70 dni roboczych oszczędności. Case study wdrożenia w firmie z branży spożywczej

Wyobraź sobie, że dokumenty, które kiedyś wypełniały się godzinami, nagle zaczynają wypełniać się same… no, prawie! Dzięki temu zyskaliśmy aż 70 dni roboczych. To zasługa zaangażowania zespołu, który nie tylko chętnie słuchał, ale też z entuzjazmem wdrażał metody ciągłego doskonalenia i efektywnego zarządzania. Efekt? Lepsza organizacja pracy, poprawiona komunikacja na każdym szczeblu i atmosfera, która sprzyja zmianom na lepsze.

Jak to możliwe? Przeczytaj dalej, bo mamy się czym pochwalić.

Gdzie pracowaliśmy

Nasze wdrożenie miało miejsce u jednego z najbardziej innowacyjnych zakładów z branży spożywczej. Nasz klient produkuje między innymi mąki, mieszanki przyprawowe, solanki i marynaty. Swoje produkty sprzedaje do wielu krajów. 

W firmie pracowaliśmy w kilku działach. Można śmiało napisać, że dzieje się sporo – jednym z obszarów, które usprawniliśmy i w którym osiągnęliśmy bardzo dobre i konkretne wyniki, była automatyzacja tworzenia dokumentów i raportów.

Automatyzacja procesów biurowych

Automatyzacja procesów biurowych polega na zastąpieniu manualnych, powtarzalnych zadań zautomatyzowanymi rozwiązaniami, co prowadzi do znaczących oszczędności czasu oraz poprawy efektywności. W opisywanym przykładzie automatyzacja objęła proces tworzenia specyfikacji, atestów i etykiet. Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom proces ten został znacząco skrócony – obecnie realizuje go jedna osoba w zaledwie 10–15 minut, a wszelkie aktualizacje (np. wynikające z konieczności dostosowania się do nowych rozporządzeń) zajmują jedynie około godziny. Wcześniej wymagało to zaangażowania większej liczby osób i znacznie więcej czasu. Łączna, roczna oszczędność czasu wynosi około 25 dni roboczych.

Dodatkowymi korzyściami są: szybsza komunikacja z klientami, bieżący dostęp do pełnej bazy specyfikacji oraz uwolnienie zasobów ludzkich do realizacji innych zadań.
Podobne usprawnienia wprowadziliśmy również w przypadku kilku innych procesów biurowych i raportów – na każdym z nich udało się zaoszczędzić od 6 do nawet 30 dni roboczych w skali roku, co łącznie dało imponujący wynik około 70 dni roboczych!

Dowiedz się więcej o automatyzacji procesów biurowych.

Rozwój kompetencji i kurs na ciągłe doskonalenie

Znaczne skrócenie spraw formalnych to jeden z filarów, którymi się zajęliśmy. Drugi dotyczył rozwoju kompetencji pracowników oraz nauki zasad ciągłego doskonalenia i narzędzi lean.

Jednym z elementów, który pomógł nam określić kierunek rozwoju pracowników, była ankieta 360 stopni. To anonimowe badanie umożliwiające identyfikację mocnych i słabych stron danej osoby. Zazwyczaj oceny dokonują jedynie przełożeni. W tym przypadku było również inaczej – to także operatorzy oceniali swoich kierowników. Ale nie tylko. W procesie udział brali również współpracownicy oraz sam pracownik, który dokonywał samooceny. Dzięki temu uzyskaliśmy pełny obraz kompetencji, oparty na wielu źródłach, co czyni go bardziej wiarygodnym. Wyniki tego badania pozwalają, między innymi, zaplanować konkretne działania rozwojowe dla poszczególnych pracowników.

Rozwój kompetencji prowadziliśmy za pomocą intensywnych sesji coachingowych oraz szkoleń, które były dla pracowników ciekawe właśnie dlatego, że realnie rozwijały ich potencjał.

