We wcześniejszych artykułach poruszaliśmy już tematy związane z misją i wartościami organizacji. Jak pokazały zarówno nasze doświadczenia, jak i liczne przykłady opisane w artykułach, samo spisanie tych zasad przynosi wiele korzyści. Dzięki jasno określonym wartościom łatwiej podejmować decyzje operacyjne oraz te dotyczące rekrutacji nowych osób. Pomaga to również lepiej ustalać priorytety działań i konsekwentnie realizować cele strategiczne.

Co jednak szczególnie ważne, jasno określone wartości pomagają stworzyć kulturę organizacyjną firmy. Dlaczego? Ponieważ kultura z jednej strony jest naturalną konsekwencją wyznawanych wartości, z drugiej natomiast – można świadomie ją kształtować i rozwijać. W jaki sposób to zrobić? O tym przeczytasz w dalszej części tekstu.

Dodatkowo przedstawimy Ci, czym jest kultura lean, z jakich kluczowych elementów się składa oraz jakie konkretne korzyści może przynieść Twojej organizacji.

Czym jest kultura organizacyjna firmy?

Pierwsze próby opisania środowiska pracy podjęto już w latach 30. XX wieku. Badano wtedy m.in., czy świadomość bycia obserwowanym wpływa na zwiększenie produktywności pracowników. Okazało się, że taka zależność rzeczywiście występuje, choć z perspektywy współczesnej metodologii badawczej eksperyment ten wymagałby wielu korekt.

Inne badania wykazały z kolei, że w firmach spontanicznie powstają nieformalne grupy, które rządzą się własnymi, specyficznymi zasadami. Zauważono również, że na zachowanie pracowników większy wpływ mają inni współpracownicy niż oficjalne zachęty ze strony kierowników. Wszystkie te elementy składają się na kulturę organizacyjną.

Pierwszą pełną teorię dotyczącą tego zagadnienia opracował Edgar H. Schein w 1985 roku, i to właśnie jego koncepcję przybliżymy szerzej w dalszej części artykułu.

Jakie są teorie kultury organizacyjnej

W swojej teorii Schein (za: Akpa [1]), podkreślał, że kultura organizacyjna firmy opiera się na trzech kluczowych elementach – artefaktach, wartościach oraz założeniach podstawowych. Stąd przyjęta przez niego nazwa: Trójpoziomowy model kultury organizacyjnej.

Pierwszym poziomem są artefakty, czyli najbardziej widoczne przejawy kultury w firmie. Przykładami takich artefaktów mogą być: obowiązujący dress code, style komunikacji wewnętrznej czy przyjęte formy zwracania się pracowników i przełożonych do siebie (formalnie lub nieformalnie). Są to elementy łatwe do zaobserwowania nawet dla osób spoza firmy.

Drugi poziom obejmuje wartości. Według Scheina są to deklarowane przez organizację przekonania, normy oraz strategie. Niektóre firmy opisują swoje kluczowe zasady w dokumentach, inne zaś konsekwentnie komunikują je pracownikom w różnej formie. Należy jednak pamiętać, że wartości – nawet jasno spisane – nie zawsze są w pełni zaakceptowane i przestrzegane przez wszystkich pracowników.

Najgłębszym i zarazem najtrudniejszym do uchwycenia poziomem są założenia podstawowe. Jest to najbardziej ukryta warstwa kultury, obejmująca fundamentalne przekonania dotyczące rzeczywistości, natury człowieka czy stosunków pracodawca-pracownik. Ze względu na ich głęboko zakorzeniony charakter, są one wyjątkowo trudne do zmiany.

Schein podkreślał również, że kultura organizacyjna jest zazwyczaj tworzona oraz utrzymywana przede wszystkim przez liderów. Dodatkowo uważał, że kultura pomaga firmom skutecznie radzić sobie z wyzwaniami adaptacyjnymi (jak przetrwać w zmieniającym się otoczeniu) oraz integracyjnymi (jak efektywnie współpracować w ramach organizacji). Co więcej, każda próba zmiany kultury wymaga od liderów i zespołów głębokiej refleksji.

