Lean Management w E-commerce: jak wyeliminować marnotrawstwa?
W ostatnim artykule przyjrzeliśmy się, jak wygląda rynek e-commerce w Polsce. Przedstawiliśmy kilka statystyk, które pokazują wyraźnie, że sporo osób korzysta z tej formy zakupów. Co więcej, samych sklepów internetowych z każdym rokiem będzie przybywać. Zidentyfikowaliśmy również kilka obszarów, w których filozofia lean management może pomóc w optymalizacji i poprawieniu jakości procesów biznesowych w firmach zajmujących się sprzedażą przez sieć. W niniejszym artykule nadal pozostajemy w tym samym temacie. Tym razem przyglądniemy się bliżej założeniom szczupłego zarządzania w odniesieniu do e-commerce oraz narzędziom, które pomagają w eliminowaniu marnotrawstw w przedsiębiorstwach w tej branży. Zaczynamy!
Czym jest lean management – akapit dla niewtajemniczonych
Jeżeli nigdy wcześniej nie słyszałeś o lean management, to poniżej w kilku słowach opiszemy, co to jest oraz zaproponujemy artykuły, z których dowiesz się więcej o tej filozofii.
Lean management to strategia zarządzania, która skupia się na usprawnianiu procesów w celu eliminacji marnotrawstwa, zwiększenia efektywności i poprawy jakości produkowanych towarów lub świadczonych usług. Narodziła się w doskonale znanej, japońskiej firmie – Toyota Motor Corporation, gdzie wypracowany przez pracowników tej firmy system, zrewolucjonizował produkcję samochodów (więcej o tym, skąd wziął się lean przeczytasz w artykule Krótka historia lean management).
Kluczowe zasady lean management obejmują ciągłe doskonalenie, zaangażowanie pracowników, optymalizację procesów i właściwe zarządzanie zapasami. W praktyce lean management przekłada się na zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz poprawę satysfakcji klienta. Z tych właśnie względów, w dzisiejszym e-commerce, które charakteryzuje się dynamicznymi zmianami i sporą konkurencją, lean management staje się kluczowym narzędziem. Firmy handlujące przez internet wykorzystują te zasady, aby dostosowywać się do zmieniających się potrzeb klientów, zapewniając jednocześnie wydajne i efektywne operacje. To podejście pomaga zyskać przewagę konkurencyjną i zwiększyć rentowność w tym dynamicznym sektorze.
Zacznij od eliminacji marnotrawstw
W branży e-commerce jednym z elementów, na który zdecydowanie warto zwrócić uwagę, jest eliminacja wszelkiego rodzaju marnotrawstw (po angielsku „waste”). Czym są te marnotrawstwa, z którymi walczy lean? Zaliczamy do nich na przykład nadmiar zapasów, nadprodukcję, wady lub defekty gotowych towarów czy nadmierną ilość procesów. Można zatem powiedzieć, że termin ten obejmuje wszelkie niepotrzebne czynniki, które dodają kosztów, ale nie przynoszą wartości klientowi. W kontekście sklepów online, marnotrawstwo może przybrać różne formy. Jeden z głównych obszarów, który można zoptymalizować, to zarządzanie zapasami. Nadmiar zapasów prowadzi do kosztów przechowywania i obniża rentowność. Kolejnym rodzajem marnotrawstwa jest opóźnienie w dostawach, co może prowadzić do niezadowolenia klientów i utraty sprzedaży. Istnieje także marnotrawstwo w procesie obsługi klienta, takie jak zbędne kontakty czy niewłaściwa obsługa zwrotów. Wszystkie te formy tych strat można identyfikować i eliminować przy użyciu narzędzi i technik lean management.
(Więcej o marnotrawstwach przeczytasz w artykule 7 klasycznych i 2 współczesne marnotrawstwa w firmach produkcyjnych).
Pierwszy krok – przegląd procesów
Aby skutecznie walczyć z marnotrawstwem, należy zacząć od przeglądu istniejących procesów i identyfikacji obszarów, w których można dokonać usprawnień. Jak to zrobić? Przede wszystkim warto zaangażować zespoły i pracowników w ten proces. To często właśnie oni najlepiej wiedzą, co sprawia, że ich praca trwa dłużej niż by mogła. Można to zrobić np. poprzez ankietę, w której zachęcamy ludzi do dzielenia się swoimi przemyśleniami lub w trakcie rozmowy z pracownikiem. Innym sposobem jest baczne przyglądanie się całemu procesowi, liczenie, ile trwają poszczególne czynności. Ten etap potrafi zająć sporo czasu. Jednak korzyści płynące z wyników tej pracy są olbrzymie. Nie dość, że zlokalizujemy miejsca przestojów, niepotrzebnego użycia materiałów czy przyczyny źle zapakowanych paczek, to dodatkowo będziemy wiedzieli, czy i o ile procesy przyspieszą po wprowadzaniu optymalizacji.
