Poprawa terminowości – jak eliminować opóźnienia w produkcji i zwiększać efektywność. Sprawdzone sposoby
Ostatnio otrzymałem nieprzyjemny telefon: „Niestety, Pana zamówienie przyjdzie dopiero za tydzień, bardzo przepraszam, nic nie jesteśmy w stanie zrobić.” Usłyszawszy to, zacząłem się zastanawiać, czy naprawdę nie można było nic zrobić, aby uniknąć tego opóźnienia. Choć dla mojego zamówienia sprawa była raczej przesądzona, to przecież istnieją sposoby, aby minimalizować liczbę opóźnień i poprawić terminowość realizacji zamówień. Przecież to właśnie dzięki skutecznemu zarządzaniu, odpowiednim narzędziom i wdrożeniu zasad lean management można skrócić czas oczekiwania klientów i zwiększyć ich zadowolenie. To nasunęło mi pomysł na ten artykuł: jak poprawić terminowość, aby klienci częściej otrzymywali swoje zamówienia na czas, a nawet wcześniej.
Znaczenie punktualności
Zacznijmy od tego, że okres od momentu złożenia zamówienia do jego otrzymania przez klienta to tzw. czas realizacji zamówienia, czyli lead time. Jest to jeden z kluczowych czynników branych pod uwagę przy wyborze dostawcy lub firmy produkcyjnej. Dzięki rozwojowi technologii i usprawnieniu procesów logistycznych czas realizacji można dziś precyzyjnie oszacować, co staje się istotnym czynnikiem wpływającym na decyzje zakupowe klientów. Sklepy internetowe, które wysyłają towar niemal natychmiast, cieszą się znacznie większą popularnością niż te, które wymagają kilku dni na realizację zamówienia. Większość platform zakupowych umożliwia sortowanie ofert według czasu dostawy, a także filtrowanie produktów, na które trzeba czekać dłużej niż 24 godziny. Jest to niezwykle istotne – aż 94% przedstawicieli sektora małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje na czas realizacji jako kluczowy czynnik wpływający na ich decyzje zakupowe, co potwierdzają badania przeprowadzone przez Ratajczak i Lorenc [1].
Oczywiście istnieje wiele produktów, na które czas oczekiwania jest dłuższy, szczególnie gdy są wykonywane na specjalne zamówienie, jak na przykład samochody. W takim przypadku kluczowe jest zapewnienie, że ustalony termin dostawy jest ostateczny i precyzyjnie określony. Niespełnienie tej obietnicy prowadzi do rozczarowania klienta, który może poczuć się niedoceniony i stracić zaufanie do dostawcy. W skrajnych przypadkach brak terminowości może prowadzić do utraty przewagi konkurencyjnej, a nawet do zerwania kontraktu, co nie tylko wpływa negatywnie na reputację firmy, ale także na jej stabilność finansową.
Dlaczego warto realizować zamówienia na czas
Poniżej przedstawiam (niepełną) listę zalet punktualności. Jeśli dobrze się wczytać, każdy element ostatecznie wiąże się ze sprzedażą i zadowoleniem klientów.
Zwiększenie satysfakcji klientów
Jak już pisałem, klienci doceniają firmy, które dotrzymują obietnic czasowych. Terminowa realizacja zamówień buduje zaufanie i lojalność, co przekłada się na pozytywne opinie i większe szanse na powrót klienta i zwiększenie sprzedaży poprzez polecenia.
Poprawa reputacji firmy
Kiedy pytasz, czy firma jest profesjonalna, tak naprawdę chcesz wiedzieć, czy zna się na tym, co robi oraz czy można na niej polegać, jeżeli chodzi o terminowość. Firmy, które regularnie dostarczają produkty na czas, są postrzegane jako bardziej wiarygodne, co przyciąga nowych klientów i wzmacnia pozycję marki na rynku.
