W jednym z ostatnich artykułów opisywaliśmy, jak wygląda praca z naszą firmą. Pisaliśmy, jakie problemy rozwiązujemy, kto może zostać naszym klientem, jak rozpocząć współpracę. Opisaliśmy też model pracy oraz gdzie szukać więcej wiedzy o lean management. W tym artykule omówimy, jak przygotować się do pracy z konsultantem Lean To Win, by efektywnie wdrożyć usprawnienia i zapewnić ich trwałość. 

Praca nad usprawnieniami procesów w firmie przy wsparciu konsultanta Lean To Win może być kluczowym krokiem w dążeniu do efektywności i zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. W naszej pracy opieramy się na filozofii lean management. Jej celem jest eliminacja marnotrawstwa, optymalizacja zasobów oraz zwiększenie wartości dostarczanej klientom. Aby jednak współpraca z Lean To Win przyniosła oczekiwane rezultaty, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie wewnętrzne zespołu. Duże znaczenie ma wybór właściwych osób do współpracy oraz zapewnienie struktury, która będzie wspierać wprowadzanie zmian. 

1. Wybór Koordynatora Usprawnień

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do współpracy z Lean To Win jest wybranie osoby, która będzie pełnić rolę Koordynatora Usprawnień. To stanowisko odgrywa kluczową rolę w projekcie, ponieważ Koordynator będzie odpowiedzialny za wsparcie bieżących działań. Ale jego obowiązkiem powinno być również zapewnienie, że wypracowane rozwiązania zostaną skutecznie wdrożone. Aby dobrze pełnić tę rolę, Koordynator Usprawnień powinien posiadać zestaw określonych cech. Po co? Aby pomagały mu one w skutecznej pracy w zespole oraz efektywnemu zarządzaniu procesem zmian.

Cechy idealnego Koordynatora Usprawnień:

• Łatwość budowania relacji i zaufania w zespole – Kluczowe jest, aby Koordynator potrafił zjednać sobie zespół i zdobyć zaufanie swoich kolegów. Bez tego wsparcie dla zmian i ich wprowadzania będzie znacznie trudniejsze.
• Komunikatywność – Osoba pełniąca tę funkcję musi umieć jasno i zrozumiale przekazywać informacje, zarówno zespołowi, jak i kierownictwu. Koordynator musi być pomostem pomiędzy różnymi interesariuszami projektu.
• Chęć pracy z ludźmi – Projekty Lean To Win koncentrują się na współpracy zespołowej, dlatego Koordynator powinien lubić pracę z innymi i czerpać satysfakcję ze wspólnego osiągania celów.
• Motywacja do zdobywania wiedzy i rozwijania kompetencji – Proces usprawnień często wymaga zdobycia nowej wiedzy, a otwartość na naukę i rozwój osobisty jest niezbędny dla sukcesu Koordynatora i całego usprawnienia. 
• Skuteczność w realizacji zadań – Koordynator musi być osobą zorientowaną na wyniki, umiejącą skutecznie zarządzać czasem i zasobami, aby realizować zadania w ustalonym terminie. Dobrze, żeby chciał pracować z KPI, czyli kluczowymi wskaźnikami efektywności, rozumiał je i umiał przekonywać do nich inne osoby. 

Wybranie odpowiedniej osoby na stanowisko Koordynatora Usprawnień to kluczowy element przygotowań, który może decydować o powodzeniu całego projektu.

2. Oddelegowanie Koordynatora Usprawnień

Gdy Koordynator Usprawnień zostanie już wybrany, kolejnym krokiem jest zapewnienie mu odpowiedniej ilości czasu na realizację obowiązków związanych z projektem wdrażanym razem z Lean To Win. Rola Koordynatora wymaga pełnego zaangażowania. Właśnie dlatego ważne jest, aby w trakcie wizyty konsultanta osoba ta mogła przez 2 do 4 godzin dziennie pracować tylko nad projektem optymalizacyjnym. 

Dlaczego oddelegowanie jest tak ważne?

Często w firmach zdarza się, że osoby pełniące dodatkowe funkcje związane z usprawnieniami próbują łączyć je z dotychczasowymi obowiązkami. To jednak może prowadzić do przeciążenia pracą, a w efekcie do braku zaangażowania i opóźnień w realizacji projektów. Oddelegowanie Koordynatora Usprawnień pozwala uniknąć takich sytuacji i zapewnia, że osoba ta będzie mogła w pełni skupić się na realizacji projektu, co znacznie zwiększa szanse na jego sukces. 

