Jak lean może pomóc Twojej firmie (nie tylko) w czasach pandemii? Organizacja miejsca pracy zgodnie z metodą 5S
Wiele osób dziś zastanawia się, jak prowadzić biznes, by przetrwać kryzys bez strat czy też jak najbardziej je ograniczyć. Pierwsza wersja tego artykułu powstała w 2020 roku, kiedy świat przewidywał tzw. drugą falę zachorowań na koronawirusa. Jednak świat zmierza się dziś z kolejnymi kryzysani. Metody, które pomagają przetrwać trydne czas, w dużej mierze nadal pozostają takie same. Dlatego zawsze warto zaplanować działania i przewidzieć różne scenariusze. Bezsprzecznie bezpieczeństwo zespołu, dobrze zorganizowana praca i elastyczność w podejściu do biznesu to obecnie podstawa funkcjonowania każdej działalności. W praktyce okazuje się to jednak nie lada wyzwaniem, w którym pomocnym może okazać się lean management i metoda 5S.
Czy warto wprowadzać lean management w czasie kryzysu?
Czas kryzysu to moment, w którym bardzo często firmy wprowadzają zmiany w sposobie funkcjonowania. Wszystko po to, aby możliwie jak najbardziej ograniczyć jego negatywne skutki, a nawet rozwinąć biznes i wynieść go na nowy, lepszy poziom. W końcu kryzys to nie tylko wyzwanie, ale także ogromna szansa. Dodatkowo pandemia, inflacja, zagrożenia bezpieczeństwa czy raczkujący kryzys w Chinak sprawiają, że wiele zmienia się w codziennym życiu i sposobie pracy prawie każdego z nas. Jednak jak wprowadzać te zmiany z głową? Jak można świadomie i w porozumieniu z całym zespołem sprawić, by firma zaczęła oszczędzać czy też działać bardziej wydajnie i bezpiecznie?
Z pomocą przychodzi lean management, dzięki któremu łatwiej będzie potraktować obecną sytuację jak kolejny problem do rozwiązania. Co istotne, znana od lat filozofia lean zakłada optymalizację procesów, która owocuje eliminacją marnotrawstw. Jest to jeden z najlepszych sposobów na zredukowanie stałych kosztów funkcjonowania firmy, co jest wyjątkowo ważne dla przedsiębiorstw w kryzysie. Niejednokrotnie takie kroki pozwalają na utrzymanie działalności na poziomie, do którego przyzwyczajeni są Twoi klienci, a dodatkowo wpływają na jej konkurencyjność względem podobnych firm. Ponadto, przedstawione wyżej podejście to nie tylko zarządzanie produkcją, które często jest pierwszym skojarzeniem, gdy mowa o lean. Możesz je zastosować także dla innych istotnych działów, jak np. administracja, logistyka czy sprzedaż. Możliwości jest wiele, a jeszcze więcej zależy od profesjonalnego doradztwa. Dlatego dziś przybliżymy Ci jedno z podstawowych narzędzi lean management, niezwykle pomocne w organizacji pracy w nowej rzeczywistości, w której prawdopodobnie przyjdzie nam funkcjonować jeszcze przez długi czas. A mowa o koncepcji czy systemie 5S.
Czym jest metoda 5S
Niezależnie od profilu działalności, bezpieczeństwo i dobra organizacja pracy to obecnie priorytet w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa. W osiągnięciu takiego stanu pomoże Ci wdrożenie 5S, czyli metody, której celem jest stworzenie i utrzymanie bezpiecznych oraz bardziej wydajnych stanowisk pracy. Bardzo często to jedna z pierwszych metod stosowanych w trakcie wdrażania lean. Co istotne, metoda angażuje pracowników, których dotyczyć mają zmiany i pozwala im wpłynąć na przyszłościowy kształt pracy. O co właściwie chodzi w koncepcji 5S? Zakłada ona, że porządek, czystość i dobra organizacja stanowisk pracy mają ogromny wpływ na poziom produktywności oraz przekładają się na eliminowanie marnotrawstw. Metodę stosuje się nie tylko dla produkcji, ale ma swoje przełożenie także w usługach. Kolejna ważna kwestia to to, że efekty wprowadzenia 5S są zauważalne właściwie od razu.
Pięć kroków 5S w kontekście COVID-19
Zasada 5S była stosowana przez japońskie firmy już w latach 40. XX wieku, jednak mimo upływu czasu wciąż cieszy się dużą popularnością. Szczególnie dziś, gdy każdy z jej kroków może mieć przełożenie na bezpieczeństwo i wydajność pracy w okresie chociażby pandemii, jest odkrywana na nowo. Jakie znaczenie mogą mieć kolejne kroki 5S w kontekście kryzysowej sytuacji?