Optymalizacja kosztów
Czy zdajesz sobie sprawę, że opóźnienia często generują dodatkowe koszty, np. wynikające z przestojów, pracy w nadgodzinach, konieczności informowanie klienta czy zakupu opcji przyspieszenia dostawy? Terminowa realizacja pozwala lepiej zarządzać zasobami i ograniczyć koszty operacyjne.
Lepsze relacje z partnerami i dostawcami i przewaga konkurencyjna
Dotrzymywanie terminów sprzyja budowaniu stabilnych relacji z partnerami i dostawcami, którzy także cenią regularność i przewidywalność w realizacji zamówień. To dla wielu ważny element układanki, jaką jest prowadzenie biznesu. W niektórych branżach to nie cena, a właśnie punktualność jest najważniejsza. Lepiej postawić na rzetelnego kontrahenta, niż tańszego, ale mogącego kilka razy w roku opóźnić (lub odwołać) dostawę.
Wzrost efektywności wewnętrznych procesów
Skupienie się na terminowości pozwala usprawnić zarządzanie procesami produkcyjnymi i logistycznymi, co poprawia efektywność całej organizacji i minimalizuje ryzyko wystąpienia nieplanowanych przestojów.
Redukcja stresu i napięcia w zespole
Na koniec pewien pozytywny skutek psychologiczny. Terminowość pozytywnie wpływa na morale pracowników, którzy pracują w uporządkowanym środowisku, z mniejszą liczbą sytuacji kryzysowych, których zdecydowana większość pracowników nieznosi. To prowadzi do lepszej atmosfery pracy i zwiększa produktywność zespołu.
Śmiało można napisać, że dbanie o terminową realizację zamówień przynosi korzyści nie tylko klientom, ale także całej organizacji, przyczyniając się do jej stabilnego i efektywnego rozwoju.
Poprawa terminowości – kilka sposobów
Przyjrzyj się procesowi
Od czego najlepiej zacząć poprawę terminowości? Moim zdaniem od dokładnej analizy obecnego procesu, aby zobaczyć, jak wygląda, gdzie najczęściej pojawiają się problemy i jakie są ich przyczyny. Można zastosować metodę mapowania strumienia wartości (VSM – Value Stream Mapping), która pozwala nie tylko szczegółowo przeanalizować każdy etap procesu, ale także zaprojektować jego bardziej efektywną wersję. Mapowanie strumienia wartości to potężne narzędzie, które umożliwia identyfikację marnotrawstw, takich jak zbędne przestoje, nadmiar zapasów czy niepotrzebne kroki. W efekcie prowadzi to do usprawnienia procesu i przyspieszenia realizacji zamówień.
Na przykład firma Hocomo, która z sukcesem przyspieszyła i uprościła proces zamawiania domów modułowych. Dzięki wdrożeniu zaawansowanego konfiguratora przedsiębiorstwo ograniczyło potrzebę ręcznego tworzenia ofert przez pracowników, co wcześniej pochłaniało znaczne zasoby czasowe. Teraz klient może samodzielnie skonfigurować swój przyszły dom, wybierając opcje bezpośrednio w aplikacji. Każda zmiana jest natychmiast widoczna, co daje możliwość sprawdzenia, jak wpływa na ostateczny wygląd i funkcjonalność domu. Dzięki temu rozwiązaniu proces przygotowania oferty oraz umowy zajmuje znacznie mniej czasu, a pracownicy mogą skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej.
Więcej o tym przykładzie można przeczytać w artykule: Jak w 23 sekundy zobaczyć kondycję swojej firmy – Case Study HOCOMO.
Postaw na automatyzację
Jeżeli dana czynność zajmuje czas, a przy tym jest powtarzalna, warto rozważyć jej automatyzację. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta do odbioru paczki istnieje wiele etapów, które można przyspieszyć dzięki robotyzacji. Automatyzacja może obejmować takie działania jak przetwarzanie zamówień, generowanie faktur, czy przygotowanie paczek do wysyłki, co znacznie redukuje czas realizacji i zmniejsza ryzyko błędów. Kluczowe miejsca do automatyzacji zostaną ujawnione poprzez dokładną analizę procesów, która pokaże, gdzie występują przestoje i marnotrawstwo, wskazując najlepsze obszary do wdrożenia robotów lub automatycznych systemów.
