Kanban i jego różne oblicza
Metoda kanban należy do podstaw lean management. Jednak pojęcie to nie zawsze oznacza to samo. W jednym z badań [1] analizowano literaturę, pod kątem podejść do tego narzędzia, co poskutkowało zidentyfikowaniem aż 32. odmian tej techniki! W niniejszym artykule nie będziemy omawiać ich wszystkich, ale spróbujemy wytłumaczyć ogólne założenia, zasady oraz zastosowanie kanbanu. Przedstawimy również jego wady, zalety oraz pokażemy, jak można używać tej metody — nie tylko w procesach produkcyjnych, ale także usługowych.
Produkuj, kiedy jest zapotrzebowanie, czyli czym jest kanban
Zanim opowiemy o tym, czym jest kanban zacznijmy od tego, że jest on elementem większej całości. O co chodzi? O system ssący (ang. pull system). Jest to podejście do zarządzania przepływem pracy, w którym produkcja lub dostarczanie usług jest zapoczątkowane przez klienta. W tym systemie praca jest podejmowana w odpowiedzi na rzeczywistą potrzebę, a nie na podstawie prognoz popytu wyliczonych przez statystyków lub opartych na intuicji.
Można jaśniej?
Jasne! Chyba najłatwiej zrozumieć, czym on jest na przykładzie branży meblowej. Wyobraź sobie, że potrzebujesz kupić wolnostojącą szafę. Idziesz do sklepu meblowego, oglądasz, mierzysz, porównujesz. W końcu decydujesz się na konkretny model i idziesz złożyć zamówienie do sprzedawcy. Ten dziękuje za zaufanie, prosi Cię o wpłacenie zaliczki, podpisanie umowy i informuje, że już za 2 tygodnie mebel będzie do odebrania z magazynu znajdującego się tuż przy sklepie. Jeśli jest to Twoja pierwsza wizyta w takim sklepie możesz się zdziwić – jak to nie ma tej szafy na stanie i nie mogę jej odebrać teraz? Jeżeli jednak już kupowałe(a)ś wcześniej wyposażenie domu, to takie podejście nie wprawia Cię w zdumienie.
Co dalej?
Ty pewnie idziesz na kawę i podziwiać swoją szafę na zdjęciu w otrzymanym folderze. Sprzedawca jednak daje znak do fabryki, że jest zapotrzebowanie na taki wyrób. Z kolei przedsiębiorstwo produkcyjne, sprawdza, czy posiada wszystkie niezbędne elementy do stworzenia tego konkretnego modelu. Jeśli nie, daje znać swoim dostawcom, aby ci dostarczyli odpowiednie surowce. Kiedy produkcja je otrzyma, rozpocznie realizację Twojego zamówienia i później przekaże informację do sklepu, który da Ci znać, że możesz odebrać swoją wymarzoną szafę.
A gdzie jest ten cały kanban?
Kanban można określić jako system komunikacyjny. Są to sygnały przekazywane o kolejnych potrzebach. Zazwyczaj korzysta się w tym celu ze specjalnych kart, ale nie jest to konieczne. W powyższym przykładzie to Ty informując handlowca o chęci zakupu przekazałeś sygnał, ten z kolei przekazał, za pomocą systemu informatycznego, kolejny sygnał. Tym razem do działu obsługi zamówień w fabryce. Ten przekazał sygnał do działu produkcji, skąd poszedł sygnał do dostawców o konieczności przysłania niezbędnych materiałów do skonstruowania szafy.
Kanban i jego zalety
Po pierwsze stosowanie systemu ssącego i metody kanban, przyczynia się do eliminacji nadprodukcji. Skoro wykonuje się tylko to (lub prawie tylko to), co chciał klient, to magazyny produktów gotowych nie zapełniają się towarem, który ciężko sprzedać. Z punktu widzenia szczupłego zarządzania nadprodukcja to jeden z siedmiu grzechów głównych, czyli marnotrawstw.
Po drugie system ten pozwala na znaczącą poprawę jakości współpracy i komunikacji. Sprzyja on jasnym regułom w zespole. Każdy ma dostęp do aktualnych informacji, co minimalizuje ilość błędów, które mogą popełniać pracownicy.
Po trzecie, kanban to skupienie się na potrzebach i oczekiwaniach klienta. Dzięki czemu można wprowadzić zmiany w projekcie (np. dodać dodatkową półkę w szafie). Taką zachciankę wystarczy zakomunikować, nanieść na kartę kanban i gotowe. W przypadku gotowych wyrobów na stanie magazynowym takie modyfikacje nie są możliwe.
Ponadto metodę tę stosunkowo łatwo wprowadzić w życie. Chociaż, jak pokazuje doświadczenie, trudniej utrzymać ją na dłużej. Zwłaszcza kiedy robi się to w nieodpowiedni sposób. Jednak świadome przejście na system ssący i stosowanie kanban to duże wyzwanie, które generuje ogromne oszczędności. Szczególnie jeżeli połączy się go z ciągłym doskonaleniem, czyli kaizen.
Ciemna strona metody
Kanban może wiązać się jednak z pewnymi wadami. Zaczynając od klienta — jego główną potrzebą jest czasami — szybki zakup. W tym przypadku opisywany system może takiego wymogu nie spełnić. Używanie systemu ssącego może być również niewygodne w momencie, kiedy na rynku zabraknie jednego z potrzebnych surowców. Wtedy czas realizacji zamówienia może się wydłużyć, bo przecież w fabryce nie ma wystarczającego zapasu. Zamawia się według potrzeb. Są to jednak zdarzenia incydentalne i mające charakter raczej krótkotrwały. W przypadku długotrwałych braków – prędzej czy później każdy konkurent będzie miał kłopot z zapewnieniem gotowych wyrobów. Ocenia się, że w dłuższej perspektywie stosowanie systemu ssącego jest korzystniejsze.
