Jak sprawić, by wiedza nie odchodziła razem z pracownikiem?
W każdej organizacji może zdarzyć się, że kluczowy pracownik odchodzi. To ktoś, kto przez lata znał procesy od podszewki, wspierał zespół, dzielił się doświadczeniem i pomagał nowym osobom wejść w obowiązki. Jego odejście to nie tylko kłopot dla kierownictwa, ale też realne straty — spada efektywność procesów, a część wiedzy znika bezpowrotnie.
Brak udokumentowanych procedur podnosi także koszty rekrutacji. Kandydaci rezygnują, gdy słyszą, że wiele rozwiązań trzeba będzie tworzyć od zera. Ci, którzy zdecydują się na pracę, często oczekują wyższego wynagrodzenia, by zrekompensować sobie ten wysiłek.
Jak więc przygotować się na taką sytuację? W jaki sposób zabezpieczyć know-how firmy i zadbać o powtarzalność procesów? Jak stworzyć system, który ułatwi transfer wiedzy między pracownikami? Oto kilka sprawdzonych rozwiązań.
W jaki sposób matryca kompetencji może zapobiec katastrofie braku wiedzy w firmie?
Być może spotkała Cię już sytuacja opisana we wstępie artykułu: istotny pracownik zmienił pracę lub przeszedł na emeryturę. A może jeszcze nie uświadamiasz sobie w pełni, że takie wydarzenie może nastąpić. Aby to sprawdzić, warto w firmie przygotować matrycę kompetencji. To potężne narzędzie z pogranicza zarządzania, HR i lean management.
Jak ją stworzyć? W najprostszej formie jest to arkusz kalkulacyjny, w którym w wierszach wypisujemy wszystkie kompetencje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. W kolumnach natomiast umieszczamy imiona i nazwiska pracowników. Następnie przechodzimy kompetencja po kompetencji i zaznaczamy, czy dany pracownik ją posiada. W bardziej zaawansowanej wersji można dodatkowo przypisać pracownikom poziom danej kompetencji od 0 do 4, gdzie 0 oznacza brak umiejętności, a 4 pełną samodzielność.
Po rzetelnym wypełnieniu matrycy może się okazać, że tylko jeden pracownik potrafi naprawić dany typ maszyny lub przygotować konkretny raport. To wyraźny sygnał, że należy przeszkolić kolejne osoby. Dzięki temu, gdy ktoś odejdzie, zawsze znajdzie się osoba, która przejmie jego zadania.
Metoda ta ułatwia także zarządzanie zastępstwami i planowanie ścieżek kariery. Jeśli chcesz otrzymać wzór matrycy kompetencji — zapisz się do naszego newslettera. Otrzymasz go w wiadomości powitalnej.
Więcej o tym narzędziu znajdziesz w artykule — Matryca kompetencji (skills matrix) — czym jest, po co ją tworzyć i jak pomaga pracownikom i zespołom w zarządzaniu?
Czy całą wiedzę powinien mieć pracownik? Stwórz bazę wiedzy firmy
Kolejnym skutecznym sposobem na utrzymanie wysokiej efektywności po odejściu pracownika jest stworzenie bazy wiedzy firmy. Co to takiego? To miejsce, w którym zapisane są procedury, instrukcje, receptury oraz kontakty do najważniejszych osób. Można w niej umieścić również przykłady wykonania określonych zadań. Informacje mogą być przedstawione na przykład w formie pytań i odpowiedzi. Dobrym pomysłem jest też nagranie filmów instruktażowych. Najważniejsze, aby każdy zainteresowany miał łatwy dostęp do tych materiałów.
Baza wiedzy ułatwia również wdrożenie nowych pracowników. Po zakończeniu formalnego szkolenia zawsze mogą wrócić do informacji, których nie zapamiętali w pierwszych tygodniach pracy. Takie rozwiązanie pomaga także dbać o standardy w firmie.
Dzięki bazie wiedzy zmniejsza się liczba pytań kierowanych do menedżerów. Ważne jednak, aby była ona miejscem regularnie aktualizowanym. Pracownicy muszą mieć pewność, że znajdują się tam informacje rzetelne i aktualne.
Więcej o tym, czym jest baza wiedzy i jak zorganizować ją w firmie, znajdziesz w artykule Czym jest baza wiedzy w firmie i czy warto ją stworzyć?
Jak sztuczna inteligencja może wspomóc bazę wiedzy w firmie?
W firmach, w których nie ma bazy wiedzy, pracownicy tracą średnio prawie 30 minut tygodniowo na poszukiwanie informacji. To naprawdę sporo. Baza wiedzy potrafi znacząco skrócić ten czas i zwiększyć pewność, że uzyskane informacje są rzetelne. Jednak obecnie pojawiają się kolejne rozwiązania, które jeszcze bardziej usprawniają wyszukiwanie danych. Mowa o sztucznej inteligencji.
Dziś można już stworzyć specjalnych agentów AI — chatboty posiadające wiedzę firmową i odpowiadające na pytania pracowników na jej podstawie. Aby jednak było to możliwe, w pierwszej kolejności trzeba zbudować wyczerpującą bazę wiedzy i systematycznie ją uzupełniać.
