Klęska urodzaju, czyli jak zarządzać, gdy zamówień jest za dużo

Spis treści

Wzrost liczby zamówień, większe obroty i zyski, lepsze wskaźniki finansowe – to cel każdego przedsiębiorstwa. Obecnie w ekonomii dominuje pogląd, że firma osiąga sukces, kiedy z roku na rok zarabia coraz więcej. Nic więc dziwnego, że wszystkie decyzje biznesowe są podporządkowane znalezieniu sposobu na zwiększenie zamówień, czy zmniejszeniu kosztów. Dziwić więc może, że jednym z problemów, przed którym mogą stanąć właściciele jest zbyt duża liczba zamówień – pewnego dnia, z różnych przyczyn, zaczyna wpływać ich więcej. Początkowo zarząd jest zadowolony, sytuacja jest pod kontrolą, jednak przychodzi taki moment, że pojawia się tytułowa klęska urodzaju. Zamówień nie da się już realizować zgodnie z polityką firmy. Nie ma materiałów do produkcji, pracownicy są zmęczeni, a nowi dopiero się rekrutują lub szkolą. Zarówno nowi jak i starzy klienci zaczynają się niecierpliwić i być coraz bardziej niezadowoleni z jakości obsługi i produktów. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy lean management może pomóc? Jak sprawić, żeby to wyzwanie stało się świetną okazją do dalszego rozwoju firmy?  Oto niektóre pytania, na które odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule. 

Klęska urodzaju, nagły wzros zamówień

Kiedy oczekujemy więcej zamówień

To, jak zareagować na dużą liczbę zamówień w dużej mierze zależy od odpowiedzi na pytanie, dlaczego doszło do takiej sytuacji. Z jednej strony, niektóre przyczyny można przewidzieć. Na przykład jasne jest, że w trakcie trwania mistrzostw świata w piłce nożnej, w których gra reprezentacja Polski, kibice chętnie kupią większą liczbę flag Polski oraz gadżetów związanych z imprezą sportową. Niektóre branże mają cykliczny wzrost zamówień. Dobrym przykładem są lodziarnie, które w sezonie letnim sprzedają znacznie więcej deserów, niż jesienią i zimą. Do tego typu nagłych wzrostów producenci przygotowują się, odpowiednio planując produkcję oraz wcześniej składając zamówienia na surowce. 

Nagłe i niespodziewane zamówienia 

Drugi rodzaj klęski urodzaju w liczbie zamówień, dotyczy sytuacji nieprzewidzianej. Z jedną z nich mieliśmy do czynienia w 2020 roku, kiedy wybuchła światowa pandemia. Niektóre gałęzie przemysłu (np. produkcja środków do dezynfekcji), sklepy internetowe czy firmy informatyczne (np. Zoom), przeżyły nagły i niespodziewany wzrost zamówień. Dla wszystkich firm ogłoszenie lockdownu było ogromnym zaskoczeniem. 

Pandemia jako przyczyna nagłego wzrosu zamówień

Kiedy przeanalizuje się, jak wzrastało wiele młodych, innowacyjnych firm, czy starupów, widać, że początki bywają trudne. Ciężko zdobyć nowych klientów. Jednak w pewnym momencie pojawia się punkt zwrotny. Może on wystąpić na skutek ulepszenia produktu czy aplikacji, w taki sposób, że zaczyna ona rozwiązywać problemy użytkowników. Może to wiązać się ze szczerą, przychylną recenzją osoby, z którą liczą się potencjalni odbiorcy. Bywa też, że nagły wzrost jest skutkiem udanej kampanii marketingowej. Jako przykład można podać firmę Blendtec, która produkuje blendery. W 2006 roku otworzyła ona kanał na YouTube zatytułowany Will it blend? (Czy to się zmiksuje?). Publikowała na nim filmy, w których wrzucano do blendera różne przedmioty – od kamieni po telefony komórkowe. Następnie prowadzący program, ubrany w kitel, zadawał pytanie, zawarte w nazwie kanału – czy to się zmiksuje i włączał urządzenie. Filmy zaczęli przekazywać między sobą internauci, a jednocześnie rosła sprzedaż produktów. W ciągu dwóch lat od opublikowania pierwszego wideo, przyrost ten wyniósł ponad 700%. [1]. 

Marketing wirusowy

Inne powody wzrosu zamówień

Do innych powodów nagłego wzrostu zamówień może dojść również wtedy, kiedy:

      • główny konkurent w danym segmencie rezygnuje z produkcji lub oferowania tych usług. Klienci szukają innego rozwiązania zwiększając liczbę zleceń. 

      • Zmieni się trend rynkowy lub moda, która faworyzuje ofertę. 

      • Pojawią się korzystne informacje o firmie w prasie czy telewizji. Media potrafią wpływać na świadomość klientów. Część z tych działań może być zarządzana przez dział Public Relations, jednak spontaniczne wspomnienie przez znanego i cenionego specjalistę (np. Roberta Makłowicza), może mocno wpłynąć na chęć zakupu danego produktu. 