Kanban – zastosowanie
Produkcja i karty kanban
Metoda ta jest oczywiście stosowana na produkcji, gdzie została wynaleziona i opisana. Tutaj najczęściej używa się kart kanban. Istnieją ich dwa podstawowe rodzaje:
- Kanban produkcyjny, który przekazuje konkretne instrukcje na temat elementów, które trzeba wyprodukować i na które jest faktyczne zapotrzebowanie.
- Kanban transportowy – to sygnał, który wykorzystuje się do dostarczania informacji o konieczności otrzymania danego elementu, zgonie z zapotrzebowaniem.
Jak wygląda taka karta? Nie ma jednego, uznanego wzoru. Zazwyczaj każda firma opracowuje go wewnętrzne (a później w razie konieczności — zmienia). Jednak wszystkie karty mają kilka elementów wspólnych. Może się na nich znajdować np.:
- numer i nazwa zamówionej części,
- ilość,
- podstawowe informacje o produkcie, jeśli to możliwe, to jego zdjęcie lub schemat,
- informacja o miejscu, gdzie znajduje się część w magazynie (lub kto jest dostawcą),
- kto jest zamawiającym, a kto dostawcą.\
W biurze (tablica kanban)
Z jednej strony, z kanban w biurze można skorzystać, aby mieć pod kontrolą zapasy papieru do ksero, kopert, a nawet kawy dla pracowników. Wystarczy wtedy stworzyć odpowiednie karty kanban, które umieścimy na przykład na ostatniej ryzie papieru. Kiedy ktoś ją weźmie, może mieć za zadanie przekazanie jej (karty) do osoby odpowiedzialnej za zamawianie materiałów biurowych. Taka karta to jasny sygnał, że jest zapotrzebowanie.
Z drugiej strony w biurach wykorzystuje się tablic kanban. Te pomagają w zarządzaniu, zwłaszcza takimi działami, które pracują projektowo (np. w marketingu, IT). Używa się jej, aby zobaczyć, na jakim etapie jest konkretne zadanie. Taką tablicę można podzielić na kilka etapów np.: pomysły, do zrealizowania, w realizacji i zrealizowane. Używając małych, kolorowych karteczek samoprzylepnych można zmieniać status danego zadania.
Tego rodzaju zarządzanie wizualne pomaga managerom w ustalaniu priorytetów dla zespołu, a pracownikom daje rozeznanie odnośnie wszystkich procesów, które dzieją się w dziale.
Kanban w e-commerce
Szerzej o użyciu kanban w e-commerce pisaliśmy w naszym artykule, który był poświęcony temu tematowi. Tutaj zaznaczymy jedynie, że również w branży handlu internetowego metoda ta z powodzeniem jest stosowana – zarówno w biurze jak i w magazynie.
Przeczytaj więcej w artykule pt.: Lean Management w E-commerce: jak wyeliminować marnotrawstwa?
Zarządzanie wizualne
Kanban jest elementem tzw. zarządzania wizualnego. Jest to podejście do organizacji pracy, oparte na wykorzystaniu narzędzi i technik wizualizacji informacji, w celu lepszego zrozumienia, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych. Głównym jego celem jest sprawienie, żeby informacje były czytelniejsze i łatwiejsze do śledzenia. Oprócz kanban, do narzędzi zarządzania wizualnego można zaliczyć: diagramy Gantta, dashboard lub Mapowanie Strumienia Wartości. Ma ono też swoje zalety. Te obejmują zwiększoną przejrzystość procesów, szybsze reagowanie na zmiany, minimalizację marnotrawstwa, lepszą współpracę w zespołach oraz skoncentrowanie na wartości dla klienta. Dzięki tym korzyściom zarządzanie wizualne stało się nieodłącznym elementem wielu metodologii zarządzania projektami i procesami, wspierając organizacje w osiąganiu lepszych wyników i dostosowywaniu się do dynamicznych warunków biznesowych.
Ku inspiracji
Na początku wspomnieliśmy o badaniu, które zidentyfikowało 32 odmiany metody kanban. Z pewnością istnieje również wiele odmian nieopisanych w literaturze, a działających w mniejszych i większych przedsiębiorstwach. To dowodzi jednego, że jest to narzędzie elastyczne, które można zmieniać i dostosowywać do własnych potrzeb, aby poprawić proces zarządzania zapasami, a ostatecznie sprostać potrzebom klienta. Kto wie, być może dzięki temu tekstowi odkryjecie nową, nieznaną wersję kanban, dostosowaną do Waszych oczekiwań. Czego, oczywiście, serdecznie życzymy.
Metoda kanban z Lean To Win
Spodobał Ci się system kanban? Myślisz, że możesz ją wdrożyć w przedsiębiorstwie, którym kierujesz? Zapisz się na bezpłatną konsultację z ekspertem Lean To Win i otrzymaj pierwsze wskazówki, jak to zrobić. Podczas spotkania nasi eksperci doradzą Ci od czego zacząć oraz na jakie elementy zwrócić uwagę, aby zwiększyć prawdopodobieństwo powodzenia tej misji.
Nasi specjaliści od lat dokonują skutecznych transformacji lean, używając tej i innych metod. Sprawdź nas!
Zobacz także:
Źródła:
[1] Al-Baik, O., & Miller, J. (2015). The kanban approach, between agility and leanness: a systematic review. Empirical Software Engineering, 20, 1861-1897.
