W 1897 roku Vilfredo Pareto, włoski socjolog i ekonomista, zauważył, że 80% nieruchomości we Włoszech należy do zaledwie 20% społeczeństwa. Początkowo obserwacja ta doprowadziła naukowca do wniosków dotyczących nierównej dystrybucji dóbr w społeczeństwach. W latach 40. XX wieku amerykański doradca biznesowy J.M. Juran natrafił na prace włoskiego badacza i poszedł krok dalej – zauważył, że zasadę tę można zastosować także w innych obszarach.

Przez kolejne lata okazało się, że reguła Pareto znajduje swoje zastosowanie nie tylko w ekonomii czy zarządzaniu, ale również w informatyce oraz wielu innych dziedzinach życia codziennego. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową definicję zasady Pareto oraz konkretne przykłady, które ukazują jej praktyczne działanie. Omówimy także sposoby wykorzystania tej wiedzy do usprawniania i optymalizowania procesów oraz redukcji kosztów w firmach. Dodatkowo pokażemy, jak zasada ta łączy się ze szczupłym zarządzaniem (lean management), gdzie odgrywa istotną rolę.

Zapraszamy do lektury – przygotuj się na solidną dawkę praktycznej wiedzy!

Czym jest reguła Pareto?  

Zasada Pareto mówi, że w wielu sytuacjach 20% przyczyn odpowiada za około 80% rezultatów lub konsekwencji [1]. Z tego względu często nazywana jest regułą 80/20. Warto jednak pamiętać, że nie jest to sztywna zasada – liczby 80 i 20 są jedynie umowne. W praktyce konkretne sytuacje mogą mieć różne proporcje, np. 90/10, 70/30, a nawet 80/30, ponieważ procenty efektów i przyczyn nie muszą sumować się do 100. Kluczową ideą reguły Pareto jest uświadomienie nam, że większość rezultatów wynika z niewielkiej części nakładów.

Przykłady zasady Pareto 

Wiele firm zauważa, że 80% przychodów pochodzi od 20% klientów. Podobnie 20% produktów generuje aż 80% sprzedaży. Zasada ta odnosi się także do dystrybucji dóbr – 20% społeczeństwa posiada 80% bogactwa [2]. Specjaliści od BHP podkreślają, że za 80% obrażeń odpowiada 20% największych zagrożeń, a w Stanach Zjednoczonych 80% wydatków na opiekę zdrowotną jest przeznaczane na 20% najbardziej chorych pacjentów [2].

Dane z 1989 roku wskazywały, że 82% przychodów było generowanych przez 20% populacji [2]. Badania przeprowadzone ćwierć wieku później pokazały jednak, że dystrybucja PKB stała się jeszcze bardziej nierówna – w 2014 roku 20% społeczeństwa generowało ponad 91% przychodów [1].

Inne przykłady, jakie można znaleźć w literaturze [3]:

• 20% przestępców popełnia 80% wszystkich wykroczeń,
• 20% kierowców powoduje 80% wypadków,
• 20% ubrań nosimy przez 80% czasu (dotyczy zarówno kobiet, jak i mężczyzn).
  
  

Co z tego wynika? 

W każdej chwili do naszych narządów zmysłu dociera ogromna liczba bodźców i informacji. Nie jesteśmy jednak w stanie przetworzyć ich wszystkich. Z tego powodu wykształciliśmy mechanizm, który psychologowie określają jako uwagę. Nasze zasoby uwagi są jednak ograniczone, więc nie możemy zauważyć każdego elementu. Zasada 80/20 pomaga w ustaleniu priorytetów. W jaki sposób? Jeśli 20% klientów generuje 80% sprzedaży, jako handlowiec powinieneś skoncentrować się na tej grupie, dbając o to, by czuli się docenieni i odpowiednio obsłużeni.

Jeśli jako specjalista ds. BHP wiesz, że 20% zagrożeń powoduje 80% obrażeń, powinieneś skupić się właśnie na ich wyeliminowaniu. Policjant z kolei powinien skoncentrować się na zatrzymaniu i izolacji tych 20% najbardziej niebezpiecznych przestępców.

Jak wykorzystać zasadę Pareto w biznesie – analiza krok po kroku (diagram Pareto)

Zasadę 80/20 można wykorzystać do analizy marnotrawstw czy przyczyn reklamacji. Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przeprowadzić analizę, aby wykazać najistotniejsze przyczyny reklamacji.

Weźmy za przykład firmę zajmującą się produkcją urządzeń elektronicznych, która ostatnio zauważyła wzrost liczby reklamacji. Kierownictwo zleciło zbadanie przyczyn tego zjawiska. Do analizy wykorzystano dane z ostatnich 200 reklamacji.

Krok 1: Utworzenie tabeli z przyczynami reklamacji oraz ich częstością występowania (%)

 Załóżmy, że firma zebrała następujące dane dotyczące przyczyn reklamacji (łącznie 200 reklamacji):

Krok 2: Uporządkowanie tabeli według ważności przyczyn (od najczęstszej do najrzadszej). 

Drugi etap polega na uporządkowaniu tabeli według najczęściej występujących przyczyn. Można to zrobić za pomocą funkcji sortowania w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel). W naszym przykładzie tabela jest już uporządkowana.

Krok 3: Dodanie kolumny skumulowanego procenta: Kolejnym krokiem jest dodanie kolumny pokazującej skumulowany procent reklamacji.

Z powyższej tabeli można łatwo zauważyć, które przyczyny reklamacji występują najczęściej i wymagają najpilniejszej uwagi. Tabelę tę można również zwizualizować w formie wykresu Pareto.

