Jesteśmy beneficjentami projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zobacz szczegóły

PDCA, 5 Why i inne metody rozwiązywania problemów według lean management

Każde przedsiębiorstwo nieustanie musi sobie radzić z wyzwaniami. Zdarza się to nawet w najlepiej zarządzanych firmach. To czym różnią się między sobą organizacje to sposoby, których używają, aby poradzić sobie z powstałymi problemami, jaką kulturę rozwiązywania trudnych spraw preferują. W artykule przedstawimy metody, z których korzysta lean management w sytuacjach problemowych. 

rozwiazywanie problemów według lean management

Problemy w firmach — skąd się biorą

Czym jest problem? W Systemie Toyoty, który jest podstawą całego lean management, problem, to wszelkie odstępstwo od standardu. [1]. Jeżeli więc czas realizacji (z ang. lead time, czyli okres od złożenia zamówienia do dostarczenia produktu), dla nowego samochodu ma wynosić według standardu 4 tygodnie, problemem będzie wszystko co sprawi, że klient otrzyma wymarzone auto po tym czasie. 

Ogólnie rzecz ujmując wszystkie trudności, z którymi musi mierzyć się firma,  można podzielić na te, które dzieją się wewnątrz organizacji oraz te, które są zewnętrzne. 

Niektóre problemy wewnętrzne organizacji

Do tych pierwszy możemy zaliczyć na przykład marnotrawstwa w procesach produkcyjnych lub logistycznych. Mogą należeć do nich np. nadmierne zapasy, nadprodukcja, konieczność oczekiwania (więcej o marnotrawstwach przeczytasz w artykule → 7 klasycznych i 2 współczesne marnotrawstwa w firmach produkcyjnych). Firmy muszą mierzyć się też z mniejszymi i większymi awariami, które mogą zatrzymać całą produkcję czy realizację usług. Właśnie dlatego to poważny problem, który zdarza się nawet w najlepiej zarządzanym dziale utrzymania ruchu. Oczywiście najlepiej zapobiegać wszelkim awariom, na co również lean management ma skuteczny sposób — TPM (więcej na ten temat znajdziesz w artykule → Jak odzyskać nawet kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca? Standaryzacja, wskaźniki i kierunki rozwoju działu utrzymania ruchu). 

Rozwiązywanie problemów, problemy w firmach

Dużym wyzwaniem dla wielu firm jest znalezienie, utrzymanie, angażowanie i motywowanie pracowników. To oni są podstawą firmy i bez nich nie ma mowy o produkcji i rozwoju przedsiębiorstwa. Zarządzanie zasobami ludzkimi można również rozważać jako proces, który warto poprawiać, a gdy przydarzą się problemy – rozwiązywać je za pomocą metod szczupłego zarządzania. (W tym temacie polecamy nasz tekst → Co zrobić, aby pracownicy czuli się zaangażowani i bardziej odpowiedzialni za sukces firmy? Jak może pomóc w tym lean management?). 

Niektóre problemy zewnętrzne organizacji

Za wyzwanie zewnętrzne można na przykład uznać konieczność dostosowania się do nowego prawa. Zdarza się, że nowa ustawa np. dotycząca ochrony środowiska, zmusi do zmian w produkcji. Z taką mieliśmy do czynienia niedawno, kiedy producenci naczyń jednorazowych musieli przestawić się na technologie wykorzystujące bardziej ekologiczne materiały niż plastik. Problemy tego typu mogą się też pojawić, kiedy zostanie zmienione prawo pracy. Gdyby politycy postanowili skrócić tydzień pracy do 35 godzin, w dziale kadr pewnie powstałby dylemat, w jaki sposób ustalić nowy grafik. W takim przypadku zazwyczaj prawo jest wprowadzane ze znacznym wyprzedzeniem, a więc mamy do czynienia ze prognozowanym złamaniem standardu i dzięki temu możemy się do niego lepiej przygotować. 