Zmapuj proces
Jednym z narzędzi, po które możesz sięgnąć jest Mapowanie Przepływu Wartości. Jest ono niezwykle przydatne w szukaniu elementów będących marnotrawstwem.
Mapowanie Strumienia Wartości (VSM) w e-commerce (i nie tylko) pozwala na wizualizację procesów przepływu produktów, materiałów potrzebnych np. do pakowania oraz informacji — w tym kontaktu klienta z działem obsług. Głównym celem VSM jest wskazanie etapów procesu, które przyczyniają się do dodawania wartości dla klienta oraz tych, które nie przynoszą tej wartości. W kontekście handlu internetowego wartość dodana odnosi się do tych działań, które bezpośrednio wpływają na lepsze dopasowanie produktu do potrzeb klienta oraz na zwiększenie efektywności i szybkości świadczenia usług.
Jednocześnie, VSM pozwala na wskazanie etapów, które nie przyczyniają się do tworzenia wartości. Niektóre z tych etapów, jak na przykład kontrola jakości, mogą być nieodłączną częścią procesu, jednakże istnieją również takie, które można zoptymalizować lub skrócić. Mapowanie Strumienia Wartości w branży e-commerce było również przedmiotem badań naukowych, w którym wykazano jego skuteczność [1]
Więcej o tym narzędziu w artykule Czym jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM).
Postaw na tablice
O jakie tablice chodzi? O Kanban (z japońskiego “tablica” lub “karta”). Jest to system wizualnego zarządzania zapasami i przepływem pracy, który wykorzystuje właśnie tablice lub karty w celu monitorowania i kontrolowania procesów. W kontekście sklepu internetowego można go wykorzystać w zarządzaniu zapasami, zwłaszcza w kontroli dostaw i obsłudze zamówień. Jak w praktyce może wyglądać stosowanie tej metody?
Najpierw należy stworzyć karty Kanban dla każdego produktu. Jest na niej napisana nazwa produktu, jaka powinna być minimalna ilość na stanie, kto jest dostawcą i jak się z nim skontaktować. Określa się również, przy jakim stanie należy zamówić dany produkt. Nie można przy tym zapomnieć o tym, ile czasu przeciętnie zajmuje dostarczenie takiego produktu przez dostawcę. Inną wartość będziemy mieć, kiedy nasz kontrahent jest w stanie przesłać nam produkt z dnia na dzień, a inną, kiedy na produkt musimy czekać kilka tygodni. Następnie monitoruje się poziom zapasów i kiedy zachodzi taka potrzeba, liczba produktów osiąga stan konieczności zamówienia, wysyła się określoną dyspozycję. Cały proces jest pokazywany w formie tablicy. Pozwala to go śledzić i jeżeli zachodzi tak potrzeba – przyspieszać poprzez ponaglenie dostawcy lub szukanie nowego, który jest w stanie dostarczyć pożądany produkt szybciej.
Kiedyś nierzadko stosowało się fizyczne tablice i karty kanban. Dziś częściej spotyka się je w formie elektronicznej. Wiele narzędzi do zarządzania magazynami ma wbudowane funkcje kart. Kluczem jest dobre określenie momentu, w którym należy złożyć zamówienie, aby nigdy nie zabrakło towaru, a z drugiej strony, żeby nie zalegał on zbyt długo na półce.
PoSSSSSprzątaj (sic!)
Czy czyste miejsce pracy może eliminować marnotrawstwa? Oczywiście! I lean management ma na to sposób. Jest nim metoda 5S, czyli system zarządzania, który skupia się na organizacji i utrzymaniu miejsca pracy w czystości i optymalnym stanie. Przyczynia się do poprawy efektywności, bezpieczeństwa oraz jakości pracy. Nazwa pochodzi od pierwszych liter japońskich nazw poszczególnych kroków systemu. Co ciekawe słowa te udało się przetłumaczyć na polski również używając wyrazów na literę “S”. Oto one: Sortowanie, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja i Samodyscyplina.
