Dlaczego wdrożenie systemu ERP nie poprawiło wyników produkcji? Jak uniknąć błędów.
„Wdrożymy system ERP i produkcja zacznie działać sprawniej”. Wielu właścicieli firm i dyrektorów produkcji słyszało podobne zapewnienia. Rzeczywiście, dobrze wdrożony system ERP może usprawnić planowanie, przepływ informacji i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Sam w sobie nie rozwiązuje jednak problemów organizacyjnych ani nie zwiększa efektywności produkcji.
To właśnie dlatego wiele projektów wdrożenia systemu ERP kończy się rozczarowaniem. Mimo dużych nakładów finansowych przedsiębiorstwo nie obserwuje wzrostu wydajności, poprawy terminowości czy wyższej rentowności produkcji.
Z czego wynika ten paradoks? Dlaczego wdrożenie systemu ERP nie zawsze przekłada się na lepsze wyniki produkcji? W tym artykule, opierając się na doświadczeniach z projektów realizowanych w firmach produkcyjnych oraz wnioskach płynących z literatury, pokażemy najczęstsze przyczyny niepowodzeń i wyjaśnimy, co zrobić, aby system ERP rzeczywiście wspierał rozwój przedsiębiorstwa.
ERP – co może pójść nie tak?
Nie każde wdrożenie systemu ERP kończy się sukcesem. W praktyce wiele przedsiębiorstw, mimo znacznych nakładów finansowych i wielomiesięcznych przygotowań, nie osiąga oczekiwanej poprawy wyników.
Potwierdzają to również badania. Kerr i Houghton [1], analizując doświadczenia pracowników uczestniczących we wdrożeniach systemów ERP, które nie spełniły oczekiwań organizacji, zidentyfikowali trzy główne źródła problemów:
- rozbieżność między funkcjonalnością systemu a rzeczywistym sposobem pracy – system nie wspiera codziennych procesów lub wymusza działania utrudniające wykonywanie obowiązków;
- brak zaufania do intencji wdrożenia – pracownicy podejrzewają, że nowy system ma przede wszystkim zwiększyć kontrolę nad ich pracą lub posłużyć do redukcji zatrudnienia;
- niedopasowanie systemu do organizacji, które prowadzi do dublowania czynności, prowadzenia równoległej dokumentacji lub wykonywania dodatkowej pracy poza systemem ERP.
Autorzy zwracają uwagę, że użytkownicy zazwyczaj uczą się obsługi nowego systemu i zaczynają z niego korzystać. Nie oznacza to jednak, że akceptują sposób jego działania lub dostrzegają jego wartość. Jeżeli pracownicy traktują ERP jako narzucone narzędzie, rośnie ryzyko obchodzenia procedur, wykonywania części pracy poza systemem oraz spadku zaangażowania we wdrożenie.
To ważny wniosek również dla firm produkcyjnych. Nawet najlepiej zaprojektowany system ERP nie poprawi wyników produkcji, jeśli jego użytkownicy nie będą chcieli lub nie będą mogli efektywnie wykorzystywać go w codziennej pracy.
Jakie są najczęstsze przyczyny niepowodzeń we wdrożeniach ERP?
Doświadczenia firm produkcyjnych oraz wyniki licznych badań pokazują, że problemy z wdrożeniem systemu ERP rzadko wynikają wyłącznie z samego oprogramowania. Zdecydowanie częściej ich źródłem są procesy funkcjonujące w przedsiębiorstwie oraz sposób zarządzania zmianą.
1. Brak uporządkowanych procesów
Największym problemem jest często brak jasno zdefiniowanych i wystandaryzowanych procesów. System ERP wymaga określenia, kto wykonuje dane działania, w jakiej kolejności, na podstawie jakich informacji oraz jakie są oczekiwane rezultaty. Jeżeli w firmie każdy pracownik wykonuje tę samą czynność w inny sposób, trudno odwzorować taki proces w systemie informatycznym.
Przykładem może być wydawanie materiałów z magazynu na produkcję. W jednej zmianie operator pobiera komponenty zgodnie ze zleceniem, na innej – “na zapas”, a jeszcze gdzie indziej część materiałów przekazuje bez żadnej rejestracji. W takiej sytuacji ERP nie jest w stanie pokazywać rzeczywistych stanów magazynowych ani wiarygodnie planować zakupów.
Nieuporządkowane procesy powodują, że inwestycja w system ERP nie przynosi oczekiwanego zwrotu. Firma ponosi koszt zakupu systemu, szkoleń i wdrożenia, ale nadal zmaga się z tymi samymi problemami operacyjnymi.
