Jak usprawnić firmę online i nie zwariować: 6 czynników, o których warto pamiętać

Chcesz, żeby Twoja firma działała sprawnie online? Nie wiesz, jak utrzymać wysoki poziom motywacji wśród pracowników w obliczu pracy zdalnej? Szukasz praktycznych rozwiązań i narzędzi? Bez wątpienia koronawirus postawił nas w trudnej sytuacji, ale mam dla Ciebie kilka propozycji, które sprawdziły się w Lean to Win i pomogą również Tobie usprawnić firmę online. Poniżej poznasz wyzwania, z którymi wszyscy się zmagamy i 6 rozwiązań, które pomogą Ci zaprowadzić ład i porządek.

Praca z domu

Pandemia COVID-19 postawiła nas w obliczu zupełnie nowych doświadczeń. Nigdy wcześniej nie mieliśmy do pracy tak blisko, a jednocześnie tak daleko. Wstajesz rano, ubierasz się, parzysz kawę, robisz krok do salonu, otwierasz komputer i już. Jesteś w pracy. To właśnie pierwszy aspekt, z którym musimy sobie radzić – praca z domu. Choć początkowo prawdopodobnie przyjąłeś ją z entuzjazmem, z biegiem czasu staje się coraz bardziej uciążliwa dla Ciebie i Twoich pracowników. Długotrwałe przebywanie w domu, sam na sam z komputerem, odbija się na psychice i motywacji. Takie łączenie domu z biurem sprawia, że zaczynają nam się mieszać dwa światy – prywatny i służbowy.

Spotkania online

Kolejne wyzwanie, z którym przyszło nam się mierzyć, to spotkania online. Coraz rzadziej spotykamy się w firmach osobiście. Zdecydowanie częściej jest to meeting zaplanowany w komunikatorze internetowym. To sytuacja, w której nasz kontakt z kolegami i koleżankami z pracy jest mocno ograniczony. Nie ma tutaj aż takiej przestrzeni na spontaniczność i kreatywne burze mózgów. Mniej jest energii wyzwalającej się ze wspólnego działania. Online jest nam po prostu trudniej wykrzesać z siebie dotychczasową dynamikę zespołową i uwolnić takie pokłady twórczego myślenia, jak to było dotychczas możliwe.

Niska motywacja

W tej nowej, online’owej rzeczywistości zmagamy się również z niską motywacją. Trudno nam się samym zdopingować do pracy. Walczymy ze zniechęceniem, powtarzalnością, monotonią naszego otoczenia, brakiem żywego kontaktu ze współpracownikami. Zdanie sobie sprawy z tej niedogodności jest jednak bardzo ważne. Tylko mając świadomość problemów motywacyjnych, możemy podjąć rękawicę i walczyć z nimi – walczyć o to, by chciało się pracować.

Zmieniający się rynek

Ważny aspekt naszej nowej rzeczywistości pracowniczej to także wciąż zmieniający się rynek. Coraz to nowsze ograniczenia związane z pandemią sprawiają, że sytuacja ekonomiczna nie jest stabilna. Jedne branże praktycznie wcale nie pracują, a inne są mocno spowolnione. W innych z kolei zmieniło się niewiele lub odkrywają, że przestrzeń online, której dotychczas się obawiali, jest dla nich obiecującą przyszłością. Gospodarka zwalnia i przyspiesza w sposób zupełnie nieoczekiwany, a my musimy dynamicznie dopasowywać się do warunków panujących wokół.

Trudności w usprawnianiu biznesu 

Ostatnie wyzwanie, które chciałbym tutaj omówić, to trudności związane z usprawnianiem biznesu podczas pracy zdalnej. Sytuacja wydaje się jasna, gdy jesteśmy obecni w pracy bezpośrednio. Będąc w firmie, jestem w samym środku procesów i wśród ludzi, a wówczas łatwiej jest mi myśleć o usprawnieniach i wdrażać je. Mogę wypracowywać rozwiązania praktycznie natychmiastowo, działając razem z zespołem, a następnie je testować. Ale da się to zrobić także online! Do tego stopnia, że w niektórych firmach różnica w jakości takich usprawnień będzie praktycznie niewidoczna. Zdalnie można zdziałać naprawdę bardzo dużo i bardzo efektywnie. Nawet w branżach, które nigdy wcześniej o tym nie myślały, czyli firmach produkcyjnych i okołoprodukcyjnych. 

