Próbując wdrożyć nawet niewielką zmianę w organizacji, często napotyka się na opór. W czasie wielu godzin konsultacji z zakresu wprowadzania lean management, które przeprowadziliśmy w różnych firmach, to właśnie na przekonanie pracowników do nowego sposobu funkcjonowania poświęcić trzeba wiele uwagi i czasu. Szczególnie ważne jest to w firmach rodzinnych, w których wraz ze zmianą pokoleniową w strukturach firmy, wprowadzana jest często dodatkowo zmiana – sposobu zarządzania. Dlatego przed wprowadzeniem nowych metod, nowego narzędzia czy sposobu prowadzenia firmy warto wiedzieć, dlaczego ludzie mogą się jej bać i co zrobić, aby załagodzić ten lęk i wprowadzić zmianę skutecznie i trwale.

Skąd ten lęk?

Źródłem lęku bardzo często jest poczucie niepewności. Oto przez kilka lub kilkanaście lat pracownik wykonywał pracę w określony sposób, nauczył się jej doskonale. Zdaje sobie sprawę, że proces można poprawić lub przyspieszyć. Ma uwagi do sposobu zarządzania, ale nie chce wychodzić przed szereg i proponować zmian. Nowa osoba na stanowisku kierowniczym lub zespół doradców tworzą potencjalnie sytuację, w której pracownik spodziewa się, że jego stanowisko pracy zostanie zmienione. Jednak nie wie, jak ta zamiana go dotknie, obawia się zwolnienia i większej ilości pracy na stanowisku. Niepewność prowokuje do rozmów między pracownikami, może eskalować lęk i wzmagać opór pracowników przed nowymi rozwiązaniami. Dobrze więc odpowiednio przygotować pracowników, aby zminimalizować niepewność związaną ze zmianą i zredukować lęk.

Jak wprowadzać zmianę? Skuteczne sposoby

Większość naszych klientów stanowią firmy rodzinne. Bardzo często o pomoc proszą nas sukcesorzy, którzy właśnie zostali głównodowodzącymi w firmie lub wkrótce nimi zostaną. Taka sytuacja sama w sobie powoduje wzrost strachu i niepokoju wśród pracowników, a co dopiero wprowadzenie zmiany sposobu wykonywania pracy. Z drugiej strony, jest to bardzo dobry moment na wprowadzenie nowych rozwiązań. Oczywiście jeżeli przeprowadzi się je w sposób przemyślany i uwzględniając poniższe metody.

Po pierwsze skuteczna komunikacja

Dobre przygotowanie pracowników do zmiany jest niezwykle ważne. Warto przede wszystkim wytłumaczyć, dlaczego zmiana jest konieczna. Warto stworzyć potrzebę zmiany. Można do tego wykorzystać zestawienia, tabele i statystyki pokazujące, że zmiana przyniesie korzyść firmie i pracownikom. W ten sposób dotrzemy do części osób. 

Nastawienie ludzi do zmiany, jeszcze bardziej niż konkretne dane liczbowe, może zmienić odczuwanie silnych emocji, szczególnie tych negatywnych. Można je wzbudzić wyświetlając film z monitoringu pokazujący moment zacięcia się linii produkcyjnej z winy procedury, moment, w którym prawie doszło do wypadku lub ilustrację ogromu strat materiałowych. Takie obrazy działają na naszą wyobraźnię i zwiększają otwartość na zmiany. Ponadto pokazują wady obecnie działającego systemu prowokując pracowników do szukania i proponowania rozwiązań, które mogą okazać się trafne. 

Zespół menedżerów powinien zadbać o dokładne wytłumaczenie, na czym mają polegać nowe procedury. Kierowników zachęcamy, by poświęcili odpowiednio dużo czasu na odpowiedzenie wszystkie obiekcje. Dzięki temu w firmie zmniejszymy powstawanie plotek, na przykład tych dotyczących redukcji etatów. Dobra komunikacja zwiększa zaufanie i znacznie zmniejsza opór przed wprowadzeniem zmiany.

