Jak lean management może pomóc w sukcesji? Poznaj wyzwania sukcesorów

7 wyzwań sukcesorów

Przekazanie obowiązków sukcesorowi w firmie rodzinnej to wieloetapowy i wieloletni proces. Nawet przeprowadzony zgodnie z dobrymi praktykami, często wiąże się z wyzwaniami. Z jednej strony dotyczą one odnalezienia się w nowej roli i zyskania akceptacji załogi. Z drugiej dotyczą wprowadzania własnych, bardziej nowoczesnych metod zarządzania, co może wiązać się z niepewnością i poczuciem zagrożenia wśród pracowników. W swojej pracy spotkałem wiele osób, które przeszły proces sukcesji lub które są na dobrej drodze, aby przejąć stery w przedsiębiorstwie rodzinnym. Na podstawie odpowiedzi przez nich udzielonych, stworzyliśmy w Lean To Win listę siedmiu największych wyzwań sukcesorów. Nad każdym z nich warto się pochylić, tak aby zmiana przywództwa przyniosła jak największe korzyści dla firmy, pracowników i samego sukcesora.

Jak lean może pomóc w sukcesji?

Wyzwania sukcesorów – badanie

Chcąc lepiej poznać, z czym mierzą się sukcesorzy w XXI wieku, przygotowaliśmy badanie jakościowe. Wzięło w nim udział 10 sukcesorów, którzy odpowiadali nam na szereg pytań otwartych. Dotyczyły one wielu kwestii związanych z przekazaniem sterów firmy młodszemu pokoleniu. Na podstawie wnikliwej analizy tych wypowiedzi, powstała lista siedmiu wyzwań. Poniżej opiszę każde z nich oraz pokażę, jak lean management może pomóc w sukcesji. 

1. Akceptacja nowego lidera/liderki przez zespół

Siłą firm rodzinnych jest fakt, że są one zarządzane przez wiele lat przez te same osoby. Niestety jest to również pewna słabość biznesów familijnych. W przedsiębiorstwach, w których co jakiś czas zmienia się lider, pracownikom łatwiej przejść do porządku dziennego za każdym razem, gdy zacznie zarządzać nimi ktoś nowy. Dla większości ludzi zmiany w przywództwie mogą być trudne do zaakceptowania – powstaje dla nich nowa sytuacja, mogą rodzić się w nich obawy o przyszłość w firmie. 

Sukcesor liderem dzięki lean management

Do tego dochodzą kwestie związane z samym autorytetem sukcesora – jak był(a) on(a) traktowany(a) przez odchodzącego nestora, czy ma wystarczające doświadczenie, wykształcenie, czy jest w stanie pokierować tak dużą organizacją. To pytania, które stawiają sobie pracownicy – od tych w zarządzie pooperacyjnych. To także dylematy, które musi rozwiązać sam sukcesor, aby być pewny swoich umiejętności, być w stanie sam uwierzyć w swoją siłę, swoje pomysły na firmę i przekonać do nich cały zespół.

Jest również kwestia tego, jaki rodzaj przywództwa chce kształtować sukcesor. Większość osób, z którymi dotychczas rozmawiałem, chce zostać liderami wspierającymi. Pragną oni wspierać pracowników, aby Ci rozwijali siebie i dzięki temu rozwijali organizację i markę.

Jak lean pomoże w zdobyciu autorytetu?

Z jednej strony pracownicy mogą bać się wprowadzenia kolejnej zmiany w organizacji. Jednak należy pamiętać, że lean management to filozofia nastawiona na ludzi – zaangażowanie ich w działanie, pytanie o zdanie i słuchanie tego, co mają do powiedzenia. Zespoły, które zrozumieją, czym jest szczupłe zarządzanie podczas warsztatów, zaczynają bardziej lubić swoją pracę i doceniać tych, którzy  postanowili coś w firmie zmienić. Co więcej, dzięki lean można całkiem szybko zobaczyć, że nowe rozwiązania faktycznie przynoszą zakładane rezultaty. Jest to też szansa dla sukcesora, który może pokazać się jako osoba faktycznie posiadająca pomysł na firmę, chcąca ją rozwijać i szybko wprowadzać korzystne rozwiązania. Lean management może zmienić kulturę organizacji, w taki sposób, że sukcesor zacznie być traktowany jako lider i z tej pozycji będzie mógł budować swój autorytet.

