Layout, czyli optymalizacja przestrzeni pracy według lean management

Layout, czyli rozmieszczenie elementów pracy wewnątrz zakładu produkcyjnego lub biura, ma ogromny wpływ na efektywność operacyjną oraz jakość produktów i usług. W kontekście lean management, odpowiednio zaprojektowany layout ma na celu eliminowanie marnotrawstwa i maksymalizację wartościowych operacji poprzez minimalizację niepotrzebnych ruchów, transportu czy nadmiernych zapasów.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej roli, znaczeniu i strategiom związanych z lean layout, jak również omówimy kluczowe koncepcje i techniki, które mogą pomóc firmom w optymalizacji swojej przestrzeni pracy w dążeniu do doskonałości operacyjnej. Zrozumienie tego zagadnienia może stanowić fundament skutecznej transformacji procesów produkcyjnych oraz zarządzania operacjami w organizacji. Prześledźmy więc, jakie korzyści może przynieść odpowiednio zaplanowany i wdrożony layout w kontekście lean management.

layout

Korzyści z wdrożenia layout’u w firmie

Wdrożenie optymalnego layoutu przynosi szereg istotnych korzyści dla przedsiębiorstwa. Po pierwsze, poprzez odpowiednie rozmieszczenie maszyn, stanowisk pracy i obszarów przechowywania materiałów, można zauważyć wyraźny wzrost wydajności produkcji. Dzięki zoptymalizowanemu układowi procesów oraz eliminacji niepotrzebnych ruchów, czy opóźnień, firma może zwiększyć ilość wyprodukowanych jednostek w tym samym czasie.

Dodatkowo efektywne zaprojektowanie layoutu sprzyja zwiększeniu efektywności produkcji poprzez skupienie się na operacjach dodających wartość. Eliminacja marnotrawstwa i optymalizacja przepływu pracy pozwala na większe skupienie się na czynnościach istotnych dla klienta, co przekłada się na jakość i wartość finalnego produktu.

Wzrost płynności produkcji jest kolejną korzyścią płynącą z odpowiedniego układu przestrzennego. Dzięki eliminacji zbędnych zapasów oraz poprawie przepływu materiałów i informacji, firma może szybciej reagować na zmiany w zapotrzebowaniu klientów oraz unikać opóźnień w produkcji.

Wreszcie, wdrożenie optymalnego layoutu może prowadzić do zwiększenia obciążenia stanowisk pracy poprzez lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i maszynowych.Co sprawi, że pracownicy będą bardziej wydajni, co przekłada się na wzrost produktywności i rentowności firmy.

To nie koniec korzyści! 

Wdrożenie optymalnego layoutu przyczynia się także do zmniejszenia zapasów międzyoperacyjnych, co przekłada się na bardziej płynny przepływ produkcji. Poprawa organizacji przestrzeni pracy pozwala na lepsze zarządzanie stanami magazynowymi, eliminując nadmiarowy zapas materiałów między poszczególnymi etapami procesu produkcyjnego. Dzięki temu firma może uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych na przykład ryzykiem ich przeterminowania.

Wzrost efektywności wykorzystania maszyn i urządzeń jest kolejną istotną korzyścią wynikającą z optymalnego layoutu. Poprzez rozmieszczenia maszyn i stanowisk pracy w odpowiedni sposób, firma może zwiększyć czas pracy maszyn, minimalizując przerwy i opóźnienia wynikające z nieefektywnego układu przestrzennego. To z kolei przekłada się na zwiększenie wydajności produkcyjnej oraz obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem i eksploatacją maszyn.

Wreszcie, redukcja zajmowanej przestrzeni roboczej stanowi istotną korzyść w kontekście optymalizacji layoutu. Poprzez efektywne wykorzystanie dostępnej przestrzeni oraz zoptymalizowanie rozmieszczenia stanowisk pracy i maszyn, firma może zmniejszyć ilość niepotrzebnie zajmowanej powierzchni, co przekłada się na oszczędność kosztów związanych z wynajmem lub eksploatacją nieruchomości.

Lean layout – od czego zacząć? 

