Co zrobić, aby nie odbierać telefonu na urlopie? Czy to w ogóle możliwe w stale rozwijającej się firmie? Przewodnik dla przedsiębiorców

Urlop to czas, który poświęcamy na relaks, regenerację sił i oderwanie się od codziennych obowiązków. Powinni z niego korzystać również przedsiębiorcy, którzy według raportu PARP (1) spędzają średnio 6 godzin tygodniowo więcej na pracy. Jednak dla wielu właścicieli biznesów wakacje to czas niepokoju i nieustannego sprawdzania telefonu w obawie przed nagłymi problemami czy pilnymi sprawami. Przedsiębiorco, z tego artykułu dowiesz się, co zrobić, aby ze spokojem chodzić po górach lub pływać w morzu oraz dlaczego warto zrobić sobie kilka dni przerwy. Zapraszamy do lektury. 

Przedsiębiorca na urlopie

Dlaczego powinieneś iść na urlop?

Od kilkudziesięciu lat na temat urlopów prowadzone są badania. Pokazują one, że co najmniej kilkudniowa przerwa od pracy, jest korzystna zarówno dla pracowników jak i przedsiębiorców. Co więcej, na wypoczynku właściciela firmy, może skorzystać cała organizacja. Poznaj zalety, jakie mają wakacje przedsiębiorców: 

1. Więcej energii na nowe wyzwania

Pewnie wiesz, że praca przedsiębiorcy potrafi być przyjemna i przynosić wiele satysfakcji. Zdobycie nowego klienta, znalezienie rozwiązania trudnego problemu, wypuszczenie na rynek nowego produktu. To tylko niektóre z miłych momentów, które mogą przytrafić się tobie jako właścicielowi biznesu. Jednak, mimo że te sukcesy potrafią naładować baterie, to zazwyczaj na krótko. Praca wiąże się z wydatkowaniem naszej osobistej energii, a tę trzeba od czasu do czasu uzupełnić. Można to zrobić właśnie w trakcie urlopu. Dzięki temu po powrocie do pracy będziesz mieć więcej siły na wymyślanie nowych produktów i szukanie kolejnych klientów. Krótko mówiąc – odpoczynek zwiększa produktywność nie tylko pracownikom, ale również przedsiębiorcom. 

2. Zapobiega wypaleniu zawodowemu 

Wypalenie zawodowe to stan psychiczny i emocjonalny wynikający z długotrwałego narażenia na chroniczny stres związany z pracą. Osoby doświadczające wypalenia zawodowego często odczuwają poczucie wyczerpania, cynizmu i obniżonej motywacji wobec pracy. Mogą również wystąpić objawy fizyczne, takie jak zmęczenie, problemy ze snem i bóle ciała. Wpływa negatywnie na jakość życia, zdolność do wykonywania pracy i relacje z innymi ludźmi. To zjawisko dotyka również przedsiębiorców. Co możesz zrobić, aby zmniejszyć ryzyko wypalenia? Jak pokazują badania, konieczne jest odłączenie się od pracy, czyli wyjechanie na urlop i pozostawienie spraw w rękach pracowników. Najlepiej w tym czasie zająć się ulubionymi aktywnościami, nauczyć się nowej rzeczy i spędzić czas z rodziną. (3)

Nie daj się wypaleniu zawodowemu - jedź na urlop

3. Zwiększenie kreatywności

Wielu przedsiębiorców, zarówno tych prowadzących startupy jak i tych z dużym doświadczeniem, uważa, że ich praca polega na ciągłym rozwiązywaniu problemów. W tym zadaniu niezwykle pomocna jest szeroko rozumiana twórczość. Jak się okazuje urlop pomaga zwiększyć kreatywność. W jaki sposób? Może to być na przykład przyjęcie innej perspektywy. W takcie urlopu możesz też znaleźć analogię do swojego problemu w zupełnie innych okolicznościach lub podpatrzeć, jak inni poradzili sobie z podobnym dylematem. Po wakacjach możesz również spodziewać się większej twórczości w codziennych zdaniach. Nie należy jednak oczekiwać, że stanie się to pierwszego dnia po powrocie z urlopu. Badania wykazały, że najbardziej kreatywni czujemy się po dwóch tygodniach od powrotu z wypoczynku. Dlaczego dopiero wtedy? Naukowcy tłumaczą to dużą ilością pracy tuż po powrocie z wakacji oraz koniecznością przestawienia się na tryb zawodowy. (2)