2. Poprawa wyników i zwiększenie zysków firmy w krótkim i długim okresie

Jednym ze sposobów budowania pozycji lidera i przekonania do siebie zespołu jest doprowadzenie do szybkiego sukcesu finansowego firmy, na przykład poprzez podpisanie nowych kontraktów lub odważne kroki w zakresie sprzedaży i strategii. Dlaczego to takie ważne? Bo podkreśla nowy kierunek, potwierdza kompetencje nowego lidera, a także daje załodze większe poczucie bezpieczeństwa. Nowi klienci sprawią, że pracownicy poczują spokój o przyszłość, zamówienia i swoją pracę. Oczywiście nie można spoczywać na laurach i należy zaplanować długofalowe działania poprawiające sprzedaż i procesy wewnętrzne. Dobrym rozwiązaniem może być zainwestowanie w szkolenia handlowców, czy poszukanie możliwości dotarcia do nowych grup docelowych poprzez rozwój marketingu firmy i marki. Takie poczynania wpłyną również pozytywnie na morale pracowników, bo pokażą im, że firma nastawiona jest na rozwój i przyszłość.

Poprawianie wyników dzięki lean

Jak lean może pomóc sukcesorowi w poprawie wyników finansowych firmy?

Zadaniem lean jest eliminowanie tych miejsc w procesie, które nie przynoszą wartości dla klientów. Poprawa zyskowności firmy to podstawowa motywacja do wdrażania szczupłego zarządzania przez wiele organizacji. Dzięki zastosowaniu metod i filozofii szczupłego zarządzania, w firmie pozbywamy wszelkiego rodzaju marnotrawstw. Dzięki metodzie SMED skracany jest czas przezbrojenia, dzięki czemu można wyprodukować więcej towarów, dzięki TPM rzadziej dochodzi do awarii parku maszynowego. W usługach i sprzedaży szuka się tzw. wąskich gardeł, czyli elementów procesu, przez które handlowcy lub pracownicy tracą zbyt dużo czasu. 

Z pewnością lean może poprawić wyniki finansowe firmy i pomóc sukcesorowi.

3. Wprowadzenie podejścia procesowego zamiast działów i silosów

W obecnych, szybko zmieniających się czasach i rynkach, warto móc szybko przystosować do nich swoją organizację. Można to zrobić odchodząc od zarządzania opartego o działy, które często niezależnie wykonują swoją pracę i przejść na tzw. podejście procesowe. Idea zarządzania procesowego polega na identyfikacji wszystkich kroków jakie są wykonywane od projektowania produktu przez jego marketing, sprzedaż, wytworzenie i dostawę do Klienta. W ten sposób zmierzamy do zaangażowania całego zespołu w złożony proces. Każdą osobę w firmie edukujemy, aby wiedziała jakie są wzajemne zależności między poszczególnymi etapami. Pozwala to również na uporządkowanie czynności wykonanych w firmie i daje możliwość na późniejsze dokonanie zmian czy wprowadzenie metod optymalizacji. Do tych ostatnich można zaliczyć chociażby wszystkie techniki i narzędzia lean management, czy zbalansowanie linii produkcyjnej, tak aby przepływ materiałów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami był płynny. 

Jak lean może pomóc sukcesji - tworząc procesy

Ponadto, istotną kwestią jest zwrócenie uwagi na pracę menedżerów. To przede wszystkim oni powinni zrozumieć, na czym polega podejście procesowe. Głównie dlatego, że w starym systemie zarządzania, to oni mieli wykazywać sukcesy swoich działów. Zdarza się, że traktują część pracy, za którą są odpowiedzialni jako rywalizację, w której wygrać może tylko jeden departament przedsiębiorstwa, zamiast opierać się na kooperacji i dążyć do wspólnego celu. W nowym podejściu liczy się wynik całej firmy, a nie konkretnej jednostki. Zrozumienie procesu przez całą firmę, ma ostatecznie doprowadzić nie tylko do wzrostu jakości produktów, czy usług dla klienta, ale również do poprawy kontaktów wewnątrz załogi. Oczywiście z tego punktu widzenia konieczne jest wprowadzenie i regularne raportowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), aby załoga miała świadomość czy idziemy w dobrą stronę jako zespół.

Jak lean może pomóc sukcesorowi we wprowadzeniu podejścia procesowego?

Podejście procesowe to również jedno z podstawowych zadań przy wprowadzaniu lean management do firm. Dlaczego? Bo lean uznaje, że to właśnie proces można usprawniać i przyspieszać. Na początku współpracy konsultant szczupłego zarządzania z pewnością przygotuje wspólnie tzw. mapę strumienia wartości. Pod tą nazwą kryje się dokładne przeanalizowanie tego, jak wygląda w firmie przebieg produkcji, sprzedaży czy proces usługowy. Jeżeli dotychczas wszystkie elementy działały osobno, w różnych działach, po takiej analizie będzie można pokazać zarządowi i pracownikom, że celem całego zespołu, jest produkcja określonych dóbr czy sprzedaż określonych usług. Stąd już blisko do stworzenia takiej mapy, która działania całej firmy będzie ujmowała jako jeden strumień wartości. Dzięki temu, będzie możliwe również pokazanie, które z działań stanowią tak zwaną wartość dodaną, a które elementy można wyeliminować lub znacznie skrócić.