Pracownik powinien być częścią zmiany

Jeżeli chcemy mieć zespół pracowników po swojej stronie, zaprośmy go na naszą połowę. Pracownicy operacyjni często mają pomysły na to, jakich zmian dokonać, aby produkcja odbywała się szybciej i bardziej wydajnie. Można to zrobić poprzez system zgłaszania problemów i pomysłów usprawniających, który pozwoli pracownikom opisać trudności i zasugerować rozwiązania. Na początku może to być zwykła skrzynka, do której wrzucą zauważone i opisane problemy. Podobną funkcję może pełnić adres e-mail, na który swobodnie można wysyłać swoje sugestie.

Z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej stworzyć zespół osób, który zajmie się wprowadzaniem zmian i rekomendujemy to przy każdym naszym wdrożeniu. Ważne jest to szczególnie w firmach rodzinnych, w których bardzo często relacje między kadrą zarządzającą a pracownikami operacyjnymi są głębsze niż w przedsiębiorstwach, w których kierownictwo zmienia się z większą częstotliwością. Relacje te należy pielęgnować, bo zmniejszają chociażby rotację w zakładzie pracy, równocześnie zwiększając zaangażowanie. Jak stworzyć zespół wprowadzający zmianę?

Można zacząć od znalezienia ochotników, osób które wiedzą, że zmiana jest potrzebna, które chętnie dzielą się swoimi pomysłami i opiniami. Ważne, żeby taka osoba pracowała już co najmniej rok na danym stanowisku, ponieważ tylko ona będzie znała większość nietypowych sytuacji, jakie mogą przytrafić się w danym miejscu. Do zespołu można również wytypować osoby, które mogą wnieść w niego największy wkład. Na przykład takie, które są szanowane przez innych pracowników, są na stanowisku pracy, które w znaczny sposób będzie zmienione.

Ważne, żeby w skład zespołu wchodziły osoby zarówno z kadry wyższego jak i niższego szczebla. (O przykładzie wdrożenia, w którym zespół pełnił ważną funkcję przeczytasz tutaj).

Dzięki takim zabiegom, pracownicy poczują, że mają wpływ na to co dzieje się w firmie. Co więcej będą mogli podzielić się własną opinią, poczują się wysłuchani i poznają lepiej współpracowników. Wszystkie te czynności spowodują redukcję lęku, który, jak wspomnieliśmy, utrudnia wprowadzenie zmiany.

Zwróć uwagę na zmienne osobowościowe

Powyższe zalecenia są ważne, także dlatego że ludzie różnią się między sobą, jeżeli chodzi o otwartość i chęć przyjęcia zmiany. Everett M. Rogers opisał różne sposoby podejścia do nowości i przypisywane jest mu stworzenie teorii dyfuzji. 

Mówi ona, że w społeczeństwie są osoby, które po prostu lubią, kiedy wszystko wokół się zmienia. Inaczej mówiąc, to często osoby, które chcą wprowadzić nowe rozwiązanie, tylko po to aby zacząć robić coś w inny sposób. Rogers mówi o nich innowatorzy. Warto zidentyfikować takie osoby w firmie. Staną się one naturalnymi agentami zmiany i w nieformalnych rozmowach będą mocno wspierały nowy sposób zarządzania czy wykonywania czynności. 

Drugą grupę, o której mówi teoria dyfuzji, stanowią osoby, które dosyć szybko zauważają, że nowy sposób działania może przynieść jakieś korzyści i przyłączają się do popierania zmian w organizacji. Według koncepcji Rogersa to tzw. wcześni naśladowcy. 

Z kolei tzw. wczesna i późna większość, to ta część osób, która zaczyna dostrzegać pozytywne aspekty wprowadzonych zmian po jakimś czasie. Początkowo są niechętni nowościom, lecz po jakimś czasie i dostrzeżeniu ich zalet, zaczynają je popierać i przyjmować. 

Teoria dyfuzji wyróżnia jeszcze tzw. maruderów – to osoby, które najdłużej stawiają opór wprowadzanym zmianom, prawdopodobnie nigdy ich w pełni nie akceptując.