Priorytety, rozwiązywanie problemów i stawianie celów

Intensywny rozwój firmy często prowadzi do momentu, w którym dotychczasowy sposób zarządzania przestaje być skuteczny. Wtedy warto wprowadzić kilka narzędzi i zasad, które usprawnią codzienne funkcjonowanie organizacji.

Jednym z takich elementów było wprowadzenie pracy na podstawie celów SMART, które pomagają w mierzeniu efektywności i lepszej organizacji działań. Cele SMART są: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne oraz określone w czasie.

Pokazaliśmy również metodę STAR, wykorzystywaną przy udzielaniu i odbieraniu konstruktywnej informacji zwrotnej.

Do rozwiązywania problemów, które mogą pojawiać się w trakcie pracy, zaproponowaliśmy Diagram Ishikawy – narzędzie umożliwiające analizę potencjalnych przyczyn danego problemu. Pracownicy nauczyli się także korzystać z metody 5 Why, która świetnie sprawdza się przy diagnozowaniu źródła problemów i szukaniu trwałych rozwiązań.

W celu usprawnienia komunikacji i ustalania priorytetów wdrożyliśmy macierz Eisenhowera, która dzieli zadania na cztery kategorie: pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne oraz niepilne i nieważne. Dodatkowo przedstawiliśmy ideę tablic Kanban. Co jednak najważniejsze – to sami pracownicy firmy połączyli oba narzędzia i dostosowali je do swoich potrzeb. To sprawiło, że zarządzanie zadaniami stało się prostsze, a same zadania realizowane są szybciej i sprawniej.

Jakie efekty osiągnęliśmy?

Oprócz wspomnianych już oszczędności – 70 dni roboczych – nasza współpraca przyniosła również szereg innych, równie ważnych korzyści. Należą do nich między innymi:

• Zwiększona świadomość pracowników dotycząca priorytetów, co przełożyło się na lepszą organizację pracy.
• Samodzielne rozwijanie i stosowanie narzędzi lean przez pracowników – co świadczy o trwałym efekcie szkoleniowym.
• Utworzenie wydzielonego zespołu utrzymania ruchu (UR), co poprawiło efektywność operacyjną.
• Lepsze wyniki finansowe, potwierdzające skuteczność wdrożonych rozwiązań.
• Rozwój pozytywnej kultury organizacyjnej, nastawionej na ciągłe doskonalenie i otwartość na innowacje.

Współpraca zaowocowała także poprawą komunikacji i efektywności w zespołach, szczególnie w kontekście pracy ze starszymi pracownikami. Dyrektor operacyjna aktywnie uczestniczyła w procesach zmian, co przełożyło się na duże zaangażowanie całego zespołu. Firma stała się organizacją, która aktywnie wdraża nowinki i stale doskonali swoją kulturę pracy.

Dla nas praca była ciekawym wyzwaniem. Dzięki motywacji i zaangażowaniu pracowników wdrożyliśmy wiele rozwiązań, które usprawniły kluczowe obszary zarządzania firmą. Zmiany są widoczne zarówno w codziennej pracy zespołu, jak i w coraz lepszych wynikach finansowych. Mamy nadzieję, że wspólnie zrealizujemy jeszcze niejeden projekt.

Zapraszamy na bezpłatne konsultacje!

Jeśli Ty również chcesz osiągnąć podobne wyniki w swojej firmie, skorzystaj z bezpłatnych konsultacji z naszymi ekspertami. Dowiedz się, jak Lean Management może wpłynąć na rozwój Twojej organizacji. Skontaktuj się z nami już dziś i zacznij swoją drogę ku efektywności!

Zobacz również:

Case Study: Droga do doskonałości. Historia współpracy z Amber Glass

Jak w 23 sekundy zobaczyć kondycję swojej firmy – Case Study HOCOMO

Rośniemy o 36% rocznie – jakie usprawnienia pozwalają nam osiągać takie wyniki – Case Study POLTRA