Twórczość po urlopie jest większa

4. Równowaga między życiem osobistym a zawodowym 

Jak pisaliśmy we wstępie, przedsiębiorcy pracują średnio o 6 godzin tygodniowo więcej niż pracownicy etatowi. To oznacza, że mają mniej czasu na spędzenie czasu z rodziną. To również mniej okazji do zajęcia się tym, co naprawdę lubią — swoimi pasjami i zainteresowaniami. Czasami warto postawić siebie (a nie pracę) na pierwszym miejscu (4). A wypoczynek, szczególnie ten aktywny i dobrze zaplanowany jest ku temu doskonałą okazją. 

5. Sprawdzenie, jak działa firma bez ciągłego nadzoru

Wyjazd na kilka czy kilkanaście dni pozwoli ci zobaczyć, jak zaangażowani są pracownicy, czy radzą sobie bez sprawdzania i nadzorowania. Możesz więc potraktować urlop jako swego rodzaju eksperyment, którego wyniki pokażą stopień dojrzałości przedsiębiorstwa. Kto wie, może wyniki cię zaskoczą i okaże się, że firma może działać bez Twojego nieustannego udziału. Dla większości przedsiębiorców to dobra nowina. Oznacza, że mogą zająć się nowymi projektami i przedsięwzięciami. Szczególnie kiedy po urlopie będą pełni energii i kreatywności. 

Co zrobić, aby odpocząć?   

Aby zapewnić sobie większy spokój na urlopie, a jednocześnie zadbać o dobre funkcjonowania przedsiębiorstwa, warto dobrze przygotować siebie i swoich pracowników. Poniżej lista rad, które znacznie zwiększą prawdopodobieństwo, że Twój urlop nie będzie ciągle przerywany przez pilne telefony od pracowników czy kontrahentów. 

Deleguj obowiązki

Przed wyjazdem na urlop zidentyfikuj zadania, które muszą być wykonane podczas Twojej nieobecności. Znajdź odpowiednie osoby w swoim zespole, które mogą tymczasowo przejąć kontrolę nad tymi obowiązkami. Przekaż im niezbędne informacje i upewnij się, że mają pełne zrozumienie swoich nowych zadań.

Stwórz plan awaryjny 

Opracuj strategię zarządzania sytuacjami kryzysowymi i pilnymi sprawami podczas Twojej nieobecności. Ustal pełnomocnictwa, czyli wyznacz osoby, które mogą podejmować decyzje w Twoim imieniu. Oczywiście zawsze możesz też określić te sytuacje, kiedy kontakt z Tobą jest niezbędny (np. przy określonym poziomie KPI, o czym więcej przeczytasz później). 

Powiadom kluczowych klientów i partnerów biznesowych

Jeżeli w jakimś stopniu odpowiadasz za kontakt z klientami lub dostawcami, daj im znać, że nie będziesz dostępny w danym okresie. Zostaw im też numer telefonu osoby, która będzie mogła podejmować decyzje w Twoim imieniu, kiedy cię nie będzie. Dzięki temu z pewnością zaoszczędzisz sobie kilku telefonów w trakcie wakacji. 