Krok 4: Narysowanie wykresu Pareto

Aby stworzyć wykres Pareto, należy na osi X umieścić przyczyny reklamacji. Na osi Y umieszczamy dwa wykresy: liniowy, przedstawiający skumulowany procent reklamacji, oraz słupkowy, pokazujący procentowy udział każdej z przyczyn reklamacji.

Jeśli chcesz wykonać taki wykres w Excelu, najpierw zaznacz dane, które będą używane, czyli przyczyny reklamacji, procentowy udział każdej z nich oraz skumulowany procent. Następnie wybierz opcję wstawiania wykresu i wybierz typ “wykres kombi” (niestandardowy wykres złożony). Excel automatycznie zaproponuje odpowiedni wygląd wykresu. Dla łatwiejszej interpretacji możesz dodać również etykiety danych.

Oto jak wygląda taki wykres:

Krok 5: Wnioski

Najważniejszym etapem są konkretne wnioski, które przełożą się na działania. Na podstawie powyższej analizy otrzymujemy dwa rodzaje przyczyn:

Przyczyny istotne (łącznie 76% wszystkich reklamacji):

• Wadliwe połączenia elektroniczne (36%)
• Usterki mechaniczne obudowy (25%)
• Błędy oprogramowania (15%)
  

Przyczyny mniej istotne (łącznie 24% wszystkich reklamacji):

• Problemy z baterią (11%)
• Uszkodzone wyświetlacze (7%)
• Niedokładna instrukcja obsługi (4%)
• Inne (2%)
  
  

Ostateczne wnioski wskazują, że kierownictwo powinno skoncentrować się przede wszystkim na identyfikacji i eliminacji przyczyn istotnych.

Zasada Pareto a lean management – poprawa efektywności biznesowej

Czy w lean management stosuje się zasadę Pareto? Oczywiście, że tak! Regułę tę można wykorzystać na kilku etapach wdrażania filozofii lean. Dobrym punktem wyjścia jest analiza przyczyn problemów, co zaprezentowaliśmy w poprzednim przykładzie. Dzięki identyfikacji elementów o największym znaczeniu łatwiej jest ustalić priorytety – wiemy, od czego zacząć, aby skutecznie wyeliminować najczęstsze błędy lub największe źródła marnotrawstwa. Przekłada się to na lepsze zarządzanie zasobami i bardziej efektywną produkcję.

W lean management zasada Pareto stanowi niezwykle użyteczne narzędzie, które sami stosujemy i którego uczymy podczas naszych szkoleń z zakresu lean.

Czy reguła 80/20 działa zawsze?

Chociaż reguła Pareto sprawdza się w wielu przypadkach, zdarzają się sytuacje, w których po prostu nie ma zastosowania. Czasami rozkład przyczyn danego problemu nie pokrywa się z omawianą zasadą. W takich przypadkach, chcąc np. ocenić priorytet działań, musimy sięgnąć po inne metody – statystyczne, ocenę prawdopodobieństwa, lub częściej zdać się na własną intuicję.

Przykładem sytuacji, w której zasada 80/20 nie działa, mogą być wybory w Polsce. W 2023 roku odbyły się wybory do Sejmu i Senatu, a frekwencja wyniosła wówczas 74%. Rozkład frekwencji był jednak stosunkowo równomierny – z niewielkimi odchyleniami – we wszystkich okręgach wyborczych. Nie wystąpiła sytuacja, w której 20% okręgów zapewniałoby aż 80% całkowitej frekwencji.

Również w biznesie nie zawsze zasada Pareto będzie odpowiednia. Często wynika to ze świadomych decyzji podejmowanych np. w obszarach marketingu i sprzedaży. Dobrym przykładem są sieci handlowe, które starają się, aby każdy sklep był możliwie dochodowy. Punkty sprzedaży lokalizowane są tak, by obejmowały podobną liczbę mieszkańców, przez co wpływ poszczególnych placówek na całościowy obrót sieci jest zbliżony. W takich warunkach niekoniecznie musi być tak, że 20% sklepów generuje aż 80% dochodów.

Zarządzaj lepiej z Lean To Win – zaproszenie do współpracy

Czy zastanawiasz się, jak efektywnie zwiększyć produktywność swojej firmy? Chcesz szybko zidentyfikować, które procesy wymagają natychmiastowego usprawnienia? Poznaj zasadę Pareto (regułę 80/20) oraz metody lean management, które pomogą Ci osiągnąć lepsze wyniki biznesowe przy optymalnym wykorzystaniu zasobów.

Już dziś skorzystaj z naszej oferty i umów się na bezpłatną konsultację. Podczas spotkania nasi eksperci pomogą Ci znaleźć konkretne rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej firmy oraz odpowiedzą na wszelkie pytania i wątpliwości.

Nie zwlekaj – zacznij zmieniać swoją firmę na lepsze z Lean To Win!

Źródła 

[1] Dunford, R., Su, Q., Tamang, E., & Wintour, A. (2014). The pareto principle. The Plymouth Student Scientist, 7(1), 140-148. 

[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_principle 

[3] Antoszkiewicz, J. D. (2012). Funkcjonowanie firmy rodzinnej w świetle zasady Pareto-20/80. Przedsiębiorczość i Zarządzanie, 13(8), 219-251.

Zobacz również:  

Lean management okiem naukowców – wyniki badań polskich i zagranicznych

Firma konsultingowa czy pracownik na etacie? Które rozwiązanie jest korzystniejsze przy wdrażaniu lean management? 

Poprawa terminowości – jak eliminować opóźnienia w produkcji i zwiększać efektywność. Sprawdzone sposoby