Nasze obserwacje rynku pokazują, że wiele firm boryka się z niską wydajnością produkcji. Niestety, zarządzający nie zawsze mają pewność, czy jest to kwestia organizacji pracy, czy może braku jasno podzielonych odpowiedzialności w zespole. Bywa też, że problem wynika z braku ustalonego procesu. Często wskazuje się również na słabą motywację lub niskie zaangażowanie pracowników.

Jak zdiagnozować problem i jakie rozwiązania można wprowadzić w zależności od jego przyczyn? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym tekście.

Jak szukać problemu niskiej wydajności produkcji? 

Aby wprowadzić zmiany w organizacji, które poprawią efektywność i zaangażowanie pracowników, należy najpierw ustalić przyczynę problemu. Można to zrobić poprzez obserwacje i badania wewnątrz firmy. Warto poszukać odpowiedzi na pytania: czy proces jest dobrze określony, czy pracownicy go rozumieją i czy rzeczywiście go przestrzegają?

Cenne informacje można uzyskać zarówno od pracowników operacyjnych, jak i od menedżerów czy zarządu firmy. Nie warto jednak zatrzymywać się na pierwszych odpowiedziach. Często słyszy się, że słaba motywacja wynika z niskich zarobków. Oczywiście może to być prawda, ale pomocna okazuje się tutaj metoda 5 Why, która pozwala pogłębić uzyskane odpowiedzi. Polega ona na zadawaniu kolejnych pytań zaczynających się od „dlaczego…”, dzięki czemu łatwiej dotrzeć do rzeczywistych, często ukrytych przyczyn.

Oprócz rozmów warto wykonywać również pomiary pracy maszyn i ludzi na poszczególnych stanowiskach. Czy pracownicy działają w sposób ciągły, czy raczej czekają na materiały albo na uruchomienie maszyny? Czy muszą wykonywać zbędne ruchy, np. przechodzić na drugą stronę urządzenia, aby dokończyć proces?

Jednym słowem – należy tropić straty. A jeśli jest ich zbyt wiele, trzeba szukać sposobów na ich eliminację. W jaki sposób? O tym w dalszej części artykułu.

Czy pomiary lepiej robić samemu, czy zlecić to firmie zewnętrznej?

To dylemat, przed którym staje wiele organizacji. Za pomiarami prowadzonymi wewnętrznie przemawiają niższe koszty oraz możliwość ich ciągłego prowadzenia, nawet przez kilka tygodni. Z drugiej strony, firmy konsultingowe – choć spędzają w fabryce zaledwie kilka dni – dzięki doświadczeniu są w stanie szybciej postawić trafną diagnozę.

W Lean To Win mamy na przykład opracowane metody badawcze, sprawdzone sposoby pomiaru oraz odpowiedni sprzęt, którego nie trzeba dodatkowo organizować. Ponadto pracownicy częściej i chętniej odpowiadają na pytania konsultantów niż własnych przełożonych, co bywa związane z obawą o swoje miejsce pracy.

Jak poprawić organizację pracy? 

Co zrobić, jeśli badania pokażą, że to właśnie organizacja pracy jest słaba i negatywnie wpływa na produkcję oraz zaangażowanie? W takiej sytuacji warto przyjrzeć się, co dokładnie przeszkadza pracownikom. Być może mają trudności w komunikacji z bezpośrednim przełożonym, a może grafik jest układany w sposób postrzegany jako niesprawiedliwy? Czasem problemem są częste zmiany planu pracy czy przezbrojenia, o których pracownicy nie są dostatecznie wcześnie informowani.

W przypadku złej organizacji pracy rozwiązaniem często okazuje się poprawa komunikacji wewnętrznej. Należy dać pracownikom przestrzeń do wyrażenia opinii i zgłaszania problemów, których rozwiązanie mogłoby zwiększyć ich zaangażowanie.

Dobrą organizację pracy wspierają również standardy – zestaw narzędzi i instrukcji pokazujących, jak wykonywać daną czynność oraz jak powinno wyglądać stanowisko po zakończeniu pracy. Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na szukanie narzędzi pozostawionych przez poprzednią zmianę. To z kolei wpływa pozytywnie nie tylko na motywację, lecz także na tempo procesu i jego efektywność.

Jakie narzędzie użyć, aby rozdzielić odpowiedzialność w zespole? 

W wielu firmach odpowiedzialność bywa rozmyta. Kilka osób odpowiada za to samo zadanie albo nikt nie przyznaje się do kontroli kolejnego etapu. W takiej sytuacji warto zastosować narzędzie zwane matrycą RACI. Po pierwsze definiuje ono role w zespole, a po drugie – przypisuje konkretne odpowiedzialności.

Poszczególne litery w nazwie odpowiadają angielskim słowom:

• R (Responsible) – odpowiedzialny za wykonanie zadania,
• A (Accountable) – rozliczany/zatwierdzający, ponoszący ostateczną odpowiedzialność,
• C (Consulted) – konsultowany, dostarczający wiedzę specjalistyczną,
• I (Informed) – informowany o postępach, ale nieuczestniczący aktywnie.