2. Cyfryzacja nieefektywnych procesów
Drugim częstym problemem jest przenoszenie do systemu procesów, które już wcześniej były nieefektywne. ERP nie eliminuje marnotrawstwa. Jedynie je odzwierciedla.
Przykładowo, jeśli harmonogram produkcji jest codziennie tworzony od nowa, ponieważ brakuje standardów planowania i stale zmieniają się priorytety zleceń, to nawet najlepszy system ERP nie rozwiąże tego problemu. Będzie jedynie szybciej przetwarzał błędne założenia. Jeżeli operatorzy różnie raportują przestoje maszyn, ERP nie pokaże rzeczywistych przyczyn strat. Będzie jedynie agregował niespójne dane. Podobnie dzieje się w firmach, w których występują częste przezbrojenia wynikające z chaotycznego planowania produkcji. Sam system nie ograniczy liczby przezbrojeń, jeśli nie zostaną wcześniej uporządkowane zasady planowania.
To jedna z najważniejszych zasad skutecznych wdrożeń:
ERP nie usprawnia procesów. Usprawnia zarządzanie dobrze zaprojektowanymi procesami.
3. Niedopasowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa
Problemy pojawiają się również wtedy, gdy wybrany system ERP nie odpowiada specyfice firmy lub zostaje nadmiernie dostosowany do jej wymagań. Zbyt daleko idąca konfiguracja utrudnia późniejsze aktualizacje, zwiększa koszty utrzymania oraz powoduje problemy z integracją z innymi systemami.
Skutki mogą być bardzo kosztowne. Jeżeli ERP nie wymienia prawidłowo danych z systemem magazynowym lub produkcyjnym, przedsiębiorstwo może otrzymywać błędne informacje o stanach zapasów, dostępności materiałów czy realizacji zleceń. W konsekwencji pojawiają się przestoje produkcyjne, nadmierne zapasy lub opóźnienia w dostawach.
4. Czynniki organizacyjne i ludzkie
Nawet najlepiej przygotowany system nie zakończy się sukcesem bez zaangażowania ludzi. Badania oraz doświadczenia z wdrożeń pokazują, że jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń jest brak aktywnego wsparcia ze strony kierownictwa oraz niewystarczające zarządzanie zmianą.
Pracownicy muszą rozumieć, dlaczego organizacja wdraża ERP i jakie korzyści przyniesie to zarówno firmie, jak i im samym. Niezbędne są regularna komunikacja, szkolenia oraz angażowanie pracowników w projekt już na etapie projektowania nowych rozwiązań.
Skuteczne wdrożenie wymaga również monitorowania procesu adaptacji. Warto wyznaczyć liderów zmian, mierzyć stopień wykorzystania systemu oraz szybko reagować na pojawiające się problemy. Dzięki temu ERP staje się narzędziem wspierającym organizację, a nie kolejnym obowiązkiem narzuconym pracownikom.
Co zrobić, aby wdrożenie systemu ERP zakończyło się sukcesem?
Jeżeli większość problemów z wdrożeniami ERP wynika z nieuporządkowanych procesów, braku standardów oraz niewystarczającego przygotowania organizacji, nasuwa się naturalne pytanie: czy warto najpierw uporządkować firmę, a dopiero później wdrażać system ERP?
Naszym zdaniem zdecydowanie tak.
Zacznij od uporządkowania procesów
Pierwszym krokiem powinno być dokładne poznanie i opisanie tego, jak obecnie funkcjonują procesy w przedsiębiorstwie. Dopiero wtedy można wspólnie z pracownikami zaprojektować ich docelowy przebieg, wyeliminować zbędne działania oraz opracować standardy pracy.
Kolejnym etapem jest stopniowe wdrażanie nowych rozwiązań i utrwalanie ich w codziennej praktyce. Gdy procesy są już stabilne, powtarzalne i zrozumiałe dla pracowników, można rozpocząć ich cyfryzację z wykorzystaniem systemu ERP.
Lean Management przygotowuje firmę do ERP
W Lean To Win wykorzystujemy narzędzia Lean Management właśnie po to, aby przygotować przedsiębiorstwo do skutecznych zmian organizacyjnych i technologicznych.
Lean Management pomaga tworzyć stabilne, powtarzalne i dobrze opisane procesy – zarówno na produkcji, jak i w obszarach administracyjnych. Jednocześnie eliminuje marnotrawstwo i zbędne czynności, dzięki czemu procesy stają się prostsze, krótsze i łatwiejsze do odwzorowania w systemie ERP.