Przy tworzeniu optymalnego lean layoutu, kluczem jest odpowiednie przygotowanie zespołu oraz przeprowadzenie szczegółowej analizy procesów. Zespół powołany do analizy obecnego layoutu i tworzenia nowego powinien być jak najbardziej różnorodny. O co chodzi? Dobrze, żeby obejmował on przedstawicieli różnych działów takich jak produkcja, logistyka, jakość, technologia, utrzymanie ruchu, magazyn, BHP. Warto również poprosić o dołączenie kogoś z obszaru spoza produkcji np. z marketingu czy sprzedaży. Dlaczego? Bo ta interdyscyplinarna perspektyw pozwoli na holistyczne spojrzenie na problem oraz uwzględnienie różnorodnych aspektów działalności firmy.

 

Zanim zespół przystąpi do warsztatów analizy obecnego layoutu i tworzenia nowego, konieczne jest przejście szkolenia dotyczącego umiejętności dostrzegania marnotrawstw i dobrego rozumienia tego pojęcia. W trakcie szkolenia uczestnicy poznają również inne zasady lean management oraz sposoby identyfikacji źródeł strat. Są to kluczowe umiejętności dla skutecznego projektowania optymalnego layoutu.

Co po szkoleniu? 

Kiedy zespół jest już wyszkolony, czas na analizę tego, jak obecnie wygląda layput firmy. Tworzy się między innymi mapę strumienia wartości. Dzięki której możliwe będzie zidentyfikowanie działań niepotrzebnych, powodujących marnotrawstwo oraz ustalenie optymalnego przepływu pracy. Takie mapowanie pozwala na dokładne zrozumienie procesów, identyfikację punktów słabych oraz potencjalnych obszarów do optymalizacji, co stanowi fundament skutecznego projektowania nowego layoutu w duchu lean management. 

(Więcej o tym przeczytasz w artykule: Czym jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM) )

Dalsze analizy

Kiedy zmapujemy już proces, wyeliminujemy straty, czas przejść do próby zaprojektowania nowego wyglądu produkcji. Co możemy zrobić, na co zwracać uwagę, jakimi zasadami się kierować? Oto klika z nich. 

  • Zwróć uwagę na przepływ między stanowiskami. Powinien on być ciągły i odbywać się możliwie najkrótszą drogą. 
  • Ogranicz przestrzeń – jeśli tylko to możliwe przysuń maszyny bliżej siebie
  • Spróbuj używać wizualizacji, które pomogą w bardziej ergonomicznej pracy (np. miejsca odkładcze). 
  • Postaraj się zaprojektować nowy layout tak, żeby ograniczyć ruch operatorów. 

Przed przystąpieniem do stworzenia nowego layoutu zmierz dokładnie halę produkcyjną i stwórz jej mapę z uwzględnieniem stanowisk pracy. Możesz również użyć diagramu spaghetti, aby zobaczyć, jak wygląda drogą, którą na każdej zmianie wykonują operatorzy. Można również zmierzyć liczbę kroków, którą wykonują. Przyda się, żeby wykazać, że nowy plan, faktycznie przynosi korzyści. 

Warto również zmierzyć wszystkie elementy (maszyny, stoły, stanowiska itp.), które muszą być uwzględnione w nowym layoucie. 

tworzenie layoutu firmy

Pomiary gotowe

Kiedy wszystkie pomiary są gotowe, można działać i projektować, nowy, lepszy, bardziej efektywny plan. Można do tego wykorzystać specjalistyczne programy np. CAD, ale równie dobrze można stworzyć dwuwymiarową mapę w arkuszu kalkulacyjnym, a nawet na kartce papieru! Rysując nie zapomnij o odpowiedniej skali!

Teraz zaczyna się praca twórcza, przy której warto kierować się wspomnianymi wyżej zasadami. Oczywiście warto zaangażować w ten proces stworzony zespół. 

Kiedy nowy plan jest gotowy, warto przedstawić go osobom decyzyjnym i… wprowadzić go w życie. To część wdrożenia, która można zająć trochę czasu. Być może trzeba będzie wstrzymać lub zawiesić na jakiś czas produkcję. Jednak ostateczne korzyści z wdrożenia nowego layoutu powinny znacznie przewyższyć chwilowe koszty. 