Planowanie przed urlopem

Ustal limity komunikacji

Określ wyraźnie limity swojej dostępności podczas urlopu. Jeśli zdecydujesz się nie odbierać telefonów w ogóle, powiadom swoje kontakty, że nie będziesz dostępny i wskaż alternatywne metody komunikacji w przypadku nagłych spraw. Możesz ustalić konkretną godzinę, o której sprawdzisz swoje e-maile lub wiadomości, aby uniknąć nieprzerwanej pracy w trakcie urlopu. Ustal też listę spraw, które powinny wymagać Twojej decyzji oraz listę spraw, w których Twoje rozstrzygnięcie nie będzie konieczne (choć mogłoby wydawać się, że będzie). 

Zaufaj swojemu zespołowi

Ważne jest, aby zaufać swojemu zespołowi i dać mu możliwość samodzielnego działania podczas Twojej nieobecności. Uwierz, że jest on w stanie poradzić sobie z obowiązkami i podjąć odpowiednie decyzje w przypadku problemów. Udziel pracownikom jasnych wytycznych i wsparcia. 

Powyższa lista z pewnością nie wyczerpuje wszystkich rzeczy, które można zrobić, aby mieć święty spokój na wakacjach. Przydatne będą też bardziej kompleksowe rozwiązania, które możesz zacząć wdrażać znacznie wcześniej niż na tydzień przed urlopem. Poznaj sposoby lean management. 

Lean w firmie, przedsiębiorca na urlopie 

Wyobraź sobie dwie firmy. W pierwszej z nich nieobecność szefa nie zmienia sposobu pracy zatrudnionych ludzi, klienci nie zauważają zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a wszystkie procesy toczą się tak, jak zawsze. W drugiej brak właściciela lub prezesa sprawia, że zespół pracuje gorzej, jak w porzekadle „gdy nie ma kota, myszy harcują”. Zauważają to klienci, których zamówienia realizowane są później, a codzienne procesy częściej są przerywane. Z pewnością przedsiębiorca z pierwszej firmy znacznie lepiej będzie w stanie wykorzystać urlop i cieszyć się wszystkim korzyściami, o których pisaliśmy powyżej. Jak do tego doprowadzić i jak przygotować firmę do działania bez obecności przedsiębiorcy? Okazuje się, że może pomóc w tym lean management. Poniżej przedstawiamy kilka metod. 

Lean management a udany urlop

Standaryzacja pracy

Według metody lean, wprowadzenie standardów polega na ustanowieniu jasnych, zdefiniowanych procedur i wytycznych dotyczących wykonywania konkretnych zadań w firmie. Ma to na celu zwiększenie efektywności, eliminowanie marnotrawstw oraz zapewnienie spójności w działaniach pracowników. Jak to może wyglądać? Jeżeli prowadzisz na przykład sieć restauracji może zależeć Ci na tym, aby goście byli traktowani wszędzie w taki sam, uprzejmy sposób. Możesz więc ustalić standard, że każdy klient powinien zostać odprowadzony do stolika w ciągu minuty od wejścia do lokalu. Następnie dobrze jest wyjaśnić taką zasadę personelowi. Można zapewnić odpowiednie szkolenia (zapewne połączone z wprowadzeniem innych standardów). W trakcie takiego spotkania należy przećwiczyć kilka sytuacji i przygotować pracowników na różne okoliczności. Dobrą praktyką jest również wizualizowanie standardu. W tym przypadku będzie to tablica z informacją widoczną tylko dla kelnerów, która przypomni im, że to istotna zasada w firmie, w której pracują. Kolejnym krokiem jest sprawdzanie, czy klienci nie czekają dłużej na stolik niż ustalona jedna minuta. Jeżeli zajmuje to dłużej, a często może tak być, warto doskonalić ten proces. Można wspólnie identyfikować problemy i przeszkody oraz proponować zmiany organizacyjne, które przybliżą do osiągnięcia stawianego celu. 

Standardy należy również wprowadzić w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie ma to jeszcze większe znacznie. Pozwala zwiększyć efektywność, zminimalizować czas przestojów, a także wpływa na bezpieczeństwo produkcji. 