Równie ważne jest jednoznaczne określenie odpowiedzialności za poszczególne działania oraz uporządkowanie przepływu informacji. W Lean To Win duży nacisk kładziemy również na definiowanie wskaźników efektywności (KPI), które pozwalają ocenić, czy wprowadzane usprawnienia rzeczywiście przynoszą oczekiwane rezultaty biznesowe.
Istotnym elementem jest także zaangażowanie pracowników w doskonalenie procesów. Dzięki temu lepiej rozumieją oni cel zmian, mają wpływ na nowe rozwiązania i znacznie rzadziej traktują wdrożenie ERP jako narzędzie kontroli czy dodatkowy obowiązek.
ERP wzmacnia dobrze zaprojektowane procesy
Dopiero na takim fundamencie system ERP może pokazać pełnię swoich możliwości. Zamiast porządkować chaos, wspiera procesy, które już działają w sposób przewidywalny, powtarzalny i zgodny z przyjętymi standardami.
Dobrym przykładem jest planowanie produkcji. Jeżeli firma wcześniej uporządkuje sposób tworzenia harmonogramów, określi zasady ustalania priorytetów oraz jasno zdefiniuje odpowiedzialność za planowanie, system ERP może znacząco przyspieszyć pracę planistów i poprawić terminowość realizacji zleceń.
Jeżeli jednak proces planowania pozostaje chaotyczny, nawet najlepszy system ERP nie rozwiąże problemu. Będzie jedynie szybciej przetwarzał nieuporządkowane dane i utrwalał istniejące błędy.
Najpierw Lean, potem ERP
W praktyce oznacza to, że Lean Management odpowiada na pytanie „jak powinien wyglądać proces?”, natomiast ERP pomaga ten proces realizować, monitorować i analizować. Dopiero połączenie obu podejść pozwala osiągnąć trwałą poprawę wyników produkcji.
To właśnie dlatego przedsiębiorstwa, które rozpoczynają transformację od uporządkowania organizacji zgodnie z zasadami Lean Management, znacznie częściej osiągają zakładane korzyści z wdrożenia systemu ERP.
System ERP nie zastąpi dobrze zaprojektowanych procesów. Nie wyeliminuje marnotrawstwa ani nie przekona pracowników do zmiany sposobu pracy. Może jednak znacząco zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa, jeśli zostanie wdrożony w organizacji, która wcześniej uporządkowała swoje procesy i przygotowała ludzi do zmian.
Pamiętaj: ERP nie jest narzędziem do naprawiania procesów. Jest narzędziem do zarządzania dobrze zaprojektowanymi procesami.
Przygotuj firmę na wdrożenie ERP
Chcesz, aby inwestycja w system ERP rzeczywiście przełożyła się na wzrost efektywności i wyników produkcji? Zacznij od uporządkowania procesów i przygotowania organizacji do zmiany. Zapraszamy na bezpłatną konsultację z ekspertem Lean To Win. Pokażemy, od czego warto zacząć i jak uniknąć najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrożeń ERP. Nie sprzedajemy systemów. Pomagamy przygotować organizację do tego, aby wdrożenie przyniosło realne efekty biznesowe.
O autorze
Kamil Radom – Wiceprezes i Konsultant Strategiczny Lean, współtwórca Kokpitu Zarządzania Biznesem oraz aplikacji Heartly. Koncentruje się na skutecznym angażowaniu zespołów w procesy standaryzacji oraz implementacji rozwiązań generujących mierzalne korzyści dla organizacji.
Współpracował m.in. z takimi firmami jak KGHM, Inglot, Santander, Booksy, Amber Glass, Luxon LED, PESA czy PERN.
Wykładowca Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Akademii WSB oraz Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.
Bibliografia
[1] Kerr, D., & Houghton, L. (2014). The dark side of ERP implementations: narratives of domination, confusion and disruptive ambiguity. Prometheus, 32(3), 281-295.
[2] Adam, M., Schäffler, S., & Braun, A. (2014, July). How lean management tools are supported by ERP-systems: an overview. In Novel Methods and Technologies for Enterprise Information Systems: ERP Future 2013 Conference, Vienna, Austria, November 2013, Revised Papers (pp. 45-52). Cham: Springer International Publishing.
[3] Doświadczenie Lean To WIn
Zobacz także:
Jak obniżyć koszty w firmie produkcyjnej? Sprawdzone metody optymalizacji wg Lean Management