Czasami wyzwania stawia nam konkurencja, która tworzy na przykład nowy, lepszy projekt. Presja ta może dotyczyć również ceny lub innowacji. Chcąc utrzymać się na rynku, firma musi znaleźć odpowiedź na działania swojego biznesowego przeciwnika. Wiąże się to poniekąd z koniecznością dostosowywania się do zmian technologicznych. Nowy sposób wytwarzania, nowy model biznesowy, czy wykorzystanie nowoczesnych metod marketingu, mogą stanowić nie lada wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa. Kluczowe w tym momencie są odpowiednie inwestycje i umiejętne zarządzanie kapitałem (również tym ludzkim). 

Sposoby rozwiązywania problemów według lean management

Rozwiązywanie problemów według lean management i wspomnianego już systemu

Toyoty, polegają na wykorzystywaniu  metody naukowej. Ta w dużym uproszczeniu, opiera się na kilku elementach – obserwacji, formułowaniu hipotez, przeprowadzaniu eksperymentów lub zbieraniu danych, analizie wyników i wyciąganiu wniosków. Jedną z metod, być może najważniejszą w całym szczupłym zarządzaniu, jest cykl PDCA. 

Co to jest PDCA i jak z jego pomocą rozwiązywać problemy? 

PDCA to akronim angielskich słów: 

P – plan, czyli zaplanuj, 

D – do, czyli rób, 

C – check, czyli sprawdzaj, 

A – act, czyli działaj. 

Metoda ta znana jest również pod nazwą cykl Deminga. 

Zaplanuj

Kiedy już stwierdzimy zaistnienie problemu warto go opisać, przeanalizować, dlaczego powstał (o czym w dalszej części artykułu). Kiedy ustalimy najbardziej prawdopodobną przyczynę można spróbować zaplanować konkretne działania, których celem jest eliminacja problemu. Należy też określić wskaźniki i KPI, które będą używane do sprawdzenia, czy wybrany sposób działania, przyniósł pożądane rezultaty. Ważne jest też określenie czasu, jaki ma zostać przeznaczony na wykonanie zadania. 

Odnosząc się do metody naukowej, ten etap to poszukiwanie informacji dotyczących pytania badawczego, postawienie hipotezy badawczej oraz wskazanie, w jaki sposób będzie się ją weryfikować. 

Rób

Kiedy masz już postawiony cel i wypisane działania, czas, je zrealizować.  Dobrą praktyką jest też monitorowanie stanu wykonania tych akcji. Jednak tutaj też należy pamiętać, że nie wszystkie plany muszą zostać zrealizowane w 100%. Zdarza się, że zebranie niektórych danych zabrałoby zbyt wiele czasu, z kolei innych zmian nie da się wprowadzić. Należy więc zachować w tym momencie pewną elastyczność. 

Odnosząc się do metody naukowej, to jest moment, w którym badacz przeprowadza eksperyment lub obserwację.  

Sprawdzaj

Kiedy zadania zostały wykonane, należy sprawdzić, czy przyniosły spodziewany skutek, czyli czy problem został wyeliminowany lub chociaż występuje w mniejszym natężeniu. W jaki sposób to zrobić? Na przykład poprzez sprawdzenie wartości wskaźników, które zostały ustalone na pierwszym etapie. 

W metodzie naukowej jest to odpowiednik analizy wyników i wyciągania wniosków.  

Działaj

Jeżeli zaproponowane działanie naprawcze nie przyniesie rezultatów, należy podjąć kolejne kroki i sprawdzić inną metodę. Częściej zdarza się to w przypadku złożonych problemów. 

Jeśli jednak wyniki są zadowalające, należy sprawić, aby wprowadzone zmiany utrzymały się w firmie, stworzyć z nich nową procedurę, obowiązujący standard. 

Gdy naukowiec nie zweryfikuje pozytywnie swojej hipotezy, szuka kolejnych, które mogą wyjaśnić analizowane zjawisko. Gdy wyniki są po myśli naukowca, może stworzyć teorię, która będzie wyjaśniała dany fenomen. 

PDCA nie jest tylko metodą rozwiązywania problemów. Można ją wykorzystać w doskonaleniu procesów produkcyjnych, usprawnieniu obsługi klienta czy w zarządzaniu jakością. W zasadzie cykl ten może być stosowany w dowolnym obszarze. 