Za chwilę opowiem o tym więcej, a tymczasem daj mi znać, czy powyższe wyzwania związane z zarządzaniem firmą online są Ci znajome. Które z nich dotyczą Ciebie i Twojej firmy? Koniecznie podziel się ze mną swoimi przemyśleniami w komentarzu.

6 czynników, jak usprawnić firmę online i nie zwariować

Mając na uwadze wszystkie powyższe wyzwania związane z prowadzeniem firmy online, zidentyfikowałem 6 czynników, które ułatwią Ci wprowadzanie w niej usprawnień w trybie pracy zdalnej. Wszystkie proponowane tutaj rozwiązania sprawdziliśmy sami w Lean to Win, ponieważ aktualnie pracujemy z naszymi klientami aż w 80-90 procentach online. Prowadzimy zdalne konsultacje i warsztaty, a działania te przynoszą naprawdę dobre efekty, lecz trzeba tutaj pamiętać o kilku ważnych aspektach. Skąd o nich wiemy?

Bo nasze pierwsze warsztaty online nie były idealne, ale jak to już bywa działaliśmy w duchu lean, a więc nieustannego usprawniania, i dopracowywaliśmy je tak, by przynosiły zamierzone efekty. Każde z nich poddawaliśmy leanowej analizie, dążyliśmy do kolejnych udoskonaleń, badaliśmy także, z jakich narzędzi warto korzystać oraz na co reagują uczestnicy takich spotkań, kiedy angażują się mocniej, a kiedy mniej. Na podstawie tych obserwacji wyszczególniłem 6 czynników, którymi chcę się dzisiaj z Tobą podzielić.

1. Kamera i słuchawki dla każdego uczestnika spotkania

Pierwszy czynnik jest mocno techniczny. Czasami spotykaliśmy się z podejściem, że firmy decydując się na spotkania online chciały sadzać przed jednym komputerem pięć osób. Jest to zrozumiałe, ale praktyka warsztatowa mówi, że nie jest to dobre rozwiązanie. Dlaczego? Ponieważ w takiej sytuacji zaangażowanie członków tego zespołu jest znacznie mniejsze, a trener/lider prowadzący spotkanie ma dużo bardziej wymagającą pracę. Będzie mu trudno prowadzić dialog z uczestnikami.

Właśnie dlatego organizując spotkanie online, zadbaj o to, by KAŻDY uczestnik miał swoją kamerkę i słuchawki. Przestrzegaj zasady: jeden komputer – jeden uczestnik. To zwiększy zaangażowanie użytkowników, koncentrację na zadaniach, a dodatkowo wpłynie na ich motywację i psychikę. Świadomość, że będą uczestniczyć w spotkaniu indywidualnie, że będą widziani i słyszani, sprawi, że łatwiej będzie im się do niego przygotować i mówiąc potocznie, “ogarnąć się”.

2. Rozwijaj techniki moderowania spotkań online

Kolejna sprawa to udoskonalanie technik moderowania spotkań online. W trakcie wideokonferencji to lider nadaje rytm konwersacji, ale warto też zainwestować czas w to, by organizować zdalne spotkania w mniejszych zespołach, które będą pracowały nad rozwiązaniami konkretnych zadań czy problemów. Wiele komunikatorów jest wyposażonych w funkcjonalność umożliwiającą podzielenie się na mniejsze zespoły. Warto z niej korzystać, bo wówczas delegujemy zadania do mniejszych grup i zachowujemy dynamikę spotkania. 

Gorąco polecam również robienie szybkich szkoleń online. Oczywiście filmy instruktażowe są świetne, ale nie zastąpią live’ów. To interakcja z trenerem, poczucie bycia tu i teraz, możliwość zadawania pytań i uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi sprawiają, że uczestnicy wychodzą z takich konferencji bogatsi. 

3. Korzystaj z przyjaznych narzędzi

Następnym czynnikiem, który na pewno pomoże Ci w usprawnianiu swojej firmy online, jest korzystanie z przyjaznych narzędzi. My od ponad 2 lat testowaliśmy różne programy do wideokonferencji i nasz wniosek jest jeden. Na pierwszym miejscu polecamy platformę Zoom. Dlaczego? Ponieważ jest prosta w obsłudze i bardzo intuicyjna. W naszej firmie sprawdziła się najlepiej. 