Ciekawe studium przypadku z zastosowania tej metody w e-commerce można znaleźć w literaturze naukowej. [2] W opisywanym badaniu stwierdzono, że model 5S może znacząco poprawić produktywność, usprawnić procesy, zarządzanie zapasami i zoptymalizować wykorzystanie zasobów w e-commerce. Dzieje się to poprzez identyfikację i zarządzanie wolno rotującymi lub przestarzałymi produktami dzięki fazie Sortowania. Ta jest podstawą do uporządkowania zapasów, w taki sposób, aby produkty, które mają najkrótszą datę przydatności były najłatwiej dostępne osobom, które pakują paczki. W prezentowanej pracy wykazano również, że ustawienie produktów — które częściej się sprzedają — niedaleko siebie, skraca czas kompletacji, zwiększa produktywność i maksymalizuje wydajność przechowywania.
Wykazano również, że czyste miejsce pracy zwiększa zaangażowanie i morale pracowników, a dzięki fazie Standaryzacji, przedsiębiorstwo staje się bardziej bezpieczne.
Chcesz poznać lepiej metodę 5S? Sprawdź nasz tekst Jak lean może pomóc Twojej firmie. Organizacja miejsca pracy zgodnie z metodą 5S
Najważniejsze jest ciągłe doskonalenie
Wdrażanie metod i technik lean management to jedynie początek transformacji w e-commerce. Kluczem do długotrwałego sukcesu jest ciągłe doskonalenie (kaizen). Koncepcja ta jest głównym filarem filozofii lean i oznacza nieustanne badanie i analizowanie istniejących procesów w celu ich udoskonalenia. To także poszukiwanie nowych sposobów na zwiększenie efektywności i usprawnienie operacji. W e-commerce procesy, trendy zakupowe i preferencje klientów zmieniają się szybko, co sprawia, że istnieje wiele okazji do poprawy. Kaizen może obejmować regularne przeglądy procesów, zbieranie danych i analizę, monitorowanie kluczowych wskaźników oraz reagowanie na bieżące wyzwania rynkowe. Dla firmy z rynku handlu internetowego, która dąży do optymalizacji, to podejście może stanowić kluczową różnicę między konkurującym przetrwaniem a osiągnięciem przewagi na rynku. Dlatego powinno ono stać się integralną częścią strategii zarządzania, zapewniając, że przedsiębiorstwo pozostaje elastyczne i gotowe na przyszłe wyzwania w dziedzinie e-commerce.
(Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Filozofia kaizen – więcej niż system sugestii pracowniczych).
Lean To Win dla e-commerce
Mamy doświadczenia w usprawnianiu firm, które działają w handlu internetowym. Nasi konsultanci znają potrzeby i problemy, z którymi mierzy się ta branża, dzięki czemu jesteśmy w stanie szybko zidentyfikować wyzwania, zaproponować i wdrożyć konkretne metody i działania. Zdajemy sobie również sprawę z tego, jak ważne jest angażowanie pracowników w proces optymalizacji. Wiemy, co zrobić, aby wdrożyć ciągłe doskonalenie, które będzie przynosiło korzyści jeszcze długo po zakończeniu naszej współpracy.
Chcesz wiedzieć więcej? Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, w jaki sposób lean management może pomóc Twojej firmie.
Przeczytaj Case Study z naszych wdrożeń w branży e-commerce:
Jak zespół lean poprawił wydajność w e-commerce o 20%? Przykład firmy Ingram Micro Fulfilment. W artykule opisaliśmy, czym zajmuje się firma Ingram Micro, jak wyglądała współpraca z naszym konsultantem, jak wprowadziliśmy 5S. Przedstawiliśmy również efekty naszej wspólnej pracy.
Case Study z firmy VIVIO (obecnie Fivio, cosdlazdrowia.pl) – pod tym linkiem przeczytasz, co o współpracy z nami mówi Radosław Witek właściciel firmy. Dowiesz się także jakie korzyści procesowe i biznesowe osiągnęło VIVIO dzięki implementacji metod lean
Przeczytaj również:
Metoda lean startup — co to jest i czym różni się od lean management?
Klęska urodzaju, czyli jak zarządzać, gdy zamówień jest za dużo
Źródła:
[1] Qin, Y., & Liu, H. (2022). Application of value stream mapping in E-commerce: a case study on an Amazon retailer. Sustainability, 14(2), 713.
[2] Rahman, M. H., Shahariar, M. M., Tanvir, M. S. H., & Roy, J. (2023). Lean Thinking (5S System) in E-commerce Supply Chains: A Path to Inventory Optimization and Work Management. Supply Chain Insider| ISSN: 2617-7420 (Print), 2617-7420 (Online), 9(1).
Materiały wewnętrzne Lean To Win
Droga Toyoty. Do doskonałości w usługach, Jeffrey K. Liker, Karyn Ross, mt biznes, 2018.
Narzędzia lean. Podejście praktyczne, Jacek Kukiz, LeanCert, 2018