PDCA w nauce

PDCA korzysta z metody naukowej, ale samo też jest przedmiotem nauki. W jednym z artykułów z 2020 roku przeanalizowano teksty dotyczące PDCA w międzynarodowych bazach danych. Okazało się, że z każdym rokiem pojawia się coraz więcej publikacji na ten temat. Stwierdzono w nich, że zastosowanie cyklu Deminga może prowadzić do eliminacji marnotrawstwa w miejscu pracy (zmniejszenie czasu realizacji, czasu bezczynności, zużycia energii, awarii maszyn, strat, defektów itp.) oraz zwiększenia produktywności i poprawy jakości. Autorzy piszą również o tym, że metoda ta jest z powodzeniem stosowana do rozwiązywania pojawiających się w przedsiębiorstwach problemów. 

Szukanie przyczyn problemów – 5 Why

Metoda 5 Why (czyli 5 razy Dlaczego), jest jedną z metod rozwiązywania problemów. Jak można się domyślić, polega na zadawaniu pytania „dlaczego?” pięć razy. Wszystko po to, aby dotrzeć do prawdziwej, głębokiej przyczyny problemu. Jak to działa w praktyce? Kiedy napotykasz problem możesz zadać ogólne pytanie –  “dlaczego problem wystąpił”. Następnie należy przeanalizować odpowiedź i zadać kolejne pytanie “dlaczego?” Całość powtarzasz, tak aby w sumie zadać to pytanie pięć razy. Taka analiza pomaga skutecznie znaleźć przyczynę problemu, co znacznie ułatwia później tworzenie cyklu PDCA i stawianie trafnych hipotez, jak go rozwiązać. 

Poniżej przykładowe szukanie przyczyn problemów według 5 Why. 

Metoda 5 Why

5 Why – przykład 

Problem: Na linii produkcyjnej często dochodzi do awarii maszyny.

  • Dlaczego występuje awaria maszyny?
    • Odpowiedź: Brakuje smarowania na niektórych komponentach maszyny.
  • Dlaczego brakuje smarowania na komponentach maszyny?
    • Odpowiedź: Smarownik jest niewłaściwie ustawiony, co prowadzi do nierównego rozprowadzenia smaru.
  • Dlaczego smarownik jest niewłaściwie ustawiony?
    • Odpowiedź: Nie było odpowiedniego przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za konserwację maszyn.
  • Dlaczego nie było przeszkolenia pracowników?
    • Odpowiedź: Brak wytycznych dotyczących przeszkolenia w procesie szkoleniowym.
  • Dlaczego brakuje wytycznych dotyczących przeszkolenia?
    • Odpowiedź: Procedury szkoleniowe nie zostały dostatecznie zaktualizowane po ostatnich zmianach w maszynach i procesach.

Celem tej metody jest przekształcenie myślenia. Zamiast skupiać się na doraźnych symptomach, metoda “5 razy Dlaczego” pomaga na identyfikowaniu korzeni, a to prowadzi do trwałego doskonalenia procesów, czyli do tego na czym zależy filozofii kaizen i całemu szczupłemu zarządzaniu. 

Szukanie przyczyn problemów — Diagram Ishikawy

Diagram Ishikawy, znany jest także jako diagram przyczynowo-skutkowy lub diagram ryby. Jest to narzędzie do analizy problemów, które zostało opracowane przez japońskiego inżyniera Kaoru Ishikawę. Podobnie jak metoda 5 Why, służy do identyfikowania przyczyn, które mogą prowadzić do określonego problemu. Robi to poprzez rozbicie go na konkretne czynniki, które wypływają na jego występowanie.  W centralnym punkcie należy umieścić problem, który jest prezentowany jako linia. Następnie od tej linii rysuje się ramiona skierowane, zazwyczaj, w lewą stronę, które reprezentują przyczyny problemów (np. “człowiek”, “maszyna”, “proces”, “technologia”, “materiały” lub inne dostosowane do konkretnej sytuacji). 