Dzięki trzymaniu się standardów właściciel firmy nie musi ręcznie sterować każdą czynnością. Często nie trzeba też poświęcać czasu na rozwiązywanie bieżących problemów i decydowanie, jaka metoda ich rozwiązania będzie najbardziej skuteczna. Dlaczego? Bo taki plan awaryjny również może być wpisany do standardu. Jeżeli tak jest, nikt nie musi wydzwaniać do szefa, kiedy ten pije przysłowiowego drinka z palemką. 

Matryca kompetencji 

Spokój na urlopie zapewni również upewnienie się, że jako przedsiębiorca, masz kogo wyznaczyć na swoje zastępstwo (przynajmniej w najważniejszych kwestiach, potrzebnych do funkcjonowania firmy). Warto mieć wtedy przygotowaną wcześniej matrycę kompetencji, czyli graficzne przedstawienie umiejętności każdego pracownika. Dzięki temu będziesz wiedział, komu zdelegować konkretne zadanie. Więcej o matrycy kompetencji piszemy w tym artykule. Dowiesz się z niego, dlaczego jeszcze warto używać tego narzędzia oraz skąd wziąć jego wzór. 

Wskaźniki i wizualizacja

O kondycji firmy powinny decydować przede wszystkim kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Jeśli masz wprowadzone je w firmie, to możesz poprosić kogoś o ich monitorowanie i ustalić, jaki spadek wymaga z kontaktu z Tobą. Niektóre aplikacje do śledzenia KPI umożliwiają również wysyłanie notyfikacji o złych wynikach. Dzięki temu masz pewność, że jeżeli telefon milczy, to w firmie nie dzieje się nic złego i ze spokojem możesz leżeć na hamaku lub robić wycieczki po Bieszczadach. 

Więcej o wskaźnikach znajdziesz w artykule → Kto wyśmiewa KPI? Czyli wskaźniki zarządcze – co to jest, kiedy i dlaczego je stosować oraz jak przekonać do nich pracowników

Spokojny urlop przedsiębiorcy

TPM 

Jeżeli masz firmę, która korzysta z urządzeń i opierasz na nich swój biznes, koniecznie wdróż TPM, czyli Total Productive Maintenance. Ta metoda skupia się na utrzymaniu optymalnego stanu parku maszynowego, aby uniknąć awarii i strat w produkcji. Dzięki temu możesz bezstresowo wyjechać na urlop wiedząc, że wszystkie serwisy odbywają się zgodnie z wyznaczonym terminarzem. To zminimalizuje szansę na przestój, zapewni ciągłość działań firmy, a Tobie spokój na urlopie. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o TPM przeczytaj → Jak odzyskać nawet kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca? Standaryzacja, wskaźniki i kierunki rozwoju działu utrzymania ruchu.

 Co zrobić teraz?

Pobierz bezpłatnie Kompas Zarządzania, dzięki któremu wykonasz autodiagnozę Twojej firmy. Dowiesz się nad jakimi elementami należy popracować i co zmienić, żeby biznes działał sprawniej.

Wystarczy, że podasz e-mail obok. Kompas otrzymasz w wiadomości zwrotnej. 

Przeczytaj również: 

Metoda lean startup — co to jest i czym różni się od lean management?

Dlaczego lean management to nie tylko moda, ale skuteczna strategia zarządzania? Naukowe fakty

Jak lean management pomaga motywować pracowników?

Lean w procesach handlowych – dlaczego warto? Case study

Źródła

  1. Bilans Kapitału Ludzkiego 2022/2021 Raport z badania ludności w wieku 18–69 lat, PARP, 2022. 
  2. Syrek, C. J., De Bloom, J., & Lehr, D. (2021). Well Recovered and More Creative? A Longitudinal Study on the Relationship Between Vacation and Creativity. Frontiers in Psychology, 12, 6027.
  3. Psychology & Health. 2001, Vol. 16 Issue 5, p595. 12p. 4 Charts, 3 Graphs.
  4. Obi, C. (2021). It’s Okay to Put Yourself First Sometimes. ONS Voice, 36(8), 3