Dobrze jest zdawać sobie sprawę z występowania różnic międzyludzkich w tym zakresie. Po pierwsze, uświadamia to nam, że nie możemy oczekiwać optymizmu od każdej osoby w momencie ogłoszenia zmian. Z drugiej strony, wiedza ta pozwala nam lepiej dostosować sposoby komunikacji i przekonywania pracowników do potrzebnych zmian. Inny komunikat należy wysłać do przedstawicieli wczesnych naśladowców, a inny kiedy trzeba przekonać późną większość. Sposób, który może pomóc w przekonaniu wczesnych naśladowców opisujemy w kolejnym punkcie.

Zacznij od zrywania nisko wiszących owoców

Z naszych doświadczeń wynika, że najłatwiej można przekonać pracowników, pokazując im, że zmiana ma sens. Dlatego dobry pomysłem jest rozpoczęcie wprowadzania nowych rozwiązań od tych najłatwiejszych i takich, które szybko przyniosą widoczne dla załogi korzyści. Dzięki temu w dość krótkim czasie znajdziemy popleczników wprowadzanej optymalizacji i uruchomimy wczesną większość do zaaprobowania dalszych usprawnień. Jeżeli zmiany w sposobie zarządzania powiązane są z sukcesją, takie szybkie i ewidentne efekty wskażą na skuteczność nowego zarządzającego i pomogą w uznaniu jego autorytetu wśród pracowników firmy.

Zmiana w firmie rodzinnej – i co dalej?

Proces zmiany w firmie rodzinnej to duże wyzwanie, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie pracowników i prowadzenie klarownej i wyczerpującej komunikacji. Tylko wtedy można odnieść sukces i zapewnić ważne dla firmy korzyści. 

Po wprowadzeniu zmiany ważne jest podtrzymanie kultury organizacji nastawionej na ciągłe doskonalenie i optymalizację. Takie podejście pozwoli w przyszłości na łagodniejszy przebieg transformacji. Czy tego chcemy czy nie, żyjemy w czasach, w których zmiany dokonywane są w sposób ciągły. Często od tego czy przejdziemy adaptacje do nowych warunków zależy, czy firma będzie w dalszym ciągu się rozwijać czy jej znaczenie będzie stopniowo spadać.

Oczywiście tworzenie kultury organizacji to proces długotrwały, który sam w sobie może być postrzegany jako zmiana. Kulturę doskonalenia można wprowadzić m.in. za pośrednictwem kaizen, co dosłownie oznacza „zmianę na lepsze”. Jest to metoda wprowadzania drobnych zmian, które często niezauważalnie wpływają na pracę poszczególnych pracowników, a dających korzyści całej organizacji. Takie zmiany mogą proponować pracownicy operacyjni, kierownictwo lub firmy doradcze. Dzięki temu, że zmiany są niewielkie, nie wywołują one stanów lęku i niepewność, o których pisaliśmy w pierwszej części tego artykułu.

Dobra, dopasowana do zmiennych osobowościowych komunikacja z pracownikami, zachęcanie do partycypacji w optymalizacji i tworzenie kultury organizacyjnej zdecydowanie ułatwiają redukcję lęku i stresu pracowników związanych z wprowadzaniem nowych rozwiązań. Są to trudne i wieloetapowe procesy, które trzeba prowadzić starannie i ostrożnie. Z drugiej strony niełatwe jest również stawienie czoła czynnemu oporowi przed zmianą, rozwiązywanie konfliktów i radzenie sobie z masowym odejściem pracowników. W tym wypadku decyzja wydaje się oczywista.   

Czas na zmianę u Ciebie

Ty również zarządzasz firmą rodzinną i planujesz duże zmiany organizacyjne? Potrzebujesz doświadczonego eksperta i sprawdzonych rozwiązań lean? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. Napisz nam, jakie są Twoje cele i wyzwania, a my pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie.

Przeczytaj również:

Przykład wdrożenia w produkcyjnej firmie rodzinnej: Case Study z firmy Poltra sp. z o.o.

Zarządzanie z lotu ptaka, o czym warto pomyśleć przed wdrożeniem lean z poziomu zarządzania strategicznego.