Oczywiście istnieją także inne platformy, takie jak Microsoft Teams, Skype, czy Google Meet. Dla nas jednak Zoom zdecydowanie wygrywa. Po prostu skradł nam serce, a pracujemy online codziennie!

Druga sprawa to narzędzia, które pomagają zorganizować pracę całego zespołu. Polecam tutaj Google Workspace (dawniej G Suite), czyli zestaw googlowskich narzędzi, w których znajdziesz edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i podstawowe narzędzia do budowy baz danych i map procesów. A wszystko to dostępne online, w chmurze. Dodatkowo skorzystasz tutaj z kalendarza, który łatwo połączysz z kalendarzami współpracowników.

W Lean to Win korzystamy z tej platformy każdego dnia do wymiany dokumentów, wspólnego uzupełniania danych, do raportów, map procesów, czy tworzenia paneli sterowania, czyli głównych wskaźników do zarządzania firmą.

4. Zachęcaj do spacerów i ćwiczeń

Choć ten czynnik może wydawać Ci się trywialny, nie ignoruj go! To miękki aspekt, ale warto o nim pamiętać. Zachęcaj pracowników, by wychodzili na spacery lub wykonywali krótkie ćwiczenia – 10-15 minut dziennie wystarczy. Chodzi tutaj o higienę psychiczną. Zadbaj o to, by Twój zespół oderwał na chwilę głowę od monitora i wyszedł poza schemat biura w domu. Niech zajmą umysł czymś innym, zrelaksują się i powrócą do zadań z nową energią. To czynnik, który świetnie zadziała na ich psychikę i motywację do działania.

5. Mapuj procesy i automatyzuj je

Polecam Ci również, by czas pracy zdalnej wykorzystać do mapowania procesów i ich automatyzacji. Wbrew pozorom to właśnie teraz jest ku temu najlepszy czas. Bieżąca sytuacja zmusza nas, by doskonalić swoje działania i być bardziej efektywnym. Zrozumieją to Twoi pracownicy, których łatwiej będzie Ci skłonić do współpracy w tym temacie i do wdrażania usprawnień. Mapę procesów stworzysz, wykorzystując wspomniany wyżej Google Workspace czy inną przeznaczoną ku temu aplikację.

Z doświadczenia wiemy, że wiele rzeczy online można zrobić łatwiej i szybciej – nawet w obszarach okołoprodukcyjnych! Ostatnio pomogliśmy pewnej szlifierni zaoszczędzić około 500 godzin pracy specjalistów rocznie, dzięki temu że usprawniliśmy i zautomatyzowaliśmy przepływy informacji między różnymi działami w firmie. A więc udoskonalanie nie powinno ograniczać się tylko do twardych, fizycznych procesów w firmie, ale obejmować również mapowanie, automatyzację, czy poprawę komunikacji z wykorzystaniem na przykład narzędzi online.

6. Organizuj meetupy

I ostatni czynnik, czyli meetupy – coś co pozwoli nie zwariować w tych trudnych czasach. Co to takiego? To spotkania zespołu online, których tematem nie jest praca, a wszystko wokół.

Na powyższy pomysł wpadła nasza koleżanka z zespołu – Marta. Spotykamy się online dwa razy w tygodniu na 15-20 minutowe wideokonferencje, podczas których rozmawiamy, co u nas, naszej rodziny, jakie mamy plany na weekend, jak się czujemy. To bardzo luźne spotkania, które dają nam przestrzeń na oddech i zdrowy dystans do swoich obowiązków.

Przyznam szczerze, że na początku podchodziłem do tego pomysłu dosyć sceptycznie, ponieważ jestem mocno zadaniowy, ale gdy tylko zauważyłem ich efekty, pozbyłem się wszelkich wątpliwości. Dziś widzę, jak pozytywnie meetupy wpłynęły na nasz zespół, jak zwiększyły naszą motywację do pracy i pomogły zadbać o psychikę. To było potrzebne nam wszystkim rozluźnienie. Zachęcam więc bardzo mocno do przetestowania tego pomysłu u siebie.

Opowiedz nam o swoim doświadczeniu

To już wszystkie 6 czynników, o których powinieneś pamiętać podczas usprawniania swojej firmy online. Koniecznie podziel się ze mną swoimi refleksjami w komentarzu. Daj znać, które aspekty już znałeś, a które są dla Ciebie nowością. Ja, oraz cały zespół Lean to Win, trzymamy kciuki za Ciebie i Twoją firmę!