Warto w tym miejscu krótko przytoczyć jeszcze inną, nowszą teorię – autorstwa Petersa i Watermana z 2014 roku. Autorzy ci zadali sobie pytanie, jakie kluczowe wartości powinna posiadać dobra organizacja. Ich rozważania doprowadziły do wniosku, że niezwykle ważne są: silne skupienie na kliencie, samowystarczalność oraz wysokie umiejętności zarządzania działalnością operacyjną. Według nich dobra organizacja to również taka, która troszczy się o swoich pracowników i daje im przestrzeń do aktywnego działania oraz samodzielności.

Co mówią badania nad kulturą organizacyjną?

W 2021 roku Akpa [1] raz ze współpracownikami przeanalizowali wyniki badań dotyczących kultury organizacyjnej. Poniżej znajdziesz najważniejsze wnioski z ich analizy.

Związek kultury organizacyjnej z wynikami organizacji

Autorzy publikacji postanowili sprawdzić, jak kultura organizacyjna wpływa na wyniki finansowe firm. Badania jasno wskazują, że silna kultura organizacyjna znacząco koreluje z wyższymi wynikami finansowymi przedsiębiorstw. Ale to nie wszystko! Okazuje się, że dobra kultura organizacyjna – czyli taka, w której bierze się pod uwagę zdanie pracowników – wiąże się także z wyższym poziomem ich satysfakcji oraz większym zaangażowaniem w pracę (Kotter & Heskett, 1992; Denison & Mishra, 1995; McShane & Glinow, 2005; Hofstede, 2007; Abdulkadir et al., 2014; Fakhar et al., 2014, za: Akpa i wsp., 2021).

Znaczenie silnej kultury organizacyjnej

Naukowcy analizowali również wpływ kultury organizacyjnej na współpracę w firmie. Wyniki badań potwierdzają, że silna, zrównoważona kultura sprzyja lepszej integracji zespołów oraz ułatwia komunikację między pracownikami. Co więcej, pomaga w budowaniu wspólnych modeli myślowych – w firmie pracownicy myślą podobnie, co zmniejsza ryzyko błędów komunikacyjnych oraz wzmacnia współpracę i zaangażowanie (McShane & Glinow, 2005; Saffold, 1988; Deal & Kennedy, 1982, za: Akpa i wsp., 2021).

Większa produktywność

Pisaliśmy już wcześniej, że sprawna kultura organizacyjna, czyli taka, w której pracownicy dobrze się czują, pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie. Inne badania pokazują także bezpośredni związek kultury organizacyjnej z produktywnością całych zespołów i organizacji. Pracownicy, którzy czują się komfortowo i są zaangażowani, efektywniej realizują swoje zadania, co przekłada się na lepsze wyniki firmy (Kotter, 2012; Bulach, Lunenburg & Potter, 2012; Hellriegel & Slocum, 2011; Mba, Okechukwu & Agwu, 2013, za: Akpa i wsp., 2021).

Adaptacyjność i spójność

Warto zwrócić uwagę, że według modelu Denison’a skuteczna kultura organizacyjna zawiera także istotne elementy adaptacyjności oraz spójności. Co to oznacza w praktyce? Organizacje z dobrze rozwiniętą kulturą szybciej i sprawniej przechodzą przez zmiany. Pracownicy lepiej rozumieją powody tych zmian oraz łatwiej je akceptują. Wszystko to znacznie zwiększa szanse na powodzenie wdrożenia optymalizacji i innych inicjatyw strategicznych (Denison, 1990; Denison & Mishra, 1995; Kotrba i in., 2012, za: Akpa i wsp., 2021).