Automatyzacja wspierana przez sztuczną inteligencję pozwala nie tylko ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności, ale także minimalizować ryzyko błędów ludzkich. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających kreatywności, analizy czy kontaktu z klientem. Firma zyskuje większą elastyczność i odporność na zmiany kadrowe.
AI to również szybki dostęp do wiedzy i danych, które wcześniej były rozproszone w różnych działach czy dokumentach. Inteligentne narzędzia potrafią błyskawicznie przeszukać bazę wiedzy, przygotować podsumowanie lub wskazać najlepsze rozwiązanie na podstawie wcześniejszych przypadków. W efekcie procesy decyzyjne przyspieszają, a pracownicy otrzymują realne wsparcie w codziennej pracy.
Zobacz koniecznie: Usprawnienie procesów biurowych. Jak automatyzacja rewolucjonizuje efektywność pracy
Kultura organizacyjna i relacje — podstawa transferu wiedzy w firmie
W firmie warto zadbać zarówno o właściwą kulturę organizacyjną, jak i o relacje między pracownikami. Chodzi o to, aby panowała swoboda w dzieleniu się wiedzą i wzajemnej pomocy. Pracownicy nie powinni obawiać się zadawania pytań, a osoby posiadające wiedzę powinny chętnie ją przekazywać. Warto także premiować proaktywność w tym zakresie.
Nie można zapominać o wspieraniu budowania relacji między pracownikami. Dobrze jest stworzyć przestrzeń, w której wszyscy mogą się lepiej poznać i swobodnie rozmawiać. Ma to ogromne znaczenie dla sprawnego przepływu wiedzy.
Silna kultura organizacyjna sprzyja również niższej rotacji pracowników. Jeśli ludzie dobrze się czują w miejscu pracy — chętniej zostają. Jak pokazują badania, w takich firmach mają też większe zaangażowanie i motywację do działania.
Przeczytaj również: Czym jest kultura organizacyjna firmy i jak wpływa na rozwój firmy?
Co zrobić, aby wiedza nie odchodziła z pracownikami — jak pomaga Lean To Win
Co zrobić, aby wiedza nie odchodziła z pracownikami — jak pomaga Lean To Win
Jako firma doradcza skupiamy się przede wszystkim na mierzalnych rezultatach. Poprawiamy efektywność produkcji, eliminujemy straty i nastawiamy pracowników na tryb ciągłego doskonalenia siebie oraz całej organizacji. Ale to nie wszystko. Wprowadzamy lepszą i bardziej wydajną kulturę organizacyjną, która sprzyja dzieleniu się informacjami między pracownikami. Tworzymy bazę wiedzy firmy, wskazujemy, co powinno się w niej znaleźć, oraz udostępniamy dysk z najważniejszymi informacjami. Potrafimy również stworzyć agentów AI i zautomatyzować procesy, aby pracownicy zyskali więcej czasu na szkolenia i działania przynoszące realną wartość.
Wdrażamy także matrycę kompetencji — narzędzie wspierające zarówno pracowników operacyjnych, jak i menedżerów, kierownictwo oraz działy HR.
Chcesz utrzymać wysoką jakość produkcji lub świadczonych usług nawet wtedy, gdy odejdzie kluczowy pracownik? Chcesz zapewnić transfer wiedzy między pracownikami? A może chcesz usprawnić kilka procesów w firmie i uzyskać wymierne, policzalne efekty? Już teraz zapisz się na bezpłatne konsultacje. Omów z nami swoje wyzwania i poznaj rozwiązania, które możemy zaoferować Twojej firmie.
Przeczytaj, co mówią o nas nasi Klienci — sprawdź nasze Case Study.
Zobacz również:
Jak zarabiać więcej bez inwestycji w maszyny i konieczności zatrudniania nowych ludzi
Czym jest metoda SMART, czyli jak skutecznie wyznaczać cele zawodowe i firmowe
Czas cyklu krótszy nawet o 73% – jak firma z branży spożywczej zwiększa swój potencjał
Co zrobić teraz?
Pobierz bezpłatnie Kompas Zarządzania, dzięki któremu wykonasz autodiagnozę Twojej firmy. Dowiesz się nad jakimi elementami należy popracować i co zmienić, żeby biznes działał sprawniej.
Wystarczy, że podasz e-mail obok. Kompas otrzymasz w wiadomości zwrotnej.
O autorze
Kamil Radom – Wiceprezes i Konsultant Strategiczny Lean, współtwórca Kokpitu Zarządzania Biznesem oraz aplikacji Heartly. Koncentruje się na skutecznym angażowaniu zespołów w procesy standaryzacji oraz implementacji rozwiązań generujących mierzalne korzyści dla organizacji.
Współpracował m.in. z takimi firmami jak KGHM, Inglot, Santander, Booksy, Amber Glass, Luxon LED, PESA czy PERN.
Wykładowca Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Akademii WSB oraz Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.