1S. Seiri (ang. sort/separate, selekcja lub sortowanie)
Pierwszy krok polega na zidentyfikowaniu i pozbyciu się wszystkich rzeczy, które są niepotrzebne przy danym stanowisku pracy. Duże znaczenie ma tu udział pracowników, których bezpośrednio dotyczą zmiany. Można w tym miejscu zastosować metodę czerwonej etykiety, czyli oznaczania przez pracownika przedmiotów zbędnych, które później są przenoszone w jedno miejsce i selekcjonowane, zgodnie ze standardami. Co istotne w kontekście koronawirusa, ten krok ogranicza ilość przedmiotów, na których mogą namnażać się zarazki i które należałoby poddawać regularnej dezynfekcji. Jest to szczególnie istotne przy systemie zmianowym, gdy stanowiska pracy są współdzielone.
2S. Seiton (ang. set in order/straighten, systematyka)
Tutaj następuje porządkowanie wszystkich przedmiotów, które pozostały na stanowisku po przeprowadzeniu pierwszego kroku 5S. Dla każdego z nich wyznaczane jest konkretne miejsce. Dzięki tym działaniom wpływamy pozytywnie na ergonomię pracy, oszczędzamy czas poświęcany dotychczas na poszukiwania i ograniczamy zbędny wysiłek fizyczny pracownika. Stosuje się tutaj różnego rodzaju oznaczenia wizualne (np. tablice cieni), etykiety czy kolorowe linie. Ten element jest ważny również w organizacji ciągów komunikacyjnych, dzięki czemu możemy zmniejszyć ryzyko zakażenia koronawirusem wśród zespołu – pracownicy poruszają się wyznaczonymi drogami.
3S. Seiso (ang. sweep/shine/scrub, sprzątanie)
Tutaj króluje czystość! Utrzymanie stanowisk pracy w czystości chyba jeszcze nigdy nie miało tak dużego znaczenia jak dziś. Działania podejmowane w tym kroku polegają na określeniu tego, co i kto powinien sprzątać oraz w jaki sposób i z jaką częstotliwością powinno się to robić. Ważny cel trzeciego kroku 5S to eliminacja przyczyn pojawiania się zabrudzeń, co znacznie ułatwia pracę na stanowisku. Poza tym należy zapewnić niezbędne środki czystości i ochrony oraz uczulić pracowników, np. na zapachy czy nietypowe dźwięki, które mogą wystąpić w trakcie pracy maszyn. Wszystko po to, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa i zwiększyć wydajność.
4S. Seiketsu (ang. standardize, standaryzacja)
Standaryzacja to element, który ułatwia funkcjonowanie, szczególnie w sytuacjach kryzysowych. Jeśli wiemy, co i jak robić, możemy uniknąć wielu niedopatrzeń czy zagrożeń. W czwartym kroku standaryzujemy to, co zostało ustalone w pierwszych trzech krokach. To tutaj wprowadzamy konkretne kolory oznaczeń, schematy, harmonogramy, zdjęcia idealnego stanu i wiele innych, ułatwiających pracę elementów. Tworzymy instrukcje, która potrafi wykryć nieścisłości w całym procesie utrzymania porządku. Takie działania pozwolą z powodzeniem stosować pierwsze trzy „S” w spójny, klarowny i usystematyzowany sposób.
5S. Shitsuke (ang. sustain/self-discipline), samodyscyplina lub samodoskonalenie)
Ostatni krok metody 5S jest równie istotny, co dla wielu firm trudny do realizacji. Bez 5S trudno o wprowadzenie w życie ustalonych we wcześniejszych etapach zmian. Zgodnie z filozofią Kaizen, chodzi tu o wypracowanie wśród zespołu nawyków nieustannego doskonalenia miejsca pracy, tak by stworzone rozwiązania po pewnym czasie nie odeszły w niepamięć. Aby osiągnąć ten cel, należy nieustanne przypominać o 5S w firmie. Dobrą formą propagowania działań są m.in. szkolenia dla kadry oraz informowanie o tym, jakie są wyniki i co przyniosły wprowadzone zmiany, a także przyznawanie premii za pracę zgodną z nowymi standardami. Niezbędnym elementem do utrzymania wspomnianych standardów są także regularnie wykonywane audyty. Pozwalają one jasno ocenić, czy zespół rozumie wagę działań w obszarze 5S i czy realizuje pracę zgodnie z ustaleniami. Planując audyty 5S, należy uwzględnić kto, w jaki sposób i jak często będzie je wykonywał. Ważne jest również to, w jaki sposób zostaną przedstawione wyniki i jaki będzie efekt tych działań.
