Jak firma KF LEX odzyskała 300 godzin pracy dzięki automatyzacji w obsłudze klienta i fakturowaniu?
Pod koniec lutego zorganizowaliśmy webinar, podczas którego rozmawialiśmy z Dawidem Rejmerem, partnerem w firmie KF LEX. Rozmawialiśmy o tym, czym zajmuje się jego firma, jak doszło do współpracy z Lean To Win. Jednak przede wszystkim chcieliśmy pokazać, jak wspólnie udało nam się odzyskać ponad 300 godzin pracy, dzięki zautomatyzowaniu procesów w dziale obsługi klienta i fakturowaniu. Poniżej przeczytasz o najważniejszych wątkach z naszego spotkania, a jeśli chcesz otrzymać dostęp do całego nagrania kliknij tutaj.
Poznaj kontekst, czyli czym zajmuje się KF LEX
KF LEX to firma rodzinna, która swoją ofertę kieruje do innych biznesów rodzinnych. Jest to organizacja, która działa w pięciu obszarach:
- Doradztwo sukcesyjne – od wielu lat pomagają przedsiębiorcom skutecznie przejść przez ten proces. Głównym celem jest zapewnienie ciągłości działalności po śmierci lub po przejściu właściciela na emeryturę. Ważnymi aspektami sukcesji jest również dalszy rozwój firmy oraz zabezpieczenie finansowe nestora.
- Firma pomaga zakładać fundacje rodzinne. Co ciekawe właściciele KF LEX jako pierwsi założyli taką fundację w Polsce.
- Ochrona marki – pomaga chronić logotypy, wzory, zastrzegać nazwy, wszystko po to, aby móc czerpać z nich korzyści oraz by inne firmy nie podszywały się pod markę.
- Stała obsługa – pomoc prawna, w sprawach księgowych i finansowych dla firm, pomoc z windykacją, prowadzenie spraw sądowych, wsparcie w negocjacjach handlowych, pomoc w sprawach pracowniczych. To ogólny zakres usług wchodzących w ten filar działalności.
- KF Lex przyjmuje też jednorazowe zlecenia – pomoc w wycenie firmy, jej kupnie, sprzedaży lub likwidacji.
Stan początkowy
Rozpoczęcie współpracy zaczęło się od określenia największych bolączek firmy. Po pierwsze były to trzy miesięczne opóźnienia w rozliczeniach. Klienci KF Lex otrzymywali więc swoje faktury ze znaczną zwłoką, co dodatkowo zwiększało poziom reklamacji czy konieczność przypominania, co wchodziło w zakres usługi.
Firma nie miała też wdrożonych procedur dla powtarzalnych procesów oraz borykała się ze znaczną liczbą czasochłonnych i powtarzalnych zadań.
Stan końcowy
Wspólna praca zespołów KF Lex i Lean To Win zaowocowała rozwiązaniami problemów. Obecnie firma nie ma problemów z opóźnieniami i wszystkie rozliczenia wysyłane są na bieżąco. Wprowadzono czytelne procedury w kluczowych obszarach, a tam, gdzie było to możliwe (w przypadku czynności powtarzalnych) zastosowano automatyzacje. Tylko w jednym obszarze – rozliczeń i obsługi klienta – KF Lex “zaoszczędził” 300 godzin pracy w skali roku. Jak wyglądały te usprawnienia?
Od czego zaczęliśmy?
Prace z KF LEX prowadziliśmy zgodnie z naszym autorskim Programem Szybkich Efektów.
Pierwszy krok, to warsztaty Zaangażowany Zespół. W ich trakcie, pod okiem doświadczonego konsultanta, pracownicy firmy wspólnie zastanawiali się, co można optymalizować, ustalili wspólny cel. Zidentyfikowano też największe marnotrawstwa (np. czynności, które trwają zbyt długo, a nawet są zbędne) i tzw. wąskie gardła, które powodują opóźnienia.
Następnie zmapowano wszystkie procesy, co jeszcze lepiej ukazało miejsca potencjalnych strat. Mapa procesów pozwoliła również na stworzenie optymalnych procedur, standardów wykonywania danych czynności i wskazała miejsca na dodatkowe usprawnienia.
Już na pierwszych warsztatach zaplanowano konkretne działania do zrealizowania dla poszczególnych członków zespołu. Ostatecznie wybrano 12 obszarów, które będą ulepszane. Były to m.in. przepływ informacji na temat klienta, rozliczenie obsługi prawnej, projekty sukcesyjne i sprzedażowe. W każdym z tych obszarów powstała mapa procesów oraz zostały ustalone standardy i procedury.