4. Wprowadzenie wskaźników do biznesu w miejsce decyzji intuicyjnych

Sukcesorzy zwracają często uwagę, że w firmach zarządzanych przez nestorów wiele decyzji było opartych na ich indywidualnej intuicji. Ta się czasem sprawdzała, głównie dzięki olbrzymiej wiedzy i doświadczeniu zdobytym przez lata pracy i rozwoju biznesu. Intuicja mogła wystarczać do decyzji o ekspansji na rynki zagraniczne, czy o zmianie strategii sprzedaży. Jednak dzisiejsza gospodarka jest coraz bardziej nieprzewidywalna i złożona – kryzysy ekonomiczne, przerwane łańcuchy dostaw, pandemia, wojna, kryzys pukający do drzwi, polityka międzynarodowa – to tylko niektóre z przyczyn tej niestabilności. Właśnie dlatego, tak ważne jest opieranie się na miernikach biznesu. To dzięki nim można szybciej podjąć trafną decyzje, to one wskażą, kiedy warto zainwestować, a kiedy z inwestycji się wycofać. Wprowadzenie wskaźników jest dla wielu sukcesorów jednym z pierwszych zadań, które realizują, bo mierzenie pomaga im w podejmowaniu każdej decyzji w przyszłości.

Wprowadzanie wskaźników przez sukcesora

Wskaźniki warto wprowadzić dla każdego obszaru firmy. Powinny być one porównywalne w czasie. Dobrze jest też gdy są one wyrażone w postaci proporcji bądź procentu. Więcej o tym, w naszym artykule – Co to są KPI i po co je liczyć?

Jak lean pomaga wprowadzić KPI?  

Wszędzie tam, gdzie w przedsiębiorstwie nie ma wprowadzonych wskaźników, dobry leanowiec zaczyna od ich wprowadzenia. Dlaczego? Bo tylko to co da się mierzyć, można usprawniać. Jak w innym przypadku stwierdzić, czy wprowadzona zmiana przyniosła jakiś skutek? Decydując się na wprowadzenie szczupłego zarządzania i na skorzystanie ze wsparcia takich firm jak Lean To Win, sukcesor ma pewność, że cała firma zostanie owskaźnikowana. Co więcej, dobrze jest nie tylko mierzyć biznes, ale również odpowiednio prezentować KPI za pomocą np. dashboardu (np. Kokpit Zarządzania Biznesem), czyli aplikacji, do której sukcesor może mieć szybki dostęp. To pozwoli na analizę sytuacji firmy i podejmowanie trafnych decyzji. 

5. Unowocześnienie firmy

Mowa tu zarówno o nowym parku maszynowym, ale również o nowych rozwiązaniach informatycznych. A trzeba przyznać, że wdrożenie bardziej elastycznych systemów, z lepiej dopasowanymi funkcjonalnościami to spore wyzwanie dla każdego sukcesora. Implementacja nowego programu, czy systemu  informatycznego często wiąże się z oporem pracowników, którzy przez lata przyzwyczaili się do używania konkretnej aplikacji. I co prawda chętnie wyliczają ich wady oraz ograniczenia, to jednak nauczenie się korzystania z nowego oprogramowania budzi w wielu przestrach. 

Nowoczesna firma

Nie warto się jednak zniechęcać. Informatyzacja usprawnia biznes na ogromną skalę. Co chwilę powstaje nowy software, który pomaga w zarządzaniu magazynami, księgowością, marketingiem czy produkcją. Powstają aplikacje monitorujące kluczowe wskaźniki, wspomagające rekrutacje i komunikację wewnętrzną. Warto sukcesywnie dostosowywać systemy, organizując szkolenia całej załodze, a tym którzy będą tego potrzebować zapewnić dodatkowe wsparcie. Pomaga również rozmowa z pracownikami o ich obawach, ale również ich potrzebach i oczekiwaniach odnośnie nowych rozwiązań.

Jak lean pomaga unowocześnić firmy rodzinne? 

Wprowadzając lean management, jak już pisałem, zależy nam na pozbyciu się marnotrawstw i zoptymalizowaniu działania firmy. Część z tych rzeczy da się wprowadzić, dzięki aplikacjom takim jak Asana, Trello, Google Workspace, czy wspomniany wcześniej Kokpit Zarządzania Biznesem. Osoba wdrażająca lean powinna znać wiele nowoczesnych aplikacji, które może zaproponować firmom, które chcą przyspieszyć procesy. To z pewnością unowocześni firmę, sprawi też, że instalowanie kolejnych programów będzie dla pracowników łatwiejsze.

