestii pracowniczych (jedno z założeń kaizen) zgłosić swoje uwagi. To sprawia, że mają większe poczucie kontroli i skuteczności. Skoro mogą mieć wpływ na sposób wykonywania czynności czy funkcjonowania przedsiębiorstwa, chętniej się w nie angażują.
3. Gemba – kierowniku czas na spacer
Gemba Walk to narzędzie używane w lean management, które polega na regularnych wizytach liderów i menedżerów w miejscach pracy, gdzie rzeczywiste działania te mają miejsce. Idea Gemba Walk polega na tym, żeby dowiedzieć się, jakie są prawdziwe wyzwania, z jakimi pracownicy muszą się zmierzyć na co dzień. Dzięki temu szefowie mogą lepiej zrozumieć, co trzeba poprawić, jakie są potrzeby osób zatrudnionych na danym stanowisku oraz co można zrobić, żeby wszystko działało sprawniej. Gemba Walk pomaga zbudować lepszą komunikację między szefami a pracownikami oraz zwiększyć zaangażowanie w całej firmie.
4. Obeya – przegadajcie to w dużym pokoju
Obeya to specjalne miejsce w firmie, które może być fizycznym pomieszczeniem lub wirtualną przestrzenią online. W pokoju tym zespół regularnie spotyka się, aby omówić cele, postępy i wyzwania. To jakby taka baza dla zespołu, gdzie wszyscy mogą łatwo zobaczyć, co się dzieje i jakie są priorytety. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco z postępami i problemami. Obeya umożliwia także bardziej otwartą komunikację, co pomaga zespołowi podejmować lepsze decyzje i skuteczniej działać. W jaki sposób narzędzie to pomaga w zaangażowaniu? Przede wszystkim daje możliwość wypowiedzenia się pracownikom. Dodatkowym powodem jest posiadanie pełnego obrazu projektu, nad którym obecnie się pracuje. Mniej tajemnic, to mniej domysłów, które mogą skutecznie zachęcić do cichego odchodzenia z pracy.
5. PDCA (Plan-Do-Check-Act):
Również wykorzystanie narzędzia, jakim jest PDCA, może poprawić zaangażowanie.
Jest to model cyklu ciągłej poprawy, który skupia się na planowaniu, wykonywaniu, sprawdzaniu wyników i dalszym działaniu w celu wprowadzenia ulepszeń. Ta technika umożliwia pracownikom aktywny udział w doskonaleniu procesów i angażuje ich w ciągły rozwój firmy.
Lean z Lean To Win
Angażowanie pracowników i sprawianie, żeby czuli się odpowiedzialni za losy firmy jest skomplikowanym wyzwaniem. Jednak, jak wykazaliśmy, istnieje skuteczne narzędzie, które może wnieść ogromną wartość do Twojego przedsiębiorstwa — lean management. Jeśli pragniesz wdrożyć strategie i procesy, które poprawią wydajność, zwiększą jakość produktów, zredukują marnotrawstwo zasobów oraz zwiększą zaangażowanie Twojego zespołu, to warto skorzystać z profesjonalnej pomocy. Nasza firma specjalizuje się w doradztwie z zakresu Lean Management i jesteśmy gotowi stać się Twoim zaufanym partnerem na drodze do sukcesu. Nasi wykwalifikowani eksperci wspierają organizacje we wdrażaniu sprawdzonych metodologii, optymalizując procesy produkcyjne, sprzedażowe, administracyjne oraz biurowe. Skontaktuj się z nami już dziś, abyśmy mogli omówić, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie wdrożenie lean management. Pozwól nam pomóc Ci w osiągnięciu doskonałości operacyjnej i motywacyjnej, które pozwolą Twojej firmie utrzymać się na czele w konkurencyjnym środowisku rynkowym.
Źródła:
- State of the Global Workplace 2023, dostęp online 13.07.2023,
- Roberts, D. R., & Davenport, T. O. (2002). Job engagement: Why it’s important and how to improve it. Employment Relations Today, 29(3), 21.
Zobacz również:
Dlaczego lean management to nie tylko moda, ale skuteczna strategia zarządzania? Naukowe fakty