Diagram Ishikawy, diagram ryby

Na każdym z tych ramion dodaje się podkategorię, a następnie specyficzne przyczyny, które mogą prowadzić do problemu. Diagram Ishikawy pomaga w identyfikacji przyczyn i analizie ich wpływu na problem. To narzędzie szczególnie przydatne w grupowaniu i wizualizacji przyczyn, co ułatwia zrozumienie złożonych problemów i umożliwia skupienie się na ich eliminacji. Diagramy Ishikawy mogą być wykorzystywane w wielu dziedzinach, od produkcji przemysłowej po usługi, a także w dziedzinach zarządzania jakością, doskonalenia procesów i rozwiązywania problemów w zespołach projektowych.

 

Raport A3 – wszystko o problemie na jednym arkuszu

Lean ma jeszcze jedno narzędzie, które pomaga w zrozumieniu problemu i znalezieniu rozwiązania. Jest nim raport A3. Nazwa “A3” pochodzi od standardowego formatu papieru, na którym taki raport jest tworzony — jednostronnej kartki o rozmiarze A3. Stosowanie się do tego formatu pozwala w sposób kompaktowy, zwięzły i klarowny przedstawić problem, znaleźć jego przyczyny oraz zaproponować rozwiązania. 

Składa się z kilku sekcji. 

W nagłówku należy wpisać krótki opis problemu, cel raportu oraz datę utworzenia. 

Następnie tworzy się dokładny opis problemu. W kolejnym punkcie znajduje się miejsce na opisanie przyczyn problemu. W tym miejscu śmiało można skorzystać z dwóch wspomnianych wyżej metod – 5 Why oraz diagramu Ishikawy. 

Dalej opisuje się, jakie działania korekcyjne chcemy wprowadzić. Wskazujemy cel i terminy realizacji. W raporcie powinno znaleźć się też miejsce na monitorowanie rezultatów oraz miejsca, w których wpiszemy, co należy zrobić, jeśli nie uzyskamy rozwiązania problemów. 

Uważny czytelnik pewnie zauważy, że w dużej mierze raport A3 opiera się na cyklu PDCA. I rzeczywiście tak jest.

Rozwiąż problemy  Lean To Win

Twoja firma mierzy się z problemami? Chciał(a)byś wprowadzić jedną z powyższych metod w swojej organizacji? A może chciał(a)byś po prostu porozmawiać z kimś, kto wie, jak podejmować wyzwania i zamieniać je na sukcesy? Jeżeli odpowiedź, na któreś z tych pytań jest twierdząca, to zapisz się na bezpłatne konsultacje z ekspertem z Lean To Win. 

Od wielu lat pomagamy firmom mierzyć się z problemami i wyzwaniami, prowadzimy doradztwo lean, zyskowne transformacje i optymalizujemy produkcję, żeby wspomóc rozwój Twojej firmy. 

 

 

 

 Co zrobić teraz?

Pobierz bezpłatnie Kalkulator Oszczędności, dzięki któremu oszacujesz, ile czasu marnuje się w Twojej firma na zbędne czynności, ile maszyn nie pracuje na pełnych obrotach oraz ile procesów jest wystandaryzowanych i usprawnionych. Dowiesz się również, ile możesz zaoszczędzić dzięki wprowadzeniu optymalizacji

Źródła

[1] Droga Toyoty. Do doskonałości w usługach, Jeffrey K. Liker, Karyn Ross, mt biznes, 2018. 

[2] Narzędzia lean. Podejście praktyczne, Jacek Kukiz, LeanCert, 2018

[3] Plan do check action (PDCA) method: literature review and research issues

Sarah Isniah, Humiras Hardi Purba1, Fransisca Debora, 2020

 

 

Zobacz również: 

Co zrobić, aby nie odbierać telefonu na urlopie? Czy to w ogóle możliwe w stale rozwijającej się firmie? Przewodnik dla przedsiębiorców

Matryca kompetencji (skills matrix) — czym jest, po co ją tworzyć i jak pomaga pracownikom i zespołom w zarządzaniu?

3 pomysły na usprawnienie produkcji

Dowiesz się, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić w Twojej firmie? Policz to Kalkulatorem Oszczędności. 

Call Now Button