Macierz można rozpisać na kartce lub w arkuszu kalkulacyjnym. W pierwszej kolumnie wpisujemy zadania i obowiązki, a w górnym wierszu stanowiska lub imiona osób, które je wykonują. Następnie dla każdego zadania przypisujemy odpowiednie litery. R otrzymują osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację pracy, A – osoby odbierające pracę i ponoszące ostateczną odpowiedzialność (najczęściej menedżerowie danego działu). Literę C przypisuje się ekspertom, z którymi konsultujemy zadanie, a literę I – pracownikom, którzy powinni być informowani o postępach.

Dzięki matrycy RACI każdy zna swój zakres obowiązków, co wprowadza porządek do organizacji, przyspiesza podejmowanie decyzji i usprawnia cały proces.

A co jeśli to właśnie brak procesu jest przyczyną spadku efektywności?

Jakie kroki podjąć, aby ustalić proces produkcji?

Czy można wyobrazić sobie firmę bez ustalonego procesu? Oczywiście, aby powstał produkt, jakiś proces musi istnieć. Pytanie jednak brzmi: czy jest on powtarzalny? Czy wygląda tak samo niezależnie od tego, która zmiana pracuje lub który lider zarządza? Czy jest optymalny? Czy składa się wyłącznie z czynności, które wnoszą wartość?

Jeśli na choć jedno z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, warto rozważyć ponowne rozpisanie procesu. Od czego zacząć? Od metody zwanej mapowaniem strumienia wartości.

Pierwszym etapem jest stworzenie mapy obecnego procesu, wraz z jego wadami i niedociągnięciami. Następnie identyfikuje się możliwości usprawnień i tworzy mapę stanu przyszłego – optymalnego i powtarzalnego. Ostatni etap to wdrożenie nowego procesu oraz monitorowanie, które ze zmian udało się wprowadzić, a nad którymi należy jeszcze pracować.

Więcej o mapowaniu o tym piszemy w artykule → Czym jest Mapowanie Strumienia Wartości (VSM)

Jak poprawić zaangażowanie i motywację?

Utrzymywanie wysokiego zaangażowania pracowników to wyzwanie, przed którym stoi niemal cały świat. Według badań większość Europejczyków (72%) należy do grupy tzw. „cicho odchodzących” – osób, które nie chcą zbytnio angażować się w organizację. Wychodzą z założenia, że zawsze mogą znaleźć inną, być może lepszą pracę (więcej o tych badaniach piszemy tutaj). Taka postawa z pewnością nie sprzyja wysokiej efektywności. Dlatego tak istotne jest stałe pracowanie nad poprawą zaangażowania.

W jaki sposób? Z jednej strony warto wyznaczać cele, dbać o dobrą komunikację i doceniać osiągnięcia pracowników. Dobrym rozwiązaniem jest również pokazanie, że są oni realną wartością dla firmy. Można to zrobić na przykład poprzez włączenie ich do zespołu optymalizacyjnego, który zajmuje się wyszukiwaniem strat i oszczędności oraz poszukiwaniem sposobów na przyspieszenie procesu.

W Lean To Win wielokrotnie obserwowaliśmy, że pracownicy czują się bardziej docenieni i związani z firmą, gdy stają się członkami takiego zespołu.

Zobacz również: Co zrobić, aby pracownicy czuli się zaangażowani i bardziej odpowiedzialni za sukces firmy? Jak może pomóc w tym lean management?

Jak poprawić efektywność pracy? Jakie Lean To Win ma sukcesy w poprawianiu efektywności? 

Dzięki współpracy z Lean To Win wiele firm osiągnęło znaczącą poprawę produktywności, a pierwsze efekty są widoczne już po trzech miesiącach współpracy. A o jakich efektach mówimy?

• Amber Glass – dwukrotne zwiększenie wykorzystania jednej z obrabiarek CNC oraz poprawa funkcjonowania drugiej o 20%.
• Poltra – długotrwała produktywność wzrosła o 32%.
• Cartonplast – poprawa wydajności o 19%.
• IngramMicro – wzrost wydajności przepakowywania o ponad 20%.

Więcej przykładów naszych wdrożeń na stronie Lean Case Study 

Jak rozpocząć z nami współpracę? 

Zachęcamy do zapisu na bezpłatne konsultacje. Podczas spotkania opowiemy o Twoich problemach i wyzwaniach, a także podpowiemy, co możesz zrobić, aby lepiej sobie z nimi radzić. Konsultacja jest całkowicie bezpłatna i niezobowiązująca. Dzięki niej poznasz nas, a my poznamy Ciebie.

Dowiesz się również, że pracujemy w modelu success fee, czyli nasze wynagrodzenie uzależnione jest od osiągniętych efektów w poprawie wydajności. Zrobimy więc wszystko, co w naszej mocy, aby pomóc Tobie i Twojej firmie zwiększyć efektywność produkcji.

Zobacz również: 

Jak sprawić, by wiedza nie odchodziła razem z pracownikiem?

70 dni roboczych oszczędności. Case study wdrożenia w firmie z branży spożywczej

Firma konsultingowa czy pracownik na etacie? Które rozwiązanie jest korzystniejsze przy wdrażaniu lean management?