3. Wybór Komitetu Sterującego

Skuteczna współpraca z Lean To Win wymaga wsparcia nie tylko ze strony Koordynatora Usprawnień, ale także ze strony zarządu firmy. Dlatego ważnym elementem przygotowań do pracy z konsultantem jest stworzenie Komitetu Sterującego, który będzie nadzorować i wspierać projekt. Komitet Sterujący powinien składać się z trzech kluczowych osób:

1. Koordynatora Usprawnień – który będzie odpowiedzialny za operacyjne zarządzanie projektem i bieżącą komunikację z konsultantem.
2. Osoby odpowiedzialnej za obszar objęty projektem – która posiada wiedzę merytoryczną na temat danego obszaru działalności firmy i będzie mogła dostarczyć cennych informacji oraz wsparcia.
3. Dyrektora Operacyjnego lub właściciela firmy – którego rola polega na zapewnieniu wsparcia strategicznego oraz na podejmowaniu decyzji na poziomie zarządu, które są kluczowe dla realizacji projektu.

Taki skład Komitetu Sterującego zapewnia, że projekt będzie nadzorowany z różnych perspektyw – zarówno operacyjnej, jak i strategicznej, co zwiększa szanse na skuteczne wdrożenie usprawnień.

4. Skupienie na wprowadzaniu i utrwalaniu zmian

Największym wyzwaniem przy wdrażaniu usprawnień w firmie jest nie tylko opracowanie nowych rozwiązań, ale przede wszystkim ich trwałe wprowadzenie do codziennych działań. W wielu firmach wypracowane podczas projektów Lean To Win rozwiązania mogą spotkać się z początkowym entuzjazmem. Jednakże bez odpowiedniego wsparcia na etapie pełnego wdrożenia mogą szybko ulec zapomnieniu lub nie zostać w pełni zaadoptowane. Aby tego uniknąć, należy przyjąć założenie, że kluczem do sukcesu jest systematyczna praca nad wdrożeniem i utrwaleniem nowych praktyk.

Jak zadbać o trwałość zmian?

• Ciągłe wsparcie dla zespołu – Koordynator Usprawnień oraz Komitet Sterujący powinni regularnie monitorować postępy we wdrażaniu zmian. Powinni też organizować spotkania kontrolne oraz rozwiązywać pojawiające się problemy.
• Szkolenia i warsztaty – Regularne szkolenia mogą pomóc pracownikom lepiej zrozumieć nowe rozwiązania i nabrać pewności w ich stosowaniu.
• Zarządzanie nawykami – Utrwalanie nowych praktyk wymaga czasu i systematyczności. Warto wprowadzić narzędzia, które będą wspierały tworzenie nowych nawyków, takie jak checklisty czy tablice wyników.

Podsumowanie

Współpraca z konsultantem Lean To Win może przynieść znaczące korzyści dla firmy, jeśli zostanie odpowiednio przygotowana. Kluczem do sukcesu jest wybór właściwej osoby na stanowisko Koordynatora Usprawnień, stworzenie Komitetu Sterującego. Niezwykle istotne jest też zapewnienie, że wypracowane rozwiązania zostaną wdrożone i utrwalone w codziennej pracy. Dzięki tym działaniom firma może liczyć na trwałe usprawnienia, które przyczynią się do poprawy efektywności i konkurencyjności na rynku.

Zapraszamy do współpracy z Lean To Win

Jeśli Twoja firma szuka skutecznych sposobów na usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności i eliminację marnotrawstwa, to doskonały moment, aby rozpocząć zmiany. Pierwszym krokiem jest umówienie się na bezpłatne konsultacje, podczas których nasi doświadczeni konsultanci przeanalizują potrzeby Twojej organizacji i wskażą możliwe obszary do optymalizacji. To świetna okazja, by dowiedzieć się, jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie filozofii lean w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami już dziś i postaw na rozwój z Lean To Win!

Zobacz również:

Czym jest baza wiedzy w firmie i czy warto ją stworzyć

Jak firma KF LEX odzyskała 300 godzin pracy dzięki automatyzacji w obsłudze klienta i fakturowaniu?

Misja i wartości Lean To Win