Co zrobić, aby wdrożyć kulturę organizacyjną? Praktyczne rekomendacje

Przede wszystkim należy pamiętać, że wdrożenie kultury organizacyjnej to długofalowy proces, który może trwać od kilku do nawet kilkunastu miesięcy. W jej kształtowaniu kluczowe znaczenie mają jasno sprecyzowane misja, wizja, wartości oraz normy obowiązujące w przedsiębiorstwie. O tym, czym są te elementy, pisaliśmy szerzej w jednym z poprzednich artykułów – tutaj przypominamy je w dużym skrócie:

• • Misja – cel, do którego firma dąży, oraz sposób, w jaki zamierza go osiągnąć.

• • Wizja – wyraz ambicji firmy, czyli określenie, w jakim miejscu chce znaleźć się w przyszłości.

• • Wartości – moralny kompas przedsiębiorstwa, który pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.

• • Normy lub standardy pracy – najlepsze w danym momencie, sprawdzone metody realizacji określonych zadań w organizacji.

Te wszystkie elementy warto opracować wspólnie z zespołem pracowników. W mniejszych firmach możliwe jest zaangażowanie całej załogi, natomiast w większych organizacjach warto zadbać, by przy wypracowaniu zasad obecni byli przedstawiciele wszystkich szczebli struktury organizacyjnej.

Samo spisanie tych zasad nie zagwarantuje jednak sukcesu. Kluczowe jest ich regularne komunikowanie oraz podejmowanie decyzji biznesowych z powołaniem się właśnie na misję, wizję czy wyznawane wartości. Dzięki temu kultura organizacyjna będzie stopniowo „kiełkować” i utrwalać się w codziennym życiu firmy.

Nie bez znaczenia jest również rola liderów organizacji – powinni oni aktywnie dawać przykład poprzez własne zachowania, pokazując w praktyce, jak przestrzegać ustalonych norm i wartości.

Tworząc kulturę organizacyjną, warto także czerpać inspirację z zewnątrz. Możesz sięgnąć po książki opisujące historie znanych firm, które odniosły sukces, lub wdrożyć sprawdzone filozofie biznesowe (np. kulturę lean management), których zasady pomagają określić jasne reguły działania w firmie – zarówno te pisane, jak i niepisane.

Kultura lean – jakie są jej najważniejsze aspekty?

Poniżej kilka najważniejszych, choć z pewnością niejedynych, elementów kultury organizacyjnej lean management. Zostały one przygotowane na podstawie naszych doświadczeń, a także o tekst naukowy [2]. 

Efektywność, produktywność i ciągła poprawa jakości

Jedną z naczelnych – wręcz definicyjnych – wartości lean management jest ciągłe doskonalenie, czyli tzw. kaizen. Organizacje działające zgodnie z filozofią lean koncentrują się na maksymalizacji wydajności, efektywności i jakości swoich działań. Z jednej strony wspierają je w tym narzędzia takie jak Just-In-Time czy TPM (Total Productive Maintenance), z drugiej zaś – sami pracownicy są aktywnie zachęcani do poszukiwania drobnych usprawnień oraz szukania pomysłów na przyspieszenie procesów, choćby o symboliczny 1%.

Zaangażowanie pracowników

Istotą lean management są również ludzie – ich aktywny udział jest kluczowy. Bez zaangażowanych pracowników, którzy uczestniczą w zmianach i je współtworzą, kultura lean po prostu nie istnieje. Naturalne jest, że nowe sposoby funkcjonowania mogą wzbudzać obawy, szczególnie wśród pracowników o wieloletnim stażu. Jednak w obecnych czasach zmiany są konieczne, by firma mogła skutecznie dostosować się do dynamicznego rynku.

W podejściu lean zaangażowanie pracowników buduje się m.in. poprzez dzielenie się z nimi odpowiedzialnością, co wzmacnia ich poczucie sprawczości i wartości dla organizacji.