      • Zmienia się prawo. Kiedy zmieniło się prawo budowlane, które zaczęło zezwalać na budowanie domów do 70m2 bez zezwolenia, firmy, które produkowały domy modułowe o takim metrażu, notowały wzrost zapytań ofertowych i realizacji. 

    Jak sobie poradzić z lawiną zamówień

    Analiza przyczyn

    Przede wszystkim sprawdź, dlaczego tych zamówień jest więcej. Dlaczego to takie ważne? Bo jeżeli wzrost wiąże się ze zmianami w prawie, to możesz spodziewać się, że sytuacja ta będzie trwała nieco dłużej, niż jeśli większa liczba klientów przyszła z polecenia celebryty. Jeżeli spodziewasz się, że sytuacja będzie trwała przez dłuższy czas, warto zainwestować, aby spełniać obietnice klientów. Jeśli przyczyna jest jednorazowa i raczej nie spodziewasz się, że więcej osób spontanicznie zacznie mówić o Twoim produkcie lub usłudze, lepiej podejść do sytuacji na spokojnie i nie podejmować pochopnych decyzji biznesowych. 

    Zadbaj o komunikację

    Z doświadczenia wiemy, że problemem, który często występuje w firmach jest słaba komunikacja wewnętrzna. Działy “rozmawiają” ze sobą rzadko, co powoduje wiele niedomówień i kolejnych problemów. Bywa tak, że dział sprzedaży widzi, że nadchodzi fala zamówień, ale nie daje znać zakupowcom. Dlaczego? Bo nigdy tak nie robili, bo nie ma takiego standardu, ponieważ nie mają tego w obowiązkach itp. Taka sytuacja nie jest pożądana i sprawia kłopoty również samym handlowcom, którzy ostatecznie muszą tłumaczyć się przed klientami, że zamówienie zostanie zrealizowane później. 

    Komunikacja wewnętrzna

    Współpracuj z dostawcami

    Kiedy zauważysz więcej zamówień, koniecznie skontaktuj się ze swoimi dostawcami. Zapytaj, jak mogą Ci pomóc w czasie wzmożonego popytu. Podkreśl znaczenie terminowych dostaw. Spróbuj optymalizować procesy tak, aby zminimalizować opóźnienia i zwiększać wydajność. 

    Postaw na obsługę klienta

    Postaraj się, aby wskaźniki satysfakcji klienta nie spadały. W tym celu przygotuj zespół obsługi na częstszy kontakt z klientem, przekazywanie rzetelnych informacji o ewentualnych opóźnieniach. Warto tłumaczyć, skąd wynikają odstępstwa od umowy. Lepiej wcześniej poinformować kontrahenta o zmianach, niż dawać mu nadzieję, że otrzyma towar na czas, mimo że jest to mało prawdopodobne. 

    Postaraj się profesjonalnie rozwiązać każdy problem. Dzięki temu zdobędziesz zaufanie i pokażesz, że masz kompetentny zespół. 

    Analizuj na bieżąco

    Warto na bieżąco śledzić wyniki sprzedaży, jakości obsługi, sprawdzać czas oczekiwania i średni czas opóźnienia. Dzięki temu będziesz wiedział(a), co stanowi największe wyzwanie w danym momencie. To pozwoli na skupienie zasobów na rozwiązaniu właśnie tego problemu, a także na dostosowanie strategii zarządzania. Dlatego tak ważne jest również bycie elastycznym i rozumienie, że raz podjęta decyzja, czasem może być zmieniona – jeśli tylko dane na to wskazują. 

    Analizuj przyczyny wzrostu, monitorowanie sytuacji

    Konsultuj się 

    Nie bój się również pytać innych przedsiębiorców, jak oni radzili sobie z podobnym problemem. Co u nich zadziałało, a co nie. Chociaż może wydawać Ci się to dość dziwne, ale klęska urodzaju to świetny moment, żeby poprosić fachowców o radę. Możesz pomyśleć: “Jak to zapraszać osoby z zewnątrz? Mamy tu pożar, a ja mam kogoś sprowadzać?”. Tak! Kiedy faktycznie się pali, dzwonisz po straż pożarną, kiedy zamówień jest za dużo – sprowadź, kogoś kto wie, co zrobić, aby nadal dostarczać jakościowe produkty czy usługi na czas. 

    Jak lean management może pomóc w radzeniu sobie z nagłym wzrostem zamówień?

    Lean management to filozofia zarządzania, która opiera się na eliminowaniu marnotrawstwa i optymalizacji procesów. Może ona odegrać ważną rolę w radzeniu sobie z nagłym, dużym wzrostem liczby zamówień. W jaki sposób? Oto kilka metod szczupłego zarządzania, które mogą pomóc: 

    Lean identyfikuje marnotrawstwa

    Lean management skupia się na identyfikacji i eliminacji wszelkiego rodzaju marnotrawstwa, czyli działań, które nie dodają wartości dla klienta. W czasie nagłego wzrostu zamówień, marnotrawstwo może prowadzić do opóźnień, braków w zaopatrzeniu i nieefektywności. Poprzez eliminację marnotrawstwa, firma może zoptymalizować procesy, co pozwoli na bardziej sprawną obsługę wzmożonego popytu. Jedną z metod, która w tym pomaga jest VSM, czyli mapowanie strumienia wartości. Jakie są korzyści z jej stosowania? Badania [2] wykazały, że firmy produkcyjne o 70% lepiej zarządzają zapasami, średni czas realizacji zamówień skraca się o 56%. Z kolei w branży medycznej, po zastosowaniu tej metody, kolejki skracają się średnio o 75%. Więcej o mapowaniu przeczytasz w naszym artykule → Czym jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM)