Zmiana sposobu myślenia o firmie
Warsztaty pomogły również zrozumieć całemu zespołowi, że firma to jeden organizm działający wspólnie. Jeśli ktoś rozpoczyna proces, to jest przekazywany do kolejnych osób lub działów. Dobrze wypełniony raport, ma wpływ na działalność całej organizacji. Taka perspektywa pozwala na inny sposób myślenia – w kategoriach procesów i procedur. Jeśli więc w organizacji zajdzie potrzeba stworzenia np. nowej usługi, to pracownicy od razu będą rozważać jej wdrożenie z uwzględnieniem mapy procesów i standardów.
Przykład automatyzacji: stała obsługa prawna — proces rozliczania
W każdym miesiącu KF Lex świadczy swoje usługi stałej obsługi prawno-finansowej dla wielu klientów. Każdy z klientów jest rozliczany z godzin pracy poszczególnych członków zespołu. W proces regularnego rozliczania klienta zaangażowanych jest łącznie siedem obszarów. To sporo czynności do wykonania. Co trzeba zrobić? Oto ogólna lista:
- przygotować raport czasu poświęconego dla danego klienta,
- napisać, za jakie czynności zostanie on zafakturowany,
- jakie efekty przyniosła ta praca,
- przygotować rozliczenie,
- wystawić fakturę VAT,
- wysłać ją wraz z raportem do klienta.
Przed zmianami wprowadzonymi wspólnie z Lean To Win, każdy z tych kroków był wykonywany ręcznie. Zawsze w takich wypadkach liczymy, jak dużo czasu potrzebowali pracownicy, aby wykonać te czynności i szacujemy, ile czasu zajmuje ten proces rocznie. Z naszych obliczeń wyszło nam, że pracownicy KF Lex spędzali 312 godzin rocznie na rozliczeniu procesu obsługi stałej swoich klientów. Jednak, w czasie przeglądu tego procesu, okazało się, że wiele z tych czynności można zautomatyzować.
Oczywiście są elementy, które muszą być wykonane przez konkretną osobę. Sprawdzenie, czy ktoś nie spędził 5 godzin na czynności, która powinna zająć godzinę. W takim przypadku trzeba ręcznie zmienić tę liczbę godzin, aby być fair dla klienta. Jednak po przygotowaniu i sprawdzeniu takiego raportu, każdy kolejny krok (przygotowanie rozliczenia, stworzenie raportu dla klienta, wystawienie faktury, wysłanie jej do klienta dokumentów) można zautomatyzować. Wystarczy więc sprawdzić dane w jednym pliku i jak wszystko jest w porządku, wystarczy kliknąć jeden guzik, a cały proces potoczy się bez udziału człowieka.
Aby stworzyć taką automatyzację, należy oczywiście opisać dokładnie ten proces, wybrać odpowiednie narzędzie (w zależności od systemów, które są używane przez firmę). Następnie warto przeprowadzić testy wewnętrzne, aby upewnić się, że klient zawsze otrzyma odpowiednie dokumenty. Kiedy wszystko gra – można śmiało przekazać tę pracę „w ręce” robota.
Właśnie taką automatyzację przygotowaliśmy dla KF Lex. Obecnie pracownik spędza ok. 12 godzin rocznie na sprawdzaniu wstępnych raportów. Zaoszczędzono więc 300 godzin pracy tylko na jednym procesie!
Zautomatyzuj procesy z Lean To Win
W trakcie webinaru Dawid Rejmer mówił również o tym, dlaczego zdecydował się na współpracę z Len To Win. Wskazał 5 obszarów:
- Znajomość firm rodzinnych,
- Referencje – okazało się, że mamy wspólnych klientów, którzy nas polecili.
- Biznesowe podejście – zależy nam, aby nasze usprawnienia dawały jak najlepsze wyniki, to wynika z naszej misji firmy.
- Warsztaty z członkami zespołu – pracujemy wspólnie, a nie narzucamy rozwiązania, które sprawdziły się w innych firmach. Każda organizacja jest specyficzna i to jej pracownicy muszą chcieć wprowadzić zmianę, aby była ona trwała.
- Atrakcyjna cena – wprowadzenie automatyzacji w firmie to samofinansująca się usługa.
Jeżeli zastanawiasz się, czy w Twojej firmie można wprowadzić automatyzację – umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem, któremu powiesz o swoich wyzwaniach. Możesz liczyć na fachową i rzetelną odpowiedź.
Obejrzyj cały webinar
Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj cały webinar! Poznasz odpowiedzi na pytania uczestników, dowiesz się, jakie jeszcze procesy można automatyzować? Zobaczysz, jak wygląda ścieżka automatyzacji dla opisanego tutaj procesu i dlaczego KF Lex postawił na współpracę z Lean To Win. Jakie pytania zadali uczestnicy i jakie uzyskali odpowiedzi? Cały webinar dostępny pod tym linkiem.
Przeczytaj jeszcze:
Usprawnienie procesów biurowych. Jak automatyzacja rewolucjonizuje efektywność pracy
Lean w usługach — definicje, zakres optymalizacji i przykłady
Lean management w e-commerce – obszary do zyskownych usprawnień oraz przykłady