Kreatywność i rozwiązywanie problemów

Otwartość na innowacje oraz nowe pomysły – jak już wspomnieliśmy – jest istotną częścią kultury lean. Równie ważny jest sposób myślenia, który polega na aktywnym rozwiązywaniu pojawiających się problemów. W kulturze lean szczególnie ceniona jest kreatywność pracowników i ich gotowość do szukania nietypowych rozwiązań.

Kontrola i standaryzacja

Procesy lean opierają się na jasnych zasadach, normach operacyjnych oraz kontroli jakości. Bardzo ważna jest standaryzacja zadań, dzięki której możliwe jest szybkie reagowanie na problemy oraz utrzymanie spójności i przewidywalności działań w całej organizacji.

Szacunek dla ludzi

Szacunek jest kluczową wartością w kulturze lean i powinien dotyczyć wszystkich pracowników, bez wyjątku. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ szacunek buduje w firmie klimat współpracy, wzajemnego wsparcia oraz wysokiego morale. Szczególne znaczenie ma tutaj również sposób reagowania na błędy i problemy. W kulturze lean nie szuka się winnych, lecz analizuje się sytuację, by zrozumieć, jak uniknąć podobnych błędów w przyszłości.

Długoterminowa orientacja

Organizacja, która wdraża filozofię lean, powinna być nastawiona na realizację celów w długim okresie. Proces doskonalenia nigdy się nie kończy – zawsze jest coś, co można poprawić. Dlatego właśnie lean opiera się na trwałych relacjach z pracownikami, dostawcami oraz klientami. Firmy dążące do doskonałości powinny konsekwentnie rozwijać długofalowe partnerstwa oparte na współpracy i wzajemnym zaufaniu, co zapewnia stabilność wszystkich procesów, nie tylko produkcyjnych.

Wprowadź kulturę lean w swojej organizacji z Lean To Win

Czy zastanawiasz się, jak skutecznie wdrożyć kulturę lean w swojej firmie, by nie stała się tylko kolejnym „zestawem narzędzi”, o którym szybko się zapomina? Jak wykorzystać lean, by organizacja zaczęła działać jak dobrze naoliwiona maszyna – bez zacięć, przestojów i zbędnych strat?

Dobrze wdrożona kultura lean to coś znacznie więcej niż tylko optymalizacja procesów. To zmiana myślenia całej organizacji, budowanie silnego zaangażowania pracowników, a także ciągłe poszukiwanie ulepszeń, które realnie zwiększają rentownność firmy. To także klucz do eliminowania marnotrawstwa – czasu, zasobów i pieniędzy, które można efektywniej zainwestować w dalszy rozwój.

W Lean To Win wiemy, jak to zrobić – bo robiliśmy to już setki razy. Jesteśmy zespołem ekspertów, którzy skutecznie wdrożyli kulturę lean w wielu firmach różnych branż, znacząco poprawiając ich efektywność i wyniki finansowe. Nie tylko doradzamy, ale także towarzyszymy na każdym etapie zmian, wspierając Cię w drodze do trwałych rezultatów.

Chcesz przekonać się, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatną konsultację, podczas której poznasz metody, dzięki którym Twoja organizacja zacznie pracować wydajniej, sprawniej i bardziej rentownie. Zrób pierwszy krok do tego, by Twoja firma była naprawdę lean – i wygrywała na rynku.

Zobacz również:

Jak wygląda współpraca z firmą doradczą Lean To Win

Misja i wartości Lean To Win

Czym jest metoda SMART, czyli jak skutecznie wyznaczać cele zawodowe i firmowe 

Źródła:

[1] Akpa, V. O., Asikhia, O. U., & Nneji, N. E. (2021). Organizational Culture and Organizational Performance: A Review of Literature. International Journal of Advances in Engineering and Management, 3(1), 361–372. 

[2] Pakdil, F., & Leonard, K. M. (2015). The effect of organizational culture on implementing and sustaining lean processes. Journal of Manufacturing Technology Management, 26(5), 725–743. https://doi.org/10.1108/JMTM-08-2013-0112