Przy tworzeniu nowego layoutu firmy można również skorzystać z bogatego doświadczenia i wiedzy konsultantów lean. Co zazwyczaj pozwala znacznie skrócić proces jego tworzenia. Poprawia również skuteczność. 

Sprawdź, czy to działa! 

Przed zaprojektowaniem nowego layoutu trzeba było dokonać wielu pomiarów. Były one potrzebne do stworzenia bardziej wydajnej przestrzeni, ale mogą posłużyć również jako punkt odniesienia, co pozwoli na sprawdzenie skuteczności i jakości uaktualnionej hali produkcyjnej. Zanim przejdziesz do kolejnego badania, daj czas pracownikom, aby przyzwyczaili się do nowego rozkładu. Ponownych pomiarów dokonaj po co najmniej dwóch tygodniach. Stwórz kolejny diagram spaghetti i porównaj go z pierwotnym. Sprawdź, ile średnio kroków robią operatorzy. Możesz również w ankietach zapytać, czy nowy rozkład podoba się pracownikom, czy pracuje się im łatwiej, czy czują się mniej zmęczeni. 

Jak pokazują badania naukowe [1] oraz doświadczenie z pracy z klientami, nowy układ jest zawsze dużo korzystniejszy. 

Zanim otworzysz halę, postaw na mądry layout

Oczywiście, żeby stworzyć optymalny plan hali produkcyjnej, nie musisz najpierw tworzyć złego! Warto wykorzystać zasady lean, wiedzę konsultantów z tego zakresu, aby zaprojektować udany i wydajny układ jeszcze przed otwarciem produkcji. Oczywiście w myśl zasad szczupłego zarządzania (kaizen), zawsze można coś zrobić lepiej – optymalizacja jest ciągła. Niemniej jednak warto zacząć doskonalić proces z wyższego poziomu.

nowy układ hali produkcyjnej

Layout – Nie tylko na produkcji!

Layout można zmienić również w biurze. Może to być motywowane wieloma czynnikami, takimi jak zmiana potrzeb zespołu, chęć poprawy przepływu informacji, optymalizacja komunikacji między pracownikami, czy też poprawa ergonomii stanowisk pracy. Przykłady zmian w layoutach biurowych to zmiana rozmieszczenia biurek, stref spotkań czy przestrzeni do współpracy.

Dobrze zaprojektowany layout biura, podobnie jak fabryki, może zwiększyć wydajność pracy, ułatwić współpracę, poprawić komunikację między zespołami oraz stworzyć bardziej przyjazne środowisko pracy. Dlatego zmiana planu przestrzeni biura może być równie ważna i korzystna. 

Zapraszamy do współpracy 

Zachęcamy do współpracy z konsultantami firmy Lean To Win w zakresie tworzenia lean layout dla Twojego przedsiębiorstwa! Nasz zespół specjalistów ma bogate doświadczenie w projektowaniu optymalnych układów przestrzennych zgodnie z zasadami lean management. Razem możemy zoptymalizować przestrzeń produkcyjną lub biurową, eliminując marnotrawstwo i zwiększając efektywność. Nie czekajcie dłużej — skontaktuj się z nami już dziś, aby rozpocząć transformację i osiągnąć doskonałość operacyjną!

Przeczytaj więcej: 

Usprawnienie procesów biurowych. Jak automatyzacja rewolucjonizuje efektywność pracy

Co zrobić, aby ludzie nie popełniali błędów (na produkcji i w usługach), czyli czym jest metoda poka yoke. Definicja, przykłady i zasady. 

Co zrobić, aby pracownicy czuli się zaangażowani i bardziej odpowiedzialni za sukces firmy? Jak może pomóc w tym lean management?

Literatura:

Lista, A. P., Tortorella, G. L., Bouzon, M., Mostafa, S., & Romero, D. (2021). Lean layout design: a case study applied to the textile industry. Production, 31, e20210090.