Safety, czyli 0.S, znane również jako szóste “S” – bezpieczne miejsce pracy
Metoda 5S z biegiem czasu ewoluowała, czego efektem jest tzw. Szóste “S”, czyli bezpieczeństwo (ang. safety). Błędem byłoby jednak przedstawianie bezpieczeństwa jako szóstego kroku, gdyż powinno ono nam towarzyszyć od samego początku działań. Dlatego też zapis 0.S wydaje się najlepszym rozwiązaniem – w takim układzie bezpieczeństwo nie zastępuje żadnego z kroków, nie jest też dodatkiem, a punktem wyjścia i podstawą usprawnień. Jak zatem należy realizować ten krok?
W większości firm bezpieczeństwo pracy rozumie się przez używanie środków ochrony osobistej przez pracowników. Oczywiście jest to istotny element, szczególnie w czasach koronawirusa, jednak, jak pokazują realia, najmniej skuteczny, jeśli chodzi o ograniczanie wypadków. Aby stworzyć bezpieczne miejsce pracy, należy skupić się na eliminowaniu zagrożeń, a nie reagowaniu na niepożądane zdarzenia. Pomoże Ci w tym metoda TWI Bezpieczeństwo Pracy, która ma na celu identyfikację zagrożeń, zanim te przekształcą się w wypadki. TWI BP składa się z czterech kroków:
Krok 1. Identyfikacja obszarów, które są przyczyną zagrożenia.
Krok 2. Określenie środków zaradczych.
Krok 3. Wdrażanie określonych środków zaradczych.
Krok 4. Kontrola efektów.
Wyżej opisane działania to doskonały punkt wyjścia do kolejnych kroków 5S. Taka analiza miejsc pracy pozwala nam stwierdzić, że pozbyliśmy się części zagrożeń i dołożyliśmy wszelkich starań, by było bezpiecznie.
Korzyści płynące z metody 5S na produkcji i w biurze
Jak już zostało wspomniane, jedną z najważniejszych korzyści, płynących z zastosowania metody 5S, jest stworzenie bezpiecznych i ergonomicznych miejsc pracy. To bardzo ważna kwestia, szczególnie w czasie pandemii, gdy bezpieczeństwo i zdrowie stały się niekwestionowanymi priorytetami.
Warto również zaznaczyć, że wysoki standard obsługi czy jakość produktów to coś, do czego klienci przywykli i wcale nie chcą zmieniać tych przyzwyczajeń w dobie koronawirusa. Za sprawą lean management podniesiesz wydajność pracy, a ponadto zyskasz zadowolenie klientów, którzy z pewnością zauważą i docenią efekty wprowadzonych zmian.
Dzięki wyżej opisanym krokom 5S lepiej zorganizujesz także przestrzeń i ograniczysz zbędne ruchy oraz wysiłek pracowników. Wszystko to zaowocuje ograniczeniem marnotrawstw, a finalnie – obniżeniem kosztów działalności. Oznacza to, że nie tylko masz realny wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo swojego zespołu, ale możesz także pozytywnie wpłynąć na sytuację finansową firmy w trakcie kryzysu, niezależnie od wyników sprzedaży.
Profesjonalne doradztwo w zakresie lean, ciągłego doskonalenia i wdrażania zasad 5S w organizacji
Planowanie usprawnień powinno zawierać szeroką analizę aktualnych warunków i czynników, mających wpływ na przedsiębiorstwo. Co istotne, zbliża się okres jesienno-zimowy, w którym zdecydowanie więcej czasu będziemy spędzać w zamkniętych pomieszczeniach. Dlatego też dbałość o czystość i bezpieczeństwo w miejscu pracy jeszcze bardziej zyska na znaczeniu. Wyżej opisana metoda 5S to tylko jedna z wielu możliwości, które możemy Ci zaproponować, aby jak najlepiej zorganizować pracę w kryzysie. Każda firma to inna historia, cele, działania, ludzie. Zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego działamy kompleksowo i każdą współpracę traktujemy indywidualnie. Pamiętaj, że lean management pomaga w rozwiązywaniu problemów i właśnie jako taki należy potraktować sytuację pandemiczną, z którą mamy do czynienia. Dokładna analiza sytuacji, dobranie odpowiednich narzędzi, wprowadzanie konkretnych usprawnień, szkolenia pracowników – wszystko to i wiele innych wartości zyskasz w trakcie działań z Lean to Win. Napisz do nas i wspólnie opracujemy najlepsze rozwiązanie dla wyzwań, przed którymi stoi Twój biznes w tym wyjątkowym czasie.
Zobacz również:
Lean selling, czyli 9 sposobów na usprawnienie sprzedaży
PDCA, 5 Why i inne metody rozwiązywania problemów według lean management
Aktualizacja artykułu 03.09.2023 r.