(Przeczytaj o automatyzacji procesów biurowych).
Lepsze planowanie i prognozowanie
Użycie narzędzi do prognozowania zapotrzebowania (demand forecasting) pozwala przewidywać poziom produkcji i dostosować zasoby do oczekiwanego popytu. Dzięki zaawansowanym algorytmom i analizie historycznych danych sprzedażowych narzędzia te pomagają zrozumieć wzorce zakupowe klientów oraz identyfikować sezonowe trendy. W efekcie firma może precyzyjnie planować zamówienia materiałów, produkcję oraz alokację zasobów ludzkich, co minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych wzrostów zamówień i braków materiałowych. Takie podejście nie tylko ogranicza przestoje, ale także zmniejsza koszty związane z nadmiernym magazynowaniem oraz zapobiega sytuacjom, w których klienci muszą czekać na produkty, ponieważ surowce lub komponenty są niedostępne. Dodatkowo prognozowanie zapotrzebowania pozwala firmom szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i dopasowywać się do bieżących potrzeb, co wpływa na poprawę terminowości i satysfakcji klientów.
Optymalizacja łańcucha dostaw
Jeżeli chcesz poprawić terminowość dostaw, oczekuj jej od swoich kontrahentów. Efektywny łańcuch dostaw to klucz do Twojej punktualności. Chcąc zacząć optymalizację w tym obszarze zacznij od poinformowania dostawców, że od teraz czas realizacji będzie niezwykle istotny. Możesz regularnie sprawdzać, jakie są opóźnienia u danego dostawcy. Jeżeli to możliwe, warto nawiązać współpracę z kilkoma firmami, które mają dostęp do pożądanych produktów lub mieć listę dostawców awaryjnych.
Ciągłe doskonalenie
Można wymienić nierzetelnego dostawcę lub zautomatyzować jedną z czynności w procesie i z pewnością przyniesie to korzyści dla terminowości. Jednak znacznie lepszym podejściem jest postawienie na ciągłe doskonalenie procesu, które prowadzi do trwałych i systematycznych usprawnień. Jak to osiągnąć? Przede wszystkim poprzez regularne analizowanie, co można jeszcze poprawić, aby zwiększyć punktualność realizacji zamówień. Warto zaangażować pracowników, prosząc ich o zgłaszanie własnych pomysłów na usprawnienia – często to oni mają najlepszy wgląd w bieżące wyzwania i potencjalne rozwiązania. Kluczowym elementem jest także wdrażanie tych pomysłów i monitorowanie wyników, aby sprawdzić, jak konkretne zmiany wpływają na terminowość. Systematyczne doskonalenie, inspirowane filozofią kaizen, pozwala na stopniowe eliminowanie marnotrawstwa i optymalizację każdego etapu procesu, co prowadzi do poprawy wydajności całego zespołu oraz większego zadowolenia klientów.
Szkolenie i rozwój pracowników
Komunikuj pracownikom, że poprawa punktualności jest obecnie jednym z kluczowych celów firmy, nad którym pracuje cały zespół – od doświadczonych specjalistów po nowo zatrudnionych. Ważne, by każdy pracownik rozumiał, że jego codzienne działania mają bezpośredni wpływ na terminowość realizacji zamówień i satysfakcję klientów. Warto inwestować w szkolenia z różnych obszarów: obsługi klienta, zarządzania czasem, efektywnego korzystania z oprogramowania i obsługi maszyn produkcyjnych. Dzięki temu pracownicy zyskają narzędzia i umiejętności, które pozwolą im działać szybciej, sprawniej i precyzyjniej. Każdy drobny krok naprzód, zgodnie z filozofią Kaizen, przekłada się na poprawę efektywności procesów – nawet 1% lepszego wyniku na jednym etapie wpływa na całą produkcję. Regularne szkolenia i rozwój kompetencji budują kulturę ciągłego doskonalenia, co z kolei prowadzi do długotrwałej poprawy terminowości i wzrostu zadowolenia klientów.