6. Zmiana kultury organizacji z tradycyjnej na nowoczesną

Sukcesorzy zwracają również uwagę, że nie można zapomnieć o wprowadzaniu zmian w samej kulturze organizacji. Chcąc korzystać z nowoczesnych metod zarządzania i innowacyjnych rozwiązań technicznych, trzeba mieć odpowiednio przygotowany do tego zespół. Jaki powinien on być? Przede wszystkim zaangażowany w firmę i procesy. A rolą managementu jest nauczenie zespołu, że jest integralną częścią firmy, że odpowiada za powierzone projekty oraz zadania i to przekłada się na sukces całej organizacji. Sukcesorzy powinni dać swoim pracownikom możliwość wypowiedzenia się i zachęcać do szukania rozwiązań pomagających poprawić działanie przedsiębiorstwa. 

Zmiana kultury organizacji dzięki lean

Co więcej, firmy, w których ludzie czują się jej częścią i widzą, że mają na nią realny wpływ, mają wyższy poziom retencji pracowników i niższy ich rotacji. Między innymi, dlatego właśnie należy zapomnieć o silnej strukturze hierarchicznej, w której tylko szef miał rację.

Jak to osiągnąć? Warto zacząć od zatrudnienia dobrego HR-owca i inwestycji w szkolenia dla zespołu.

Jak lean może pomóc w zmianie kultury organizacji? 

Wprowadzając lean, wprowadzasz zmianę organizacyjną. Szczupłe zarządzanie, chociaż ma w swoim repertuarze wiele metod, jest również filozofią. Mówi ona o tym, że firma powinna się stale rozwijać i ciągle doskonalić, że pracownicy są istotną częścią zmian i warto ich angażować, bo często to oni wiedzą najwięcej o funkcjonowaniu firmy. Jak wprowadza się takie zmiany? Organizuje się szkolenia, pozwala rozwijać pracownikom projekty, które wynikają z ich pomysłów i za które są odpowiedzialni. W wielu firmach już po pierwszych spotkaniach widzimy werwę do działania i zmianę podejścia. Czy jest to już zmiana kultury? Niekoniecznie, tę buduje się jakiś czas i z pewnością przy wsparciu zarządzających.

7. Zwiększenie wewnętrznej elastyczności firmy

Większą elastyczność wewnętrzną można wprowadzić na przykład poprzez umożliwienie pracownikom pracy zdalnej. Spora część organizacji była zmuszona do tego trybu pracy przez kilka tygodni w marcu i kwietniu 2020 r., kiedy to został wprowadzony lockdown z powodu pandemii koronawirusa. Jednak, maksymalnie po kilku miesiącach, większość firm wróciła do pracy w biurach. W tym momencie może warto zatrzymać się i zobaczyć, co mówią badania? 

elastyczna praca, home office

Jak lean management może pomóc w zwiększeniu elastyczności firm?

Według ankiety przeprowadzonej przez Inquiry, aż 63% osób, chciałoby zachować możliwość pracy z domu nawet, kiedy skończy się epidemia. Kolejne 13% zbadanych preferowałoby pracę w formie hybrydowej – pracując kilka dni w domu, a kilka dni w biurze. Można mieć obawy, czy praca zdalna dobrze wpływa na samopoczucie pracowników, czy ludzie pracują tak samo wydajnie i czy nie ucierpi na tym praca zespołowa. To uzasadnione niepokoje. To co może pomóc to wspomniane wcześniej kwestie związane z uporządkowaniem procesów, wprowadzeniem KPI i nowoczesnego oprogramowania. 

Krok po kroku

Czy zaprezentowana tutaj lista wyzwań sukcesorów jest kompletna i zamknięta? Na pewno nie. Praktycznie wszystkie wyzwania sukcesora wiążą się z koniecznością wprowadzenia zmiany. Te jak pokazują badania, warto wprowadzać krok po kroku, tłumacząc pracownikom, dlaczego jest taka potrzeba i podkreślając przyszłe korzyści. Warto rozmawiać z pracownikami, pytać o ich obawy, zachęcać do dzielenia się pomysłami. Pozwoli to na łagodną i skuteczną transformację.

Wszystkim, którzy tę drogę mają przed sobą, życzę dużo wytrwałości i siły. Pamiętajcie, że zawsze można i często warto zwrócić się o pomoc do tych, którzy takie wyzwania i problemy mają już za sobą. Taka wiedza jest nieoceniona i pozwoli na popełnienie mniejszej ilości błędów i zaoszczędzenie dużej ilości czasu oraz pieniędzy.

Zobacz również:

Zanim przejmiesz stery, ustaw swój kokpit. Zarządzanie wizualne i wskaźniki (nie tylko) dla sukcesorów

 Sukcesja w firmie rodzinnej – problemy i rozwiązania 

Krem z maszyny do lodów. Ziaja – historia polskiej firmy rodzinnej 

Dlaczego firmy rodzinne są motorem polskiej gospodarki