    VSM

    Przezbrojenia – skróć je

    W firmach produkcyjnych, ale nie tylko, częstym problemem są długie przezbrojenia. Zdarza się, że przejście z wykonywania jednego produktu na drugi, na tej samej linii, zajmuje sporo czasu. Produkcja stoi, zamówienia nie są realizowane. Z pomocą przychodzi SMED, który jest jedną z najskuteczniejszych metod szczupłego zarządzania. W dużym uproszczeniu polega on na tym, że dzieli się czynności związane z przezbrojeniem na dwie grupy. Czynności zewnętrzne czyli te, które można wykonać, kiedy maszyna jeszcze pracuje i na wewnętrzne, czyli te, przy których maszyna musi być wyłączona. Z naszych obserwacji wynika, że w wielu firmach maszyny  zatrzymuje się zdecydowanie za wcześnie. Twórca metody, w swojej książce pokazał, jak skrócił czas przezbrojenia z kilkunastu godzin do 10 minut! (Więcej znajdziesz w artykule → Jak skrócić czas przezbrojenia maszyn, czyli czym jest metoda SMED). 

    Balansuj produkcję

    Inną metodą, którą warto wdrożyć, kiedy zamówień zaczyna być coraz więcej jest balansowanie linii produkcyjnej. Polega ono na zwiększeniu efektywności procesów poprzez odpowiednie i równomierne rozłożenie obciążenia na poszczególnych stanowiskach pracy oraz maszynach. Celem jest osiągnięcie płynnego procesu produkcji, gdzie wszystkie stanowiska i procesy są w harmonii. Krótko mówiąc, balansowanie produkcji oznacza dążenie do zdrowej równowagi między wszystkimi obszarami, tak aby uniknąć przeciążenia niektórych elementów produkcji i oczekiwania na zadania w innych. Ta zrównoważona praktyka może być zastosowana nie tylko w obszarach produkcyjnych, ale także w usługach i administracji. Brzmi ciekawie? Pewnie, że tak! Przeczytaj Case Study z firmy Luxon Led, gdzie wdrażaliśmy tę metodę, właśnie kiedy mierzyli się oni z nagłym wzrostem zamówień. Zwiększyliśmy tam efektywność produkcji z 60 do 80%, a terminowość zamówień wzrosła do 95%. 

    Ciągłe doskonalenie

    Ciągłe doskonalenie

    Filozofia lean management to przede wszystkiem koncepcja ciągłego doskonalenia i optymalizowania. Zawsze może być o 1% lepiej, szybciej, dokładniej. Od wielu lat sprawdza się ona na całym świecie – wśród firm produkcyjnych i usługowych. Spodobała się również sportowcom, którzy starając się być odrobinę lepsi, wygrywali medale olimpijskiej. W czasie zwiększenia zamówień w firmie, może dojść do chaosu czy fluktuacji. Tam gdzie do nich dojdzie, szczupłe zarządzanie będzie szukać okazji do poprawy. Kaizen, bo o nim mowa, mówi również, że to sami pracownicy mogą zgłaszać pomysły na usprawnia. To oni znają najlepiej sprzęt i proces i to oni widzą, co można zmienić. Dzięki temu da się osiągnąć znaczące rezultaty i przede wszystkim mieć firmę, która staje się coraz lepsza. 

    Więcej o ciągłym doskonaleniu znajdziesz w artykule → Filozofia kaizen – więcej niż system sugestii pracowniczych. 

    Mierzysz się ze zbyt dużą liczbą zamówień – pozwól, żeby pomogło Ci Lean To Win

    Od lat współpracujemy z firmami i startupami, którym pomagamy radzić sobie z klęską urodzaju poprzez transformacje i usprawnienia zgodne z filozofią lean management. Zapraszamy do kontaktu. 

     Co zrobić teraz?

    Pobierz bezpłatnie Kompas Zarządzania, dzięki któremu wykonasz autodiagnozę Twojej firmy. Dowiesz się nad jakimi elementami należy popracować i co zmienić, żeby biznes działał sprawniej.

    Wystarczy, że podasz e-mail obok. Kompas otrzymasz w wiadomości zwrotnej. 

    Źródło

    [1] https://magazine.byu.edu/article/will-it-blend/ 

    [2] Shou, W., Wang, J., Wu, P., Wang, X., & Chong, H. Y. (2017). A cross-sector review on the use of value stream mapping. International Journal of Production Research, 55(13), 3906-3928.

    [3] Antony, J., Swarnakar, V., Cudney, E., & Pepper, M. (2022). A meta-analytic investigation of lean practices and their impact on organisational performance. Total Quality Management & Business Excellence, 33(15-16), 1799-1825.