Jak sprawdzać terminowość – wskaźniki
Skoro już znasz metody poprawy terminowości, równie istotne jest zrozumienie, jak ją mierzyć. Dlaczego? Ponieważ regularne i systematyczne monitorowanie wskaźników terminowości pozwala nie tylko ocenić bieżący stan, ale także śledzić postępy i skuteczność wdrażanych działań. Dzięki stałemu monitorowaniu możesz łatwo zauważyć, które kroki przynoszą najlepsze rezultaty, a także szybko identyfikować wszelkie spadki punktualności. Taka obserwacja umożliwia szybką reakcję w razie problemów, a także pomaga w odkrywaniu nowych przyczyn ewentualnych opóźnień, co pozwala na wprowadzenie dalszych usprawnień.
Do najważniejszych wskaźników terminowości należą:
- Wskaźnik OTD (On-Time Delivery), czyli procent zamówień dostarczonych na czas, zgodnie z ustaleniem.
- Warto badać również poziom opóźnienia (lateness), czyli o ile dni (lub godzin) dany proces lub zamówienie zostało opóźnione w stosunku do planowej daty dostawy.
- Można również sprawdzać wskaźniki satysfakcji czy lojalności klienta takie jak chociażby NPS, który jest dość czuły na spore opóźnienia w dostawie – czy poleciłbyś jakąś firmę, która przysłała produkt o kilkanaście dni później?
Więcej o wskaźnikach terminowości znajdziesz w artykule o wskaźnikcha terminowości.
Jak skrócić czas realizacji zamówień – podsumowanie
Przedstawiłem kilka uniwersalnych metod na poprawę terminowości, które mogą skutecznie pomóc w skróceniu czasu realizacji zamówień. Z perspektywy lean management najważniejsze jest postawienie na ciągłe doskonalenie procesu zamawiania. Regularna analiza i udoskonalanie każdego etapu pozwalają na stopniowe, ale trwałe zwiększenie efektywności. Kluczowe jest również pamiętanie o mierzeniu punktualności – to właśnie pomiary umożliwiają ocenę, które działania działają najlepiej, a które wymagają korekty.
W dążeniu do doskonałości musimy jednak zachować realistyczne podejście. Nawet po wdrożeniu wszystkich najlepszych praktyk mogą zdarzyć się sytuacje, które spowodują opóźnienie dostawy. W takich przypadkach, zamiast panikować, warto przeanalizować przyczyny problemu i zastanowić się, co można zrobić, aby uniknąć podobnych zdarzeń w przyszłości. To podejście, oparte na ciągłym uczeniu się i doskonaleniu, stanowi podstawę sukcesu i prowadzi do długoterminowej poprawy terminowości.
Poprawa terminowości z Lean To Win
Chcesz poprawić terminowość, ale nie wiesz, jak zacząć? Brakuje Ci czasu, pomysłów lub zasobów, aby skutecznie wprowadzić zmiany? Postaw na Lean To Win – zespół doświadczonych ekspertów w lean management, którzy pomogli już wielu firmom osiągnąć terminowość i usprawnić procesy produkcyjne. Zapisz się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jakie konkretne rozwiązania możemy zaproponować, aby Twoja produkcja była punktualna, a zamówienia zawsze docierały na czas. Razem możemy osiągnąć efekty, które przełożą się na większe zadowolenie klientów i przewagę konkurencyjną na rynku.
Zobacz również:
Layout, czyli optymalizacja przestrzeni pracy według lean management
3 pomysły na usprawnienie produkcji
Źródła:
[1] Ratajczak, J., & Lorenc, A. (2015). Ocena efektywności logistycznej obsługi klienta w branży KEP. Logistyka, 6, 1251-1261.
[2] Nowosielski, S. (2012). Dojrzałość procesowa a wyniki ekonomiczne organizacji. Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, (264), 354-369.
